13 Oktober Was ist ein Stundenzettel? 5 erstaunliche Vorteile
Was ist ein Stundenzettel?
Eine Arbeitszeittabelle ist im Wesentlichen eine Aufzeichnung der Zeit, die ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe aufwendet. Arbeitgeber verwenden Stundenzettel, um Anwesenheiten, Projektdauern, die Zuteilung von Aufträgen usw. zu erfassen. Außerdem behalten sie den Überblick über die An- und Ausstempelzeiten, etwaige Pausen sowie die Zeit, die für die Erledigung eines Auftrags benötigt wird. Mit Hilfe der oben genannten Informationen legen sie je nach Bedarf wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich die Gehaltsabrechnung fest. Bei der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden auch andere Elemente der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfasst, darunter Urlaubstage, Rückstellungen und Urlaubstage.
Unternehmen nutzen Arbeitszeittabellen nicht nur für die Gehaltsabrechnung, sondern auch für das Projektmanagement. Auch kundenbasierte Stundenzettel oder Stundenzettel nur für einzelne Projekte sind üblich. Sie verfolgen detailliert die Arbeit jedes einzelnen Mitarbeiters für einzelne Projekte. Diese Stundenzettel helfen den Personalressourcen bei der Personalplanung, indem sie die schwächeren Bereiche und Projekte identifizieren, die einen zusätzlichen Schub benötigen. Noch wichtiger ist, dass es hilft, die Produktivität jedes Mitarbeiters zu verfolgen.
Stundenzettel können entweder digital oder auf Papier vorliegen. Die Erstellung und Pflege manueller Arbeitszeittabellen erfordert Zeit und Mühe, und die Gehaltsabrechnung ist ein absoluter Horror. Digitale Stundenzettel hingegen leisten auf Knopfdruck alles, was ein Stundenzettel in Papierform leisten kann.
Mit der Zeiterfassungs-App können Sie die oben genannten Daten online aufzeichnen und sind leicht nachverfolgbar. Die Mitarbeiter reichen ihre jeweiligen Stundenzettel ein, die dann an ihren Vorgesetzten weitergeleitet werden, der sie dann genehmigt. Die Daten werden entweder vom internen Team verarbeitet oder an einen auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen spezialisierten Anbieter ausgelagert. Entweder das, oder ein Lohnstundenrechner kann die Arbeit für Sie erledigen.
Anhand der Ein- und Austrittszeit sowie des Stundenlohns berechnet der Rechner dann den Lohn unter Berücksichtigung der Steuerabzüge usw.
Warum brauchen Sie eine Arbeitszeittabelle?
Jedes Unternehmen sollte darüber nachdenken, eine Arbeitszeittabelle für seine Mitarbeiter zu erstellen. Ein neuer Eingriff ist immer schwer zu akzeptieren, da manche ihn als Eingriff in ihre Privatsphäre empfinden. Die Bedeutung einer Arbeitszeittabelle übertrifft die Komplexität und Unannehmlichkeiten.
Timesheet funktioniert ähnlich wie eine Datenbank und sammelt alle notwendigen Daten der Mitarbeiter. Zu diesen Angaben gehören die erledigten Aufgaben, die geleisteten Arbeitsstunden usw. Mithilfe der vorliegenden Fakten sind die Arbeitgeber in der Lage, ihre Arbeitnehmer fair und angemessen zu bezahlen. Und die Arbeiter haben einen Nachweis ihrer Arbeit.
Darüber hinaus kann das Management die vom Team aufgewendete Zeit im Hinblick auf die Produktivität verfolgen. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird, können Sie Ressourcenlücken erkennen und Zeitmanagementprobleme erkennen. In Kombination mit anderen Tools verbessern Stundenzettel auch die Transparenz innerhalb der Organisation, was sich für den Arbeitgeber als vorteilhaft erweisen kann.
Die Mitarbeiter können die Anzahl der Stunden sehen, die sie für jede Aufgabe aufgewendet haben, und Stundenzettel verwenden, um ihre Produktivität zu steigern. Sie können ihren Lohn auch an die geleisteten Arbeitsstunden knüpfen und würden sich nicht mehr fragen, ob sie ausreichend bezahlt werden. Im Gegenzug können sie Sie fragen, ob die geleisteten Arbeitsstunden nicht bezahlt wurden.
