19 سبتمبر دليل عملي لتنفيذ نظام دخول الوقت للشركات الصغيرة في الولايات المتحدة.
شارك في 14: 59h
in مدار الساعة
الشركات الصغيرة لديها الكثير من الأجزاء المتحركة. هناك العديد من الأشياء التي يجب تتبعها، بدءًا من أداء الموظفين والمشاريع وحتى النفقات وتتبع الوقت. قد تكون مراقبة كل شيء أمرًا صعبًا، ولكن هناك حلول يمكن أن تساعدك في تبسيط العملية. يعد تنفيذ نظام فعال لإدخال الوقت للشركات الصغيرة أحد هذه الحلول. يسهل برنامج تتبع الوقت على الموظفين تتبع ساعات عملهم، ويمكّن المديرين والموارد البشرية من مراقبة استخدام وقت الشركة، ويقلل من مخاطر ساعات العمل غير المسجلة أو الاستخدام الشخصي لموارد الشركة. دعونا نلقي نظرة على سبب وجوب وضع نظام دخول الوقت للشركات الصغيرة في الولايات المتحدة وكيف يمكنك القيام بذلك.
لماذا يجب عليك تثبيت نظام إدخال الوقت للشركات الصغيرة
يعد نظام تتبع الوقت مثاليًا لأي شركة ذات قوة عاملة متقلبة؛ فهو يدفع للموظفين أو فواتير العملاء بالساعة. ويشمل ذلك مجموعة واسعة من الصناعات، بدءًا من مكاتب المحاماة والوكالات العقارية وحتى شركات تكنولوجيا المعلومات وشركات البناء. سيساعدك تطبيق نظام تتبع الوقت للشركات الصغيرة على تتبع ساعات عمل الموظفين بشكل أكبر، وتوضيح الموظفين الذين يعملون في أي مشروع، والمساعدة في حساب الوقت الذي يقضيه في كل مشروع.. ستلاحظ أيضًا زيادة في الإنتاجية وتحسينًا في الاتصال الداخلي. ربما تتساءل عن سبب أهمية تتبع ساعات عمل الموظف في المقام الأول. تتبع الوقت له فوائد عديدة، بما في ذلك.
فوائد نظام تتبع الوقت للشركات الصغيرة
-
تحسين إدارة المشاريع – يساعد نظام تتبع الوقت أيضًا في إدارة المشروع. وهذا يعني أنك ستتمكن من معرفة مقدار الوقت الذي يستغرقه كل مشروع والموظفين الذين يعملون في كل مشروع. يمكن أن يساعدك هذا على التأكد من أن الموظفين لا يعملون على عدد كبير جدًا من المشاريع في نفس الوقت، مما قد يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية.
-
تحسين التوازن بين العمل والحياة الخاصة بالموظف - يمكن أن يساعدك تتبع ساعات عمل الموظف أيضًا على تحسين التوازن بين العمل والحياة. يمكنك مراجعة سجلات تتبع الوقت لكل موظف للتأكد من أنهم لا يعملون لساعات طويلة في الأسبوع، مما يؤدي إلى الإرهاق وارتفاع معدل دوران الموظفين. -
-
المزايا الضريبية - يمكن أيضًا أن يأتي تتبع ساعات عمل الموظف أمرًا مؤكدًا المزايا الضريبية. إذا كنت تقوم بإصدار فاتورة لعملائك بالساعة، فستتمكن من إظهار مقدار الوقت أنفق في كل مشروع، مما يجعل الوقت الضريبي أكثر وضوحًا. يمكن أن يساعدك أيضًا على تجنب مخاطر يتم تدقيقها من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية بسبب الإبلاغ الخاطئ عن دخلك الخاضع للضريبة.
-
تبسيط الرواتب وإدارة الموارد البشرية - الميزة المهمة الأخيرة لنظام تتبع الوقت هي أنه يبسط إدارة الرواتب والموارد البشرية. وهذا يعني أنك ستتمكن من تتبع وقت كل موظف، مما قد يساعدك على تجنب الأخطاء عند حساب رواتبهم.
