27年XNUMX月 考勤表欺诈——您的企业如何防止这种行为？
<span>发布于2018年7月19日</span>
in 考勤
您是否仍然依靠电子表格和纸质时间表来管理员工的时间、活动、技能和成本？ 您可能会让自己面临与效率低下、不准确、不遵守工作时间规律，甚至在某些情况下员工欺诈相关的漏洞。 跟踪员工时间和时间不准确 时间表欺诈 这是手动维护时间和出勤的组织中普遍关心的问题 - 您的企业也可能是其中之一。 其中一些是由于有意识的意图，一些是由于缺乏管理控制。
时间表欺诈是所有组织（无论大小）的常见问题之一。 关于这个主题已经进行了大量的研究，并且许多公司已经开发了软件来减少时间盗窃。
时间表欺诈的类型
输入或批准不正确的数据是最常见的滥用出勤信息的行为之一。 如果不小心这样做，可能会暴露员工的粗心大意和缺乏管理来控制它，但如果故意这样做，那就是欺诈。 员工有责任输入正确的出勤数据，主管有责任批准该信息的正确性。 虽然我们都希望大多数员工诚实并保持正直，但不幸的是，经验表明情况并非总是如此。 下面列出了员工进行工时表欺诈的一些最常见方式。
- 夸大工作时间—— 使用纸质时间表，员工很容易输入错误的上班和下班时间，并夸大或四舍五入到最接近的时间。 然后就会发生多付，因为雇员的工资是根据他可能根本没有工作过的时间或费率计算的。
- 虚假数据输入 – 如果必须将员工出勤数据从时间表重新输入到工资系统中，则不诚实的员工很容易更改数字。 此外，这种类型的过程可能会出现拼写错误和错误。
- 裙带关系—— 众所周知，在每个组织中，都有一位经理偏爱同事、亲戚或朋友，将他们分配给特定的任务，而不是指派其他员工，这些员工也可以工作，也许还有更多的时间。性价比高的选择。 这也是可以控制的！
- 由于延迟完成时间表而导致的错误 – 尽管从技术上讲这不是欺诈，但当员工在工作数周后填写时间表时，通常会出现不准确的情况。 然后主管会在这些时间表上签字，但也有可能员工没有按照这些小时数打卡。 主管很难监控每个团队成员的时间，尤其是在团队规模较大的情况下。
如何防止工作场所的考勤表欺诈
时间表欺诈是许多工作场所的一个严重问题。 这也可以成为您的公司影响世界的机会。 每个人都知道管理员工既昂贵又耗时。 它们会计算在基本任务上花费的时间，尤其是在向外部客户计费时。 理想的解决方案将平衡信任与责任。 了解诚信和声誉重要性的员工将抵制住工时表和风险的诱惑 被抓 后来。 但是，并非所有工人都有这种感觉，因此可能有必要采取防范措施来防止系统被滥用。 通过技术实现透明度可以帮助企业更多地运营并防止各种欺诈。 以下是实施时间跟踪解决方案时的四个最佳实践：
使用时间戳跟踪计算机使用情况
计算机系统允许您跟踪员工的计算机使用情况。 换句话说，您可以知道他们访问特定程序的人、时间和频率。 这为通过异常发现时间表欺诈提供了很多机会。 例如，如果您注意到某人在有限的时间内使用特定程序，您可能需要调查原因。 该程序可能是合法的，但也有例外。 例如，编辑可能需要使用屏幕捕获软件进行研究。 或者，员工可能滥用他们的权利，因此您可以将他们的案件提交给人力资源部。 时间戳还可以帮助您验证按小时向客户收费的企业员工的工作时间. 如果您有员工在数字时间表中记录时间，则为他们的条目添加时间戳将增加另一层信任。 他们必须记录完成每项任务的确切时间。
记录每个访问系统的人的身份
为了防止工时表欺诈（员工记录他们没有工作的时间），您应该跟踪登录系统的每个人的身份。 集中式时间跟踪解决方案将记录用户的登录信息和 IP 地址。 公司的 IP 地址揭示了其物理位置，这可以帮助您确定员工是否在正确的时间出现在正确的地点。 如果您发现异常模式，这将特别有用。 系统还应该记录他们何时登录和退出。 如果有人在周末登录，您应该跟踪这一情况以确定他们是否在工作。 如果许多员工在异常时间登录，则可能表明他们正在尝试操纵系统.
员工必须输入其活动的原因
防止时间表欺诈的一个重要步骤是员工必须输入时间表上记录的每项活动的原因. 系统还应提示他们选择活动类型，例如“电话”、“电话会议”或“面对面会议”设立的区域办事处外，我们在美国也开设了办事处，以便我们为当地客户提供更多的支持。“ 这将帮助您检测异常情况，例如员工为没有意义的活动输入了不合理的时间。 默认情况下，系统应要求员工为每个活动选择有效的原因。 您还可以设置更多规则来帮助检测任何欺诈活动。 例如，您可以要求员工在输入电话会议时间时从有效原因列表中进行选择.
