Nonostante le numerose e-mail e conversazioni su richieste di ferie dell'ultimo minuto, hai ancora dipendenti che ti contattano per chiedere l'approvazione per il congedo di domani o per un congedo di una settimana?
Anche se comprendiamo che può verificarsi un'emergenza che richiede una pausa e la domanda è più verbale che scritta, non hai alcun controllo su tali congedi. Ma ce ne sono alcuni che sono last minute e dopo averli approvati, ti rendi conto che queste richieste avrebbero potuto essere fatte in anticipo. Queste richieste dell’ultimo minuto portano a un grande rimescolamento delle priorità/lavorano fino a tardi/allontanano le persone da altri progetti.
Cosa fare per garantire che ciò non accada la prossima volta? Bene, devi trattarlo come tratteresti qualsiasi altro errore: aiuta la persona a ripulirlo, ma poi assicurati di parlarne per creare una certa responsabilità in futuro.
Dovrai abituarti di più all'idea che a volte è ragionevole per te dire alla gente il grande "No". Può diventare molto difficile rifiutare una richiesta, soprattutto quando gestisci un team ad alte prestazioni, ma devi essere ragionevole e spiegare le tue decisioni. Il membro del team che ha accettato di finire i suoi risultati prima di prendersi una pausa e poi se n'è andato presto anche se non l'aveva fatto? Questo è un grosso problema: non ha rispettato l'impegno che aveva preso con te e con la squadra, il che ti rende difficile essere flessibile con le ferie la prossima volta che ti imbatti in una richiesta simile. È il responsabile delle risorse umane che deve creare una certa responsabilità per garantire che tali errori non si verifichino in futuro.
In alternativa, gli avreste permesso di andare in congedo a seconda dell'importanza del lavoro rimanente, ma poi non si è presentato al lavoro quel giorno, il che ha portato a numerosi follow-up su quanto accaduto e sul motivo per cui non è riuscito a farlo. tenere il passo con il suo impegno.
Ora, diamo un'occhiata alla politica sui congedi menzionata nel manuale del dipendente: in generale, è positivo che gli adulti gestiscano il proprio tempo libero in modo autonomo poiché ciò aumenta la responsabilità, e una politica che richiede un preavviso di una settimana per un solo giorno off non è una cosa che piace molto ai dipendenti. Gli adulti dovrebbero essere in grado di guardare i propri carichi di lavoro e pensare: "... se completo tutti i compiti che mi sono stati assegnati entro giovedì, potrei prendermi il venerdì libero senza influenzare nessun altro" e poi farlo!
Le richieste di ferie sono qualcosa che ogni manager teme. Sono stressanti, hanno molti follow-up e sono spesso fonte di conflitto. Ma non devono esserlo! I manager che comprendono l'importanza della fiducia dei dipendenti e dell'equilibrio tra lavoro e vita privata possono gestire le richieste di ferie. Ecco come puoi fare lo stesso: Tempo libero non pianificato le richieste arrivano più di quanto potresti pensare. Nella maggior parte delle aziende, infatti, i dipendenti prendono in media circa il 40% in più di tempo libero rispetto a quanto previsto. Ciò ha senso se si considera quanto stress sperimentano i millennial e gli altri nativi digitali sul posto di lavoro. In qualità di manager, desideri ridurre il tempo di ferie non pianificate ove possibile, ma se non puoi evitarlo del tutto, ecco come gestire il più possibile le richieste di ferie dell'ultimo minuto nella tua azienda:
Sii trasparente riguardo alle politiche di congedo della tua azienda.
Molte richieste di ferie dell'ultimo minuto è richiesto da incertezza sulla politica aziendale. Se i dipendenti non sentono di sapere cosa aspettarsi quando chiedono un periodo di ferie, potrebbero esitare a richiederlo. Metti per iscritto tutte le tue politiche e fornisci ai tuoi dipendenti informazioni che possano utilizzare per prendere decisioni informate. Includi la documentazione sui benefit e tutta la documentazione relativa alle politiche in tuo possesso nel manuale del dipendente. Se non disponi di un manuale, avviane uno adesso. Non ci vorrà molto e sarà una risorsa preziosa sia per i dipendenti che per i manager. Quando è richiesto il tempo libero sono sollecitati da una mancanza di chiarezza sui benefit aziendali, puoi risparmiare molto tempo ed energia avendo una pagina centralizzata dei benefit in cui i dipendenti possono trovare informazioni. Potresti anche prendere in considerazione l'automazione del processo di iscrizione ai benefit, soprattutto se hai molti nuovi dipendenti a bordo.
Comunica come risponderai alle richieste non pianificate.
Le richieste di ferie non pianificate spesso comportano incertezza su come risponderà il manager. I dipendenti saranno riluttanti a chiedere se hai una politica rigorosa di negare tutto l'ultimo minuto tempo scaduto richieste. Ma se si dispone di una politica chiara per rispondere alle richieste di ferie non pianificate, c’è meno incertezza e più fiducia. Ad esempio, potresti decidere di reagire a richieste di ferie impreviste con una decisione sì o no entro 24 ore. Oppure potresti impostare tu stesso una regola per rispondere a tutte le richieste entro 48 ore. Questo tempo di risposta può variare in base alle esigenze dell'azienda e dei dipendenti, ma una politica chiara e coerente farà risparmiare a te e ai tuoi dipendenti molte sofferenze.
Stabilisci una cultura in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel comunicare con te.
