06 August Die Auswirkungen des Aufschiebens am Arbeitsplatz und 10 Tipps, um sie zu vermeiden.
Was ist Aufschub?
Definition
Unter Prokrastination versteht man das absichtliche und gewohnheitsmäßige Aufschieben von Aufgaben, die erledigt werden müssen. Während gelegentliche Verzögerungen häufig und normal sind, kann chronisches Aufschieben schwerwiegende Auswirkungen auf die Produktivität, Effizienz und das allgemeine Wohlbefinden haben.
Prävalenz
Schätzungen zufolge leiden 20 % der Weltbevölkerung unter chronischem Aufschieben. Dies gilt nicht für diejenigen, die gelegentlich zögern. Mit der Zunahme digitaler Ablenkungen steigen diese Zahlen.
Die Auswirkungen des Aufschiebens am Arbeitsplatz
Prokrastination ist in verschiedenen Situationen ein häufiges Problem, und auch am Arbeitsplatz bildet da keine Ausnahme. Es kann mehrere tiefgreifende Auswirkungen sowohl auf Einzelpersonen als auch auf Organisationen als Ganzes haben. Durch das Verständnis dieser Auswirkungen können Arbeitgeber und Arbeitnehmer bessere Strategien entwickeln, um diese Auswirkungen abzumildern und Produktivität und Effizienz zu fördern. So kann sich Prokrastination auf den Arbeitsplatz auswirken:
1. Verringerte Produktivität
Eine der offensichtlichsten Auswirkungen des Aufschiebens ist ein Rückgang der Produktivität. Wenn Mitarbeiter Aufgaben verzögern, kann die Gesamtleistung der Organisation darunter leiden. Arbeiten, die rechtzeitig abgeschlossen werden könnten, werden verschoben, was zu verzögerten Projekten, verpassten Fristen und verlängerten Zeitplänen führt, was das Wachstum und den Erfolg eines Unternehmens behindern kann.
2. Erhöhter Stresspegel
Durch das Aufschieben kommt es oft zu einer Anhäufung von Aufgaben, die erledigt werden müssen, was den Stress am Arbeitsplatz deutlich erhöhen kann. Wenn Mitarbeiter sich beeilen, ihre aufgeschobene Arbeit zu erledigen, verspüren sie unter Umständen erhöhte Angst und Anspannung. Dieser Stress kann auch auf andere Mitarbeiter übergreifen, die bei der Erledigung ihrer eigenen Aufgaben auf die Leistung ihrer Kollegen angewiesen sind.
3. Geringere Arbeitsqualität
Prokrastination beeinträchtigt nicht nur die Produktivität, sondern kann auch die Qualität der geleisteten Arbeit beeinträchtigen. Wenn Aufgaben bis zur letzten Minute erledigt werden, müssen sich die Mitarbeiter oft beeilen, um Fristen einzuhalten, was zu übereilter und schlecht ausgeführter Arbeit führt. Dieser Qualitätsmangel kann dem Ruf des Unternehmens schaden und zum Verlust von Kunden führen.
4. Negative Auswirkungen auf die Teamdynamik
Aufschub kann die Beziehungen zwischen Teammitgliedern schädigen und ein feindseliges Arbeitsumfeld schaffen. Wenn ein oder mehrere Teammitglieder mit ihren Beiträgen ständig zu spät kommen, kann dies zu Unmut bei Kollegen führen, die mit ihrer Arbeit pünktlich sind. Dies kann zu einer verminderten Moral und verringerter Zusammenarbeit führen und die gesamte Teamdynamik beeinträchtigen.
5. Erhöhte Kosten
Aufschub kann zu höheren Kosten für Unternehmen führen. Versäumte Fristen können in manchen Fällen zu finanziellen Strafen führen, und die durch das Aufschieben verschwendete Zeit kommt einem Geldverlust gleich. Wenn darüber hinaus die Qualität der Arbeit aufgrund übereilter Aufgaben abnimmt, kann dies zu Geschäftsverlusten oder der Notwendigkeit einer erneuten Ausführung von Arbeiten führen, was zu höheren Kosten führt.
6. Auswirkungen auf den beruflichen Fortschritt
Für den Einzelnen kann gewohnheitsmäßiges Aufschieben den beruflichen Aufstieg behindern. Wer regelmäßig zögert, wird möglicherweise als weniger zuverlässig oder weniger engagiert angesehen, was sich auf die Leistungsbewertung und die Aufstiegschancen auswirken kann. Im Extremfall kann es sogar zum Verlust des Arbeitsplatzes kommen.
