06 agosto Seis pasos proactivos para reuniones en línea exitosas
Seis pasos proactivos para reuniones en línea exitosas
Llevar a cabo reuniones exitosas con clientes en línea a través de Zoom u otras plataformas virtuales requiere una planificación, preparación y ejecución cuidadosas. A continuación se presentan algunos pasos proactivos para ayudar a garantizar que sus reuniones se desarrollen sin problemas y logren sus objetivos:
1. Preparación:
Planifique con anticipación:
Determine el objetivo de la reunión, establezca una agenda clara y compártala con los participantes con anticipación.
Una planificación eficaz es fundamental para garantizar una reunión en línea con el cliente productiva y exitosa. A continuación se presentan algunos elementos clave involucrados en la planificación futura:
Definir el objetivo: Cada reunión debe tener un propósito u objetivo claro. Ya sea compartir actualizaciones, resolver un problema o tomar una decisión, este objetivo debe guiar el proceso de planificación. Sea claro acerca de lo que quiere lograr al final de la reunión.
Cree una agenda de reunión: Una agenda bien estructurada puede hacer que la reunión sea más eficiente y mantener a todos encaminados. Debe describir qué temas se discutirán, el orden en que se abordarán y cuánto tiempo se asignará a cada uno. La agenda también debe identificar quién liderará cada tema y quién debe prepararse con anticipación.
Distribuir la Agenda: Comparta la agenda con los participantes de la reunión con anticipación. Esto les permite saber qué esperar, preparar sus aportes y aportar ideas. Es una buena idea enviar la agenda unos días antes de la reunión.
Identifique a los participantes requeridos: Considere cuidadosamente quién debe estar presente en la reunión. Invitar a participantes innecesarios puede generar ineficiencia. Sólo se debe invitar a aquellos que puedan contribuir al objetivo o que sean necesarios para la toma de decisiones.
Preparar materiales: Si hay algún material o documento que se discutirá durante la reunión, asegúrese de que esté preparado y compartido con los participantes con anticipación. Esto podría incluir informes, diapositivas o información general que sea necesaria para comprender la discusión.
Elija el momento adecuado:
Seleccionar el momento adecuado para su reunión en línea es un aspecto crucial de la planificación. A continuación se explica cómo hacerlo de forma eficaz:
Consideraciones de zona horaria: Si trata con clientes o colegas que se encuentran en diferentes zonas horarias, tenga esto en cuenta. Intente encontrar un horario que se encuentre dentro del horario comercial habitual para todos los participantes. Utilice un conversor de zona horaria si es necesario.
Disponibilidad de participantes: Consulta la disponibilidad de todos los participantes antes de fijar hora. Esto puede implicar consultar calendarios compartidos o solicitar su disponibilidad.
Duración de la Reunión: Sea claro sobre la duración de la reunión. Las reuniones demasiado largas pueden provocar una disminución de la atención y la productividad. Por lo general, es mejor mantener las reuniones por menos de una hora cuando sea posible.
Tiempos ocupados: Evite programar reuniones en los momentos en que es probable que las personas estén más ocupadas, como a primera hora de la mañana o justo antes del final de la jornada laboral. Media mañana o media tarde suelen ser momentos eficaces para las reuniones.
Fatiga de la reunión: Evite programar reuniones consecutivas siempre que sea posible. Darles a los participantes algo de tiempo libre entre reuniones puede ayudar a mantenerlos frescos y atentos.
Respeto por el tiempo personal: Evite programar reuniones fuera del horario comercial habitual a menos que sea absolutamente necesario. Invadir el tiempo personal puede generar resentimiento y una menor participación.
Reuniones recurrentes: Si la reunión va a ser recurrente, elija un horario que funcione bien para todos los participantes. Esto también puede ayudar a los participantes a planificar su agenda.
Pruebe su tecnología:
Verifique su conexión a Internet, cámara, micrófono y aplicación Zoom para asegurarse de que todo funcione correctamente. También es bueno tener un plan de respaldo (como una llamada telefónica) si algo sale mal.
Configure su entorno:
Asegúrese de que la habitación en la que se encuentra sea silenciosa, esté bien iluminada y libre de posibles distracciones.
Aprenda las funciones de Zoom:
Familiarícese con las diversas funciones de Zoom y Team, como compartir pantalla, salas de trabajo o encuestas, que pueden hacer que su reunión sea más interactiva y atractiva.
2 Comunicación:
Llega temprano:
Inicie sesión en la reunión unos minutos antes para dar la bienvenida a los participantes cuando se unan.
Configurar el tono:
Comience la reunión con una nota positiva, tal vez con una breve charla o una pequeña charla, antes de pasar a la agenda.
Claro y conciso:
Sea claro y conciso en su comunicación. Evite utilizar jerga a menos que esté seguro de que todos los participantes la entienden.
3. Compromiso:
Fomentar la participación:
Utilice la función de chat, haga preguntas o utilice funciones de encuestas para fomentar la participación y mantener el compromiso.
