21 Juni Was ist ein Clock-In-Clock-Out-System? Typen, Vorteile und mehr!
Was ist ein Clock-In-Clock-Out-System?
Ein Ein- und Ausstempelsystem ist eine Methode, mit der Unternehmen die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter verfolgen. Das System zeichnet den genauen Zeitpunkt auf, zu dem ein Mitarbeiter mit der Arbeit beginnt (einstempelt) und die Arbeit beendet (ausstempelt).
Das System kann manuell oder automatisiert sein. In manuellen Systemen kann es sein, dass sich Mitarbeiter mithilfe einer Stempeluhr physisch ein- und ausstempeln. Sie stecken eine Karte in einen Automaten, der Uhrzeit und Datum stempelt.
In automatisierten Systemen verwenden Mitarbeiter möglicherweise eine digitale Stechuhr oder sogar eine Anwendung auf ihrem Telefon oder Computer. Einige fortschrittliche Systeme nutzen biometrische Daten wie Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung, um die Genauigkeit sicherzustellen.
Dieses System trägt nicht nur dazu bei, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter genau für die von ihnen geleistete Arbeitszeit entlohnt werden, sondern unterstützt auch das Personalmanagement, indem es Managern ermöglicht, Verspätungen, übermäßige Pausen und Überstunden zu verfolgen.
Es ist zu beachten, dass diese Systeme den Datenschutzgesetzen und -vorschriften entsprechen müssen, da sie personenbezogene Daten über Mitarbeiter sammeln. Daher sollten Unternehmen, die ein solches System implementieren, darauf achten, die Datenschutzrechte ihrer Mitarbeiter zu wahren.
Wie stempelt man die Zeit in einem Clock-In-Clock-Out-System?
Hier sind allgemeine Schritte, wie man die Zeit auf einem traditionellen, Manuelles Ein- und Ausstempelsystem mit einer Lochkarte:
- Nehmen Sie zu Beginn Ihrer Schicht Ihre Lochkarte mit. Dies kann eine Papierkarte sein, die Sie erhalten, oder eine, die in einem Regal oder einer Kiste in der Nähe der Stechuhr aufbewahrt wird.
- Stecken Sie Ihre Lochkarte in den Stechuhrautomaten. Normalerweise gibt es dafür einen Steckplatz.
- Das Gerät zeichnet die aktuelle Uhrzeit auf der Karte auf, indem es diese stempelt oder ausdruckt. Dies wird als Einstempeln bezeichnet.
- Nehmen Sie Ihre Karte aus dem Automaten und legen Sie sie an den dafür vorgesehenen Platz zurück.
- Am Ende Ihrer Schicht wiederholen Sie den Vorgang zum Ausstempeln. Das Gerät zeichnet erneut die aktuelle Uhrzeit auf Ihrer Karte auf und zeigt an, wann Sie mit der Arbeit fertig sind.
Bei digitalen Systemen kann der Prozess variieren, umfasst jedoch häufig Folgendes:
- Melden Sie sich zu Beginn Ihrer Schicht im System an. Dies kann ein physisches Terminal oder eine Computer-, Smartphone- oder Tablet-App sein. Für die Anmeldung können Sie einen Benutzernamen, ein Passwort, eine RFID-Karte oder biometrische Daten verwenden.
- Wählen Sie die Option zum Einstempeln. Das System zeichnet die aktuelle Zeit als Ihre Startzeit auf.
- Melden Sie sich am Ende Ihrer Schicht erneut im System an und wählen Sie die Option zum Ausstempeln. Das System zeichnet die aktuelle Uhrzeit als Ihre Endzeit auf.
Denken Sie daran, dass es sich hierbei um allgemeine Anweisungen handelt. Der genaue Prozess kann je nach dem spezifischen Ein- und Ausstempelsystem, das Ihr Arbeitgeber verwendet, variieren. Befolgen Sie stets die Anweisungen oder Richtlinien Ihres Arbeitgebers zur Verwendung dieser Systeme.
Welche Arten von Clock-In-Clock-Out-Digitalsystemen gibt es?
Es stehen verschiedene Arten von digitalen Ein- und Ausstempelsystemen zur Verfügung, jedes mit seinen einzigartigen Funktionen. Hier sind einige der häufigsten Typen:
Biometrische Zeituhren:
Diese verwenden eindeutig biologische Merkmale zur Identifizierung von Mitarbeitern. Dazu können Fingerabdrücke gehören, Gesichtserkennungoder sogar Netzhautscans. Diese Systeme tragen dazu bei, „Buddy Punching“ zu verhindern, bei dem sich ein Mitarbeiter für einen anderen ein- oder ausstempelt.
