06 August 6 proaktive Schritte für erfolgreiche Online-Meetings
6 proaktive Schritte für erfolgreiche Online-Meetings
Die Durchführung erfolgreicher Online-Kundengespräche über Zoom oder andere virtuelle Plattformen erfordert eine sorgfältige Planung, Vorbereitung und Durchführung. Hier sind einige proaktive Schritte, die dazu beitragen, dass Ihre Meetings reibungslos verlaufen und ihre Ziele erreicht werden:
1. Vorbereitung:
Vorausplanen:
Bestimmen Sie das Ziel des Meetings, legen Sie eine klare Agenda fest und teilen Sie diese vorab mit den Teilnehmern.
Eine effektive Planung ist entscheidend für ein produktives und erfolgreiches Online-Kundengespräch. Hier sind einige Schlüsselelemente für die Vorausplanung:
Definieren Sie das Ziel: Jedes Treffen sollte einen klaren Zweck oder ein klares Ziel haben. Ob es darum geht, Aktualisierungen auszutauschen, ein Problem zu lösen oder eine Entscheidung zu treffen, dieses Ziel sollte den Planungsprozess leiten. Machen Sie sich am Ende des Meetings klar, was Sie erreichen möchten.
Erstellen Sie eine Besprechungsagenda: Eine gut strukturierte Tagesordnung kann das Meeting effizienter machen und dafür sorgen, dass alle auf dem Laufenden bleiben. Darin sollte dargelegt werden, welche Themen besprochen werden, in welcher Reihenfolge sie behandelt werden und wie viel Zeit ihnen jeweils zugewiesen wird. In der Tagesordnung sollte auch festgelegt werden, wer die einzelnen Themen leitet und wer sich im Voraus vorbereiten sollte.
Verteilen Sie die Tagesordnung: Teilen Sie die Tagesordnung den Besprechungsteilnehmern im Voraus mit. Dadurch wissen sie, was sie erwartet, können ihre Beiträge vorbereiten und Ideen einbringen. Es empfiehlt sich, die Tagesordnung einige Tage vor der Besprechung zu versenden.
Identifizieren Sie die erforderlichen Teilnehmer: Überlegen Sie sorgfältig, wer bei der Besprechung anwesend sein muss. Das Einladen unnötiger Teilnehmer kann zu Ineffizienz führen. Es sollten nur diejenigen eingeladen werden, die zum Ziel beitragen können oder zur Entscheidungsfindung benötigt werden.
Materialien vorbereiten: Wenn während des Meetings Materialien oder Dokumente besprochen werden, stellen Sie sicher, dass diese im Voraus vorbereitet und den Teilnehmern mitgeteilt werden. Hierzu können Berichte, Folien oder Hintergrundinformationen gehören, die zum Verständnis der Diskussion notwendig sind.
Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt:
Die Auswahl des geeigneten Zeitpunkts für Ihr Online-Meeting ist ein entscheidender Aspekt der Planung. So machen Sie es effektiv:
Überlegungen zur Zeitzone: Wenn Sie mit Kunden oder Kollegen zu tun haben, die sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, berücksichtigen Sie dies. Versuchen Sie, für alle Teilnehmer einen Zeitpunkt zu finden, der innerhalb der regulären Geschäftszeiten liegt. Verwenden Sie bei Bedarf einen Zeitzonenkonverter.
Verfügbarkeit der Teilnehmer: Überprüfen Sie die Verfügbarkeit aller Teilnehmer, bevor Sie einen Termin vereinbaren. Dies kann die Überprüfung freigegebener Kalender oder die Anfrage nach deren Verfügbarkeit umfassen.
Dauer des Treffens: Machen Sie sich die Dauer des Meetings klar. Zu lange Besprechungen können zu verminderter Aufmerksamkeit und Produktivität führen. Normalerweise ist es am besten, Besprechungen nach Möglichkeit unter einer Stunde zu halten.
Belebte Zeiten: Vermeiden Sie es, Besprechungen zu Zeiten anzusetzen, an denen die meisten Menschen am meisten beschäftigt sind, beispielsweise gleich morgens oder kurz vor dem Ende des Arbeitstages. Der Vormittag oder der Nachmittag eignen sich oft gut für Besprechungen.