Cree un espacio seguro: Asegúrese de que los participantes se sientan cómodos hablando. Anímelos a compartir sus ideas y opiniones y asegúrese de que se respeten todas las voces.
Utilice funciones interactivas: Zoom y otras plataformas ofrecen funciones como encuestas y preguntas y respuestas que se pueden utilizar para solicitar opiniones y comentarios. Estas herramientas se pueden utilizar para interrumpir la discusión, inyectar un poco de diversión y garantizar que todos los participantes tengan la oportunidad de contribuir.
Haga preguntas abiertas: Las preguntas abiertas pueden estimular el debate y provocar respuestas más detalladas. En lugar de simplemente pedir acuerdo o desacuerdo, trate de fomentar un pensamiento más profundo y respuestas más matizadas.
Involucrar directamente a los participantes: A veces, los participantes pueden necesitar una invitación directa para compartir sus pensamientos. Si notas que alguien no ha hablado por un tiempo, puedes decir algo como: “No hemos tenido noticias de [Nombre] por un tiempo. [Nombre], ¿tiene alguna idea sobre esto?
Salas de descanso: Para reuniones más grandes, la función de sala de reuniones de Zoom se puede utilizar para dividir a los participantes en grupos más pequeños para discusiones más detalladas. Esto puede brindarles a los participantes más tranquilos una mejor oportunidad de hablar.
Refuerzo positivo: Reconozca y aprecie a los participantes cuando contribuyan. Este refuerzo positivo puede animarlos a ellos y a otros a participar más activamente.
Uso de imágenes: La gente suele responder bien a las imágenes. Compartir la pantalla de un documento, diapositiva o imagen relevante puede ayudar a estimular el debate.
Escucha activa:
Demuestre que está escuchando activamente a sus clientes asintiendo, resumiendo lo que dijeron y haciendo preguntas de seguimiento.
La escucha activa es una habilidad esencial para una comunicación eficaz, especialmente durante las reuniones en línea. No sólo garantiza la comprensión sino que también muestra respeto y consideración por el hablante. A continuación le indicamos cómo practicar la escucha activa durante sus reuniones de Zoom:
Mantener el contacto visual: Aunque no esté físicamente presente con los participantes, puede mantener un “contacto visual” virtual mirando a la cámara cuando otros hablan. Esto le da al hablante la sensación de estar siendo escuchado atentamente.
Señales no verbales: Utilice señales no verbales como asentir, sonreír y otras expresiones para demostrar que está prestando atención. Estas señales pueden resultar muy tranquilizadoras para el hablante.
Minimizar las distracciones: Mantén tu atención en el orador. Evite realizar otras tareas, revisar correos electrónicos o mirar su teléfono durante la reunión.
Parafrasear y resumir: Para asegurarse de haber entendido correctamente, parafrasee periódicamente el punto del orador y resuma lo que escuchó. Esto también ayuda a validar el mensaje del orador.
Haga preguntas relevantes: Muestre su interés y profundice su comprensión haciendo preguntas relevantes o pidiendo aclaraciones. Esto fomenta un diálogo más abierto y demuestra que participa activamente en la conversación.
Suministre realimentación: Proporcionar comentarios cuando sea apropiado. Ayuda al hablante a comprender cómo se interpreta su mensaje y le permite aclarar si hay algún malentendido.
Pausa antes de responder: Después de que alguien haya terminado de hablar, tómate un momento para ordenar tus pensamientos antes de responder. Esta pausa muestra que estás considerando lo que han dicho en lugar de simplemente esperar tu turno para hablar.
4. Seguimiento:
Resumen y elementos de acción:
Al final de la reunión, resuma los puntos principales y establezca claramente los próximos pasos, asegurándose de que todos conozcan sus responsabilidades.
Enviar Minutas:
Envíe un correo electrónico de seguimiento con las actas de la reunión, incluidas las decisiones clave y los elementos de acción, a todos los participantes.
Pida comentarios:
Solicite comentarios de sus clientes sobre cómo sintieron que fue la reunión y qué se podría mejorar para la próxima vez.
5. Profesionalidad:
Vestir apropiadamente:
Vístete profesionalmente, como si estuvieras conociendo a los clientes en persona.
Mantener el contacto visual:
Intenta mirar a la cámara cuando hables. Esto da la impresión de establecer contacto visual con los demás participantes.
6. Adaptarse y aprender:
Aprendizaje continuo:
Busque siempre formas de mejorar sus reuniones en línea. Aprenda de cualquier fallo técnico o malentendido que haya ocurrido y encuentre formas de evitarlos en el futuro.
Manténgase actualizado:
Manténgase al tanto de cualquier característica nueva o actualización de la plataforma Zoom y Team que pueda mejorar sus reuniones en línea.
Si sigue estos pasos, podrá hacer que sus reuniones con clientes en línea sean más efectivas y productivas, fomentando así mejores relaciones con sus clientes.
