Как обрабатывать запросы на отпуск в последнюю минуту:
Руководство для занятых менеджеров.
Несмотря на многочисленные электронные письма и разговоры о просьбах об отгулах в последнюю минуту, есть ли у вас сотрудники, которые обращаются к вам за разрешением на завтрашний отпуск или недельный отпуск?
Хотя мы понимаем, что может возникнуть чрезвычайная ситуация, требующая отгула, и заявление скорее устное, чем письменное, вы не имеете никакого контроля над такими отпусками. Но есть несколько запросов, которые принимаются в последнюю минуту, и после их одобрения вы понимаете, что эти запросы можно было сделать заранее. Эти запросы в последнюю минуту приводят к частой перестановке приоритетов/опаздываниям работы/отвлечению людей от других проектов.
Что сделать, чтобы этого не произошло в следующий раз? Что ж, вам нужно относиться к этому так же, как к любым другим ошибкам — помогите человеку исправить их, но потом обязательно поговорите об этом, чтобы создать некоторую ответственность в будущем.
Вам придется смириться с мыслью, что иногда разумно сказать людям большое «нет». Отказать в просьбе может оказаться очень сложно, особенно если вы руководите высокопроизводительной командой, но вы должны быть разумными и объяснять свои решения. Член команды, который согласился завершить работу до того, как взял отпуск, а затем ушел раньше, хотя это и не было сделано? Это большое дело — он не выполнил обязательства, которые он взял на себя перед вами и командой, из-за чего вам трудно проявлять гибкость в отношении отпусков в следующий раз, когда вы столкнетесь с аналогичным запросом. Именно менеджер по персоналу должен создать определенную подотчетность, которая гарантирует, что подобные упущения не возникнут в будущем.
В качестве альтернативы вы бы позволили ему уйти в отпуск в зависимости от важности оставшейся работы, но тогда он не явился на работу в тот день, что привело к многочисленным расследованиям относительно того, что произошло и почему он не явился на работу. не отставать от своих обязательств.
Теперь давайте взглянем на политику отпусков, упомянутую в справочнике для сотрудников – в целом хорошо, если взрослые самостоятельно распределяют свой отпуск, поскольку это повышает ответственность, а также на политику, которая требует уведомления за неделю всего за один день. Выходные – это не то, что очень нравится сотрудникам. Взрослые должны иметь возможность посмотреть на свою рабочую нагрузку и подумать: «… если я выполню все порученные мне задачи к четвергу, я смогу взять выходной в пятницу, не затрагивая никого другого», и затем сделать это!
Просьбы об отпуске – это то, чего боится каждый менеджер. Они вызывают стресс, требуют много последующих действий и часто являются источником конфликтов. Но это не обязательно! Менеджеры, которые понимают важность доверия сотрудников и баланса между работой и личной жизнью, могут обрабатывать запросы на отгулы.. Вот как вы можете сделать то же самое: Незапланированный выходной запросов поступает больше, чем вы думаете. Фактически, в большинстве компаний сотрудники берут в среднем примерно на 40% больше свободного времени, чем ожидалось. Это имеет смысл, если учесть, какой стресс испытывают миллениалы и другие цифровые аборигены на рабочем месте.. Как менеджеры, вы хотите сократить время незапланированного отпуска, где это возможно, но если вы не можете избежать его полностью, вот как можно по возможности обрабатывать запросы на отпуск в последнюю минуту в вашей компании:
Будьте прозрачны в отношении политики отпусков вашей компании.
Много запросов на отпуск в последнюю минуту подсказано неуверенность в политике компании. Если сотрудники не чувствуют, что знают, чего ожидать, когда просят об отпуске, они могут колебаться, чтобы попросить об этом. Запишите все свои политики в письменной форме и предоставьте своим сотрудникам информацию, которую они смогут использовать для принятия обоснованных решений.. Включите документацию о льготах и всю имеющуюся у вас политическую документацию в справочник для сотрудников. Если у вас нет руководства, начните его сейчас. Это не займет много времени и станет ценным ресурсом как для сотрудников, так и для руководителей. Когда просят отгул вызваны Отсутствие ясности в отношении преимуществ компании. Вы можете сэкономить много времени и энергии, создав централизованную страницу преимуществ, где сотрудники смогут найти информацию.. Вы также можете рассмотреть возможность автоматизации процесса регистрации льгот, особенно если у вас много новых сотрудников..
Сообщите, как вы будете реагировать на незапланированные запросы.
Просьбы о незапланированных выходных часто сопровождаются неуверенностью в том, как отреагирует менеджер.. Сотрудники не будут спрашивать, придерживаетесь ли вы строгой политики отказа во всех сообщениях в последнюю минуту. нет больше времени Запросы. Но если у вас есть четкая политика реагирования на запросы о незапланированных выходных, возникает меньше неопределенности и больше доверия.. Например, вы можете решить, что будете реагировать на неожиданные запросы на отпуск, принимая решение «да» или «нет» в течение 24 часов.. Или вы можете установить для себя правило отвечать на все запросы в течение 48 часов. Время ответа может варьироваться в зависимости от потребностей компании и сотрудников, но четкая и последовательная политика избавит вас и ваших сотрудников от многих хлопот..
Создайте культуру, в которой сотрудникам будет комфортно общаться с вами.