Erschöpfung begegnen: Vermeiden Sie nach Möglichkeit die Planung aufeinanderfolgender Besprechungen. Wenn Sie den Teilnehmern zwischen den Meetings eine Auszeit gönnen, kann dies dazu beitragen, dass sie frisch und aufmerksam bleiben.
Respekt vor der persönlichen Zeit: Vermeiden Sie es, Besprechungen außerhalb der regulären Geschäftszeiten anzusetzen, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich. Der Eingriff in die persönliche Zeit kann zu Unmut und verminderter Beteiligung führen.
Wiederkehrende Treffen: Wenn es sich um ein wiederkehrendes Meeting handelt, wählen Sie einen Zeitpunkt, der für alle Teilnehmer durchgängig gut funktioniert. Dies kann den Teilnehmern auch bei der Planung ihres Zeitplans helfen.
Testen Sie Ihre Technologie:
Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung, Kamera, Mikrofon und Zoom-Anwendung, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Es ist auch gut, einen Backup-Plan zu haben (z. B. einen Telefonanruf), falls etwas schief geht.
Richten Sie Ihre Umgebung ein:
Stellen Sie sicher, dass der Raum, in dem Sie sich befinden, ruhig, gut beleuchtet und frei von möglichen Ablenkungen ist.
Lernen Sie Zoom-Funktionen kennen:
Machen Sie sich mit den verschiedenen Funktionen von Zoom und Team vertraut, z. B. Bildschirmfreigabe, Breakout-Räume oder Umfragen, die Ihr Meeting interaktiver und ansprechender gestalten können.
2. Kommunikation:
Sei früh:
Melden Sie sich einige Minuten früher bei der Besprechung an, um die teilnehmenden Teilnehmer willkommen zu heißen.
Geben Sie den Ton an:
Beginnen Sie das Meeting positiv, vielleicht mit einem kurzen Check-in oder einem Smalltalk, bevor Sie zur Tagesordnung übergehen.
Klar und prägnant:
Seien Sie in Ihrer Kommunikation klar und prägnant. Vermeiden Sie die Verwendung von Fachjargon, es sei denn, Sie sind sicher, dass alle Teilnehmer ihn verstehen.
3. Verlobung:
Ermutigen Sie zur Teilnahme:
Nutzen Sie die Chat-Funktion, stellen Sie Fragen oder nutzen Sie Umfragefunktionen, um die Teilnahme zu fördern und das Engagement aufrechtzuerhalten.
Schaffen Sie einen sicheren Raum: Stellen Sie sicher, dass sich die Teilnehmer beim Sprechen wohl fühlen. Ermutigen Sie sie, ihre Ideen und Meinungen zu teilen, und stellen Sie sicher, dass alle Stimmen respektiert werden.
Nutzen Sie interaktive Funktionen: Zoom und andere Plattformen bieten Funktionen wie Umfragen und Fragen und Antworten, mit denen Eingaben und Feedback eingeholt werden können. Diese Tools können verwendet werden, um die Diskussion aufzulockern, für etwas Spaß zu sorgen und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, einen Beitrag zu leisten.
Offene Fragen stellen: Offene Fragen können eine Diskussion anregen und detailliertere Antworten hervorrufen. Anstatt einfach nur um Zustimmung oder Ablehnung zu bitten, versuchen Sie, zu tieferem Denken und differenzierteren Antworten anzuregen.
Binden Sie die Teilnehmer direkt ein: Manchmal benötigen die Teilnehmer möglicherweise eine direkte Einladung, ihre Gedanken mitzuteilen. Wenn Sie bemerken, dass jemand eine Weile nichts gesagt hat, können Sie etwas sagen wie: „Wir haben eine Weile nichts von [Name] gehört.“ [Name], haben Sie irgendwelche Gedanken dazu?“
Breakout-Räume: Bei größeren Meetings kann die Breakout-Room-Funktion von Zoom genutzt werden, um die Teilnehmer für detailliertere Diskussionen in kleinere Gruppen aufzuteilen. Dies kann ruhigeren Teilnehmern eine bessere Chance geben, sich zu Wort zu melden.
Positive Verstärkung: Erkennen Sie die Teilnehmer an und schätzen Sie sie, wenn sie einen Beitrag leisten. Diese positive Verstärkung kann sie und andere dazu ermutigen, sich aktiver zu beteiligen.
