06 أكتوبر ما هي أدوات إدارة الوقت؟
شارك في 18: 12h
in إنتاجية
أدوات إدارة الوقت هي وسيلة للمساعدة في تبسيط الإنتاجية والفعالية. أدوات إدارة الوقت هي مجموعة من التقنيات والعمليات والاستراتيجيات التي تساعدك على إدارة وقتك بشكل أكبر. سواء كنت فردًا يعمل من المنزل أو شخصًا يحتاج إلى إنجاز المزيد من العمل في المكتب، فهناك العديد من الطرق لتحسين كيفية استخدام وقتك طوال اليوم. يمكن أن يكون استخدام أدوات إدارة الوقت مفيدًا إذا كنت ترغب في متابعة مسؤولياتك أو تقليل التوتر خلال أوقات الذروة المزدحمة. يمكن أن تكون هذه الأدوات مفيدة أيضًا إذا كنت تواجه صعوبة في البقاء منظمًا أو الالتزام بالمواعيد النهائية. بدلاً من الشعور بأن الأمر يستغرق المزيد من وقتك، حاول تطبيق أدوات إدارة الوقت هذه في روتينك حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من كل دقيقة وإنجاز المزيد في وقت أقل!
المهام الواجبة
قائمة المهام هي قائمة بجميع المهام التي يتعين عليك القيام بها. يتم كتابتها في الغالب كقائمة على الورق، ولكن يمكنك أيضًا استخدام أحد التطبيقات لتتبع مهامك. إذا كانت لديك رسوم متكررة تحتاج إلى إكمالها كل أسبوع أو شهر، فيمكنك أيضًا إضافتها إلى حسابك تأليف لائحة. يمكنك أيضًا استخدام قائمة التحقق لتتبع الأهداف أو المشاريع التي كنت تعمل عليها لتتبع تقدمك. يجب أن تكون قائمة المهام بمثابة دليل لمساعدتك في الحفاظ على تركيزك وترتيب المهام وتجنب تشتيت انتباهك. قائمة المهام ليس من الضروري أن تفعل ذلك أنيق المهنية عارضة في القلم والورقة. هناك العديد من التطبيقات والبرامج المتوفرة التي يمكن أن تساعدك في الارتقاء بقائمة مهامك إلى المستوى التالي. يمكن أن تكون قائمة المهام بسيطة مثل تدوين المهام أن يتحققأو يمكنك إنشاء قائمة تحقق أكثر تقدمًا تتضمن تواريخ الاستحقاق والمهام الفرعية.
## التقويم والموقتات
• تقويم هي أداة مستخدمة لإدارة الوقت يمكنها يستخدم لتنظيم الأحداث أو تتبع المهام التي عليك إكمالها. فإنه يمكن أيضا يستخدم كقائمة مهام لوضع علامة على العناصر التي تحتاج إلى ذلك تتم. يمكن للتقويم يستخدم لتخطيط الأحداث وتحديد التواريخ المهمة وتتبع الاجتماعات المجدولة. من الممكن ايضا يستخدم لتخطيط التقدم المحرز في المشروع، وتتبع التقدم المحرز في إكمال المهمة، أو حتى التخطيط لوقت للاسترخاء أو ممارسة الرياضة. يمكن للتقويم يستخدم على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الخاص بك، أو في مخطط مادي، أو حتى على الحائط باستخدام قلم مسح جاف. بغض النظر عن الطريقة التي تختارها لكتابة التقويم الخاص بك، فقد يكون أداة مفيدة للبقاء على المسار الصحيح مع جدولك الزمني.
## إدارة البريد الإلكتروني
البريد الإلكتروني هو أحد أكبر لصوص الوقت في العالم. نعلم جميعًا مدى سهولة تشتيت انتباهك وقضاء ساعات في تصفح صناديق البريد الوارد لدينا. ولكن هناك حل.
