27 Apr Arbeitszeittabellenbetrug – Wie kann Ihr Unternehmen ihn verhindern?
Erstellt am 08: 51h
in Zeit und Anwesenheit
Verlassen Sie sich immer noch auf Tabellenkalkulationen und Stundenzettel in Papierform, um die Zeit, Aktivitäten, Fähigkeiten und Kosten Ihrer Mitarbeiter zu verwalten? Sie könnten einer Schwachstelle ausgesetzt sein, die durch Ineffizienz, Ungenauigkeiten, die Nichteinhaltung von Arbeitszeitregeln und in manchen Fällen sogar durch Mitarbeiterbetrug verursacht wird. Ungenauigkeit bei der Erfassung der Mitarbeiterzeit und Arbeitszeittabellenbetrug ist ein häufiges Problem in Organisationen, die die Zeit- und Anwesenheitserfassung manuell verwalten – und Ihr Unternehmen kann auch dazu gehören. Ein Teil davon ist auf eine bewusste Absicht zurückzuführen, ein anderer Teil ist auf fehlende Managementkontrollen zurückzuführen.
Betrug mit Stundenzetteln ist eines der häufigsten Probleme in allen Unternehmen – ob groß oder klein. Zu diesem Thema wurde viel geforscht und viele Unternehmen haben Software entwickelt, um Zeitdiebstahl einzudämmen.
Arten von Arbeitszeittabellenbetrug
Die Eingabe oder Genehmigung falscher Daten ist einer der häufigsten Missbräuche von Anwesenheitsinformationen. Wenn es versehentlich geschieht, kann dies die Nachlässigkeit der Mitarbeiter und mangelnde Kontrolle durch das Management aufdecken. Wenn es jedoch absichtlich geschieht, handelt es sich um Betrug. Die Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, ihre Anwesenheitsdaten korrekt einzugeben, und die Vorgesetzten sind dafür verantwortlich, die Richtigkeit dieser Informationen zu bestätigen. Während wir alle hoffen, dass die Mehrheit der Mitarbeiter ehrlich ist und Integrität bewahrt, zeigt die Erfahrung, dass dies leider nicht immer der Fall ist. Im Folgenden sind einige der häufigsten Arten aufgeführt, wie Mitarbeiter Arbeitszeittabellenbetrug begehen können.
- Überhöhte Arbeitszeiten – Bei papierbasierten Stundenzetteln ist es für Mitarbeiter sehr leicht, falsche Melde- und Verlassenszeiten einzugeben und ihre Stunden zu übertreiben oder auf die nächste Stunde aufzurunden. Dann kommt es zu einer Überzahlung, da der Arbeitnehmer auf der Grundlage von Stunden oder Sätzen bezahlt wird, die er möglicherweise gar nicht geleistet hat.
- Falsche Dateneingabe – Wenn die Anwesenheitsdaten von Mitarbeitern aus Stundenzetteln in ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem eingegeben werden müssen, ist es für einen unehrlichen Mitarbeiter sehr einfach, die Zahlen zu ändern. Außerdem kann es bei dieser Art von Prozess zu Tippfehlern und Fehlern kommen.
- Vetternwirtschaft – Es ist eine bekannte Tatsache, dass es in jeder Organisation einen Manager gibt, der einen Kollegen, Verwandten oder Freund bevorzugt, indem er ihm eine bestimmte Aufgabe zuweist, anstatt einen anderen Mitarbeiter zuzuweisen, der ebenfalls für die Arbeit zur Verfügung steht, und vielleicht sogar einen weiteren kostengünstige Wahl. Auch das lässt sich kontrollieren!
- Fehler aufgrund von Verzögerungen beim Ausfüllen der Stundenzettel – Obwohl es sich technisch gesehen nicht um einen Betrug handelt, kommt es häufig zu Ungenauigkeiten, wenn Mitarbeiter Wochen nach der geleisteten Arbeitszeit Arbeitszeittabellen ausfüllen. Die Vorgesetzten unterzeichnen diese Stundenzettel dann, obwohl es vorkommen kann, dass der Mitarbeiter diese Stundenzahl nicht erfasst hat. Für Vorgesetzte wird es sehr schwierig, die Zeit jedes einzelnen Teammitglieds zu überwachen, insbesondere bei großen Teamgrößen.