跟踪员工位置和设备数据
员工位置数据还可以帮助您检测时间表欺诈行为。 如果您让员工在在线系统中跟踪他们的时间，您应该能够看到他们的位置。 这会 基于 在他们用来记录工作时间的设备上。 如果系统与 GPS 集成，您将获得更多信息。 你就会知道员工在哪里 位于 以及他们在两点之间行驶需要多长时间。 这些数据可能会揭示可疑模式并有助于建立对时间表的信任。 如果您注意到设备突然发生变化，员工设备数据也会很有帮助。 如果您看到一名员工使用两台设备记录时间，那么这很可能是合法的。 但是，您应该调查员工是否在笔记本电脑、智能手机和物联网设备之间切换.
最常见的时间表欺诈类型
员工可能会出于多种原因尝试记录虚假工作时间。 他们可以 劳累过度 并试图登记比他们工作时间少的时间。 另外，他们可能试图让自己看起来比实际工作更多。 您应该针对所有时间表欺诈制定明确的政策，但您应该特别警惕双重提款 - 您希望员工记录他们的工作时间并向客户收取时间费用。 但是，他们可能会尝试为两个客户记录相同的时间。 当员工登录您的时间跟踪系统时，可能会发生这种类型的时间表欺诈。 他们可能会为同一客户记录两次工作时间。 过多计费 – 您希望员工在适当的时间内向客户计费. 但是，他们可能会尝试向客户收取比他们工作时间更多的时间。 当员工在系统上记录时间时，可能会发生这种欺诈行为。 他们为同一客户记录的时间可能比他们工作的时间还要长。
如何防止时间表欺诈
有很多方法可以防止时间表欺诈。 上面的段落描述了最重要的部分。 总而言之，您的时间跟踪解决方案应该： – 要求 员工根据他们使用的设备的位置记录他们的时间. 这将降低重复计费的风险，并帮助您确定他们是否在正确的时间出现在正确的地点。 – 提示员工每次登录系统时输入原因。 这将帮助您区分合法活动和欺诈活动。 – 要求员工在记录时间时选择适当的详细程度。 这将阻止他们进入 不合理 高水平的细节。 – 使用时间戳跟踪计算机使用情况，以便您可以验证员工对特定程序的合法使用。 – 跟踪登录系统的每个人的身份。 这将帮助您检测从不同位置登录的人员。 – 要求 员工输入他们记录的每项活动的原因。 这将帮助您检测由时间表欺诈引起的异常情况。
取代手动时间表
如果您仍在使用手动时间表，您 大概 知道为什么您应该改用在线时间跟踪解决方案。 对于许多公司来说，时间表是一个不幸的现实。 他们必须跟踪为客户创建发票的时间。 如果您有员工跟踪时间 手动，你将不得不依赖 独自 他们愿意为自己的诚信付出信任. 但是，自动化解决方案可以降低欺诈和系统滥用的风险。 您将获得更准确、更详细的数据，从而能够创建更准确的发票. 这将降低客户质疑您的账单并要求您提供服务的风险 额外 时间表来解释他们当前的费用.
发展企业文化
任何公司都不可能完全防止时间表欺诈。 但是，你可以通过创造一种让每个人都 值得信赖. 如果您能在公司内部传达诚信和声誉的重要性，那就最好了。 如果您还授权员工挑战他人的行为，那就更好了。 如果有人怀疑另一名员工伪造了他们的工作时间，他们应该能够提出问题而不会感到尴尬。 重视自己声誉的员工会抵制住填写工时表的诱惑。 他们会做出更困难的选择，这也有助于他们获得同事更多的信任.
结论
时间表欺诈 以多种不同的形式发生。 您可以通过实施时间跟踪解决方案来防止这种情况发生。 它将使您能够查看带有时间戳的计算机使用情况，记录登录系统的每个人的身份，以及 要求 员工输入其活动的原因。 这三件事将帮助您检测异常情况并防止时间表欺诈。 如果您希望您的业务取得成功，您需要能够向客户收取工作时间费用。 借助时间跟踪解决方案，您将能够做得更多 准确 和 有效。 时间表欺诈非常令人不安，不仅因为公司损失金钱，还因为可能发生违反信任的情况。 虽然可能无法完全阻止这种欺诈行为，但肯定有一些方法可以最大限度地减少这种滥用行为并采取纠正措施。 作为一名企业家，您应该制定明确的政策以及偏离政策的后果。 您还应该考虑使用电子时间表，以尽量减少手动计时产生的错误，从而防止欺诈。 时间表欺诈的可能性很大，其后果影响深远且代价高昂。 作为企业，您需要了解内部控制和管理报告，以便解决以下问题： 工资违规、人工成本过高、工作时间超长以及超出预算的项目都会尽早发现并迅速处理。
