30 سبتمبر قوالب قائمة المهام الأكثر شعبية - ClockIt
شارك في 11: 31h
in تتبع المهام
هل سئمت من وجود عدد كبير جدًا من قوالب قوائم المهام غير القابلة للتنفيذ؟ هل تجد نفسك تضيف مهام إلى قائمتك ولكنك لا تعيد فحصها أبدًا؟ هل تخيفك فكرة كتابة قائمة مهام أخرى - لأنك تعلم أنه بمجرد الانتهاء منها، سينتهي بها الأمر إلى أن تصبح مستندًا آخر منسيًا؟ لنواجه الأمر. هناك الكثير من قوالب قوائم المهام المجانية عبر الإنترنت والتي تجعلنا جميعًا في حيرة من أمرنا بشأن الأفضل بالنسبة لنا. كيف نختار؟ ما هي الأشياء الأساسية التي يجب مراعاتها عند إنشاء نظام إدارة المهام لدينا؟ تهدف مشاركة المدونة هذه إلى الإجابة على جميع أسئلتك وتزويدك بكل ما تحتاجه لاستخدام نظام إدارة المهام الرقمي.
لماذا نحتاج إلى قائمة المهام؟
تسمح لك قائمة المهام بتتبع كل ما يلزم إنجازه. يمكن يستخدم للعمل والمهام الشخصية وستمكنك من التركيز عليها لضمان إنجازها. يمكن أن يكون أيضًا أداة مفيدة إذا كنت تعاني من المماطلة. حفظ أ تأليف لائحة يمكن أن تساعدك على البقاء مسؤولاً عما تحتاج إلى إنجازه. يمكن أن تكون أيضًا طريقة ممتازة لتتبع المواعيد النهائية حتى لا تتأخر. يمكن لقائمة المهام يستخدم لتنظيم أفكارك. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا كان لديك الكثير من المهام ويجب عليك التركيز على مهامك.
لماذا يصعب استخدام إدارة المهام؟
بالنسبة لبعض الناس، كتابة الأشياء على قطعة من الورق وشطبها بمجرد القيام بذلك تم الانتهاء يكفي لتتبع كل ما يحتاج إليه تتم. ولكن قد يكون من الصعب على الآخرين أن يعتادوا على كتابة الأشياء. يمكن أن يكون هذا صحيحًا بشكل خاص بالنسبة لأولئك الذين يحاولون إدارة وقتهم بشكل أفضل ويكونوا أكثر إنتاجية. ليس هذا فحسب، بل إن العديد من قوالب قوائم المهام الورقية لا تسمح لك بتنظيم مهامك بأي ترتيب تريده. هذا يعني أنه إذا كان لديك بعض المهام التي تحتاج إلى ذلك تتم قبل المهام الأخرى، قد ينتهي بك الأمر إلى كتابتها على نفس قطعة الورق. قد يؤدي هذا إلى نسيان الوظيفة التي ينبغي عليك القيام بها تتم لأول مرة.
كيف تجد قائمة المهام الصحيحة بالنسبة لك؟
ستحتاج إلى التأكد من أنك تستخدم نظام إدارة المهام الذي يتناسب بشكل جيد مع نمط حياتك والذي تلتزم به. يمكنك القيام بذلك عن طريق طرح بعض الأسئلة على نفسك.
- ما هو نمط حياتك مثل؟
- هل أنت طالب ولديك الكثير من الوقت، أو لديك وظيفة منتظمة بدوام كامل؟
- ما هي نقاط القوة والضعف التنظيمية لديك؟
- هل تعمل بشكل أفضل مع الإشارات البصرية أو السمعية؟
- ما نوع التكنولوجيا التي تشعر بالراحة عند استخدامها؟
- كم عدد المهام التي عليك إدارتها؟
- ما هي ميزانيتك؟
ما الذي يجب أن تتضمنه قائمة مهامك؟
- مكان لتسجيل مهام اليوم – هذا هو الجزء الأول والأكثر أهمية من قائمة المهام الخاصة بك. إنه المكان الذي ستكتب فيه المهام التي تريد إكمالها في أي يوم.
- مكان لتسجيل مهام الأسبوع – هذا هو المكان الذي ستتابع فيه المهام التي تخطط لإنجازها خلال الأسبوع. يمكن أن يؤدي استخدام التطبيق أيضًا إلى إضافة تواريخ استحقاق لكل مهمة لمعرفة وقت إنجازها.
