06 Août 6 étapes proactives pour des réunions en ligne réussies

6 étapes proactives pour des réunions en ligne réussies

 

Organiser des réunions clients en ligne réussies via Zoom ou d'autres plateformes virtuelles nécessite une planification, une préparation et une exécution réfléchies. Voici quelques étapes proactives pour garantir le bon déroulement de vos réunions et atteindre leurs objectifs :

 

1. Préparation:

Planifier à l'avance:

Déterminez l’objectif de la réunion, établissez un ordre du jour clair et partagez-le à l’avance avec les participants.

Une planification efficace est cruciale pour garantir une réunion client en ligne productive et réussie. Voici quelques éléments clés impliqués dans la planification à l’avance :

Définir l'objectif : Chaque réunion doit avoir un but ou un objectif clair. Qu'il s'agisse de partager des mises à jour, de résoudre un problème ou de prendre une décision, cet objectif doit guider le processus de planification. Soyez clair sur ce que vous souhaitez réaliser d’ici la fin de la réunion.

Créez un ordre du jour de réunion : Un ordre du jour bien structuré peut rendre la réunion plus efficace et permettre à chacun de rester sur la bonne voie. Il doit indiquer quels sujets seront abordés, l'ordre dans lequel ils seront abordés et le temps qui sera alloué à chacun. L'ordre du jour doit également identifier qui dirigera chaque sujet et qui devra se préparer à l'avance.

Distribuez l'ordre du jour : Partagez l’ordre du jour avec les participants à la réunion à l’avance. Cela leur permet de savoir à quoi s’attendre, de préparer leurs contributions et de proposer des idées. C'est une bonne idée d'envoyer l'ordre du jour quelques jours avant la réunion.

Identifiez les participants requis : Réfléchissez soigneusement à qui doit être présent à la réunion. Inviter des participants inutiles peut conduire à l’inefficacité. Seuls ceux qui peuvent contribuer à l’objectif ou qui sont nécessaires à la prise de décision devraient être invités.

Préparer le matériel : S'il y a du matériel ou des documents qui seront discutés au cours de la réunion, assurez-vous qu'ils sont préparés et partagés avec les participants à l'avance. Cela peut inclure des rapports, des diapositives ou des informations générales nécessaires à la compréhension de la discussion.

Choisissez le bon moment :

Choisir l’heure appropriée pour votre réunion en ligne est un aspect crucial de la planification. Voici comment le faire efficacement :

Considérations relatives au fuseau horaire : Si vous avez affaire à des clients ou des collègues qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents, tenez-en compte. Essayez de trouver un moment qui correspond aux heures normales de bureau pour tous les participants. Utilisez un convertisseur de fuseau horaire si nécessaire.

Disponibilité des participants : Vérifiez la disponibilité de tous les participants avant de fixer une heure. Cela peut impliquer de vérifier les calendriers partagés ou de demander leur disponibilité.

Durée de la réunion : Soyez clair sur la durée de la réunion. Des réunions trop longues peuvent entraîner une diminution de l’attention et de la productivité. Il est généralement préférable de limiter les réunions à une heure lorsque cela est possible.

Heures chargées : Évitez de planifier des réunions aux moments où les gens sont susceptibles d'être les plus occupés, comme tôt le matin ou juste avant la fin de la journée de travail. Le milieu de la matinée ou le milieu de l’après-midi sont souvent des moments efficaces pour les réunions.

Rencontrer la fatigue : Évitez autant que possible de planifier des réunions consécutives. Accorder aux participants un certain temps de repos entre les réunions peut les aider à rester frais et attentifs.

Respect du temps personnel : Évitez de planifier des réunions en dehors des heures normales de bureau, sauf en cas d'absolue nécessité. Empiéter sur votre temps personnel peut entraîner du ressentiment et une diminution de la participation.

Réunions récurrentes : Si la réunion doit être récurrente, choisissez un moment qui convient toujours à tous les participants. Cela peut également aider les participants à planifier leur emploi du temps.

Testez votre technologie :

Vérifiez votre connexion Internet, votre caméra, votre microphone et votre application Zoom pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Il est également bon d'avoir un plan de secours (comme un appel téléphonique) en cas de problème.

Configurez votre environnement :

Assurez-vous que la pièce dans laquelle vous vous trouvez est calme, bien éclairée et exempte de distractions potentielles.

Apprenez les fonctionnalités de Zoom :

Familiarisez-vous avec les différentes fonctions de Zoom et de Team, telles que le partage d'écran, les salles de sous-commission ou les sondages, qui peuvent rendre votre réunion plus interactive et engageante.

 

2. La communication:

Être en avance:

Connectez-vous à la réunion quelques minutes plus tôt pour accueillir les participants dès leur arrivée.

Annoncer la couleur:

Commencez la réunion sur une note positive, peut-être avec un enregistrement rapide ou une petite conversation, avant de passer à l'ordre du jour.

Clair et concis :

Soyez clair et concis dans votre communication. Évitez d'utiliser du jargon à moins d'être sûr que tous les participants le comprennent.

 

3. Engagement :

Encouragez la participation :

Utilisez la fonction de chat, posez des questions ou utilisez les fonctionnalités de sondage pour encourager la participation et maintenir l'engagement.