Avrai molta più fortuna con le richieste di ferie dell'ultimo minuto se hai una cultura in cui i dipendenti si sentono a proprio agio nel comunicare con te. Una parte essenziale di tutto ciò è la politica delle porte aperte. Metti in chiaro che i dipendenti possono rivolgersi a te per qualsiasi problema: personale o professionale, grande o piccolo. Non devi risolvere tutti i problemi per loro, ma puoi aiutarli a trovare la strada giusta. Un’altra parte essenziale della promozione di una cultura aperta è sentirsi a proprio agio con il silenzio. Se fai il check-in e chiedi ai dipendenti come stanno, potrebbero sentirsi come se non potessero prendersi del tempo libero quando necessario. Fate loro sapere che hanno l'autonomia di andare e venire a loro piacimento. Possono venire da te quando sono pronti se hanno un problema.
Gestisci le richieste non pianificate al momento. Non aspettare fino alla fine del mese.
Se segui una politica che prevede di negare sempre le richieste di ferie non pianificate, potresti essere in grado di evitare qualche disagio, ma creerai anche molto risentimento tra i tuoi dipendenti. Si sentiranno come se non ti fidi mai di loro e di conseguenza si sentiranno risentiti. Devi comunque essere in grado di rispondere alle richieste di ferie non pianificate, ma la frequenza con cui lo fai farà una grande differenza. Ad esempio, potresti decidere di concedere un certo numero di richieste di ferie arbitrarie ogni mese. Potresti presentare solo tre offerte o potresti darne 10. Potresti donare richieste di ferie impreviste in un blocco coerente, quindi non ci sono dubbi su quando si verificheranno. Oppure potresti concedere richieste di ferie man mano che arrivano. La cosa importante è avere una politica e aspettative coerenti e trasparenti su come utilizzarla.
Non cercare di essere il cattivo; vietare del tutto le richieste di ferie dell'ultimo minuto.
Da un lato ci sono i manager che non concedono mai richieste di ferie non pianificate. , ci sono manager che contribuiscono a richieste inaspettate. Se sei il manager che non concede mai richieste arbitrarie di ferie, avrai tra le mani molti dipendenti arrabbiati. Se sei il manager che concede sempre richieste di ferie non pianificate, lo farai essere sopraffatto. C’è una via di mezzo da qualche parte nel mezzo. Non puoi sempre controllare quanto tempo libero prendono i tuoi dipendenti, ma puoi controllare il modo in cui rispondi ad esso. Trova quel punto debole per la tua azienda in cui riesci a bilanciare le esigenze aziendali con le esigenze dei dipendenti.
Stabilire regole di base per prendersi del tempo libero
Quando i dipendenti sanno cosa aspettarsi, è molto meno probabile che lo sappiano Essere preso di sorpresa da una richiesta di ferie dell'ultimo minuto. Se utilizzi modelli coerenti per prendersi del tempo libero nella tua azienda, i dipendenti possono pianificare il loro tempo libero molto di più. Ad esempio, ogni venerdì è un giorno festivo nella tua azienda. Oppure ogni giovedì è festivo. Oppure ogni venerdì è festivo, ma hai un solo dipendente, quindi lavori invece il giovedì. Qualunque cosa tu faccia, assicurati di essere coerente. Ciò contribuirà a ridurre la quantità di richieste di ferie non pianificate che ricevi, ma aiuterà anche i dipendenti a pianificare molto di più il loro tempo libero.
dettare una tempistica per effettuare le richieste.
Sebbene non sia sempre possibile controllare la quantità di ferie impiegate dai dipendenti, è possibile controllare il tempo a disposizione per richiederlo. Alcune aziende hanno politiche rigorose sulla durata delle ferie dei dipendenti o, in alcuni casi, potrebbero non avere alcuna politica. Qualsiasi approccio tu scelga sarà migliore di nessuna politica e potresti scoprire che avere una tempistica chiara per presentare le richieste ti aiuterà a evitare molti grattacapi. Ad esempio, potresti decidere che le richieste di ferie non pianificate debbano essere essere fatto un mese in anticipo. Oppure potresti decidere che tutte le richieste di ferie debbano essere essere fatto una settimana in anticipo. Ancora una volta, dipende dalla tua azienda e dalle tue esigenze, ma è essenziale essere coerente con questa politica.
Stabilire una tempistica per effettuare le richieste
Quando i dipendenti sanno che devono richiedere le ferie in anticipo, sono spesso tentati di richiedere più tempo del necessario. Questo è un problema perché i manager potrebbero trovarsi a negare richieste di ferie quando non dovrebbero. Sii chiaro riguardo alla tempistica per presentare le richieste e poi rispettala. Ad esempio, potresti decidere che tutte le richieste di ferie debbano essere fatto una settimana in anticipo. Questo ti dà abbastanza tempo per rivedere i consigli e trovare il modo migliore per gestirli. Se hai molte richieste di ferie non pianificate contemporaneamente, questa è una politica eccellente. Alcuni di loro potrebbero essere negato, ma puoi utilizzare questa policy per priorità il lavoro più critico e trovare un modo perfetto per gestire il resto.
Riassumendo
Le richieste di ferie non pianificate sono qualcosa con cui ogni manager deve confrontarsi, ma non devono essere una fonte di stress. Se comprendi l'importanza della fiducia e della comunicazione e ti assicuri che le tue politiche siano chiare e coerenti, sarai in grado di gestire meglio queste richieste in maniera efficace. Per gestire le richieste di ferie dell'ultimo minuto come liscio possibile, devi essere trasparente riguardo alle politiche di congedo della tua azienda e comunicare come risponderai alle richieste non pianificate. Stabilisci una cultura in cui i dipendenti si sentono a proprio agio nel comunicare con te e gestire le richieste impreviste del momento. Non cercare di essere il cattivo; vietare del tutto le richieste di ferie dell'ultimo minuto. E stabilire regole di base per prendersi del tempo libero.
Linea di fondo in alto– è necessario creare responsabilità tra i dipendenti per garantire che il lavoro non venga influenzato!
