على الرغم من رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات العديدة بشأن طلبات الإجازة في اللحظة الأخيرة، هل لا يزال لديك موظفون يتواصلون معك للحصول على الموافقة على إجازة الغد أو إجازة لمدة أسبوع؟
على الرغم من أننا ندرك أنه قد تكون هناك حالة طارئة تتطلب أخذ إجازة ويكون الطلب شفهيًا أكثر منه كتابيًا، إلا أنه ليس لديك أي سيطرة على مثل هذه الإجازات. ولكن هناك عدد قليل منها يتم تقديمه في اللحظة الأخيرة وبعد الموافقة عليها، تدرك أنه كان من الممكن تقديم هذه الطلبات مسبقًا. تؤدي طلبات اللحظة الأخيرة هذه إلى الكثير من إعادة ترتيب الأولويات/التأخر في العمل/إبعاد الأشخاص عن المشاريع الأخرى.
ماذا تفعل للتأكد من عدم حدوث ذلك في المرة القادمة؟ حسنًا، عليك أن تتعامل مع الأمر كما تتعامل مع أي أخطاء أخرى - ساعد الشخص على تصحيحه، ولكن بعد ذلك، تأكد من التحدث عنه لخلق بعض المساءلة في المستقبل.
سيكون عليك أن تشعر براحة أكبر مع فكرة أنه من المعقول أحيانًا أن تقول للناس "لا" الكبيرة. قد يكون من الصعب جدًا رفض الطلب، خاصة عندما تدير فريقًا عالي الأداء - ولكن يجب أن تكون عقلانيًا وتشرح قراراتك. عضو الفريق الذي وافق على إنهاء تسليماته قبل أخذ إجازة، ثم غادر مبكرًا على الرغم من أن ذلك لم يتم إنجازه؟ هذه مشكلة كبيرة - فهو لم يلتزم بالالتزام الذي قطعه عليك وتجاه الفريق مما يجعل من الصعب عليك التحلي بالمرونة مع الإجازات في المرة التالية التي تصادف فيها طلبًا مماثلاً. إن مدير الموارد البشرية هو الذي يتعين عليه إنشاء بعض المساءلة التي تضمن عدم حدوث مثل هذه الهفوات في المستقبل.
وبدلاً من ذلك، كنت ستسمح له بالمضي قدمًا في إجازته اعتمادًا على أهمية العمل المتبقي، لكنه لم يحضر إلى العمل في ذلك اليوم مما أدى إلى العديد من المتابعات حول ما حدث وسبب فشله في ذلك. مواكبة التزامه.
الآن، دعونا نلقي نظرة على سياسة الإجازة كما هو مذكور في دليل الموظف - بشكل عام، من الجيد أن يقوم البالغون بإدارة إجازاتهم بأنفسهم لأن ذلك يزيد من المساءلة، والسياسة التي تتطلب إشعارًا لمدة أسبوع ليوم واحد فقط إن إيقاف العمل ليس بالأمر الذي يتناسب بشكل جيد مع الموظفين. يجب أن يكون البالغون قادرين على النظر إلى أعباء عملهم والتفكير، "... إذا أكملت جميع المهام الموكلة إلي بحلول يوم الخميس، فيمكنني أخذ إجازة يوم الجمعة دون التأثير على أي شخص آخر" ثم القيام بذلك!
طلبات الإجازة هي أمر يخشاه كل مدير. إنهم مرهقون، ولديهم الكثير من المتابعات، وغالبًا ما يكونون مصدرًا للصراع. لكن لا يجب أن يكونوا كذلك! يمكن للمديرين الذين يدركون أهمية ثقة الموظفين والتوازن بين العمل والحياة التعامل مع طلبات الإجازة. إليك كيف يمكنك أن تفعل الشيء نفسه: إجازة غير مخطط لها الطلبات تأتي أكثر مما قد تعتقد. في الواقع، في معظم الشركات، يأخذ الموظفون حوالي 40٪ إجازة أكثر من المتوقع في المتوسط. وهذا أمر منطقي عندما تفكر في مقدار التوتر الذي يعاني منه جيل الألفية وغيرهم من المواطنين الرقميين في مكان العمل. كمديرين، تريدون تقليل وقت الإجازة غير المخطط له حيثما أمكن ذلك - ولكن إذا لم تتمكنوا من تجنب ذلك تمامًا، فإليك كيفية التعامل مع طلبات الإجازة في اللحظة الأخيرة في شركتك قدر الإمكان:
كن شفافًا بشأن سياسات الإجازات الخاصة بشركتك.
