02 November Wie wird die Gehaltsabrechnung berechnet?

Wie wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung berechnet? Ein umfassender Leitfaden zum Verständnis der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

 

Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein grundlegender Aspekt der Führung eines Unternehmens, dennoch sorgt sie bei vielen Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen für Verwirrung. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden und das Unternehmen die Steuergesetze und -vorschriften einhält, ist es wichtig zu verstehen, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung berechnet wird. Dieser Artikel befasst sich mit den Feinheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung und beleuchtet die einzelnen Schritte sowie die Tatsache, dass Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware in der modernen Lohn- und Gehaltsabrechnung unverzichtbar geworden ist.

 

Bruttolöhne verstehen

Der erste Schritt bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die Ermittlung des Bruttolohns eines Arbeitnehmers. Bei Stundenarbeitern bedeutet dies, dass die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden mit ihrem Stundensatz multipliziert wird. Es ist wichtig, etwaige Überstundenvergütungen zu berücksichtigen, wie es der Fair Labor Standards Act (FLSA) vorschreibt, der in der Regel vorschreibt, dass Arbeitnehmer für Stunden, die über die normale 40-Stunden-Woche hinaus geleistet werden, das Eineinhalbfache ihres regulären Stundensatzes erhalten.

Für Angestellte beginnt die Berechnung mit ihrem Jahresgehalt und dividiert es durch die Anzahl der Lohnperioden im Jahr, um den Bruttolohn für jede Periode zu ermitteln. Es ist wichtig, zusätzliche Einnahmen wie Boni, Provisionen oder Trinkgelder zu berücksichtigen, da diese sich auf das Bruttogehalt auswirken.

 

Abzüge berechnen

Sobald der Bruttolohn feststeht, erfolgt im nächsten Schritt die Berechnung der Abzüge. Abzüge können entweder obligatorisch oder freiwillig sein. Zu den obligatorischen Abzügen zählen Bundes- und Landessteuern, FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) und gegebenenfalls Pfändungen. Freiwillige Abzüge können Beiträge zur Altersvorsorge, Krankenversicherungsprämien und andere vom Arbeitgeber angebotene Leistungen umfassen.

Arbeitgeber müssen bei der Berechnung dieser Abzüge sorgfältig auf die aktuellen Steuersätze und Arbeitnehmerwahlen achten. Werden die entsprechenden Beträge nicht korrekt einbehalten, kann dies schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen haben.

 

Nettolohn: Der endgültige Take-Home-Betrag

Der Nettolohn, oft auch Take-Home-Lohn genannt, ist der Betrag, den ein Arbeitnehmer erhält, nachdem alle Abzüge von seinem Bruttolohn abgezogen wurden. Die Berechnung des Nettolohns ist ein entscheidender letzter Schritt in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und liefert den eindeutigen Betrag, der auf dem Gehaltsscheck oder der Direkteinzahlungsbenachrichtigung eines Mitarbeiters erscheint.

 

 

Die Rolle der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware

Im heutigen digitalen Zeitalter ist Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware zu einem Eckpfeiler der Lohn- und Gehaltsabrechnung geworden. Diese hochentwickelten Systeme automatisieren einen Großteil des Lohn- und Gehaltsberechnungsprozesses und sorgen so für Genauigkeit und Einhaltung der Steuergesetze. Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware kann Bruttolöhne, Abzüge und Nettolöhne effizient berechnen, Steuererklärungen bearbeiten und Aufzeichnungen führen – und das alles bei gleichzeitiger Minimierung des Risikos menschlicher Fehler.

Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware variiert in Komplexität und Preis, wobei Optionen für Unternehmen jeder Größe verfügbar sind. Viele Softwarepakete lassen sich in Zeiterfassungssysteme und Buchhaltungssoftware integrieren, wodurch der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess weiter optimiert und sichergestellt wird, dass alle Finanzunterlagen konsistent sind.

