Comment gérer les demandes de congés de dernière minute :
Un guide pour les gestionnaires occupés.
Malgré de nombreux e-mails et conversations sur les demandes de congés de dernière minute, avez-vous encore des employés qui vous contactent pour obtenir l'approbation d'un congé de demain ou d'un congé d'une semaine ?
Même si nous comprenons qu'il peut y avoir une urgence qui nécessite un congé et que la demande est plus verbale qu'écrite, vous n'avez aucun contrôle sur ces congés. Mais il y en a quelques-unes qui arrivent à la dernière minute et après les avoir approuvées, on se rend compte que ces demandes auraient pu être faites à l'avance. Ces demandes de dernière minute entraînent de nombreux remaniements des priorités/travailler tard/éloigner les gens d'autres projets.
Que faites-vous pour vous assurer que cela ne se reproduise pas la prochaine fois ? Eh bien, vous devez le traiter comme vous traiteriez n'importe quelle autre erreur : aidez la personne à la nettoyer, mais assurez-vous ensuite d'en parler pour créer une certaine responsabilité à l'avenir.
Vous devrez vous familiariser avec l'idée qu'il est parfois raisonnable pour vous de dire un grand « non » aux gens. Il peut être très difficile de refuser une demande, surtout lorsque vous dirigez une équipe performante, mais vous devez être raisonnable et expliquer vos décisions. Le membre de l'équipe qui a accepté de terminer ses livrables avant de prendre un congé, puis est parti plus tôt même si ce n'était pas fait ? C'est un gros problème - il n'a pas respecté l'engagement qu'il avait pris envers vous et l'équipe, ce qui rend difficile pour vous d'être flexible avec les congés la prochaine fois que vous rencontrerez une demande similaire. C'est le responsable des ressources humaines qui doit créer une certaine responsabilité qui garantira que de tels manquements ne se reproduisent pas à l'avenir.
Alternativement, vous l'auriez autorisé à prendre son congé en fonction de l'importance du travail restant, mais il ne s'est pas présenté au travail le jour même, ce qui a donné lieu à de nombreux suivis quant à ce qui s'est passé et à la raison pour laquelle il n'a pas réussi à le faire. tenir son engagement.
Jetons maintenant un coup d'œil à la politique de congé mentionnée dans le manuel de l'employé : en général, il est bon que les adultes gèrent eux-mêmes leurs congés, car cela augmente la responsabilité, et une politique qui exige un préavis d'une semaine pour une seule journée. off n'est pas quelque chose qui plaît beaucoup aux employés. Les adultes devraient être capables d’examiner leur charge de travail et de penser : « … si j’accomplis toutes les tâches qui m’ont été assignées d’ici jeudi, je pourrais prendre congé vendredi sans affecter personne d’autre », puis faire cela !
Les demandes de congés sont quelque chose que tout manager redoute. Ils sont stressants, nécessitent beaucoup de suivis et sont souvent source de conflits. Mais ce n’est pas obligatoire ! Les managers qui comprennent l'importance de la confiance des employés et de l'équilibre travail-vie personnelle peuvent gérer les demandes de congés.. Voici comment vous pouvez faire de même : Congés imprévus les demandes arrivent plus que vous ne le pensez. En fait, dans la plupart des entreprises, les employés prennent en moyenne environ 40 % de congés en plus que prévu. Cela est logique si l’on considère le stress que subissent les millennials et autres natifs du numérique sur le lieu de travail.. En tant que manager, vous souhaitez réduire autant que possible ces congés imprévus – mais si vous ne pouvez pas les éviter complètement, voici comment gérer au mieux les demandes de congés de dernière minute dans votre entreprise :
Soyez transparent sur les politiques de congé de votre entreprise.
