So bearbeiten Sie Last-Minute-Freistellungsanfragen:
Ein Leitfaden für vielbeschäftigte Manager.
Haben Sie trotz zahlreicher E-Mails und Gespräche über Last-Minute-Freistellungsanträge immer noch Mitarbeiter, die sich an Sie wenden und um Genehmigung für den morgigen Urlaub oder einen einwöchigen Urlaub bitten?
Obwohl wir verstehen, dass es einen Notfall geben kann, der eine Freistellung erfordert und der Antrag mehr mündlich als schriftlich gestellt wird, haben Sie keine Kontrolle über solche Freistellungen. Es gibt jedoch einige, die in letzter Minute erfolgen, und nachdem Sie sie genehmigt haben, wird Ihnen klar, dass diese Anfragen möglicherweise im Voraus gestellt wurden. Diese Last-Minute-Anfragen führen zu vielen Neuordnungen der Prioritäten, zu Verspätungen oder dazu, dass Leute von anderen Projekten abgezogen werden.
Was tun Sie, um sicherzustellen, dass dies beim nächsten Mal nicht passiert? Nun, Sie müssen es wie jeden anderen Fehler behandeln – helfen Sie der Person, es zu bereinigen, aber stellen Sie danach sicher, dass Sie darüber sprechen, um in Zukunft eine gewisse Verantwortung zu schaffen.
Sie müssen sich mit der Vorstellung anfreunden, dass es für Sie manchmal vernünftig ist, den Leuten ein großes „Nein“ zu sagen. Es kann sehr schwierig sein, eine Anfrage abzulehnen, insbesondere wenn Sie ein leistungsstarkes Team leiten – Sie müssen jedoch vernünftig sein und Ihre Entscheidungen begründen. Das Teammitglied, das zugestimmt hat, seine Aufgaben zu erledigen, bevor es sich frei nimmt, und dann vorzeitig geht, obwohl es noch nicht erledigt war? Das ist eine große Sache – er ist der Verpflichtung, die er Ihnen und dem Team gegenüber eingegangen war, nicht nachgekommen, was es für Sie schwierig macht, flexibel zu sein und Urlaub zu nehmen, wenn Sie das nächste Mal auf eine ähnliche Anfrage stoßen. Es ist der Personalmanager, der eine gewisse Verantwortung schaffen muss, um sicherzustellen, dass solche Fehler in Zukunft nicht mehr passieren.
Alternativ hätten Sie ihm erlaubt, seinen Urlaub fortzusetzen, abhängig von der Wichtigkeit der verbleibenden Arbeit, aber dann hat er sich an dem Tag nicht zur Arbeit gemeldet, was zu zahlreichen Nachverfolgungen geführt hat, was passiert ist und warum er es versäumt hat seinem Engagement treu bleiben.
Werfen wir nun einen Blick auf die im Mitarbeiterhandbuch erwähnten Urlaubsregelungen – im Allgemeinen ist es gut, wenn Erwachsene ihre Freizeit selbst verwalten, da dies die Verantwortung erhöht, und eine Regelung, die nur für einen einzigen Tag eine einwöchige Kündigungsfrist vorschreibt Off kommt bei den Mitarbeitern nicht besonders gut an. Erwachsene sollten in der Lage sein, ihre Arbeitsbelastung zu betrachten und zu denken: „… wenn ich alle mir zugewiesenen Aufgaben bis Donnerstag erledige, könnte ich mir den Freitag frei nehmen, ohne dass dies andere beeinträchtigt“ und das dann tun!
Urlaubsanträge sind etwas, das jeder Manager fürchtet. Sie sind stressig, erfordern viele Folgemaßnahmen und sind oft eine Quelle von Konflikten. Aber das muss nicht sein! Manager, die die Bedeutung des Vertrauens der Mitarbeiter und der Work-Life-Balance verstehen, können Urlaubsanträge bearbeiten. So können Sie dasselbe tun: Ungeplante Auszeit Es kommen mehr Anfragen, als man denkt. Tatsächlich nehmen sich die Mitarbeiter in den meisten Unternehmen etwa 40 % mehr Freizeit als im Durchschnitt erwartet. Das macht Sinn, wenn man bedenkt, wie viel Stress Millennials und andere Digital Natives am Arbeitsplatz erleben. Als Führungskräfte möchten Sie diesen ungeplanten Urlaub möglichst reduzieren – wenn Sie ihn aber nicht ganz vermeiden können, erfahren Sie hier, wie Sie kurzfristige Urlaubsanträge in Ihrem Unternehmen bestmöglich bearbeiten:
Seien Sie transparent über die Urlaubsrichtlinien Ihres Unternehmens.
