03 أغسطس تتبع الموظفين بسهولة في Microsoft Teams

كيفية تتبع الموظفين في Microsoft Teams؟

 

تكامل ClockIt مع Microsoft Teams يُحدث ثورة في إدارة القوى العاملة من خلال تمكين أصحاب العمل من تتبع أوقات الحضور والانصراف بسهولة من خلال واجهة Teams. يعمل تكاملنا على تحويل Teams إلى مركز مركزي للتعاون وتتبع الوقت، مما يقلل الحاجة إلى منصات متعددة وتبسيط عملياتك.

الآن، يمكن للموظفين تسجيل الدخول أو الخروج، أو أخذ فترات راحة، أو الذهاب لتناول الغداء، كل ذلك من داخل بيئة Microsoft Teams المألوفة لديهم بالفعل. يحصل المديرون على رؤى في الوقت الفعلي حول إنتاجية القوى العاملة وحضورهم دون الحاجة إلى تبديل الأنظمة الأساسية، مما يؤدي إلى الحصول على كشوف مرتبات دقيقة وتقليل عبء العمل الإداري وزيادة الكفاءة التشغيلية. استمتع بسهولة وكفاءة تتبع الوقت المتكامل مع ClockIt وMicrosoft Teams. عزز إنتاجيتك في مكان العمل اليوم!

 

ما هي فرق Microsoft؟

 

Microsoft Teams عبارة عن نظام أساسي موحد للاتصال والتعاون يجمع بين الدردشة المستمرة في مكان العمل واجتماعات الفيديو وتخزين الملفات (بما في ذلك التعاون في الملفات) وتكامل التطبيقات. تم بناء الخدمة على مجموعات Office 365، وهي تتكامل مع مجموعة إنتاجية Microsoft Office 365 وتتميز بامتدادات يمكن أن تتكامل مع المنتجات غير التابعة لشركة Microsoft أيضًا.

يدعم Microsoft Teams الترابط في المحادثات، مما يسمح للمستخدمين بالرد على رسائل محددة مباشرة، مما يساعد في إجراء مناقشات أكثر تماسكاً. كما أنه يدعم المجموعات والفرق العامة والخاصة. بالإضافة إلى هذه التفاعلات النصية، يدعم Teams مكالمات الفيديو ومشاركة الشاشة، مما يجعله أداة شاملة للتعاون عن بعد.

 

ما هو التكامل على مدار الساعة مع الفرق؟

 

تكامل الساعة الزمنية مع Microsoft Teams هي ميزة برمجية تتيح تتبع ساعات عمل الموظف مباشرة داخل بيئة Teams. إنه يجلب بشكل أساسي وظائف الساعة الزمنية التقليدية إلى المساحة الرقمية للفرق.

وإليك كيفية العمل عادةً: يمكن للموظفين "تسجيل الدخول" لبدء يوم عملهم و"تسجيل الخروج" عند الانتهاء، مباشرةً من خلال النظام الأساسي لـ Microsoft Teams. استخدم أوامر ClockIt البسيطة للتثبيت والإخراج بسهولة. يمكنهم أيضًا الإشارة إلى الوقت الذي يأخذون فيه فترات راحة. يتم تسجيل كل هذه الإجراءات ويمكن للإدارة تتبعها، تمامًا مثل ساعة الوقت الفعلية في مكان العمل.

يقدم هذا النوع من التكامل العديد من المزايا.

أولاً، يوفر وسيلة مريحة ومركزية للموظفين لإدارة وقتهم. ولا يتعين عليهم التبديل بين التطبيقات أو الأنظمة الأساسية المختلفة، الأمر الذي يمكن أن يوفر الوقت ويتجنب الارتباك.

ثانيًا، يسمح بتتبع ساعات العمل والإبلاغ عنها في الوقت الفعلي، وهو ما يمكن أن يكون مفيدًا لتحليل كشوف المرتبات والامتثال والإنتاجية. وأخيرًا، نظرًا لتكامله مع Teams، يمكنه العمل بسلاسة مع ميزات النظام الأساسي الأخرى، مثل التقويمات وإدارة المهام وأدوات الاتصال.