De nombreuses demandes de congés de dernière minute est invité par incertitude quant à la politique de l'entreprise. Si les employés ne savent pas à quoi s'attendre lorsqu'ils demandent un congé, ils peuvent hésiter à le demander. Mettez toutes vos politiques par écrit et donnez à vos employés les informations qu'ils peuvent utiliser pour prendre des décisions éclairées.. Incluez la documentation sur les avantages sociaux et toute documentation politique dont vous disposez dans un manuel de l'employé. Si vous n'avez pas de manuel, démarrez-en un maintenant. Cela ne prendra pas longtemps et constituera une ressource précieuse tant pour les employés que pour les gestionnaires. Lorsque des demandes de congés sont incités par un manque de clarté sur les avantages sociaux de l'entreprise, vous pouvez économiser beaucoup de temps et d'énergie en disposant d'une page d'avantages centralisée où les employés peuvent trouver des informations. Vous souhaiterez peut-être également envisager d'automatiser le processus d'inscription aux avantages sociaux, surtout si vous avez de nombreux nouveaux employés à bord..
Expliquez comment vous répondrez aux demandes imprévues.
Les demandes de congés imprévus s'accompagnent souvent d'une incertitude quant à la réponse du responsable.. Les employés hésiteront à vous demander si vous avez pour politique stricte de refuser tout refus de dernière minute. temps libre demandes. Mais si vous avez une politique claire pour répondre aux demandes de congés imprévus, il y a moins d'incertitude et plus de confiance.. Par exemple, vous pourriez décider de réagir aux demandes de congés inattendues par une décision oui ou non dans les 24 heures.. Ou vous pouvez vous fixer une règle pour répondre à toutes les demandes dans les 48 heures. Ce temps de réponse peut varier en fonction des besoins de l'entreprise et des employés, mais une politique claire et cohérente vous épargnera, à vous et à vos employés, bien des ennuis..
Établissez une culture dans laquelle les employés se sentent à l’aise pour communiquer avec vous.
Vous aurez beaucoup plus de chance avec les demandes de congés de dernière minute si vous avez une culture dans laquelle les employés se sentent à l'aise pour communiquer avec vous.. Une partie essentielle de cela repose sur une politique de porte ouverte. Expliquez clairement que les employés peuvent vous contacter pour tout problème – personnel ou professionnel, grand ou petit. Vous n’êtes pas obligé de résoudre tous les problèmes à leur place, mais vous pouvez les aider à trouver le bon chemin. Un autre élément essentiel pour favoriser une culture ouverte est d’être à l’aise avec le silence. Si vous vous enregistrez et demandez aux employés comment ils vont, ils pourraient avoir l'impression qu'ils ne peuvent pas prendre de congés en cas de besoin. Faites-leur savoir qu’ils ont l’autonomie d’aller et venir à leur guise. Ils peuvent venir vous voir lorsqu'ils sont prêts s'ils ont un problème.
Gérez les demandes imprévues pour le moment. N'attendez pas la fin du mois.
Si vous avez pour politique de toujours refuser les demandes de congés imprévus, vous pourrez peut-être éviter certaines douleurs, mais vous créerez également beaucoup de ressentiment parmi vos employés.. Ils auront l’impression que vous ne leur faites jamais confiance et en conséquence, ils ressentiront du ressentiment. Vous devez toujours être en mesure de répondre aux demandes de congés imprévus, mais la fréquence à laquelle vous le ferez fera une grande différence. Par exemple, vous pourriez décider d’accorder un certain nombre de demandes de congés arbitraires chaque mois. Vous pouvez présenter seulement trois offres, ou vous pouvez en donner 10. Vous pouvez faire don de demandes de congés inattendues dans un bloc cohérent afin qu'il n'y ait aucun doute sur le moment où elles se produiront.. Ou vous pouvez accorder des demandes de congés au fur et à mesure qu'elles arrivent. L'important est d'avoir une politique et des attentes cohérentes et transparentes sur la manière dont vous l'utilisez..
N'essayez pas d'être le méchant ; interdire complètement les demandes de congés de dernière minute.