Viele kurzfristige Urlaubsanfragen wird aufgefordert von Unsicherheit über die Unternehmenspolitik. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie nicht wissen, was sie erwartet, wenn sie um eine Auszeit bitten, zögern sie möglicherweise, darum zu bitten. Halten Sie alle Ihre Richtlinien schriftlich fest und geben Sie Ihren Mitarbeitern Informationen, die sie für fundierte Entscheidungen nutzen können. Fügen Sie die Leistungsdokumentation und alle Ihnen vorliegenden Richtliniendokumente in ein Mitarbeiterhandbuch ein. Wenn Sie kein Handbuch haben, beginnen Sie jetzt damit. Es wird nicht lange dauern und sowohl für Mitarbeiter als auch für Führungskräfte eine wertvolle Ressource sein. Wenn Urlaub gewünscht wird werden veranlasst durch Wenn es an Klarheit über die betrieblichen Zusatzleistungen mangelt, können Sie viel Zeit und Energie sparen, indem Sie eine zentrale Zusatzseite einrichten, auf der die Mitarbeiter Informationen finden können. Möglicherweise möchten Sie auch darüber nachdenken, den Anmeldeprozess für Sozialleistungen zu automatisieren, insbesondere wenn Sie viele neue Mitarbeiter an Bord haben.
Kommunizieren Sie, wie Sie auf ungeplante Anfragen reagieren werden.
Ungeplante Urlaubsanträge gehen oft mit Unsicherheit darüber einher, wie der Vorgesetzte reagieren wird. Mitarbeiter werden zögern, zu fragen, ob bei Ihnen die strikte Richtlinie gilt, alles in letzter Minute abzulehnen Auszeit Zugriffe. Wenn Sie jedoch eine klare Richtlinie für die Reaktion auf ungeplante Urlaubsanfragen haben, gibt es weniger Unsicherheit und mehr Vertrauen. Beispielsweise können Sie entscheiden, dass Sie auf unerwartete Urlaubsanträge innerhalb von 24 Stunden mit einer Ja- oder Nein-Entscheidung reagieren. Oder Sie legen für sich selbst die Regel fest, dass alle Anfragen innerhalb von 48 Stunden beantwortet werden sollen. Diese Reaktionszeit kann je nach Unternehmens- und Mitarbeiteranforderungen variieren, aber eine klare, konsistente Richtlinie wird Ihnen und Ihren Mitarbeitern viel Ärger ersparen.
Schaffen Sie eine Kultur, in der sich die Mitarbeiter bei der Kommunikation mit Ihnen wohl fühlen.
Wenn Sie eine Kultur haben, in der sich die Mitarbeiter bei der Kommunikation mit Ihnen wohl fühlen, haben Sie bei Last-Minute-Freistellungsanträgen viel mehr Erfolg. Ein wesentlicher Bestandteil davon ist eine Politik der offenen Tür. Machen Sie deutlich, dass sich Mitarbeiter mit allen Problemen – privat oder beruflich, ob groß oder klein – an Sie wenden können. Sie müssen nicht jedes Problem für sie lösen, aber Sie können ihnen helfen, den richtigen Weg zu finden. Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Förderung einer offenen Kultur besteht darin, sich mit der Stille wohl zu fühlen. Wenn Sie sich melden und die Mitarbeiter fragen, wie es ihnen geht, haben sie möglicherweise das Gefühl, dass sie sich bei Bedarf keine Auszeit nehmen können. Lassen Sie sie wissen, dass sie die Autonomie haben, zu kommen und zu gehen, wann es ihnen gefällt. Sie können zu Ihnen kommen, wenn sie ein Problem haben, wenn sie dazu bereit sind.
Verwalten Sie im Moment ungeplante Anfragen. Warten Sie nicht bis zum Monatsende.
Wenn Sie sich dazu verpflichten, ungeplante Urlaubsanträge stets abzulehnen, können Sie möglicherweise einige Schmerzen vermeiden, aber Sie werden auch viel Unmut bei Ihren Mitarbeitern hervorrufen. Sie werden das Gefühl haben, dass Sie ihnen nie vertrauen, und werden deshalb verärgert sein. Sie müssen immer noch in der Lage sein, auf ungeplante Urlaubsanfragen zu reagieren, aber wie oft Sie das tun, macht einen großen Unterschied. Beispielsweise könnten Sie beschließen, jeden Monat eine bestimmte Anzahl beliebiger Urlaubsanträge zu gewähren. Sie könnten nur drei Gebote abgeben oder zehn abgeben. Sie können unerwartete Urlaubsanträge in einem konsistenten Block spenden, sodass kein Zweifel darüber besteht, wann sie eintreten werden. Oder Sie gewähren Urlaubsanträge, sobald sie eingehen. Wichtig ist, dass Sie eine Richtlinie und konsistente und transparente Erwartungen für die Art und Weise haben, wie Sie diese nutzen.
Versuchen Sie nicht, der Bösewicht zu sein; Last-Minute-Freistellungsanträge gänzlich verbieten.
