شنومكس فبراير 5 خطوات لإعداد فواتير للعملاء بكفاءة والتي يجب على المقاولين و1099 اتباعها. [تتبع المهام والمشاريع]
الوقت هو المال، وعليك أن تحصل على أجر مقابل كل الجهد الذي تبذله كمقاول أو كعامل 1099. يعد التأكد من حصولك على أموالك من خلال تقديم التقارير في الوقت المناسب بالإضافة إلى معلومات واضحة وموجزة بمثابة فن. باستخدام الأدوات المناسبة، ستضمن لك العملية النظيفة حصولك على الدفع في الوقت المحدد دائمًا مع الحد الأدنى من العوائق.
الخطوة 1: تتبع المهام
تتبع دائما جميع المهام الخاصة بك. قد يبدو هذا أمرًا صعبًا، لكنه يقطع شوطًا طويلًا عندما يتعين عليك إصدار فاتورة للعملاء. مع مرور الوقت، سوف تشعر براحة أكبر في متابعة مهامك. سيساعدك هذا على أن تصبح أكثر إنتاجية وستعرف بالضبط أين ذهب يومك بالكامل. سيساعدك تتبع المهام أيضًا على فهم المجالات التي تحتاج إلى تحسينها أو حتى المهام التي تحتاج إلى تسليمها إلى شخص آخر لأنها تستغرق الكثير من وقتك.
هنا بعض النصائح.
- تأكد من توضيح ما قمت به. لا تقلق من أن جملك طويلة جدًا. ثق بي، سيكون لديك فاتورة ذات معنى أكبر.
- تأكد من صحة الوقت المتعقب. قم بإجراء التغييرات إذا لزم الأمر. خلال الأيام الأولى، من السهل أن تشتت انتباهك، وتشاهد مقطع فيديو على اليوتيوب، وتأخذ استراحة لتناول الشاي وما إلى ذلك. ولا تريد أن تكلف عملائك فاتورة مقابل ذلك. لن يدفع أي عميل مقابل استراحة الشاي ووقت الشاشة على YouTube.
- تحقق دائمًا من تقرير المهام الخاص بنهاية اليوم. سيؤدي القيام بذلك كل يوم لمدة دقائق إلى توفير قدر كبير من الوقت في نهاية الأسبوع أو الشهر عندما تحتاج إلى إصدار فاتورة لعميلك.
الخطوة 2: مجموعات المهام مع رموز الوظيفة
قم بتجميع مهامك باستخدام رموز الوظيفة. ستساعد رموز الوظائف عملائك على فهم المكان الذي قضيت فيه ساعاتك. سيساعدك هذا أيضًا أنت وعميلك على تصور المشروع بسهولة من خلال رموز الوظائف. تعد رموز الوظائف أيضًا طريقة جيدة لتقسيم مشروعك إلى أجزاء أصغر يمكن التحكم فيها والتي ستساعدك على تنظيم الفواتير والفواتير الخاصة بك.
الخطوة 3: إدارة مشاريعك
قم بتجميع جميع المهام وأكواد الوظائف الخاصة بك بدقة تحت كل مشروع. سيساعدك هذا على إنشاء التقارير بسهولة ويجعل إصدار الفواتير للعملاء أمرًا سهلاً للغاية. من خلال تنظيم مشاريعك، يمكنك تشغيل تقارير مخصصة لكل مشروع ورمز وظيفي
المجموعة 4: إعداد التقارير
يعد تحديد وتيرة دفعاتك هو الجانب الأكثر أهمية في عملك. تعتبر الدفعات الأسبوعية وأسبوعين هي الأكثر تفضيلاً حيث يمكنك قياس نتائج عملك أسبوعيًا وتعديل عمليتك مع مرور الوقت. يمكنك الحصول على تعليقات وتعديل عمليتك أسبوعيًا. على الرغم من أن تكرار الدفع الشهري ليس أمرًا سيئًا، إلا أنه قد يستغرق وقتًا أطول لرؤية فوائد عملك.
مع كل عميل، يجب عليك دائمًا اختيار تاريخ تقويمي أو اثنين وتعيين توقعات الفواتير في عقدك. من الجيد أيضًا تحديد تواريخ الاستحقاق لكل فاتورة.
أنشئ صيغة فاتورة لا تتغير وسهلة القراءة. عندما تنظم مشاريعك ورموز الوظائف والمهام الخاصة بك من البداية، سيكون لديك فاتورة لا يمكن المنازعة فيها أي عنصر.
قم دائمًا بإرسال فواتيرك وفقًا لجدول زمني منتظم وفي الوقت المحدد. لا أحد يحب أن يتخلى عن المال ولا يجب أن تعطيه سببًا لذلك. سيكون لأي تأخير في إرسال الفواتير تأثيرًا متتاليًا على إيراداتك. إذا اتبعت دورة الفوترة الشهرية، فقد تصبح التأثيرات أسوأ.
مع توسع نطاق العديد من المشاريع والتعامل معها، ستصبح التقارير وإعداد الفواتير مهمة في حد ذاتها. هذا هو الوقت الذي يجب أن تفكر فيه في الاستعانة بمصادر خارجية لهذا الأمر أو الاستعانة بشخص بدوام كامل للقيام بذلك نيابةً عنك.
اعرف المزيد عن مشروع CLOCKIT وتتبع المهام
الخطوة 5: التحقق من كل شيء
تحقق دائمًا من فاتورتك بالتفصيل قبل إرسالها إلى عميلك. إذا كنت قد تواصلت بشكل جيد مع عميلك، فلن يكون لديهم الكثير مما يمكن أن يعترضوا عليه. هذا هو المكان الذي تتفوق فيه الفواتير الأسبوعية على الفواتير الشهرية. إن ارتكاب الأخطاء في فاتورتك لن يؤدي إلا إلى وضع عملائك في حالة تأهب قصوى وسيقوم بفحص عملك بالكامل. من المناسب فقط مراجعة الفاتورة لمدة 5 دقائق قبل إرسالها. أي تأخير في الدفع لن يؤدي إلا إلى إحباطك أنت وعميلك.
عندما تعمل مع عملائك وتقيم علاقة معهم، ستكون قادرًا على فهم توقعاتهم.
من الصعب إنجاز المهمة في متناول اليد. من خلال إجراء تحسينات بسيطة على عمليتك، يمكنك التأكد من قضاء الحد الأدنى من الوقت مع عملاء إعداد الفواتير وإصدار الفواتير بسهولة.