 

مزايا استخدام تكامل الساعة الزمنية ClockIt مع Teams.

 

تتبع الموظفين بسهولة في Microsoft Teams

توفر قدرة الموظفين عن بعد على تسجيل الدخول والخروج داخل Microsoft Teams مزايا كبيرة، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة والمرونة. نظرًا لأن بيئات العمل عن بعد غالبًا ما تمتد إلى مناطق زمنية وجداول عمل مختلفة، فإن هذا التكامل يسمح للموظفين بتسجيل ساعات عملهم بنقرة زر واحدة، بغض النظر عن مكان تواجدهم.

فهو يلغي الحاجة إلى تطبيقات منفصلة لتتبع الوقت أو إدخالات الجدول الزمني اليدوية، مما يوفر منصة موحدة ومبسطة للتعاون وتتبع الوقت. لا تعمل هذه الوظيفة على تبسيط العملية بالنسبة للموظف فحسب، بل توفر أيضًا للمديرين رؤية دقيقة في الوقت الفعلي لأنماط العمل عن بُعد، مما يؤدي إلى معالجة دقيقة لكشوف المرتبات وإدارة أكثر فعالية للفرق البعيدة. بالإضافة إلى ذلك، فهو يعمل على تمكين الموظفين عن بعد من خلال منحهم الاستقلالية خلال ساعات عملهم مع الحفاظ على المساءلة، وهو أمر ضروري في بيئة عمل ناجحة عن بعد.

 

الإخطارات داخل الفرق

تُعد ميزة تلقي الإشعارات في الوقت الفعلي ضمن Microsoft Teams في كل مرة يقوم فيها الموظف بالدخول أو الخروج بمثابة تغيير في قواعد اللعبة بالنسبة لإدارة الفريق. تعمل هذه الميزة على تحسين التجربة السلسة والمتكاملة من خلال إبقاء المديرين على اطلاع مباشرة من خلال النظام الأساسي الذي يستخدمونه بالفعل للتواصل والتعاون. ليست هناك حاجة للتحقق من نظام منفصل أو تعطيل سير العمل.

تعني الإعلامات الموجودة في Teams أنك على علم فوري بتوفر فريقك وساعات عمله، مما يساعدك في توزيع المهام والجدولة وضمان الإنتاجية. بالإضافة إلى ذلك، فهو يعزز الشفافية والمساءلة داخل الفريق، حيث يعرف الموظفون أن أوقات عملهم تتم مراقبتها بدقة. في بيئات العمل الرقمية والبعيدة بشكل متزايد، فإن وجود هذا النوع من المعلومات في متناول يدك، داخل النظام الأساسي الذي تستخدمه بالفعل يوميًا، يؤدي إلى تحسين الكفاءة والتحكم الإداري بشكل كبير.

 

الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية

تعمل وظيفة تسجيل الدخول والخروج باستخدام الرسائل المباشرة أو الرسائل الجماعية ضمن Microsoft Teams على إنشاء بيئة عمل سلسة وتواصلية. ببساطة عن طريق إرسال رسالة، يمكن للموظفين تسجيل الدخول لبدء يومهم، أو تسجيل الخروج عند الانتهاء، أو حتى ملاحظة متى يأخذون استراحة.

لا يقوم هذا الإجراء بتسجيل وقت عملهم فحسب، بل يقوم أيضًا بإبلاغ بقية أعضاء الفريق تلقائيًا. يعمل هذا التواصل الشفاف على تعزيز العمل الجماعي من خلال إبقاء الجميع على علم بالوقت الذي يكون فيه الزملاء متاحين للتعاون وعندما يكونون في فترة راحة.

إنه يلغي الحاجة إلى تحديثات منفصلة أو التحقق من أنظمة مختلفة لمعرفة من يدخل ومن لا يدخل. إن وجود هذا النوع من التواصل الفوري والشامل حول ساعات العمل يشجع ثقافة احترام وقت بعضنا البعض ويعزز التنسيق الفعال لسير العمل - كل ذلك ضمن بيئة Microsoft Teams سهلة الاستخدام.