Was das Projektmanagement betrifft, können die Manager Arbeitszeittabellen verwenden, um die Ausgaben und Schätzungen eines Projekts zu ermitteln. Sie können auch die prognostizierten Kosten mit den tatsächlichen Kosten für verschiedene Projekte gleichzeitig vergleichen. Mit diesen verfügbaren Informationen können sie auf die termingerechte Fertigstellung aktueller Projekte hinarbeiten und auch künftige Projekte planen.
Digitale Stundenzettel vs. Papier-Stundenzettel
Während Arbeitszeittabellen sind für das Wachstum eines jeden Unternehmens sehr wichtig. Ist es sinnvoll, auf den digitalen Zug aufzuspringen oder bei traditionellen Arbeitszeittabellen zu bleiben?
Vertrauen Sie uns, wenn wir sagen, dass die Digitalisierung der richtige Weg ist. Auf einem Server oder in der Cloud stehen Ihnen jahrelange Aufzeichnungen zur Verfügung. Aber bei manuellen Stundenzetteln haben Sie zwar möglicherweise die Daten zur Hand, haben aber auch die Zeit, nach den notwendigen Informationen zu suchen. Und nicht nur das: Wie ist es möglich, alle Daten zu verfolgen? Aber auf der anderen Seite sind Stundenzettel in Papierform einfach und leicht zu befolgen. Es spart außerdem Kosten und vereinfacht den Prozess.
In einer Unternehmenswelt ist die Kombination digitaler Stundenzettel mit einer Projektmanagementlösung wahrscheinlich die beste Möglichkeit, die Entwicklung eines Projekts zu verfolgen und die Transparenz innerhalb der Organisation und auch beim Kunden aufrechtzuerhalten. Die meisten elektronischen Stundenzettel werden mit Zeitmanagement-Apps geliefert. Damit können die Mitarbeiter ihre Produktivität selbst verfolgen und den Fortschritt überwachen.
Bevor Sie zu einer Lösung kommen, ist es wichtig, dass Sie auch die Mitarbeiter berücksichtigen. Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit einer Handvoll Mitarbeitern sind, sind Sie mit einer manuellen Arbeitszeittabelle oder sogar einem kostenlosen Zeitrechner besser zurechtgekommen. Wenn Sie jedoch ein großes Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern sind, könnten Sie feststellen, dass eine digitale Arbeitszeittabelle oder eine cloudbasierte Arbeitszeittabelle besser funktioniert.
Wie funktionieren Stundenzettel?
Stundenzettel gehören nicht zu den attraktivsten Aufgaben des Tages, sind aber für die Führung eines Unternehmens durchaus notwendig. Daher sollte eine Zeiterfassungs-App möglichst einfach und selbsterklärend sein, ohne dass man zu viel Zeit damit verbringen muss.
Zunächst werden die Parameter im Rahmen der Einarbeitung in das Unternehmen bzw. Projekt von den Führungskräften festgelegt. Anschließend tragen die Mitarbeiter den Zeitraum in ihren jeweiligen Modulen zu den konkret zugewiesenen Aufgaben ein. Die definierte Zeit umfasst zusätzlich zur regulären Arbeitswoche Überstunden und ggf. Schichtzeit.
Im Stundenzettel werden im Rahmen der Verwaltungsaufgaben auch Feiertage, Abwesenheiten, Ferien, Schulungen usw. erfasst. Diese ermöglichen es dem Arbeitgeber, die Stunden seiner Mitarbeiter zu Lohn- und Gehaltsabrechnungszwecken zu verfolgen. Diese hängen jedoch vom Bedarf des Arbeitgebers und davon ab, wofür der Stundenzettel verwendet wird.
Am Ende des Tages tragen die Mitarbeiter die Arbeitsstunden zu den Aufgaben ein und reichen diese zur Genehmigung ein. Die Parameter sind je nach Projekt für jeden Mitarbeiter unterschiedlich und können von ihm und seinen Vorgesetzten individuell angepasst werden. Nach der Einreichung wird der Stundennachweis an den Vorgesetzten weitergeleitet, bei dem es sich um den Manager oder auch um den Kunden selbst handeln kann.
Der zuständige Vorgesetzte genehmigt den Stundenzettel entweder oder lehnt ihn ab. Im Falle einer Genehmigung wird es zur Bearbeitung an die Lohn- und Gehaltsabrechnung weitergeleitet. Im Falle einer Ablehnung geht es an den Mitarbeiter zurück, um notwendige Änderungen vorzunehmen, der es dann nach der Korrektur erneut einreicht.