Stechuhren mit Proximity-Karte:
Diese verwenden RFID (Radio Frequency Identification) oder andere Arten von Proximity-Karten oder Schlüsselanhängern. Mitarbeiter halten ihre Karte oder ihren Schlüsselanhänger in die Nähe des Lesegeräts, um ein- oder auszustempeln. Diese Systeme sind schnell und einfach zu verwenden, aber im Gegensatz zu biometrischen Systemen verhindern sie nicht das Schlagen von Kumpels.
Mobile Anwendungen:
Viele Unternehmen nutzen mobile Apps zur Zeiterfassung. Dies ist praktisch, da sich Mitarbeiter mit ihren Smartphones von überall aus ein- und ausstempeln können. Einige Apps umfassen GPS-Tracking oder Geofencing, um sicherzustellen, dass sich Mitarbeiter beim Ein- oder Ausstempeln an einem bestimmten Arbeitsplatz befinden.
Webbasierte Systeme:
Mit diesen Systemen können sich Mitarbeiter von jedem Gerät mit Internetverbindung aus ein- und ausstempeln. Dies ist nützlich für Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern oder Mitarbeitern, die häufig reisen.
Stechuhr-Kioske:
Bei diesem System handelt es sich um ein spezielles Gerät, ähnlich einer herkömmlichen Stempeluhr, jedoch mit digitaler Technologie. Mitarbeiter können sich mit einer eindeutigen Kennung wie einer ID-Nummer, einer RFID-Karte oder sogar einer biometrischen Kennung ein- und ausstempeln.
Telefonzeituhren:
Bei einigen Systemen können Mitarbeiter per Telefonanruf ein- oder ausstempeln. Dies kann für Arbeitnehmer nützlich sein, die während ihrer Schicht keinen Zugriff auf einen Computer oder ein Smartphone haben.
Smart Assistant-Integration:
Einige moderne digitale Ein- und Ausstempelsysteme lassen sich in intelligente Assistenten wie Alexa, Google Assistant oder Siri integrieren. Mitarbeiter können per Sprachbefehl ein- oder ausstempeln.
Jeder Systemtyp hat seine eigenen Vor- und Nachteile und die beste Wahl hängt von den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter ab.
Welche Vorteile bietet die Verwendung eines Clock-In-Clock-Out-Systems?
Ein Ein- und Ausstempelsystem bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Einige davon umfassen:
Genauigkeit:
Diese Systeme ermöglichen eine genaue Aufzeichnung darüber, wann ein Mitarbeiter seine Arbeit beginnt und beendet, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert wird, die bei der manuellen Zeiterfassung auftreten können. Diese Genauigkeit ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter für ihre Arbeit korrekt bezahlt werden.
Effizienz:
Durch die Automatisierung der Arbeitszeiterfassung kann im Vergleich zu manuellen Methoden eine erhebliche Zeitersparnis erzielt werden. Dies gibt der Personalabteilung und dem Management Zeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.
Compliance:
Genaue Zeitaufzeichnungen können Unternehmen dabei helfen, Arbeitsgesetze und -vorschriften einzuhalten, z. B. sicherzustellen, dass Mitarbeiter für Überstunden bezahlt werden und ihnen erforderliche Pausen gewährt werden. Im Falle eines Arbeitskonflikts oder einer Betriebsprüfung können detaillierte Zeitaufzeichnungen von unschätzbarem Wert sein.
Produktivität:
Die Verfolgung der Arbeitszeiten kann nützliche Daten zur Produktivität liefern. Manager können beispielsweise erkennen, ob bestimmte Schichten, Tage oder Jahreszeiten produktiver sind als andere, und Zeitpläne oder Ressourcen entsprechend anpassen.
Verantwortlichkeit:
Ein Ein- und Ausstempelsystem macht die Mitarbeiter für ihre Arbeitszeiten verantwortlich. Es kann Verhaltensweisen wie verspätetes Kommen, frühes Gehen oder das Einlegen langer Pausen verhindern, da diese klar aufgezeichnet werden.
Kosteneinsparungen:
Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeiten können Unternehmen sicherstellen, dass sie für nicht geleistete Stunden nicht zu viel bezahlen. Es kann auch dabei helfen, Überstundentrends zu erkennen und diese effektiv zu verwalten, um unnötige Kosten zu vermeiden.
Flexibilität:
Moderne digitale Systeme ermöglichen es Mitarbeitern, sich von verschiedenen Standorten aus einzu- oder auszustempeln, was die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern oder reisenden Mitarbeitern erleichtert.
Eliminierung von „Buddy Punching“:
Die Verwendung eindeutiger Identifikatoren wie biometrischer Daten oder persönlicher Anmeldeinformationen kann dies verhindern Kumpel schlägt, wo ein Mitarbeiter für einen anderen ein- oder ausstempelt.
Denken Sie daran: Um diese Vorteile nutzen zu können, ist es wichtig, ein System auszuwählen, das gut zu Ihren Geschäftsabläufen passt, und es konsequent und korrekt zu verwenden.