À une extrémité du spectre, vous avez les managers qui n’accordent jamais de demandes de congés imprévus. , vous avez des managers qui contribuent à des demandes inattendues. Si vous êtes le manager qui n'accorde jamais de demandes de congés arbitraires, vous aurez de nombreux employés en colère entre vos mains.. Si vous êtes le responsable qui accorde toujours les demandes de congés imprévus, vous être submergé. Il y a un juste milieu quelque part entre les deux. Vous ne pouvez pas toujours contrôler la durée des congés de vos employés, mais vous pouvez contrôler la manière dont vous y réagissez. Trouvez le point idéal pour votre entreprise, où vous équilibrez les besoins de l'entreprise et ceux des employés..
Établir des règles de base pour prendre des congés
Lorsque les employés savent à quoi s'attendre, ils sont beaucoup moins susceptibles de être attrapé pris au dépourvu par une demande de congé de dernière minute. Si vous utilisez des modèles cohérents pour prendre des congés dans votre entreprise, les employés peuvent planifier beaucoup plus leurs congés. Par exemple, chaque vendredi est un jour férié dans votre entreprise. Ou bien, chaque jeudi est un jour férié. Ou bien, chaque vendredi est un jour férié, mais vous n'avez qu'un seul employé et vous travaillez donc le jeudi. Quoi que vous fassiez, assurez-vous d’être cohérent. Cela contribuera à réduire le nombre de demandes de congés imprévus que vous recevez, mais cela aidera également les employés à planifier beaucoup plus leurs congés..
dicter un calendrier pour faire des demandes.
Bien que vous ne puissiez pas toujours contrôler la durée des congés que prennent vos employés, vous pouvez contrôler le temps dont ils disposent pour en faire la demande.. Certaines entreprises ont des politiques strictes concernant la durée pendant laquelle les employés doivent demander un congé – ou dans certains cas, elles peuvent n'avoir aucune politique.. Quelle que soit l’approche que vous choisirez sera meilleure que l’absence de politique, et vous constaterez peut-être qu’avoir un calendrier clair pour faire des demandes vous aidera à éviter de nombreux maux de tête.. Par exemple, vous pourriez décider que les demandes de congés non planifiés doivent être fait un mois à l'avance. Ou vous pourriez décider que toutes les demandes de congé doivent être fait une semaine à l'avance. Encore une fois, cela dépend de votre entreprise et de vos besoins, mais c'est essentiel être cohérent avec cette politique.
Établir un calendrier pour faire des demandes
Lorsque les employés savent qu’ils doivent demander un congé à l’avance, ils sont souvent tentés de commander plus de temps que nécessaire.. C'est un problème car les gestionnaires peuvent se retrouver à refuser des demandes de congés alors qu'ils ne devraient pas. Soyez clair sur le calendrier de présentation des demandes, puis respectez-le. Par exemple, vous pourriez décider que toutes les demandes de congé doivent être fait une semaine à l'avance. Cela vous laisse suffisamment de temps pour examiner les recommandations et trouver la meilleure façon de les traiter. Si vous avez plusieurs demandes de congés imprévus en même temps, c'est une excellente politique. Certains d'entre eux peuvent être refusé, mais vous pouvez utiliser cette stratégie pour donner la priorité le travail le plus critique et trouver un moyen idéal pour gérer le reste.
résumant
Les demandes de congés imprévus sont un problème auquel tout manager doit faire face, mais elles ne doivent pas nécessairement être une source de stress.. Si vous comprenez l'importance de la confiance et de la communication et que vous vous assurez que vos politiques sont claires et cohérentes, vous serez en mesure de mieux répondre à ces demandes. de manière efficace. Pour traiter les demandes de congés de dernière minute sans demander Dans la mesure du possible, vous devez être transparent sur les politiques de congé de votre entreprise et indiquer comment vous répondrez aux demandes imprévues.. Établir une culture où les employés se sentent à l'aise pour communiquer avec vous et gérer les demandes inattendues du moment. N'essayez pas d'être le méchant ; interdire complètement les demandes de congés de dernière minute. Et établissez des règles de base pour prendre des congés.
Ligne du bas en haut– il faut créer des responsabilités parmi les employés pour garantir que le travail n'en soit pas affecté !
