27 апреля Мошенничество с табелями учета рабочего времени – как ваш бизнес может это предотвратить?
Написано в 08: 51h
in Время и посещаемость
Вы все еще полагаетесь на электронные таблицы и бумажные табели учета рабочего времени для управления временем, деятельностью, навыками и расходами своих сотрудников? Вы можете подвергнуть себя уязвимости, связанной с неэффективностью, неточностями, несоблюдением режима рабочего времени, а в некоторых случаях даже с мошенничеством со стороны сотрудников. Неточность в учете рабочего времени сотрудников и мошенничество с табелями учета рабочего времени — это распространенная проблема в организациях, которые вручную отслеживают время и посещаемость, и ваш бизнес тоже может быть одной из них. Частично это происходит из-за сознательных намерений, а иногда – из-за отсутствия контроля со стороны руководства.
Мошенничество с табелями учета рабочего времени является одной из распространенных проблем во всех организациях – больших или маленьких. По этому вопросу было проведено множество исследований, и многие компании разработали программное обеспечение, позволяющее сократить кражу времени.
Виды мошенничества с табелями учета рабочего времени
Ввод или подтверждение неверных данных является одним из наиболее распространенных случаев злоупотребления информацией о посещаемости. Если это сделано случайно, это может выявить небрежность сотрудников и отсутствие руководства для контроля над этим, однако, если это сделано намеренно, это является мошенничеством. Сотрудники несут ответственность за ввод правильных данных о посещаемости, а руководители несут ответственность за подтверждение правильности этой информации. Хотя мы все надеемся, что большинство сотрудников честны и добросовестны, к сожалению, опыт показывает, что это не всегда так. Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных способов мошенничества с табелями учета рабочего времени.
- Увеличение рабочего времени – При использовании бумажных табелей учета рабочего времени сотрудникам очень легко вводить неправильное время отчета и ухода с работы, а также преувеличивать или округлять свое время до ближайшего часа. В этом случае возникает переплата, поскольку работнику платят в зависимости от количества часов или ставок, которые он, возможно, вообще не работал.
- Неправильный ввод данных – Если данные о посещаемости сотрудников необходимо перепечатать из табелей учета рабочего времени в систему расчета заработной платы, нечестный сотрудник очень легко изменить цифры. Кроме того, этот тип процесса способен допускать опечатки и ошибки.
- Кумовство – Известный факт, что в каждой организации есть менеджер, который отдает предпочтение коллеге, родственнику или другу, поручая им конкретную задачу, а не назначая другого сотрудника, который также готов работать, а может быть, и более экономически выгодный выбор. Это тоже можно контролировать!
- Ошибки, связанные с задержкой заполнения табелей учета рабочего времени – Хотя с технической точки зрения это не является мошенничеством, часто возникают неточности, когда сотрудники заполняют табели учета рабочего времени через несколько недель после того, как они отработали эти часы. Затем руководители подписывают эти табели учета рабочего времени, хотя может случиться так, что сотрудник не отработал это количество часов. Руководителям становится очень сложно следить за временем каждого члена команды, особенно в командах больших размеров.
Как предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени на рабочем месте
Мошенничество с табелями учета рабочего времени является серьезной проблемой на многих рабочих местах. Это также может быть возможностью для вашей компании повлиять на мир. Все знают, что управлять сотрудниками — это дорого и отнимает много времени. Они учитывают часы, потраченные на важные задачи, особенно при выставлении счетов внешним клиентам. Идеальное решение будет балансировать между доверием и подотчетностью. Сотрудники, которые понимают важность честности и репутации, будут сопротивляться искушению увеличить свое рабочее время и рисковать. быть пойманным новее. Но не все работники так думают, поэтому, возможно, необходимо иметь гарантии против злоупотреблений системой. Обеспечение прозрачности с помощью технологий может помочь компаниям работать эффективнее и предотвращать различные виды мошенничества.. Вот четыре передовых метода внедрения решения для учета рабочего времени:
Отслеживайте использование компьютера с помощью временных меток
Компьютерные системы позволяют отслеживать использование компьютеров сотрудниками. Другими словами, вы можете знать, кто, когда и как часто обращался к конкретным программам. Это открывает множество возможностей для обнаружения мошенничества с табелями учета рабочего времени посредством аномалий. Например, если вы заметили, что кто-то использовал определенную программу в течение ограниченного времени, вы можете выяснить, почему. Программа может быть законной, но иметь исключения. Например, редактору может потребоваться использовать программное обеспечение для захвата экрана в исследовательских целях. Или сотрудник может злоупотреблять своими правами, поэтому вы можете передать его дело в отдел кадров. Временные метки также могут помочь вам проверить отработанное время сотрудников компаний, которые взимают с клиентов почасовую оплату.. Если у вас есть сотрудники, которые записывают время в цифровом табеле учета рабочего времени, отметка времени в их записях добавит еще один уровень доверия.. Им придется записывать точное время, в течение которого они работали над каждым заданием.
