21 يونيو دليل لتتبع الموظفين: الطريقة الأكثر فعالية لمراقبة ساعات العمل
القوى العاملة في الشركة هي أكبر أصولها. إن إبقاء الموظفين سعداء ومتفاعلين هو مفتاح نجاح الشركة. ولحسن الحظ، فإن إبقاء الموظفين سعداء هو أسهل مما تظن. باستخدام برنامج مراقبة الموظفين، يمكنك بسهولة تتبع الساعات التي يقضيها موظفوك على مدار الساعة وأدائهم. يتيح لك برنامج مراقبة الموظفين التحقق من بطاقة الوقت الخاصة بكل موظف، والتحقق من عدد المرات التي يأخذون فيها فترات راحة، وحتى معرفة مدة عملهم الإضافي أو في الليل. سيسمح لك أفضل برنامج لتتبع الموظفين أيضًا بوضع توقعات واضحة حتى يعرف الموظفون ما يحتاجون إلى العمل من أجله للارتقاء داخل الشركة أو الحصول على ترقية. ستقدم هذه المقالة نظرة عامة حول كيف يمكن لبرنامج مراقبة الموظفين أن يساعد شركتك على النجاح.
ما هو تتبع الموظف؟
تتبع الموظفين – عملية تتبع أنشطة الموظفين وأدائهم في الأعمال التجارية. برنامج تتبع الموظفين هو تطبيق أو برنامج عبر الإنترنت يستخدم لتتبع أنشطة الموظفين، مثل ساعات العمل والمهام المكتملة والإجازات. يمكن أن يكون هذا مفيدًا لتتبع وقت الموظف وإدارة العمل الإضافي ومعدلات الأجور والتوظيف. يتيح برنامج تتبع وقت الموظف لأصحاب العمل زيادة الإنتاجية من خلال توفير بيانات في الوقت الفعلي حول الوقت الذي يقضيه الموظفون في وظائفهم. ويمكنه أيضًا توفير معلومات حول مسؤوليات الوظيفة، والإشراف على المشروع أو القسم، وغير ذلك الكثير. يمكن أن يكون برنامج تتبع وقت الموظف مفيدًا بشكل خاص للعاملين عن بعد، لأنه يتيح طريقة لتتبع الوقت الذي يقضيه في أنشطة مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني والبحث عن المعلومات والعمل في المشاريع التي لا تقتصر على يوم عمل محدد.
فوائد استخدام برامج مراقبة الموظفين
إدارة أداء الموظفين: تتبع أداء فريقك. تعرف على مدى جودة أداء كل شخص وقدم تعليقات إذا لم يحقق التوقعات. – مراجعة حضور الموظفين – التأكد من قيام الجميع بواجباتهم. استخدم البرنامج لتتبع وقت حضور الموظفين للعمل ومغادرته، بالإضافة إلى المهام التي كانوا يقومون بها عندما كان من المفترض أن يكونوا في العمل. - حدد توقعات واضحة - منذ البداية، حدد توقعات واضحة للموظفين فيما يتعلق بما يتعين عليهم القيام به للارتقاء في الشركة أو الحصول على ترقية.
- تتبع الإجازة: تحديد أولويات المشاريع، والتواصل مع العملاء، والتخطيط بشكل أفضل بمساعدة تتبع الإجازة.
- إدارة كشوف المرتبات: يمكنك بسهولة معرفة متى يعمل الموظفون، ويأخذون فترات راحة، ومقدار الوقت الذي يقضونه على مدار الساعة.
– تتبع مسؤوليات الوظيفة: تعرف على تفاصيل أي مهام يجب إكمالها وإدارتها من قبل كل عضو في الفريق.
كيف يعمل برنامج تتبع الموظفين؟
يتصل برنامج تتبع وقت الموظف بجهاز الكمبيوتر الخاص بكل موظف أو تطبيق ساعة الوقت ثم يتتبع أنشطته. يتم بعد ذلك تحميل البيانات إلى خدمة سحابية حيث يمكن للموظفين والمديرين عرض البيانات وتعيين الإشعارات وإنشاء التقارير. يمكن للمديرين وقادة الفرق الاطلاع على هذه البيانات والذين يمكنهم تتبع الساعات التي يقضيها أعضاء فريقهم واستخدام المعلومات لتحديد توقعات واضحة. يتصل برنامج تتبع وقت الموظف المستند إلى السحابة بكل جهاز كمبيوتر، مما يسمح للمديرين بعرض البيانات حول الوقت الذي يقضيه الموظفون في ساعات العمل. يمكن للمديرين وضع توقعات واضحة بشأن الوقت الذي يحتاج فيه الموظفون إلى العمل ومعرفة مقدار الوقت الذي يقضونه في فترات الراحة.
حدد توقعات واضحة منذ البداية.
توقعات الموظفين أمر بالغ الأهمية لنجاح أي شركة. من الضروري وضع توقعات واضحة للموظفين منذ البداية. من المهم للموظفين أن يعرفوا مكانتهم في الشركة وما يحتاجون إلى العمل من أجل الحصول على ترقية أو الارتقاء داخل الشركة. تساعد التوقعات الواضحة على إزالة الارتباك، وكذلك التأكد من أن كل موظف يعرف ما هو متوقع منه وما هو دوره داخل الشركة. يجب أن يكون الموظفون على علم بأدوارهم وكيف يتناسبون مع الشركة في البداية.
وضع معايير أداء واضحة.
نصيحة أخرى لوضع معايير أداء واضحة هي أن تكون محددًا. إذا كان من المتوقع أن يقوم الموظف بإنجاز 50 ساعة عمل في الأسبوع، فمن الأفضل أن نقول إنه بحاجة إلى إنهاء 10 ساعات من العمل الذي يجب إنجازه أو أنه بحاجة إلى إكمال مشروعين بدلاً من القول إنه بحاجة إلى القيام به 50 ساعة عمل. يجب أن يكون الموظفون قادرين على الحصول على العدد الدقيق للساعات التي يحتاجون إلى العمل من أجلها حتى يتمكنوا من الارتقاء أو الحصول على ترقية. يتيح ذلك للموظفين أن يكونوا محددين في عملهم قدر الإمكان دون الإفراط في الإدارة التفصيلية. يجب أن يكون الموظفون قادرين على فهم ما يحتاجون إلى العمل عليه بالضبط من أجل الحصول على ترقية أو الارتقاء داخل الشركة.
وفي الختام
يمكن لبرنامج مراقبة الموظفين أن يساعد شركتك على النجاح من خلال تتبع الساعات التي يقضيها موظفوك على مدار الساعة وأدائهم. وبوجود هذه المعلومات في متناول يدك، يمكنك إدارة أداء الموظف بشكل أفضل، وتتبع الإجازات، وتحديد توقعات واضحة.
