18 Juni Was sind die Vorteile eines Zeiterfassungssystems?
Zeiterfassung ist ein wesentliches Instrument für die Verwaltung Ihrer Belegschaft. Mithilfe der Zeiterfassung können Sie verwalten, wann Mitarbeiter bezahlt werden, wie viel sie erhalten und wie viel Zeit sie mit der Arbeit verbringen. Ein Zeiterfassungssystem kann Ihnen dabei helfen, den Überblick über die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter während des Lohnzeitraums, der Woche oder einer anderen Zeiteinheit zu behalten. Zeit- und Anwesenheitsvorteile gehen über die bloße Erfassung der Mitarbeiterstunden hinaus und umfassen auch andere Aktionen. Mit Zeiterfassung als Teil Ihres Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesses können Sie auch die Löhne, Sozialleistungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuern, Abschreibungskosten Ihrer Mitarbeiter überwachen, Schichtwechsel der Mitarbeiter, Vergütungen usw. nachverfolgen. Wenn Sie von Anfang an mit einer Softwarelösung für Zeiterfassung arbeiten, ist dies möglich um es in den gesamten Prozess Ihres Unternehmens zu integrieren – anstatt es nur in isolierten Segmenten zu verwenden. Lassen Sie uns einige Vorteile der Implementierung eines Zeiterfassungssystems in Ihrem Unternehmen untersuchen.
Steigern Sie die Moral und Produktivität Ihrer Mitarbeiter
Die Arbeitsmoral und Produktivität der Mitarbeiter werden oft davon beeinflusst, wie sie die Gerechtigkeit ihrer Bezahlung wahrnehmen. Wenn Mitarbeiter der Meinung sind, dass ihre Arbeitszeit und ihr Lohn unfair sind, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie Ressentiments verspüren und sich sogar eine andere Beschäftigung suchen. Ein Zeiterfassungssystem kann für Arbeitgeber, die die Arbeitsmoral und Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern möchten, von großem Nutzen sein. Es kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wo Sie möglicherweise zu viel für Löhne oder Sozialleistungen für bestimmte Mitarbeiter ausgeben. Es kann auch ein wertvolles Werkzeug für Berater und Auftragnehmer sein, die in diesem Bereich tätig sind. Wenn ein Mitarbeiter oft früher aussteigt oder regelmäßig vor Schichtbeginn ankommt, können Sie über eine Anpassung seines Schichtplans nachdenken, um die Zeit auszugleichen. Ein Zeiterfassungssystem kann auch dabei helfen, häufig „krankes“ Personal oder zu viel Freizeit zu erkennen.
Identifizieren Sie überschüssige Kosten oder fehlende Mittel
Ein Zeiterfassungssystem kann Ihnen dabei helfen, überschüssige Kosten in Ihrem Unternehmen zu identifizieren. Sie können in Ihren Arbeitszeitnachweisen regelmäßig nachsehen, welche Tätigkeiten übermäßig viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie können diese Aktivitäten dann eliminieren, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeit effizient nutzen. Auf diese Weise können Sie Kosten identifizieren, die erheblich gestiegen sind, aber keinen tatsächlichen Beitrag zum Unternehmen leisten. Wenn sich beispielsweise ein Mitarbeiter in der Mittagspause ständig viel frei nimmt, stellen Sie möglicherweise fest, dass die Zeit nicht wirklich für geschäftliche Zwecke genutzt wird. Oftmals liegt das daran, dass der Mitarbeiter in der Pause Kontakte knüpft, anstatt seine Arbeit tatsächlich zu erledigen.