الكثير من طلبات الإجازة في اللحظة الأخيرة مدفوع من عدم اليقين بشأن سياسة الشركة. إذا لم يشعر الموظفون أنهم يعرفون ما يمكن توقعه عندما يطلبون إجازة، فقد يترددون في طلب ذلك. ضع جميع سياساتك كتابيًا، وامنح موظفيك المعلومات التي يمكنهم استخدامها لاتخاذ قرارات مستنيرة. قم بتضمين وثائق المزايا وأي وثائق سياسة لديك في دليل الموظف. إذا لم يكن لديك دليل، ابدأ بواحد الآن. لن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً وسيكون مصدرًا قيمًا لكل من الموظفين والمديرين. عندما إجازة الطلبات يتم المطالبة بها عدم الوضوح بشأن مزايا الشركة، يمكنك توفير الكثير من الوقت والطاقة من خلال وجود صفحة مزايا مركزية حيث يمكن للموظفين العثور على المعلومات. قد ترغب أيضًا في التفكير في أتمتة عملية تسجيل المزايا، خاصة إذا كان لديك العديد من الموظفين الجدد.
قم بالتواصل حول كيفية الرد على الطلبات غير المخطط لها.
غالبًا ما تأتي طلبات الإجازة غير المخطط لها مع عدم اليقين بشأن كيفية استجابة المدير. سيكون الموظفون مترددين في السؤال عما إذا كانت لديك سياسة صارمة تتمثل في رفض كل شيء في اللحظة الأخيرة انتهى الوقت طلبات. ولكن إذا كانت لديك سياسة واضحة للاستجابة لطلبات الإجازة غير المخطط لها، فسيكون هناك قدر أقل من عدم اليقين ومزيد من الثقة. على سبيل المثال، قد تقرر أنك ستستجيب لطلبات الإجازة غير المتوقعة بقرار بنعم أو لا خلال 24 ساعة. أو يمكنك تعيين قاعدة لنفسك للرد على جميع الطلبات خلال 48 ساعة. يمكن أن يختلف وقت الاستجابة هذا بناءً على احتياجات الشركة والموظفين، ولكن السياسة الواضحة والمتسقة ستوفر عليك وعلى موظفيك الكثير من الألم.
أنشئ ثقافة يشعر فيها الموظفون بالراحة في التواصل معك.
سيكون حظك أفضل بكثير فيما يتعلق بطلبات الإجازة في اللحظة الأخيرة إذا كانت لديك ثقافة يشعر فيها الموظفون بالراحة في التواصل معك. وجزء أساسي من ذلك لديه سياسة الباب المفتوح. وضح أنه يمكن للموظفين أن يأتوا إليك بخصوص أية مشكلات - شخصية أو مهنية، كبيرة أو صغيرة. ليس عليك حل كل مشكلة لهم، ولكن يمكنك مساعدتهم في العثور على الطريق الصحيح. جزء أساسي آخر من تعزيز الثقافة المنفتحة هو الشعور بالراحة مع الصمت. إذا قمت بتسجيل الوصول وسألت الموظفين عن أحوالهم، فقد يشعرون أنهم لا يستطيعون أخذ إجازة عند الحاجة. دعهم يعرفون أن لديهم الحرية في القدوم والذهاب كما يحلو لهم. يمكنهم القدوم إليك عندما يكونون مستعدين إذا كانت لديهم مشكلة.
إدارة الطلبات غير المخطط لها في الوقت الراهن. لا تنتظر حتى نهاية الشهر.
إذا كانت لديك سياسة الرفض الدائم لطلبات الإجازة غير المخطط لها، فقد تتمكن من تجنب بعض الألم، ولكنك ستخلق أيضًا الكثير من الاستياء بين موظفيك. سيشعرون أنك لا تثق بهم أبدًا، وسيشعرون بالاستياء نتيجة لذلك. لا تزال بحاجة إلى أن تكون قادرًا على الاستجابة لطلبات الإجازة غير المخطط لها، ولكن كم مرة تفعل ذلك، سيحدث فرقًا كبيرًا. على سبيل المثال، قد تقرر منح عدد معين من طلبات الإجازة التعسفية كل شهر. يمكنك تقديم ثلاثة عروض فقط، أو يمكنك تقديم 10 عروض. يمكنك التبرع بطلبات إجازة غير متوقعة في كتلة ثابتة بحيث لا يكون هناك شك حول موعد حدوثها. أو يمكنك منح طلبات الإجازة فور وصولها. الشيء المهم هو أن يكون لديك سياسة وتوقعات متسقة وشفافة حول كيفية استخدامك لها.
لا تحاول أن تكون الرجل السيئ. حظر طلبات الإجازة في اللحظة الأخيرة تمامًا.