Зафиксируйте личность каждого, кто имеет доступ к системе
Чтобы предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени, когда сотрудники записывают часы, которые они не отработали, вам следует отслеживать личность каждого, кто входит в систему.. Решение для централизованного учета времени будет записывать данные для входа и IP-адреса пользователей. IP-адрес компании показывает ее физическое местоположение, что может помочь вам определить, находился ли сотрудник в нужном месте в нужное время.. Это будет особенно полезно, если вы заметите аномальные закономерности. Система также должна записывать, когда они входят в систему и выходят из нее. Если кто-то вошел в систему в выходные дни, вам следует отслеживать это, чтобы определить, работает ли он. Если многие сотрудники входят в систему в необычное время, это может означать, что они пытаются манипулировать системой..
Должны ли сотрудники указывать причину своей деятельности
Важным шагом на пути к предотвращению мошенничества с табелями учета рабочего времени является требование к сотрудникам указывать причину каждого действия, зарегистрированного в табеле учета рабочего времени.. Система также должна предложить им выбрать тип действия, например «телефонный звонок», «конференц-связь» или «личная встреча».". Это поможет вам обнаружить аномалии, например, когда сотрудники тратят неоправданное количество времени на действия, которые не имеют смысла.. По умолчанию система должна требовать от сотрудников выбирать действительную причину для каждого действия. Вы также можете настроить дополнительные правила, которые помогут обнаружить любые мошеннические действия. Например, вы можете попросить сотрудников выбрать из списка уважительные причины при вводе времени для конференц-связи..
Отслеживайте местоположение сотрудников и данные об устройствах
Данные о местоположении сотрудников также могут помочь вам обнаружить мошенничество с табелями учета рабочего времени. Если у вас есть сотрудники, отслеживающие свое время в онлайн-системе, вы сможете увидеть их местоположение. Это будет быть основанным на устройстве, которое они используют для записи своего времени. Если система интегрируется с GPS, у вас будет еще больше информации. Вы будете знать, где сотрудники расположены и сколько времени им потребовалось, чтобы добраться между двумя точками. Эти данные могут выявить подозрительные закономерности и помочь установить доверие к табелям учета рабочего времени. Данные об устройствах сотрудников также могут быть полезны, если вы заметили внезапную смену устройств. Если вы видите, что сотрудник регистрирует время, используя два устройства, скорее всего, это законно. Но вам следует выяснить, переключается ли сотрудник между ноутбуком, смартфоном и устройством IoT..
Наиболее распространенные виды мошенничества с табелями учета рабочего времени
Сотрудники могут попытаться записать ложные часы по разным причинам. Они могли быть переутомленным и пытаются зарегистрировать меньше часов, чем отработали. Альтернативно, они могли попытаться создать впечатление, будто они работали больше, чем на самом деле. У вас должна быть четкая политика против всякого мошенничества с табелями учета рабочего времени, но вы должны быть особенно бдительны в отношении двойного мошенничества: вы ожидаете, что сотрудники будут вести учет своего рабочего времени и взимать с клиентов плату за это время.. Но они могут попытаться записать одни и те же часы для обоих клиентов. Этот тип мошенничества с табелями учета рабочего времени может произойти, когда сотрудники входят в вашу систему учета рабочего времени.. Они могут дважды записывать часы работы для одного и того же клиента. Чрезмерное выставление счетов. Вы ожидаете, что сотрудники будут выставлять счета своим клиентам за соответствующий период времени.. Однако, они могут попытаться выставить счет своим клиентам за больше часов, чем они отработали. Такое мошенничество может произойти, когда сотрудник регистрирует свое время в системе. Они могут записывать свое время на одного и того же клиента дольше, чем они работали.