- مكان لتسجيل مهام الشهر – هذا هو المكان الذي ستكتب فيه المهام التي تخطط لإنجازها خلال الشهر. يمكنك أيضًا استخدام هذه المساحة لتدوين أي مهام متكررة يجب عليك القيام بها شهريًا.
- مكان لتسجيل الأفكار – إذا كنت تحب التفكير بصوت عالٍ وكتابة كل ما يخطر ببالك، فهذا قسم جيد في قائمة مهامك.
- مكان لتسجيل المهام اليومية/الأسبوعية/الشهرية التي تقوم بها – إذا كانت لديك مهام متكررة تحدث عدة مرات كل يوم/أسبوع/شهر، فستحتاج إلى تتبعها في قائمة المهام الخاصة بك حتى لا تنسى القيام بها.
أفضل برنامج لتتبع الوقت
أحد الأجزاء الأساسية للحفظ المسار الزمني من مهامك هو تتبع وقتك. سيساعدك هذا على تحديد المهام التي تستهلك معظم يومك حتى تتمكن من تعديل جدولك الزمني. هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها تتبع وقتك، ولكن إليك بعضًا من أفضل الخيارات.
- الساعة التناظرية – قد يبدو هذا حلاً بسيطًا، لكنه فعال. يمكنك تدوين المهام التي تحتاج لإنجازها، والوقت الذي يستغرقه إنجازها بجوار عقارب الساعة، ومن ثم نقل المعلومات إلى قائمة المهام الخاصة بك في نهاية اليوم/الأسبوع/الشهر.
- مجلة ورقية – يمكنك أيضًا استخدام مجلة ورقية لتتبع وقتك إذا كنت لا ترغب في استخدام الحل الرقمي. يمكنك إدراج المهام التي تحتاج إلى إكمالها في المجلة مع الوقت الذي يستغرقه ذلك. انقل إدخالات دفتر اليومية إلى قائمة المهام الخاصة بك في نهاية اليوم/الأسبوع/الشهر.
- مؤقت رقمي – يمكنك أيضًا تتبع وقتك من خلال تتبع المدة التي يستغرقها إكمال كل مهمة في قائمة المهام الخاصة بك. يمكنك أيضًا استخدام مؤقت لتتبع المدة التي تقضيها في العمل دون انقطاع.
لا تكتب أكثر من مهمتين في كل عمود.
الأعمدة أو علامات التبويب هي المكان الذي ستدرج فيه كل فئة في قائمة المهام الخاصة بك. إذا كنت تستخدم أكثر من علامتي تبويب، فستجد صعوبة في التنقل بينهما. يكفي عمودان لتنظيم جميع مهامك، لذا احتفظ بها عند هذا الحد.
ولا تنس إضافة التوقيتات.
إذا كان لديك الكثير من المهام التي تحتاج إليها تتم في فترة زمنية قصيرة أو لديك الكثير من المهام التي يجب تمديدها لفترات زمنية طويلة، ستحتاج إلى إضافة توقيتات إلى قائمة المهام الخاصة بك. سيساعدك هذا على تتبع مقدار الوقت المتاح لك لكل مهمة. يمكن أن تساعدك التوقيتات أيضًا في تحديد المهام التي تستهلك معظم وقتك. إذا كنت مديرًا أو قائد فريق، فإن تخصيص الوقت المناسب لكل وظيفة أمر مهم جدًا. إذا أعطيت الكثير من الوقت، قم بتنظيم مهامك من خلال هذا الوصول إلى-قالب قائمة المهامقد يكون من المستحيل إنهاء المهمة. إذا قمت بنقل القليل من الوقت، فسوف تتأثر جودة العمل.
لا تبخل على التسميات!
ستحتاج إلى التأكد من أنك لا تبخل على الملصقات. لماذا؟ هذا لأنها تسمح لك بالتنقل في قائمة المهام الخاصة بك. إذا كنت تستخدم قائمة مهام لا تسمح لك بإضافة تصنيفات أو تسمح لك فقط بإضافة القليل منها، فستجد أن التنقل في قائمة المهام الخاصة بك يصبح صعبًا للغاية.
في الختام
يعد تتبع مهامك طريقة رائعة للبقاء منتجًا ومنظمًا. سواء كنت تفضل الطريقة القديمة للتحكم في قائمة المهام المكتوبة على الورق أو استخدام حل رقمي أكثر حداثة، فهناك العديد من الطرق لجعل تتبع مهامك أكثر سهولة في الإدارة.