Wie helfen Stundenzettel Unternehmen, besser zu werden?
Stundenzettel helfen den Organisationen, einen Einblick in das Berufsleben der Mitarbeiter zu gewinnen. Es hilft ihnen, im Verhältnis zu den Mitarbeitern bessere Entscheidungen zu treffen und sie zu inspirieren. Es identifiziert auch Fallstricke in jedem Projekt und auch Wissenslücken.
Projekt Überwachung
Als Kollege kennen Sie die Ein- und Ausbuchung der Zeit Ihres Kollegen. Als Manager kennen Sie die Aufgaben, die Ihrem Teammitglied zugewiesen sind. Aber ohne eine Arbeitszeittabelle bleibt die für die Aufgabe aufgewendete Zeit ein Rätsel. Dadurch entsteht ein Mangel an Transparenz im System.
Mit Stundenzetteln kann Ihr Team die Aufgabe, an der es arbeitet, aufzeichnen. Und auch die Arbeitszeit für jeden Job oder jedes Modul, abhängig von dem Projekt, an dem sie arbeiten. Dies hilft Ihnen, neben der Effizienz auch die Produktivität des Teams zu messen. Manager können diese Daten nutzen, um etwaige Lücken zu schließen oder Schulungen zu veranlassen, wenn es an Output mangelt.
Effizienz steigern
Eine detaillierte Arbeitszeittabelle kann der Organisation einen tiefen Einblick in jedes Projekt geben. Dadurch werden potenzielle Risiken auf der Grundlage früherer Daten identifiziert, und die Verwaltung kann untersuchen, was die Ursache für das Problem ist. Dies hilft, den Prozess zu ändern und die Daten aktuell anzupassen, um dies in Zukunft zu verhindern. Wenn Missverständnisse die Ursache des Problems sind, können Sie für bessere Kommunikationswege sorgen oder Teambuilding-Übungen planen, um die Moral im Team zu stärken.
Das oben Genannte ist nur möglich, wenn Sie ein tiefes Verständnis für die Arbeitsweise des Teams und auch für den stundenlangen Ablauf eines jeden Tages haben.
Behalten Sie den Überblick über die Mitarbeiter
Stundenzettel unterstützen das Projektmanagement, indem sie die Projekte der Mitarbeiter verfolgen und deren Ertrag/Leistung überwachen. Dadurch erhalten Sie einen Einblick in die Spezialisierung eines Teammitglieds sowie dessen Lücken. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob der Mitarbeiter für eine bessere Rolle innerhalb der Organisation geeignet ist. Darüber hinaus werden auch Mitarbeiter mit Nischenkenntnissen ausgezeichnet, die bei zukünftigen Projekten von Nutzen sein können. Andererseits wird auch darauf hingewiesen, dass es den Mitarbeitern daran mangelt.
Erfassen Sie die Projektkosten
Niemand möchte freiwillig Geld für ein Projekt verlieren, und genau das würden Sie tun, wenn Sie nicht anfangen, Ihre Stundenzettel zu verfolgen. Arbeitszeittabellen helfen Ihnen, den Zeitaufwand und damit die Kosten zu überwachen, insbesondere bei Festpreisprojekten. Sie möchten auf keinen Fall auf der Verliererseite stehen.
Genaue Abrechnung
Kundenorientierte Unternehmen wie die Dienstleistungsbranche arbeiten besser, wenn ihre Zeit und Kosten mit einer Arbeitszeittabelle erfasst werden. Das hilft ihnen nicht nur, den Überblick zu behalten, sondern gibt dem Kunden auch die Gewissheit, dass das Projekt in den besten Händen ist. Sie können auch Verwirrung vermeiden, wenn es darum geht, die verschiedenen Aufgaben in Rechnung zu stellen. Sie können die Geldentschädigung beanspruchen, ohne jeden Aufwand begründen zu müssen.
Im heutigen Zeitalter ist die Digitalisierung unumgänglich, ebenso wie die Überwachung der Produktivität der Mitarbeiter. Während dies mithilfe manueller Stundenzettel schon seit einiger Zeit möglich ist, ist es auch wichtig, dass Sie je nach Bedarf nach digitalen Optionen suchen. Arbeitszeittabellen können einem Unternehmen auf viele verschiedene Arten weiterhelfen, abgesehen davon, dass sie als Mittel zur Lohn- und Gehaltsabrechnung dienen.