على أحد طرفي الطيف، لديك المديرون الذين لا يمنحون أبدًا طلبات إجازة غير مخطط لها. ، لديك مديرين يساهمون في مطالب غير متوقعة. إذا كنت المدير الذي لا يقدم أبدًا طلبات إجازة تعسفية، فسيكون لديك العديد من الموظفين الغاضبين بين يديك. إذا كنت المدير الذي يمنح دائمًا طلبات الإجازة غير المخطط لها، فسوف تفعل ذلك تكون طغت. هناك وسيلة سعيدة في مكان ما في الوسط. لا يمكنك دائمًا التحكم في مقدار الوقت الذي يأخذه موظفوك، ولكن يمكنك التحكم في كيفية استجابتك له. ابحث عن المكان المثالي لشركتك حيث يمكنك الموازنة بين احتياجات العمل واحتياجات الموظفين.
ضع قواعد أساسية لأخذ إجازة
عندما يعرف الموظفون ما يمكن توقعه، فإن احتمال حدوث ذلك أقل بكثير يتم القبض على حين غرة من خلال طلب إجازة في اللحظة الأخيرة. إذا كنت تستخدم أنماطًا متسقة لأخذ إجازة في شركتك، فيمكن للموظفين التخطيط لوقت إجازتهم بشكل أكبر. على سبيل المثال، كل يوم جمعة هو يوم عطلة في شركتك. أو كل يوم خميس عطلة. أو كل يوم جمعة هو يوم عطلة، ولكن لديك موظف واحد فقط، لذلك تعمل يوم الخميس بدلا من ذلك. مهما فعلت، تأكد من أنك متسق. سيساعد هذا في تقليل مقدار طلبات الإجازة غير المخطط لها التي تتلقاها، ولكنه سيساعد أيضًا الموظفين على التخطيط لوقت إجازتهم بشكل أكبر.
إملاء جدول زمني لتقديم الطلبات.
على الرغم من أنه لا يمكنك دائمًا التحكم في مقدار وقت الإجازة الذي يستغرقه موظفوك، إلا أنه يمكنك التحكم في المدة التي يجب عليهم طلبها. لدى بعض الشركات سياسات صارمة بشأن المدة التي يجب على الموظفين أن يطلبوا فيها إجازة - أو في بعض الحالات، قد لا يكون لديهم أي سياسات. سيكون أي نهج تختاره أفضل من عدم وجود أي سياسة، وقد تجد أن وجود جدول زمني واضح لتقديم الطلبات سيساعدك على تجنب العديد من المشاكل. على سبيل المثال، قد تقرر أن طلبات الإجازة غير المخطط لها يجب أن تكون كذلك مصنوع شهر واحد مقدما. أو قد تقرر أن جميع طلبات الإجازة يجب أن تكون كذلك مصنوع أسبوع واحد مقدما. مرة أخرى، يعتمد الأمر على شركتك واحتياجاتك، ولكن هو ضروري لتكون متسقة مع هذه السياسة.
وضع جدول زمني لتقديم الطلبات
عندما يعلم الموظفون أن عليهم طلب الإجازة مقدمًا، غالبًا ما يميلون إلى طلب وقت أطول مما يحتاجون إليه. وهذه مشكلة لأن المديرين قد يجدون أنفسهم يرفضون طلبات الإجازة عندما لا ينبغي لهم ذلك. كن واضحًا بشأن الجدول الزمني لتقديم الطلبات، ثم التزم به. على سبيل المثال، قد تقرر أن جميع طلبات الإجازة يجب أن تكون كذلك مصنوع أسبوع واحد مقدما. ويمنحك هذا وقتًا كافيًا لمراجعة التوصيات والعثور على أفضل طريقة للتعامل معها. إذا كان لديك الكثير من طلبات الإجازة غير المخطط لها في وقت واحد، فهذه سياسة ممتازة. البعض منهم قد يمكن إنكاره، ولكن يمكنك استخدام هذه السياسة من أجل تحديد الأولويات العمل الأكثر أهمية وإيجاد طريقة مثالية للتعامل مع الباقي.
تلخيص لما سبق
إن طلبات الإجازة غير المخطط لها هي أمر يجب على كل مدير التعامل معه، ولكن ليس من الضروري أن تكون مصدرًا للتوتر. إذا فهمت أهمية الثقة والتواصل وتأكدت من أن سياساتك واضحة ومتسقة، فستتمكن من التعامل مع هذه الطلبات بشكل أكبر على نحو فعال. للتعامل مع طلبات الإجازة في اللحظة الأخيرة بسلاسة قدر الإمكان، يجب أن تكون شفافًا بشأن سياسات الإجازات الخاصة بشركتك وأن توضح كيفية استجابتك للطلبات غير المخطط لها. أنشئ ثقافة يشعر فيها الموظفون بالراحة في التواصل معك وإدارة الطلبات غير المتوقعة في الوقت الحالي. لا تحاول أن تكون الرجل السيئ. حظر طلبات الإجازة في اللحظة الأخيرة تمامًا. ووضع قواعد أساسية لأخذ إجازة.
خلاصة القول في الأعلى– يتعين على المرء خلق المساءلة بين الموظفين لضمان عدم تأثر العمل!