كيفية وضع نظام دخول الوقت للشركات الصغيرة
يمكن أن يكون تنفيذ نظام تتبع الوقت أسهل مما تعتقد. فيما يلي بعض النصائح حول البدء:
-
اختر برنامجًا لتتبع الوقت – قبل أن تتمكن من البدء في تنفيذ نظام تتبع الوقت، ستحتاج إلى اختيار البرنامج الذي يناسب موظفيك وعملك. قد ترغب في استضافة جلسة تدريبية لتتبع الوقت للتعرف على أساسيات استخدام النظام، بما في ذلك نوع المعلومات مطلوب وكيفية إضافتها.
-
إعداد التتبع لموظفيك – قد ترغب أيضًا في التفكير في إعداد تتبع الوقت لموظفيك، وكذلك لنفسك. سيسمح لك بمراقبة مقدار الوقت الذي يقضيه الجميع في كل مشروع وسيسهل عليك حساب كشوف المرتبات.
3 خطوات لتنفيذ نظام ناجح لإدخال الوقت للشركات الصغيرة.
الآن بعد أن فهمت فوائد نظام تتبع الوقت ولديك بعض الأفكار حول كيفية تثبيت نظام في شركتك الصغيرة، دعنا نلقي نظرة على الخطوات التي ستحتاج إلى اتخاذها لإنجاحه.
-
اختر برنامج تتبع الوقت – كما ذكرنا سابقًا، من الضروري اختيار برنامج يعمل مع قنوات الاتصال الخاصة بفريقك. تأكد من أنه سيتكامل مع البرنامج الذي يستخدمه موظفوك بالفعل.
-
قم بتثقيف موظفيك – قد يبدو هذا بمثابة الخطوة الأولى، ولكن من الضروري ليس فقط تحديد نظام تتبع الوقت ولكن أيضًا التأكد من فهم موظفيك لكيفية عمله. قد ترغب في استضافة اجتماع داخلي لتوجيه الجميع عبر الأساسيات، أو يمكنك إنشاء فيديو تدريبي لتتبع الوقت.
-
إعداد التتبع لموظفيك – بمجرد تحديد برنامج تتبع الوقت والتأكد من فهم موظفيك لكيفية استخدامه، ستحتاج إلى إعداد تتبع الوقت لهم. سيسمح لك بمراقبة مقدار الوقت الذي يقضيه كل موظف في كل مشروع وسيسهل عليك حساب كشوف المرتبات.
لماذا نظام إدخال الوقت رقم 1 في الولايات المتحدة - "Clockit" لعملك؟
كما ناقشنا، تحتوي الشركات الصغيرة المزدحمة على العديد من الأجزاء المتحركة، لذلك من الضروري التأكد من أن هذه الأجزاء تتحرك قدر الإمكان. قد يكون الأمر صعبًا إذا كنت تحاول تتبع ساعات عمل الموظفين وإدارة المشروع يدويًا. يمكن أن يساعدك برنامج تتبع الوقت في تبسيط العملية. عندما يتعلق الأمر باختيار نظام تتبع الوقت لشركتك الصغيرة، هناك العديد من الخيارات المتاحة. من الضروري التأكد من أن البرنامج الذي تختاره متوافق مع قنوات الاتصال الخاصة بفريقك، وسهل الاستخدام، ودقيق بما يكفي لتلبية احتياجات عملك. عندما يتعلق الأمر ببرنامج تتبع الوقت، فإن الخيار الأفضل هو برنامج تتبع الوقت تمت محاكمته واختبارها من قبل الآلاف من الشركات الأخرى. العديد من أنظمة التتبع بدوام كامل للشركات الصغيرة موجودة منذ سنوات وساعدت آلاف الشركات على تبسيط عملياتها. أحد هذه البرامج هو Clockit، البرنامج رقم 1 لتسجيل الوقت في الولايات المتحدة، وهو الأكثر تطلبًا هنا قائمة الصور.
الاستنتاج.
يمكن أن يفيد تطبيق نظام تتبع الوقت أي شركة تدفع رواتب موظفيها بالساعة، أو تصدر فواتير للعملاء بالساعة، أو لديها قوة عاملة متقلبة. ابدأ باختيار برنامج لتتبع الوقت تمت محاكمته واختبارها من قبل الآلاف من الشركات الأخرى، وتأكد من أن موظفيك يفهمون كيفية عملها. بعد ذلك، قم بإعداد التتبع لموظفيك لمراقبة مقدار الوقت الذي يقضيه الجميع في كل مشروع وتسهيل عليك حساب كشوف المرتبات. ونتيجة لذلك، ستلاحظ زيادة في الإنتاجية وتحسينًا في الاتصال الداخلي.