So verhindern Sie Arbeitszeitbetrug am Arbeitsplatz
Arbeitszeitbetrug ist an vielen Arbeitsplätzen ein ernstes Problem. Es kann auch eine Chance für Ihr Unternehmen sein, die Welt zu beeinflussen. Jeder weiß, dass die Verwaltung von Mitarbeitern teuer und zeitaufwändig ist. Sie erfassen die Stunden, die für wesentliche Aufgaben aufgewendet werden, insbesondere bei der Abrechnung mit externen Kunden. Die ideale Lösung besteht darin, Vertrauen und Verantwortlichkeit in Einklang zu bringen. Mitarbeiter, die die Bedeutung von Integrität und Reputation verstehen, werden der Versuchung widerstehen, ihre Arbeitszeittabellen aufzufüllen und Risiken einzugehen erwischt werden später. Allerdings denken nicht alle Arbeitnehmer so, daher kann es notwendig sein, Schutzmaßnahmen gegen den Missbrauch des Systems zu treffen. Die Ermöglichung von Transparenz durch Technologie kann Unternehmen dabei helfen, effizienter zu arbeiten und verschiedene Arten von Betrug zu verhindern. Hier sind vier Best Practices für die Implementierung einer Zeiterfassungslösung:
Verfolgen Sie die Computernutzung mit Zeitstempeln
Mithilfe von Computersystemen können Sie die Computernutzung Ihrer Mitarbeiter verfolgen. Mit anderen Worten: Sie können wissen, wer, wann und wie oft auf bestimmte Programme zugegriffen hat. Dies eröffnet viele Möglichkeiten, Arbeitszeittabellenbetrug durch Anomalien aufzudecken. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass jemand ein bestimmtes Programm für eine begrenzte Zeit verwendet hat, möchten Sie möglicherweise untersuchen, warum. Das Programm könnte legitim sein, aber Ausnahmen haben. Beispielsweise muss ein Redakteur zu Recherchezwecken möglicherweise eine Software zur Bildschirmaufnahme verwenden. Oder der Mitarbeiter missbraucht möglicherweise seine Rechte, sodass Sie seinen Fall an die Personalabteilung weiterleiten können. Zeitstempel können Ihnen auch dabei helfen, die geleisteten Arbeitsstunden von Mitarbeitern in Unternehmen zu überprüfen, die ihren Kunden stundenweise abrechnen. Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Zeit in einer digitalen Arbeitszeittabelle protokollieren, sorgt die Zeitstempelung ihrer Einträge für eine weitere Vertrauensebene. Sie müssen die genaue Zeit aufzeichnen, die sie an jeder Aufgabe gearbeitet haben.
Notieren Sie die Identität aller Personen, die auf das System zugreifen
Um Arbeitszeittabellenbetrug zu verhindern, bei dem Mitarbeiter Stunden aufzeichnen, die sie nicht gearbeitet haben, sollten Sie die Identität aller Personen im Auge behalten, die sich am System anmelden. Eine zentralisierte Zeiterfassungslösung zeichnet die Anmeldeinformationen und IP-Adressen der Benutzer auf. Die IP-Adresse eines Unternehmens verrät seinen physischen Standort, wodurch Sie feststellen können, ob ein Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort war. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie ungewöhnliche Muster bemerken. Das System sollte auch aufzeichnen, wann sie sich an- und abmelden. Wenn sich jemand am Wochenende angemeldet hat, sollten Sie dies im Auge behalten, um festzustellen, ob er gearbeitet hat. Wenn sich viele Mitarbeiter zu ungewöhnlichen Zeiten anmelden, könnte das ein Hinweis darauf sein, dass sie versuchen, das System zu manipulieren.
Mitarbeiter müssen den Grund für ihre Aktivitäten angeben
Ein wesentlicher Schritt zur Verhinderung von Stundenzettelbetrug besteht darin, die Mitarbeiter zu verpflichten, für jede im Stundenzettel erfasste Aktivität einen Grund einzugeben. Das System sollte sie auch auffordern, die Art der Aktivität auszuwählen, z. B. „Telefonanruf“, „Telefonkonferenz“ oder „persönliches Treffen“." Auf diese Weise können Sie Anomalien erkennen, z. B. wenn Mitarbeiter unangemessen viel Zeit für Aktivitäten aufwenden, die keinen Sinn ergeben. Standardmäßig muss das System die Mitarbeiter dazu auffordern, für jede Aktivität einen gültigen Grund auszuwählen. Sie können auch weitere Regeln einrichten, um betrügerische Aktivitäten zu erkennen. Beispielsweise können Sie Mitarbeiter bitten, bei der Eingabe der Zeit für eine Telefonkonferenz aus einer Liste gültiger Gründe auszuwählen.