 

Lohnarten:

 

Anwesenheitsabhängige Bezahlung:

Bei der Anwesenheitsvergütung handelt es sich um eine Struktur, bei der die Vergütung eines Mitarbeiters direkt an seine Anwesenheit am Arbeitsplatz gekoppelt ist. Im Rahmen dieses Systems werden Mitarbeiter für ihre ständige Anwesenheit belohnt und ihr Gehalt kann je nach Abwesenheit angepasst werden. Diese Methode zielt darauf ab, die Mitarbeiter zu einer regelmäßigen Anwesenheit zu ermutigen und kann manchmal Anreizprogramme für perfekte oder nahezu perfekte Anwesenheitslisten umfassen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Anwesenheit zwar ein wichtiger Faktor ist, die Einhaltung der Arbeitsgesetze und -vorschriften in Bezug auf Mindestlohn und Befreiungs-/Nichtbefreiungsstatus jedoch stets gewahrt bleiben muss.

Stundenlohn:

Der Stundenlohn ist unkompliziert: Mitarbeiter werden für alle während eines Lohnzeitraums geleisteten Arbeitsstunden zu einem festen Stundensatz vergütet. Diese Lohnstruktur ist für diejenigen von Vorteil, die jede Woche unterschiedliche Stunden arbeiten, da sie Flexibilität bietet und sicherstellt, dass die Mitarbeiter genau für die Zeit bezahlt werden, die sie leisten. Gemäß unserer Unternehmenspolitik und unserem Arbeitsrecht sind Mitarbeiter auf Stundenbasis dazu verpflichtet, ihre Arbeitszeit mithilfe der bereitgestellten Zeiterfassungssysteme sorgfältig zu erfassen.

Überstundenbezahlung:

Überstundenausgleich kommt ins Spiel, wenn ein auf Stundenbasis beschäftigter Arbeitnehmer über die in der Unternehmenspolitik und den nationalen Arbeitsgesetzen festgelegten Standardarbeitszeiten hinaus arbeitet, typischerweise mehr als 40 Stunden pro Woche. Überstunden müssen im Voraus genehmigt und genau nachverfolgt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter eine angemessene Vergütung für die von ihnen geleisteten Überstunden erhalten.

Für die Mitarbeiter ist es wichtig zu verstehen, dass diese Vergütungsstrukturen darauf ausgelegt sind, Fairness zu gewährleisten und die harte Arbeit zu belohnen, die sie in ihre Rollen investieren. Als Arbeitgeber verpflichten wir uns, diese Strukturen aufrechtzuerhalten und sie bei Bedarf anzupassen, um den sich ändernden Arbeitsgesetzen und Branchenstandards zu entsprechen.

 

PTO- und Urlaubsabzüge

 

PTO ist ein Merkmal vieler Leistungspakete für Arbeitnehmer und ermöglicht es den Arbeitnehmern, sich eine Auszeit zu nehmen und trotzdem ihr normales Gehalt zu erhalten. Hierbei handelt es sich um eine festgelegte Anzahl von Tagen, für die ein Mitarbeiter bezahlt wird, auch wenn er nicht arbeitet. PTO deckt im Allgemeinen Urlaub, Freizeit und Krankheitstage ab. Wenn Sie PTO nutzen, ist die Gehaltsabrechnung in der Regel nicht betroffen; Sie erhalten Ihr reguläres Gehalt, als ob Sie diese Stunden gearbeitet hätten, da PTO in Ihr jährliches Vergütungspaket eingerechnet wird. Wenn Sie jedoch nicht genügend PTO angesammelt haben und einen Tag frei nehmen, kann es sein, dass dieser nicht ausgezahlt wird, was zu einer Lohnkürzung für diesen Lohnzeitraum führt.