Strategien zur Vermeidung von Aufschub am Arbeitsplatz
Aufschub kann die Produktivität beeinträchtigen, Arbeitsbeziehungen beeinträchtigen und unnötigen Stress am Arbeitsplatz verursachen. Glücklicherweise gibt es mehrere Strategien, mit denen Einzelpersonen und Teams dieser Angewohnheit entgegenwirken können. Hier sind einige wirksame Möglichkeiten, um Prokrastination am Arbeitsplatz zu vermeiden:
1. Priorisieren Sie Aufgaben
Einer der ersten Schritte zur Vermeidung von Aufschub ist die effektive Priorisierung von Aufgaben. Nutzen Sie Techniken wie die Eisenhower-Box, die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert. Dies hilft dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und nicht nur auf das, was am dringendsten erscheint.
2. Teilen Sie große Aufgaben auf
Große Aufgaben können sich überwältigend anfühlen, was zu Aufschub führen kann. Durch die Aufteilung dieser Aufgaben in kleinere, überschaubare Teile können sie weniger entmutigend wirken und es einfacher machen, mit der Arbeit zu beginnen und fortzufahren. Hier ist unser ausführlicher Leitfaden zu Zeitmanagementtechniken.
3. Setzen Sie sich spezifische Ziele
Klare und konkrete Ziele können dabei helfen, den Fokus und die Motivation aufrechtzuerhalten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele SMART sind – Spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Wenn Sie einen klaren Endpunkt vor Augen haben, können Sie das Aufschieben verhindern.
4. Zeitmanagementtechniken
Verwenden Sie Techniken wie Zeitblockierung oder die Pomodoro-Technik kann hilfreich sein, um Konzentration und Produktivität aufrechtzuerhalten. Zu diesen Techniken gehört es, Ihren Arbeitstag in bestimmte Zeitfenster für verschiedene Aufgaben aufzuteilen oder für bestimmte Zeiträume mit regelmäßigen Pausen zu arbeiten.
5. Minimieren Sie Ablenkungen
Am modernen Arbeitsplatz gibt es überall Ablenkungen, von E-Mails und Telefonanrufen bis hin zu sozialen Medien und gesprächigen Kollegen. Identifizieren Sie Ihre Hauptablenkungen und versuchen Sie, sie zu minimieren. Dies kann bedeuten, dass Sie E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren, Ihr Telefon auf „Nicht stören“ einstellen oder an einen ruhigeren Ort ziehen.
6. Schaffen Sie ein positives Arbeitsumfeld
Die Umgebung kann einen großen Einfluss auf die Produktivität haben. Ein organisierter, sauberer und ästhetisch ansprechender Arbeitsplatz kann die Stimmung und Motivation steigern und die Versuchung zum Aufschieben verringern.
7. Üben Sie Achtsamkeit und Stressbewältigung
Stress und Angst können zum Aufschieben führen. Durch die Einbeziehung von Achtsamkeitstechniken wie Meditation oder Atemübungen können Sie den Stresspegel effektiver bewältigen. Auch regelmäßige körperliche Bewegung und eine gesunde Ernährung können das geistige Wohlbefinden und die Konzentrationsfähigkeit unterstützen.
8. Suchen Sie nach Unterstützung und Verantwortung
Jemanden zu haben, der Sie zur Rechenschaft zieht, kann auch dazu beitragen, Verzögerungen zu vermeiden. Dies kann ein Manager, ein Kollege oder ein Mentor sein. Regelmäßige Check-ins können Sie auf dem Laufenden halten und Sie motivieren, Aufgaben zu erledigen.
9. Entwickle eine Routine
Eine gut strukturierte Routine kann dazu beitragen, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Dazu gehören eine einheitliche Start- und Endzeit für Ihren Arbeitstag sowie geplante Pausenzeiten.
10. Fortschritte anerkennen und belohnen
Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Erfolge anzuerkennen, egal wie klein. Das Erkennen von Fortschritten kann die Moral und Motivation steigern. Belohnungen müssen nicht groß sein – sie können so einfach sein wie eine Kaffeepause nach einem produktiven Morgen oder ein Spaziergang nach Erledigung einer herausfordernden Aufgabe.
Die Bekämpfung des Aufschiebens am Arbeitsplatz erfordert eine Kombination aus wirksamen Strategien und der Verpflichtung zur Veränderung. Durch die Umsetzung dieser Taktiken können Sie Ihre Produktivität steigern, Stress reduzieren und ein effizienteres und angenehmeres Arbeitsumfeld schaffen.
Obwohl die Auswirkungen des Aufschiebens am Arbeitsplatz erheblich sind, können sie mit einer Kombination aus persönlichem Einsatz, effektiven Managementstrategien und einem unterstützenden Arbeitsumfeld angegangen werden. Techniken wie Zeitmanagementtraining, regelmäßiges Feedback, Zielsetzung und die Schaffung eines positiven und ansprechenden Arbeitsumfelds können dazu beitragen, die Auswirkungen des Aufschiebens abzumildern und einen produktiveren und harmonischeren Arbeitsplatz zu fördern.