Verfolgen Sie den Standort und die Gerätedaten Ihrer Mitarbeiter
Standortdaten Ihrer Mitarbeiter können Ihnen auch dabei helfen, Betrug mit Arbeitszeittabellen aufzudecken. Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Zeit in einem Online-System erfassen, sollten Sie deren Standort sehen können. Dieser Wille basieren auf dem Gerät, mit dem sie ihre Stunden protokollieren. Wenn das System GPS integriert, stehen Ihnen noch mehr Informationen zur Verfügung. Sie wissen, wo sich die Mitarbeiter befinden befinden sich und wie lange sie brauchten, um zwischen zwei Punkten zu reisen. Diese Daten können verdächtige Muster aufdecken und dazu beitragen, Vertrauen in die Arbeitszeitnachweise aufzubauen. Gerätedaten von Mitarbeitern können auch hilfreich sein, wenn Sie eine plötzliche Änderung der Geräte bemerken. Wenn Sie sehen, dass ein Mitarbeiter seine Zeit mit zwei Geräten protokolliert, ist dies wahrscheinlich legitim. Sie sollten jedoch untersuchen, ob ein Mitarbeiter zwischen einem Laptop, einem Smartphone und einem IoT-Gerät wechselt.
Die häufigsten Arten von Arbeitszeittabellenbetrug
Mitarbeiter können aus verschiedenen Gründen versuchen, falsche Stunden zu erfassen. Sie könnten überbeansprucht sein und versuchen, weniger Stunden zu registrieren, als sie gearbeitet haben. Alternativ, könnten sie versuchen, den Eindruck zu erwecken, dass sie mehr gearbeitet haben, als sie tatsächlich gearbeitet haben. Sie sollten eine klare Richtlinie gegen jeglichen Betrug mit Stundenzetteln haben, aber Sie sollten besonders wachsam sein, wenn es um Doppeldelikte geht – Sie erwarten von den Mitarbeitern, dass sie ihre Arbeitsstunden aufzeichnen und den Kunden ihre Zeit in Rechnung stellen. Sie versuchen jedoch möglicherweise, für beide Kunden die gleichen Stunden zu erfassen. Diese Art von Stundenzettelbetrug kann auftreten, wenn sich Mitarbeiter bei Ihrem Zeiterfassungssystem anmelden. Sie können ihre Stunden für denselben Kunden zweimal erfassen. Überhöhte Abrechnung – Sie erwarten von Ihren Mitarbeitern, dass sie ihren Kunden den angemessenen Zeitaufwand in Rechnung stellen. aber, versuchen sie möglicherweise, ihren Kunden mehr Stunden in Rechnung zu stellen, als sie gearbeitet haben. Dieser Betrug kann passieren, wenn ein Mitarbeiter seine Zeit im System protokolliert. Es kann sein, dass sie ihre Zeit für denselben Kunden länger aufzeichnen, als sie gearbeitet haben.
So verhindern Sie Arbeitszeittabellenbetrug
Es gibt viele Möglichkeiten, Arbeitszeittabellenbetrug zu verhindern. In den obigen Absätzen werden die wichtigsten beschrieben. Zusammenfassend sollte Ihre Zeiterfassungslösung: – Erfordern Mitarbeiter können ihre Zeit basierend auf dem Standort des von ihnen verwendeten Geräts protokollieren. Dies verringert das Risiko einer Doppelabrechnung und hilft Ihnen festzustellen, ob sie zur richtigen Zeit am richtigen Ort waren. – Fordern Sie Mitarbeiter auf, bei jeder Anmeldung am System einen Grund einzugeben. Dies wird Ihnen helfen, zwischen legitimen und betrügerischen Aktivitäten zu unterscheiden. – Bitten Sie die Mitarbeiter, bei der Zeiterfassung einen angemessenen Detaillierungsgrad zu wählen. Dadurch wird verhindert, dass sie eindringen unvernünftig hoher Detaillierungsgrad. – Verfolgen Sie die Computernutzung mit Zeitstempeln, damit Sie die rechtmäßige Nutzung bestimmter Programme durch Mitarbeiter überprüfen können. – Behalten Sie die Identität aller Personen im Auge, die sich am System anmelden. Dadurch können Sie Personen erkennen, die sich von einem anderen Standort aus anmelden. – Erfordern Mitarbeiter müssen den Grund für jede von ihnen protokollierte Aktivität eingeben. Dies wird Ihnen helfen, Anomalien zu erkennen, die durch Arbeitszeittabellenbetrug verursacht wurden.