Bestimmen Sie die wöchentlichen Lohnsätze
Ein Zeiterfassungssystem kann Ihnen dabei helfen, die wöchentlichen Lohnsätze für Ihre Mitarbeiter zu ermitteln. Wenn jeder Mitarbeiter über eine Zeitkarte verfügt, können Sie anhand der mit Zeitstempeln versehenen Einträge den Stundenlohn jeder Person ermitteln. Zeiterfassungssoftware kann jedoch über die bloße Ermittlung der geleisteten Arbeitszeit und des Lohns hinaus eingesetzt werden. Sie können auch andere Informationen wie Schichtwechsel und genutzte Leistungen einsehen, um fundiertere Entscheidungen zu treffen. In Kombination mit Gehaltsdaten können Zeit- und Anwesenheitsdaten Ihnen dabei helfen, festzustellen, ob steigende Wochenlohnsätze notwendig sind oder ob sie lediglich auf Kostensteigerungen reagieren. Mithilfe dieser Daten können Sie auch feststellen, ob zwischen männlichen und weiblichen Arbeitnehmern ein Lohngefälle besteht. Ein Lohngefälle entsteht, wenn die gleiche Arbeit aufgrund des Geschlechts unterschiedlich bewertet wird. Möglicherweise muss untersucht werden, warum es Lohnunterschiede gibt.
Kennen Sie die steuerlichen Auswirkungen von Zahlungen
Viele Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter verfügen über eine Funktion, die zeigt, wie sich die Löhne, die Sie von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter abziehen, auf die Steuern auswirken. Diese Funktion kann nützlich sein, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie genügend Steuern vom Gehaltsscheck eines Mitarbeiters einbehalten. Es kann auch hilfreich sein, wenn Sie von einem kurzen Gehaltsabrechnungszyklus betroffen sind. Möglicherweise haben Sie in einem bestimmten Zeitraum nur eine bestimmte Anzahl an Lohnabrechnungstagen zur Verfügung, um Steuern auf die Löhne Ihrer Mitarbeiter zu erheben.
Erfassen Sie die Krankheitszeit und den bezahlten Urlaub Ihrer Mitarbeiter
Zeiterfassungssysteme können bei der Erfassung von Krankheitszeiten und bezahltem Urlaub hilfreich sein. Wenn Sie einen Mitarbeiter haben, der häufig krankheitsbedingt der Arbeit fernbleibt, können Sie für die versäumte Zeit eine Zeitkarte ausstellen. Sie können die Zeitkarte dann als Dokumentation verwenden, wenn dem Mitarbeiter Krankheitsurlaub gewährt wird oder wenn er seinen bezahlten Urlaub in Anspruch nimmt. Darüber hinaus können Zeiterfassungssysteme hilfreich sein, wenn es darum geht, die Höhe des bezahlten Urlaubs eines Mitarbeiters zu bestimmen. Ihr System kann Ihnen anzeigen, wann Urlaub genommen wird. Mithilfe dieser Aufzeichnungen können Sie ermitteln, welchen Urlaub Sie genauer untersuchen müssen.
Überwachen Sie Gehälter und Sozialleistungen, um Gehaltserhöhungen zu kommunizieren
Vielleicht haben Sie einen Mitarbeiter, der sich immer gut anstrengt. Die Arbeit generiert jedoch nicht genügend Einnahmen für Ihr Unternehmen. In dieser Situation sollten Sie darüber nachdenken, ihnen eine Gehaltserhöhung anzubieten. Ein Zeiterfassungssystem kann hilfreich sein, um den Mitarbeitern Gehaltserhöhungen mitzuteilen. So können Sie beispielsweise feststellen, welche Mitarbeiter regelmäßig früher aus dem Dienst gehen, und so ermitteln, ob sie ihre Schicht regelmäßig früher verlassen.
Fazit
Zeiterfassungssysteme können ein wertvolles Instrument zur Dokumentation der Zeit und Löhne der Mitarbeiter sein. Zeit- und Anwesenheitssysteme können Ihnen dabei helfen, den Überblick über Folgendes zu behalten: – Mitarbeiterlöhne – Leistungen an Arbeitnehmer – Lohnsteuern – Abschreibungsaufwendungen – Schichtwechsel – Vergütungen usw.
Die oben genannten Informationen können Ihnen dabei helfen, den Überblick über die Zeit, Löhne und Steuern Ihrer Mitarbeiter zu behalten.