Вам гораздо больше повезет с запросами на отпуск в последнюю минуту, если в вашей культуре сотрудники будут чувствовать себя комфортно при общении с вами.. Существенной частью этого является политика открытых дверей. Дайте понять, что сотрудники могут обращаться к вам с любыми вопросами – личными или профессиональными, большими или маленькими. Вам не обязательно решать за них все проблемы, но вы можете помочь им найти правильный путь. Еще одна важная часть развития открытой культуры — это комфортная тишина. Если вы заглянете к сотрудникам и спросите, как у них дела, у них может возникнуть ощущение, что они не могут взять отпуск, когда это необходимо. Дайте им знать, что они имеют право приходить и уходить, когда им заблагорассудится. Они могут прийти к вам, когда будут готовы, если у них возникнут проблемы.
Управляйте незапланированными запросами в данный момент. Не ждите конца месяца.
Если у вас есть политика, согласно которой вы всегда отклоняете запросы на незапланированные выходные, возможно, вам удастся избежать некоторой боли, но вы также вызовете много недовольства среди своих сотрудников.. Они почувствуют, что вы никогда им не доверяете, и в результате почувствуют обиду. Вам по-прежнему необходимо иметь возможность отвечать на запросы о незапланированных выходных, но то, как часто вы это сделаете, будет иметь большое значение. Например, вы можете решить предоставить определенное количество произвольных запросов на отпуск каждый месяц. Вы можете представить только три предложения, а можете дать 10. Вы можете пожертвовать неожиданные запросы на отгулы единым блоком, чтобы не возникало вопросов о том, когда они произойдут.. Или вы можете предоставлять запросы на отпуск по мере их поступления. Важно иметь политику и последовательные и прозрачные ожидания относительно того, как вы ее используете..
Не пытайтесь быть плохим парнем; вообще запретить просьбы об отгулах в последнюю минуту.
На одном конце спектра находятся менеджеры, которые никогда не удовлетворяют просьбы о незапланированных выходных. , у вас есть менеджеры, которые выдвигают неожиданные требования. Если вы руководитель, который никогда не дает произвольных просьб об отпуске, на ваших руках будет много разгневанных сотрудников.. Если вы менеджер, который всегда удовлетворяет просьбы о незапланированных выходных, вы будете быть ошеломленным. Где-то посередине есть золотая середина. Вы не всегда можете контролировать, сколько времени берут ваши сотрудники на отдых, но вы можете контролировать, как вы на это реагируете. Найдите ту золотую середину для вашей компании, где вы балансируете между потребностями бизнеса и потребностями сотрудников..
Установите основные правила отдыха
Когда сотрудники знают, чего ожидать, они с гораздо меньшей вероятностью будут быть пойманным врасплох из-за запроса на отпуск в последнюю минуту. Если вы используете последовательные схемы отдыха в своей компании, сотрудники смогут планировать свое свободное время гораздо лучше. Например, каждую пятницу в вашей компании праздник. Или каждый четверг выходной. Или каждая пятница — выходной, но у вас всего один сотрудник, поэтому вы работаете в четверг. Что бы вы ни делали, убедитесь, что вы последовательны. Это поможет сократить количество получаемых запросов на незапланированные выходные, а также поможет сотрудникам гораздо лучше планировать свое свободное время..
указать сроки рассмотрения запросов.
Хотя вы не всегда можете контролировать, сколько времени берут ваши сотрудники в отпуск, вы можете контролировать, как долго им придется его запрашивать.. В некоторых компаниях действуют строгие правила относительно того, как долго сотрудники должны просить отпуск, а в некоторых случаях у них может не быть никаких правил.. Любой выбранный вами подход будет лучше, чем отсутствие политики, и вы можете обнаружить, что наличие четкого графика подачи запросов поможет вам избежать многих головных болей.. Например, вы можете решить, что запросы на незапланированные выходные должны быть сделано за месяц вперед. Или вы можете решить, что все запросы на отпуск должны быть сделано за неделю вперед. Опять же, это зависит от вашей компании и ваших потребностей, но это важно быть совместимым с этой политикой.
Установите график подачи запросов
Когда сотрудники знают, что им нужно просить отпуск заранее, у них часто возникает соблазн заказать больше времени, чем им нужно.. Это проблема, поскольку менеджеры могут отклонять просьбы об отпуске, хотя им не следует этого делать.. Четко определите сроки подачи запросов и затем придерживайтесь их. Например, вы можете решить, что все запросы на отпуск должны быть сделано за неделю вперед. Это дает вам достаточно времени, чтобы просмотреть рекомендации и найти лучший способ их выполнения. Если у вас сразу много незапланированных запросов на отгулы, это отличная политика. Некоторые из них могут быть отказано, но вы можете использовать эту политику для приоритеты самую важную работу и найти идеальный способ справиться с остальными.
Подведение итогов
Просьбы о незапланированных выходных – это то, с чем приходится сталкиваться каждому менеджеру, но они не обязательно должны быть источником стресса.. Если вы понимаете важность доверия и общения и обеспечиваете четкость и последовательность своих политик, вы сможете лучше ориентироваться в этих запросах. фактически. Для обработки запросов на отгул в последнюю минуту, как плавно насколько это возможно, вам необходимо открыто рассказать о политике вашей компании в отношении отпусков и сообщить, как вы будете реагировать на незапланированные запросы.. Создайте культуру, в которой сотрудники будут чувствовать себя комфортно при общении с вами и справляться с неожиданными запросами в данный момент.. Не пытайтесь быть плохим парнем; вообще запретить просьбы об отгулах в последнюю минуту. И установите основные правила отдыха.
Нижняя линия наверху– необходимо создать подотчетность среди сотрудников, чтобы работа не пострадала!