تتيح لك أدوات إدارة البريد الإلكتروني ضبط مؤقت للمدة التي تريد التركيز فيها على كل بريد إلكتروني. يمكنك أيضًا تعيين تذكير بالمدة التي تريد أن تقضيها على البريد الإلكتروني كل يوم، وستقوم الأداة بإيقاف وصولك عندما تصل إلى هدفك. ستسمح لك أداة إدارة البريد الإلكتروني الرائعة أيضًا بتسمية كل بريد إلكتروني حتى تتمكن من فرز البريد الوارد الخاص بك وإرسال الرسائل إلى المجلد الصحيح. سيسمح لك أيضًا بتعيين القواعد عندما تصل رسالة بريد إلكتروني إلى صندوق الوارد الخاص بك.
يمكن أن تتضمن هذه القواعد الاستجابة التلقائية، أو الأرشفة، أو إعادة التوجيه، أو الحذف، أو الرد الفوري. أفضل طريقة لإدارة بريدك الإلكتروني هي أن تكون سريعًا وفعالاً عند الرد ثم نقل الرسالة إلى المجلد الصحيح حتى لا تتصفح صندوق الوارد المزدحم.
## المساعدون الافتراضيون
المساعد الافتراضي هو شخص يمكنه مساعدتك في المهام الإدارية مثل تنظيم التقويم الخاص بك، أو إنشاء قائمة مهام، أو حتى حجز المواعيد. A مساعد الظاهري يمكن أن تكون أداة رائعة لمساعدتك على البقاء منظمًا، خاصة إذا كنت تواجه صعوبة في البقاء على اطلاع على المواعيد وقوائم المهام. يمكنهم مساعدتك في تنظيم وقتك وإبقائك على المسار الصحيح، حتى تتمكن من قضاء وقتك في التركيز على المهام الأكثر أهمية. يمكن للمساعد الافتراضي أن يساعدك على البقاء منظمًا ومنتجًا، وهو قادر على ذلك يتوظف على أساس كل ساعة أو لكل مشروع. يتيح لك هذا اختيار مقدار الوقت الذي تريد تخصيصه لمساعدك والمهام التي تريد القيام بها اكتملت.
## تنظيم الملفات والمستندات
يمكن أن يكون تنظيم الملفات والمستندات أداة ضخمة لإدارة الوقت للأفراد الذين يعملون في مكتب منزلي أو أولئك الذين يحتاجون إلى متابعة المشاريع في المكتب. يمكن أن يكون نظام حفظ الملفات بسيطًا مثل تكديس المستندات في كومة على مكتبك أو متقدمًا مثل استخدام برنامج قائم على السحابة للحفاظ على ملفاتك منظمة ويمكن الوصول إليها. يمكن أن يكون نظام إدارة المستندات مفيدًا في تتبع المشاريع وتواريخ استحقاقها. يمكنك استخدام برنامج لإنشاء قوائم المهام أو التقويمات وحتى إرفاق الملفات بالتقويم أو المستند للاحتفاظ بكل شيء معًا. يمكن لنظام إدارة الوثائق يستخدم لتتبع المشاريع والسجلات ومعلومات العميل. يمكنك أيضًا استخدام هذه الأنظمة لتخزين الكتب أو الأخبار التي قد ترغب في الرجوع إليها لاحقًا.
## خلاصة القول – هل أدوات إدارة الوقت تستحق العناء؟
أدوات إدارة الوقت يمكن أن يكون مفيدًا في إدارة وقتك والحفاظ على تركيزك على أهم المهام طوال اليوم. يمكنهم أيضًا مساعدتك في البقاء منظمًا وتذكر الأشياء التي تحتاج إلى ذلك تتم. مع وجود العديد من أدوات إدارة الوقت، قد يكون من الصعب تحديد أي منها هو الأكثر فائدة. أفضل طريقة لتحديد الأدوات الأفضل بالنسبة لك هي تجربة عدد قليل منها ومعرفة أي منها يناسب نمط حياتك ويعمل بشكل أفضل بالنسبة لك. من المهم أن تتذكر استخدام هذه الأدوات كدليل لإبقائك على المسار الصحيح، وليس كعكاز.