Как предотвратить мошенничество с расписанием
Есть много способов предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени. В приведенных выше параграфах описаны наиболее важные из них. Подводя итог, ваше решение для учета рабочего времени должно: – Требовать сотрудники могут регистрировать свое время в зависимости от местоположения устройства, которое они используют. Это снизит риск двойного выставления счетов и поможет вам определить, были ли они в нужном месте в нужное время.. – Предлагайте сотрудникам вводить причину каждого входа в систему. Это поможет вам отличить законную и мошенническую деятельность. – Попросите сотрудников выбрать соответствующий уровень детализации при регистрации времени. Это предотвратит их проникновение необоснованно высокий уровень детализации. – Отслеживайте использование компьютера с помощью временных меток, чтобы вы могли проверить законность использования сотрудниками определенных программ.. – Отслеживайте личности всех, кто входит в систему. Это поможет вам обнаружить людей, которые входят в систему из другого места. – Требовать сотрудники должны указывать причину каждого действия, которое они регистрируют. Это поможет вам обнаружить аномалии, вызванные мошенничеством с табелями учета рабочего времени.
Замена табелей учета рабочего времени вручную
Если вы все еще используете расписания вручную, вы вероятно знать, почему вам следует перейти на онлайн-решение для учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени — печальная реальность для многих компаний. Им приходится отслеживать время для создания счетов для клиентов. Если у вас есть сотрудники, которые отслеживают время вручную, вам придется положиться только на доверии, которое они готовы оказать своей честности. Однако, автоматизированное решение может снизить риск мошенничества и злоупотреблений в системе. Вы получите более точные и подробные данные, что позволит вам создавать более точные счета.. Это снизит риск того, что клиенты подвергнут сомнению ваши счета и потребуют дополнительный табели учета рабочего времени с объяснением текущих расходов.
Развивайте корпоративную культуру
Полностью предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени невозможно ни в одной компании. Однако, вы можете сделать все возможное, чтобы предотвратить это, создав корпоративную культуру, в которой каждый доверяют. Было бы лучше, если бы вы рассказали о важности честности и репутации внутри компании.. Было бы лучше, если бы вы также предоставили сотрудникам возможность бросать вызов действиям других. Если кто-то подозревает, что другой сотрудник фальсифицирует часы работы, он должен иметь возможность задавать вопросы, не чувствуя смущения.. Сотрудники, которые дорожат своей репутацией, не поддадутся искушению заполнять свои табели учета рабочего времени. Им предстоит сделать более сложный выбор, что также поможет им завоевать больше доверия со стороны коллег..
Заключение
Мошенничество с табелями учета рабочего времени происходит во многих различных формах. Вы можете предотвратить это, внедрив решение для отслеживания времени. Это позволит вам видеть использование компьютера с отметками времени, записывать личность каждого, кто входит в систему, и требовать сотрудники указывать причину своей деятельности. Эти три вещи помогут вам обнаружить аномалии и предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени. Если вы хотите, чтобы ваш бизнес преуспел, вам необходимо иметь возможность выставлять счета своим клиентам за их часы. Благодаря решению для отслеживания времени вы сможете делать это больше. точно и эффективно. Мошенничество с табелями учета рабочего времени вызывает большую тревогу не только из-за денег, которые теряют компании, но и из-за возможных злоупотреблений доверием. Хотя полностью остановить это мошенничество может оказаться невозможным, безусловно, есть способы свести к минимуму это злоупотребление и принять корректирующие меры. Как предприниматель, вы должны иметь четкую политику, а также последствия отклонения от нее. Вам также следует рассмотреть возможность использования электронных табелей учета рабочего времени, чтобы свести к минимуму ошибки, возникающие при ручном учете рабочего времени, и тем самым предотвратить мошенничество. Потенциал мошенничества с табелями учета рабочего времени значителен, а последствия далеко идущие и дорогостоящие. Как бизнес, вы должны знать о своем внутреннем контроле и управленческой отчетности, чтобы избежать таких проблем, как; нарушения в расчете заработной платы, чрезмерные затраты на рабочую силу, превышение рабочего времени и проекты, превышающие бюджет, обнаруживаются в кратчайшие сроки и быстро устраняются.
С помощью ЧасыЭто, у вас есть быстрый доступ к индексу эффективности рабочего времени сотрудников, а информационная панель сразу дает вам подробную информацию. Пытаться ЧасыЭто сегодня и предотвратите это мошенничество!
