30 سبتمبر كيفية عمل قالب تقرير النفقات: خطوة بخطوة
شارك في 04: 54h
in تتبع المهام
يعد قالب تقرير النفقات جزءًا ضروريًا من أي وظيفة، خاصة عندما تكون موظفًا. سواء كنت تعمل في شركة صغيرة أو كبيرة أو حتى كموظف مستقل، فإن صاحب العمل يتوقع منك تتبع المسافة المقطوعة وتوثيق نفقات عملك في نهاية كل شهر.. هذا هو المكان الذي يكون فيه التقرير المنفق مفيدًا. يسجل تقرير النفقات جميع الأموال الشخصية التي تنفقها على الأنشطة المتعلقة بالعمل على مدار الشهر. من السهل أن تشعر بالارتباك بشأن كيفية إعداد تقرير النفقات باستخدام العديد من الأمثلة المختلفة المتوفرة على الإنترنت. إليك كل ما تحتاج إلى معرفته حول إنشاء تقرير نفقات من المنزل وتحميله إلى قسم الموارد البشرية لديك.
دليل خطوة بخطوة لإنشاء قالب تقرير النفقات
إن فهم عملية إعداد التقارير هو خطوتك الأولى نحو إنشاء تقرير ممتاز تقرير المصاريف. هناك نوعان رئيسيان من الحسابات: النهج القائم على الحساب والنهج المفصل. النظام المعتمد على الحساب هو أبسط نموذج إبلاغ، ولكن هذه الطريقة قد لا توفر معلومات كافية لإثبات أنك تحملت النفقات المعنية. يعتبر النهج المفصل أكثر تفصيلاً ولكن قد يستغرق وقتًا أطول حتى يكتمل. يفضل معظم أصحاب العمل النهج المفصل. الخطوة التالية هي إنشاء قالب تقرير النفقات. على سبيل المثال، يمكنك استخدام برنامج Excel لتسجيل المسافة المقطوعة وبرنامج Microsoft Word لتسجيل وجبات الطعام والنفقات الأخرى. إذا كنت تفضل استخدام جهاز الكمبيوتر الخاص بك، يمكنك استخدام جدول تطبيق، مثل Excel أو Google Sheets أو Numbers، لتتبع المسافة المقطوعة والنفقات الأخرى. أو يمكنك استخدام تطبيق مثل TripLog لتتبع المسافة المقطوعة وإنشاء تقرير نفقات وحفظه كملف PDF. باستخدام أحد التطبيقات، يمكنك تتبع نفقاتك والإبلاغ عنها وتحميلها إلى قسم الموارد البشرية لديك في نهاية كل شهر.
ما النظام الأساسي الذي يجب عليك استخدامه لإعداد تقرير النفقات؟
سواء كنت تستخدم أداة متصلة أو غير متصلة بالإنترنت لإنشاء تقرير نفقات، يجب أن تكون متسقًا مع اختيارك. يجب أن يكون صاحب العمل أو ممثل الموارد البشرية لديك قادرًا على الوصول إلى جميع حساباتك عبر الإنترنت حتى يتمكن من مراجعتها في الوقت الذي يناسبه. الطريقة الأكثر ملاءمة هي استخدام أداة عبر الإنترنت أو منصة سحابية لإنشاء تقريرك. وهذا يعني أنه سيكون من الممكن الوصول إلى معلوماتك من أي جهاز — بغض النظر عن مكان تواجدك أو اتصالك بالإنترنت، سيظل بإمكانك الوصول إلى تقاريرك.
تتبع الأميال الخاصة بك
قبل أن تتمكن من حساب عدد الأميال المقطوعة، ستحتاج إلى تتبعها. يمكنك استخدام تطبيق تتبع الأميال لهذا الغرض. يمكنك العثور على العديد من التطبيقات لكل من Android وiOS. إذا كانت شركتك تطلب منك تتبع الأميال التي تقطعها، فستحتاج إلى تتبع عدد الأميال التي تقطعها يوميًا. هذا يمكن تتم بمساعدة تطبيق تتبع الأميال. ستقوم العديد من التطبيقات أيضًا بحساب عدد الأميال المقطوعة من الوقود، لذلك لا يتعين عليك القيام بذلك.
سجل وجبات عملك والأحداث
لكل وجبة عمل تحضرها، قم بتسجيل اسم المطعم وعنوانه وتاريخ الحدث ووقته وعدد الأشخاص في حفلتك. يمكنك تكون مطلوبة لتسجيل التاريخ والوقت والموقع وعدد الأشخاص الحاضرين في أحداث العمل. سيكون من الأفضل أن تقوم أيضًا بتسجيل اسم الشخص الذي دعاك إلى الحدث. يمكنك استخدام نفس التطبيق أو جدول البيانات لتسجيل نفقات طعامك ومناسباتك.
سجل الوقت بمساعدة تطبيق تعقب الوقت
إذا كنت تعمل، فقد لا تتمكن من تتبع ساعات العمل شخصيًا. في هذه الحالة، سوف تحتاج إلى تتبع وقتك. يمكنك استخدام تطبيق تتبع الوقت لهذا الغرض. إذا كانت شركتك تطلب منك تتبع وقتك، فستحتاج إلى تدوين أوقات البدء والانتهاء لكل مهمة تعمل عليها. يجب عليك تتبع ساعات عملك لكل يوم من أيام الأسبوع والاحتفاظ بسجل لساعات عملك طوال الشهر.
سجل اللوازم المكتبية الخاصة بك
اللوازم المكتبية هي الضروريات اليومية التي تستخدمها في المكتب - أشياء مثل الورق والأقلام والملصقات وغيرها من العناصر التي قد تحتفظ بها على مكتبك؛ لكل كائن تشتريه، قم بتدوين اسم العنصر والكمية والسعر. يمكنك أيضًا تضمين تاريخ شراء العنصر وتاريخ الانتهاء المتوقع له. إنها فكرة جيدة أيضًا أن تتابع المتجر الذي اشتريت منه العناصر.
سجل نفقات السفر الخاصة بك
لكل رحلة تقوم بها، قم بتسجيل تاريخي البدء والانتهاء والمبلغ المالي الذي تنفقه على الرحلة والغرض من الرحلة. يجوز لك أيضا تكون مطلوبة لتسجيل اسم وعنوان المكان الذي أقمت فيه أثناء الرحلة وتاريخ عودتك. سيكون من الأفضل أن تقوم أيضًا بتسجيل شروط الأشخاص الذين سافرت معهم أثناء الرحلة.
وفي الختام
يعد تقرير النفقات الجيد جزءًا أساسيًا من أي وظيفة. لكن الكثير من الناس يجدون صعوبة في معرفة كيفية إعداد تقرير النفقات. قدمت هذه المقالة دليلاً خطوة بخطوة لإنشاء تقرير المصروفات. يمكنك إنشاء تقرير نفقات ممتاز باتباع النصائح الواردة في هذه المقالة.