Ersetzen manueller Stundenzettel
Wenn Sie immer noch manuelle Arbeitszeittabellen verwenden, können Sie dies tun wahrscheinlich wissen, warum Sie auf eine Online-Zeiterfassungslösung umsteigen sollten. Stundenzettel sind für viele Unternehmen eine bedauerliche Realität. Sie müssen die Zeit erfassen, die für die Erstellung von Rechnungen für Kunden benötigt wird. Wenn Ihre Mitarbeiter die Zeit erfassen manuell, Sie müssen sich darauf verlassen allein auf das Vertrauen, das sie bereit sind, in ihre Integrität zu setzen. aberEine automatisierte Lösung kann das Risiko von Betrug und Systemmissbrauch verringern. Sie verfügen über genauere und detailliertere Daten, sodass Sie genauere Rechnungen erstellen können. Dadurch wird das Risiko verringert, dass Kunden Ihre Rechnungen und Anforderungen in Frage stellen zusätzlich Arbeitszeitnachweise, um ihre aktuellen Gebühren zu erläutern.
Entwickeln Sie eine Unternehmenskultur
Es ist unmöglich, Arbeitszeittabellenbetrug in jedem Unternehmen vollständig zu verhindern. aber, können Sie Ihr Bestes tun, um dies zu verhindern, indem Sie eine Unternehmenskultur schaffen, in der jeder ist vertrauenswürdig. Am besten kommunizieren Sie die Bedeutung von Integrität und Reputation innerhalb des Unternehmens. Am besten wäre es, wenn Sie Ihren Mitarbeitern auch die Möglichkeit geben würden, die Handlungen anderer in Frage zu stellen. Wenn jemand den Verdacht hat, dass ein anderer Mitarbeiter seine Arbeitszeiten fälscht, sollte er in der Lage sein, Fragen zu stellen, ohne sich dafür zu schämen. Mitarbeiter, die Wert auf ihren Ruf legen, werden der Versuchung widerstehen, ihre Arbeitszeittabellen aufzufüllen. Sie werden die schwierigere Entscheidung treffen, was ihnen auch dabei hilft, mehr Vertrauen bei ihren Kollegen zu gewinnen.
Zusammenfassung
Betrug mit Stundenzetteln geschieht in vielen verschiedenen Formen. Sie können dies verhindern, indem Sie eine Zeiterfassungslösung implementieren. Damit können Sie die Computernutzung mit Zeitstempeln verfolgen, die Identität aller Personen aufzeichnen, die sich am System anmelden erfordern Mitarbeiter müssen den Grund für ihre Aktivitäten angeben. Diese drei Dinge helfen Ihnen, Anomalien zu erkennen und Arbeitszeittabellenbetrug zu verhindern. Wenn Ihr Unternehmen erfolgreich sein soll, müssen Sie in der Lage sein, Ihren Kunden die geleisteten Arbeitsstunden in Rechnung zu stellen. Mit einer Zeiterfassungslösung können Sie das noch besser tun genau und effizient. Betrug mit Stundenzetteln ist nicht nur wegen des Geldverlusts, den Unternehmen verlieren, sehr besorgniserregend, sondern auch wegen der möglichen Vertrauensbrüche. Obwohl es möglicherweise nicht möglich ist, diesen Betrug vollständig zu stoppen, gibt es sicherlich Möglichkeiten, diesen Missbrauch zu minimieren und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Als Unternehmer sollten Sie über klare Richtlinien verfügen und die Konsequenzen einer Abweichung von den Richtlinien berücksichtigen. Sie sollten auch elektronische Stundenzettel in Betracht ziehen, um Fehler bei der manuellen Zeiterfassung zu minimieren und so Betrug vorzubeugen. Das Potenzial für Stundenzettelbetrug ist groß und die Folgen sind weitreichend und teuer. Als Unternehmen müssen Sie sich Ihrer internen Kontrollen und Managementberichte bewusst sein, damit Themen wie: Unregelmäßigkeiten bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, überhöhte Arbeitskosten, Überstunden und Projekte, die das Budget überschreiten, werden zum frühestmöglichen Zeitpunkt entdeckt und schnell behoben.
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