Blätter: Beurlaubungen wie Family and Medical Leave (FMLA), Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub und andere längere Freistellungen können unterschiedliche Auswirkungen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung haben. Diese Arten von Urlaub können entweder bezahlt oder unbezahlt sein, abhängig von den Unternehmensrichtlinien, der Art des Urlaubs und den geltenden Gesetzen.

1. FMLA und unbezahlter Urlaub: Gemäß FMLA haben berechtigte Mitarbeiter Anspruch auf einen verlängerten Urlaub aus bestimmten familiären und medizinischen Gründen unter Zusicherung des Arbeitsplatzschutzes. Der FMLA-Urlaub ist jedoch unbezahlt, was bedeutet, dass er normalerweise nicht auf Ihrer Gehaltsabrechnung erscheint, es sei denn, Sie nutzen PTO oder andere Richtlinien für bezahlten Urlaub, die Sie für diese Zeit anwenden könnten.
2. Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub: Abhängig von den Richtlinien der Organisation und den Landesgesetzen kann dies bezahlt oder unbezahlt sein. Wenn es ausgezahlt wird, wird es ähnlich wie bei PTO abgewickelt, sodass Sie weiterhin Ihr reguläres Gehalt erhalten. Bei unbezahltem Urlaub erfolgt für die Dauer des Urlaubs keine Lohn- und Gehaltsabrechnung.
3. Krankenstand: Viele Unternehmen haben spezielle Krankenurlaubsregelungen. Wenn Ihr Urlaub in den zugewiesenen Krankheitsurlaub fällt und bezahlt wird, hat dies keine Auswirkungen auf Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung. In Fällen, in denen der Krankenurlaub ausgeschöpft ist, kann jeder zusätzliche Urlaub unbezahlt bleiben und sich entsprechend auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung auswirken.

 

So werden Urlaubstage in der Lohn- und Gehaltsabrechnung verarbeitet:

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung passen Personal- und Buchhaltungsabteilungen die Vergütung entsprechend der Art des in Anspruch genommenen Urlaubs an. Für bezahlte Urlaubstage ist das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem so eingerichtet, dass sie fast wie reguläre Arbeitstage behandelt werden, allerdings mit entsprechender Codierung, um anzuzeigen, dass es sich um PTO- oder Urlaubstage handelt. Bei unbezahltem Urlaub berücksichtigt das System die Kürzung der zu zahlenden Stunden/Tage.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich PTO in der Regel nicht negativ auf Ihre Gehaltsabrechnung auswirkt, da es sich um eine bezahlte Leistung handelt. Andere Urlaubstage können jedoch zu einer Lohnkürzung führen, wenn sie über Ihre bezahlten Urlaubsansprüche hinausgehen oder von Natur aus unbezahlt sind. Wir ermutigen alle Mitarbeiter, ihre Urlaubssalden regelmäßig zu überprüfen und entsprechend zu planen, um unerwartete Auswirkungen auf ihr Einkommen zu minimieren.

 

Zusammenfassung

Für jedes Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, zu verstehen, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung berechnet wird. Eine genaue Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt sicher, dass den Mitarbeitern das Gehalt gezahlt wird, das sie verdient haben, und dass das Unternehmen die Steuergesetze und Beschäftigungsvorschriften einhält. Während der Prozess komplex sein kann und die Berechnung des Bruttolohns, eine sorgfältige Abrechnung der Abzüge und die Ermittlung des Nettolohns erfordert, hat die Einführung von Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware die Aufgabe erheblich vereinfacht.

 

Unternehmen sollten die nötige Zeit und Ressourcen investieren, um sicherzustellen, dass ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem – unabhängig davon, ob es intern mit Software verwaltet oder an einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister ausgelagert wird – zuverlässig, konform und so fehlerfrei wie möglich ist. Schließlich geht es bei einem gut verwalteten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem nicht nur um Compliance; Es geht um die Wertschätzung und Bindung der Mitarbeiter, die zum Unternehmenserfolg beitragen.

 

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