Verwendung von Bildmaterial: Menschen reagieren oft gut auf visuelle Elemente. Durch die Bildschirmfreigabe eines relevanten Dokuments, einer Folie oder eines Bildes kann eine Diskussion angeregt werden.
Aktives Zuhören:
Zeigen Sie, dass Sie Ihren Kunden aktiv zuhören, indem Sie nicken, zusammenfassen, was sie gesagt haben, und Folgefragen stellen.
Aktives Zuhören ist eine wesentliche Fähigkeit für eine effektive Kommunikation, insbesondere bei Online-Meetings. Es sorgt nicht nur für Verständnis, sondern zeigt auch Respekt und Rücksichtnahme gegenüber dem Redner. So üben Sie aktives Zuhören während Ihrer Zoom-Meetings:
Halte Augenkontakt: Obwohl Sie mit den Teilnehmern nicht physisch anwesend sind, können Sie virtuellen „Blickkontakt“ halten, indem Sie in Ihre Kamera schauen, während andere sprechen. Dies gibt dem Redner das Gefühl, aufmerksam zugehört zu werden.
Nonverbale Hinweise: Verwenden Sie nonverbale Signale wie Nicken, Lächeln und andere Ausdrücke, um zu zeigen, dass Sie aufmerksam sind. Diese Signale können für den Sprecher sehr beruhigend sein.
Ablenkungen minimieren: Konzentrieren Sie sich weiterhin auf den Sprecher. Vermeiden Sie es, während des Meetings andere Aufgaben zu erledigen, E-Mails zu lesen oder auf Ihr Telefon zu schauen.
Paraphrasieren und zusammenfassen: Um sicherzustellen, dass Sie es richtig verstanden haben, paraphrasieren Sie den Standpunkt des Sprechers regelmäßig und fassen Sie zusammen, was Sie gehört haben. Dies hilft auch, die Botschaft des Sprechers zu bestätigen.
Stellen Sie relevante Fragen: Zeigen Sie Ihr Interesse und vertiefen Sie Ihr Verständnis, indem Sie relevante Fragen stellen oder um Klarstellungen bitten. Dies fördert einen offeneren Dialog und zeigt, dass Sie sich aktiv an der Konversation beteiligen.
Rückmeldung geben: Geben Sie gegebenenfalls Feedback. Es hilft dem Sprecher zu verstehen, wie seine Botschaft interpretiert wird, und ermöglicht es ihm, Missverständnisse zu klären.
Pause vor der Antwort: Nachdem jemand zu Ende gesprochen hat, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre Gedanken zu sammeln, bevor Sie antworten. Diese Pause zeigt, dass Sie über das Gesagte nachdenken und nicht nur darauf warten, dass Sie an der Reihe sind.
4. Nachbereitung:
Zusammenfassung und Aktionspunkte:
Fassen Sie am Ende des Meetings die wichtigsten Punkte zusammen und geben Sie die nächsten Schritte klar an. Stellen Sie dabei sicher, dass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt.
Protokoll senden:
Senden Sie allen Teilnehmern eine Folge-E-Mail mit Besprechungsprotokollen, einschließlich wichtiger Entscheidungen und Aktionspunkte.
Bitten Sie um Feedback:
Bitten Sie Ihre Kunden um Feedback dazu, wie das Meeting ihrer Meinung nach verlaufen ist und was beim nächsten Mal verbessert werden könnte.
5. Professionalität:
Dem Umstand gemäß kleiden:
Kleiden Sie sich professionell, als ob Sie die Kunden persönlich treffen würden.
Halte Augenkontakt:
Versuchen Sie, beim Sprechen in die Kamera zu schauen. Dadurch entsteht der Eindruck, Blickkontakt mit den anderen Teilnehmern herzustellen.
6. Anpassen und Lernen:
Fortlaufendes Lernen:
Suchen Sie immer nach Möglichkeiten, Ihre Online-Meetings zu verbessern. Lernen Sie aus aufgetretenen technischen Störungen oder Missverständnissen und finden Sie Möglichkeiten, diese in Zukunft zu vermeiden.
Bleiben Sie auf dem Laufenden:
Bleiben Sie über alle neuen Funktionen oder Aktualisierungen der Zoom- und Team-Plattform auf dem Laufenden, die Ihre Online-Meetings verbessern könnten.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Ihre Online-Kundengespräche effektiver und produktiver gestalten und so bessere Beziehungen zu Ihren Kunden fördern.