Am einen Ende des Spektrums stehen die Manager, die ungeplanten Urlaubsanträgen niemals stattgeben. , Sie haben Manager, die zu unerwarteten Anforderungen beitragen. Wenn Sie der Manager sind, der niemals willkürlich Urlaubsanträge stellt, werden Sie mit vielen verärgerten Mitarbeitern zu kämpfen haben. Wenn Sie der Manager sind, der ungeplante Urlaubsanträge immer gewährt, werden Sie das tun überwältigt sein. Irgendwo in der Mitte gibt es einen glücklichen Mittelweg. Sie können nicht immer kontrollieren, wie viel Urlaub Ihre Mitarbeiter nehmen, aber Sie können steuern, wie Sie darauf reagieren. Finden Sie den idealen Punkt für Ihr Unternehmen, an dem Sie die geschäftlichen Bedürfnisse mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter in Einklang bringen.
Legen Sie Grundregeln für die Auszeit fest
Wenn Mitarbeiter wissen, was sie erwartet, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie dies tun, deutlich geringer gefangen werden durch eine Last-Minute-Freistellungsanfrage unvorbereitet. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einheitliche Muster für die Freizeitgestaltung nutzen, können Mitarbeiter ihre Freizeit viel besser planen. Beispielsweise ist in Ihrem Unternehmen jeder Freitag ein Feiertag. Oder jeder Donnerstag ist ein Feiertag. Oder jeder Freitag ist ein Feiertag, aber Sie haben nur einen Mitarbeiter und arbeiten stattdessen am Donnerstag. Was auch immer Sie tun, stellen Sie sicher, dass Sie konsequent sind. Dies wird dazu beitragen, die Anzahl der ungeplanten Urlaubsanträge, die Sie erhalten, zu reduzieren, aber es wird den Mitarbeitern auch dabei helfen, ihre Freizeit viel besser zu planen.
Legen Sie einen Zeitplan für die Einreichung von Anfragen fest.
Obwohl Sie nicht immer kontrollieren können, wie viel Urlaub Ihre Mitarbeiter nehmen, können Sie steuern, wie lange sie Zeit haben, diesen zu beantragen. Einige Unternehmen haben strenge Richtlinien darüber, wie lange Mitarbeiter Urlaub beantragen müssen – oder in manchen Fällen gibt es keine Richtlinien. Jeder von Ihnen gewählte Ansatz ist besser als keine Richtlinie, und Sie werden möglicherweise feststellen, dass ein klarer Zeitplan für die Einreichung von Anfragen Ihnen dabei hilft, viele Kopfschmerzen zu vermeiden. Beispielsweise könnten Sie entscheiden, dass ungeplante Abwesenheitsanträge zulässig sind gemacht sein einen Monat im Voraus. Oder Sie entscheiden, dass alle Urlaubsanträge erfüllt sein müssen gemacht sein eine Woche im Voraus. Auch hier kommt es auf Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse an, aber Es ist wesentlich mit dieser Richtlinie im Einklang zu stehen.
Legen Sie einen Zeitplan für die Einreichung von Anfragen fest
Wenn Mitarbeiter wissen, dass sie Urlaub im Voraus beantragen müssen, sind sie oft versucht, mehr Zeit zu bestellen, als sie benötigen. Dies ist ein Problem, da Manager möglicherweise Urlaubsanträge ablehnen, obwohl dies nicht der Fall sein sollte. Machen Sie sich den Zeitplan für die Einreichung von Anfragen klar – und halten Sie sich dann daran. Beispielsweise könnten Sie entscheiden, dass alle Urlaubsanträge erfüllt sein müssen gemacht sein eine Woche im Voraus. So haben Sie genügend Zeit, die Empfehlungen zu prüfen und den besten Weg zu finden, damit umzugehen. Wenn Sie viele ungeplante Urlaubsanträge auf einmal haben, ist dies eine ausgezeichnete Regelung. Einige von ihnen vielleicht abgelehnt werden, aber Sie können diese Richtlinie verwenden, um Priorität einräumen Erledigen Sie die kritischste Arbeit und finden Sie einen perfekten Weg, den Rest zu erledigen.
Zusammenfassen
Ungeplante Urlaubsanträge sind etwas, mit dem sich jeder Manager auseinandersetzen muss, aber sie müssen kein Stressfaktor sein. Wenn Sie die Bedeutung von Vertrauen und Kommunikation verstehen und sicherstellen, dass Ihre Richtlinien klar und konsistent sind, können Sie diese Anfragen besser bewältigen effektiv. Bearbeitung von Last-Minute-Freistellungsanfragen als glatt Sie müssen die Urlaubsrichtlinien Ihres Unternehmens so transparent wie möglich darstellen und kommunizieren, wie Sie auf ungeplante Anfragen reagieren. Schaffen Sie eine Kultur, in der sich die Mitarbeiter bei der Kommunikation mit Ihnen wohl fühlen und im Moment unerwartete Anfragen bewältigen können. Versuchen Sie nicht, der Bösewicht zu sein; Last-Minute-Freistellungsanträge gänzlich verbieten. Und legen Sie Grundregeln für die Auszeit fest.
Fazit oben– Man muss bei den Mitarbeitern Verantwortung schaffen, um sicherzustellen, dass die Arbeit nicht beeinträchtigt wird!