 

عيوب تتبع الموظفين في Microsoft Teams

 

لا يوجد التقاط الموقع والسياج الجغرافي.

من العيوب الملحوظة في تسجيل الدخول والخروج داخل Microsoft Teams عدم القدرة على التقاط الموقع الجغرافي لهذه الإجراءات. نظرًا لإرشادات الخصوصية الخاصة بشركة Microsoft، لا يوفر النظام الأساسي بيانات الموقع الجغرافي المرتبطة بأنشطة المستخدم. ونتيجة لذلك، لا يمكن إعداد سياج جغرافي أو تحديد مكان تواجد الموظفين بدقة عند تسجيل الدخول أو الخروج. يمكن أن يشكل هذا القيد تحديًا للمؤسسات التي تحتاج إلى تتبع الموقع الفعلي لموظفيها لأسباب تتعلق بالامتثال أو الأمان أو التشغيل. على سبيل المثال، الشركات التي توظف موظفين ميدانيين أو تحتاج إلى التأكد من أن الموظفين يعملون من موقع معين (مثل مكتب فرعي أو موقع عميل) قد تجد هذا القيد عيبًا كبيرًا. وبالتالي، في حين أن تكامل Teams يوفر مجموعة من الفوائد لتتبع الوقت والتواصل عن بعد، إلا أنه لا يوفر حلاً شاملاً للتتبع الجغرافي.

 

لا يوجد التقاط الصور

عيب آخر لتكامل الساعة الزمنية داخل Microsoft Teams هو عدم القدرة على التقاط الصور في وقت تسجيل الدخول والخروج. من المحتمل أن يؤدي هذا الإغفال إلى ترك نافذة مفتوحة لممارسات مثل "ضرب الأصدقاء"، حيث يقوم أحد الموظفين بالدخول أو الخروج لموظف آخر. بدون وجود نظام للتحقق بصريًا من هوية الشخص الذي يبدأ إجراء تسجيل الدخول أو تسجيل الخروج، قد يكون من الصعب التأكد تمامًا من صحة سجلات الوقت. بالنسبة للشركات التي يكون فيها التتبع الدقيق للوقت أمرًا بالغ الأهمية، وهناك حاجة إلى التأكد من أن الموظف المناسب يقوم بتسجيل الدخول أو الخروج، فإن هذا النقص في ميزة التقاط الصور قد يشكل مشكلة تتعلق بالنزاهة ويمكن أن يؤثر على الفعالية العامة لإدارة القوى العاملة.

 

افكار اخيرة

في الختام، يقدم تكامل الساعة الزمنية ضمن Microsoft Teams العديد من المزايا التي تعمل على تبسيط وتعزيز إدارة تتبع وقت القوى العاملة، خاصة في إعدادات العمل عن بعد. فهو يوفر إشعارات في الوقت الفعلي حول أنشطة الحضور والانصراف للموظفين، ويشجع الشفافية والمساءلة، ويعزز التواصل والتنسيق بشكل أفضل بين الفريق. ومع ذلك، من المهم ملاحظة أن هذا التكامل له حدود معينة. عدم القدرة على التقاط بيانات أو صور تحديد الموقع الجغرافي يعني أنها لا ترقى إلى مستوى تقديم حل تتبع شامل تمامًا، مع ما يترتب على ذلك من آثار على الامتثال الجغرافي المحدد ومنع الممارسات مثل لكم الأصدقاء. على الرغم من هذه العيوب، فإن الوظائف العامة وسهولة الاستخدام ضمن نظام أساسي معتمد على نطاق واسع مثل Microsoft Teams تجعله أداة قوية للعديد من الشركات. كما هو الحال مع أي حل تكنولوجي، من الضروري تقييم ميزاته وقيوده مقابل احتياجاتك التنظيمية المحددة للتأكد من أنه يعمل كمورد فعال وكفؤ لفريقك.