Créez un espace sûr : Assurez-vous que les participants se sentent à l’aise pour s’exprimer. Encouragez-les à partager leurs idées et leurs opinions et veillez à ce que toutes les voix soient respectées.

Utilisez les fonctionnalités interactives : Zoom et d'autres plateformes offrent des fonctionnalités telles que les sondages et les questions-réponses qui peuvent être utilisées pour solliciter des commentaires et des commentaires. Ces outils peuvent être utilisés pour interrompre la discussion, apporter un peu de plaisir et garantir que tous les participants ont la possibilité de contribuer.

Posez des questions ouvertes : Les questions ouvertes peuvent stimuler la discussion et susciter des réponses plus détaillées. Plutôt que de simplement demander un accord ou un désaccord, essayez d’encourager une réflexion plus profonde et des réponses plus nuancées.

Engagez directement les participants : Parfois, les participants peuvent avoir besoin d’une invitation directe pour partager leurs réflexions. Si vous remarquez que quelqu'un n'a pas parlé depuis un moment, vous pouvez dire quelque chose comme : « Nous n'avons pas eu de nouvelles de [Nom] depuis un moment. [Nom], avez-vous des idées à ce sujet ? »

Salles de sous-commission : Pour les réunions plus importantes, la fonction de salle de sous-commission de Zoom peut être utilisée pour diviser les participants en petits groupes pour des discussions plus détaillées. Cela peut donner aux participants les plus calmes une meilleure chance de s’exprimer.

Renforcement positif: Reconnaissez et appréciez les participants lorsqu’ils contribuent. Ce renforcement positif peut les encourager, ainsi que les autres, à participer plus activement.

Utilisation de visuels : Les gens réagissent souvent bien aux visuels. Le partage d’écran d’un document, d’une diapositive ou d’une image pertinente peut aider à stimuler la discussion.

 

Écoute active:

Montrez que vous écoutez activement vos clients en hochant la tête, en résumant ce qu'ils ont dit et en posant des questions de suivi.

L'écoute active est une compétence essentielle pour une communication efficace, notamment lors des réunions en ligne. Cela garantit non seulement la compréhension, mais montre également du respect et de la considération envers l’orateur. Voici comment pratiquer l’écoute active lors de vos réunions Zoom :

Maintenir un contact visuel: Même si vous n'êtes pas physiquement présent avec les participants, vous pouvez maintenir un « contact visuel » virtuel en regardant votre caméra lorsque d'autres parlent. Cela donne à l’orateur le sentiment d’être écouté attentivement.

Indices non verbaux: Utilisez des signaux non verbaux comme hocher la tête, sourire et d'autres expressions pour montrer que vous êtes attentif. Ces signaux peuvent être très rassurants pour l’orateur.

Minimisez les distractions : Restez concentré sur l’orateur. Évitez d'effectuer d'autres tâches, de consulter vos e-mails ou de regarder votre téléphone pendant la réunion.

Paraphraser et résumer : Pour vous assurer que vous avez bien compris, paraphrasez périodiquement le point de vue de l'orateur et résumez ce que vous avez entendu. Cela permet également de valider le message de l'orateur.

Posez des questions pertinentes : Montrez votre intérêt et approfondissez votre compréhension en posant des questions pertinentes ou en demandant des éclaircissements. Cela encourage un dialogue plus ouvert et montre que vous êtes activement engagé dans la conversation.

Fournir une réponse: Fournissez des commentaires le cas échéant. Cela aide l'orateur à comprendre comment son message est interprété et lui permet de clarifier s'il y a un malentendu.

Faites une pause avant de répondre : Une fois que quelqu'un a fini de parler, prenez un moment pour rassembler vos pensées avant de répondre. Cette pause montre que vous réfléchissez à ce qu'ils ont dit plutôt que d'attendre simplement votre tour pour parler.

 

4. Suivi :

Récapitulatif et mesures à prendre :

À la fin de la réunion, résumez les principaux points et indiquez clairement les prochaines étapes, en vous assurant que chacun connaît ses responsabilités.

Envoyer le procès-verbal :

Envoyez un e-mail de suivi contenant le procès-verbal de la réunion, y compris les décisions clés et les mesures à prendre, à tous les participants.

Demandez des commentaires :

Sollicitez les commentaires de vos clients sur la façon dont ils ont ressenti la réunion et ce qui pourrait être amélioré pour la prochaine fois.

 

5. Professionnalisme :

Être habillé correctement:

Habillez-vous de manière professionnelle, comme si vous rencontriez les clients en personne.

Maintenir un contact visuel:

Essayez de regarder la caméra lorsque vous parlez. Cela donne l’impression d’établir un contact visuel avec les autres participants.

 

6. Adaptez-vous et apprenez :

Apprentissage continu

Cherchez toujours des moyens d’améliorer vos réunions en ligne. Apprenez de tout problème technique ou malentendu survenu et trouvez des moyens de les éviter à l’avenir.

Restez à jour:

Tenez-vous au courant de toutes les nouvelles fonctionnalités ou mises à jour de la plateforme Zoom et Team qui pourraient améliorer vos réunions en ligne.

 

 

En suivant ces étapes, vous pouvez rendre vos réunions clients en ligne plus efficaces et productives, favorisant ainsi de meilleures relations avec vos clients.