17 يونيو استخدام الساعات الزمنية لتقليل تكاليف العمالة

يعد تخفيض تكاليف العمالة أولوية قصوى للعديد من المنظمات. يعد تقليل تكاليف العمالة أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق ميزة تنافسية والحفاظ على الربحية. تنفق المنظمة المتوسطة ما بين 10% إلى 15% من ميزانيتها على الرواتب، وتمثل تكاليف العمالة عبئًا هائلًا. تركز غالبية مبادرات خفض تكاليف العمالة على أتمتة العمليات، وتقليل مهام الموظفين غير الضرورية، وإزالة الموظفين غير الأساسيين من خلال الاستنزاف (أي الاستغناء عن الموظفين غير المنتجين). ومع ذلك، هناك مورد آخر يمكن أن يساعدك على توفير المال: الساعات الزمنية. توفر الساعات الزمنية مسارًا مرئيًا وقابلاً للتدقيق للوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل، مما يساعد على تقليل الأنشطة الاحتيالية مثل النوبات المزدوجة أو العمال الوهميين. تعتبر الساعات الزمنية مفيدة أيضًا للشركات التي لديها موظفين عن بعد يأتون بشكل متقطع لإكمال مهام معينة. سنستكشف في منشور المدونة هذا ما إذا كانت الساعات الزمنية لديها القدرة على تقليل تكاليف العمالة لديك وما هي الاستراتيجيات التي يمكنك تنفيذها اليوم لاختبار فعالية استخدام الساعة الزمنية في مؤسستك.

ما هي الساعة الزمنية؟

الساعات الزمنية هي أدوات قائمة على البرامج أو الأجهزة تسجل الوقت الذي يقضيه الموظفون في المهام، ويمكن دمجها مع نظام ضبط الوقت الحالي في المؤسسة. عندما يبدأ الموظفون العمل على المهام، تسجل ساعة الوقت الوقت المنقضي واسم المهمة (مثل "ورقة بحث" أو "مكالمة هاتفية"). عند اكتمال المهمة، تتوقف ساعة الوقت تلقائيًا عن تسجيل الوقت. تسمح بعض الساعات الزمنية أيضًا للمديرين بتتبع أداء الموظفين في مهام معينة، مثل الجودة أو حسن التوقيت، بالإضافة إلى تخصيص "مكافآت" مقابل الدرجات العالية.

كيف يمكن أن يساعدك استخدام ساعة الوقت على توفير المال

توفر الساعات الزمنية رؤية خارجية لوقت الموظف الذي يقضيه في المهام، مما يمكن أن يساعد المؤسسات على اكتشاف الاحتيال، وتحديد أنماط عدم الكفاءة في القوى العاملة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لتقليل التكاليف. غالبًا ما تكون تكاليف العمالة هي أكبر تكلفة في أي عمل تجاري، ويمكن أن تساعد الساعات الزمنية مؤسستك على اكتشاف أوجه القصور في سير العمل وتصحيحها. على سبيل المثال، يمكنك استخدام الساعات الزمنية لتحديد الموظفين الذين يقضون الكثير من الوقت في أداء المهام التي يمكن أتمتتها. يمكن أن تؤدي أتمتة مهام معينة إلى تقليل تكاليف العمالة لديك بشكل كبير وتساعد في الحفاظ على كفاءة مؤسستك. يمكنك أيضًا استخدام الساعات الزمنية للمساعدة في تحديد مجالات التحسين. على سبيل المثال، يمكنك استخدام الساعات الزمنية لتحديد مجالات التحسين، مثل تقليل الوقت المستغرق في المهام التي يمكن أتمتتها. يمكن أن يساعدك هذا النهج في تحديد أوجه القصور واتخاذ الإجراءات اللازمة لتقليل التكاليف.

تجارب وتمارين على مدار الساعة

تعتبر الساعات الزمنية أداة مفيدة لجمع البيانات، ولكن لا يمكن استخدامها كحل مستقل. يجب عليك أولاً إجراء برنامج تجريبي لتقييم فعالية استخدام الساعة الزمنية وتحديد استراتيجية التنفيذ الأفضل في فئتها.

الخطوة الأولى في البرنامج التجريبي هي تحديد المدة التي ترغب في اختبار البرنامج فيها. تختار بعض المؤسسات اختبار استخدام الساعة الزمنية لمدة أسبوعين، بينما تقرر مؤسسات أخرى اختبارها لفترة أطول، مثل ستة أشهر. يعتمد طول الوقت الذي تختاره على سياق عملك. قد يكون لدى المؤسسات الكبيرة التي لديها مجموعة متنوعة من العمليات احتياجات مختلفة عن فريق هندسي صغير، لذا يجب أن يعكس طول البرنامج التجريبي احتياجات مؤسستك.

بمجرد اختيار طول البرنامج التجريبي، يمكنك البدء في جمع البيانات. خلال الفترة التجريبية، يمكن للمديرين جمع بيانات استخدام الساعة الزمنية يدويًا، أو جمعها تلقائيًا عبر البرنامج. إذا تم دمج الساعات الزمنية مع نظام ضبط الوقت الموجود لديك، فيمكنك استخدام ميزات إعداد التقارير الخاصة بهذا النظام لجمع بيانات الاستخدام. إذا كانت الساعات الزمنية عبارة عن أنظمة مستقلة، فيمكنك استخدام تقنيات أخذ العينات لجمع البيانات.

تظهر الأبحاث أن الساعات الزمنية يمكن أن تقلل من تكاليف العمالة

يمكن أن تساعد الساعات الزمنية في تقليل تكاليف العمالة من خلال المساعدة في تحديد مجالات التحسين، مثل أتمتة مهام معينة. في إحدى الدراسات، تمكنت الشركات الهندسية التي نفذت الساعات الزمنية من تقليل تكاليف العمالة لديها بنسبة 7%. وأظهرت دراسة أخرى أن الشركات التي طبقت الساعات الزمنية شهدت انخفاضًا بنسبة 10% في تكاليف العمالة خلال فترة السنتين. وبناءً على هذه الدراسات، يمكن أن تساعد الساعات الزمنية في تقليل تكاليف العمالة عن طريق أتمتة عمليات ومهام معينة، بالإضافة إلى تقليل الوقت غير الإنتاجي الذي يتم قضاؤه في المهام.

وفي الختام

توفر الساعات الزمنية سجلاً مرئيًا للوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل، مما يمكن أن يساعد في تقليل الأنشطة الاحتيالية مثل النوبات المزدوجة أو العمال الوهميين. يمكن للساعات الزمنية أيضًا أن تساعد المديرين على تحديد مجالات التحسين، مثل أتمتة مهام معينة.

تعد الساعات الزمنية أداة مهمة للمؤسسات التي تسعى إلى خفض التكاليف. استخدم الساعات الزمنية للعثور على أوجه القصور في مؤسستك، وتحقق من أن الساعات الزمنية توفر المال لمؤسستك حقًا.

الوظائف ذات الصلة:

كيف يستفيد أصحاب الأعمال من برنامج الجدول الزمني الحقيقي ما هي جميع فوائد نظام الوقت والحضور؟ هل تعلم أنه يمكنك استخدام تطبيق الهاتف المحمول كساعة زمنية أسهل طريقة للتخلص من الأنشطة التي تستهلك الوقت.