04 Apr 16 negative Auswirkungen von Fehlzeiten: Fehlzeiten am Arbeitsplatz verstehen

Was ist Abwesenheit?

 

Fehlzeiten beziehen sich auf das gewohnheitsmäßige oder übermäßige Fernbleiben von der Arbeit, meist ohne triftigen Grund. Es sind nicht nur gelegentliche arbeitsfreie Tage wegen Krankheit oder eines echten Notfalls, sondern auch häufige, ungeplante Abwesenheiten, die den Arbeitsfluss stören und sich auf die Produktivität und Arbeitsmoral innerhalb eines Unternehmens auswirken können.

 

Welche Arten von Fehlzeiten gibt es?

 

Fehlzeiten können nach ihren Ursachen, ihrer Häufigkeit und der Absicht hinter der Abwesenheit kategorisiert werden. Hier sind die wichtigsten Arten von Fehlzeiten:

Unschuldige Abwesenheit:

Beschreibung: Abwesenheiten, die nicht im Einflussbereich des Arbeitnehmers liegen und im Allgemeinen als unvermeidbar gelten.

Beispiele: Krankheit, familiäre Notfälle oder Unfälle.

Schuldhaftes Fehlen:

Beschreibung: Abwesenheiten, die im Verantwortungsbereich des Arbeitnehmers liegen und hätten vermieden werden können.

Beispiele: Ohne triftigen Grund die Arbeit schwänzen, wiederkehrende Muster, montags oder freitags ohne Grund frei zu nehmen oder die Arbeit ohne Erlaubnis vorzeitig zu verlassen.

Geplante Fehlzeiten:

Beschreibung: Abwesenheiten, die im Voraus geplant und in der Regel vom Arbeitgeber genehmigt werden.

Beispiele: Urlaub, geplante Arzttermine oder genehmigte persönliche Tage.

Ungeplante Fehlzeiten:

Beschreibung: Außerplanmäßige und unerwartete Abwesenheiten, von denen der Arbeitgeber keine Kenntnis hatte.

Beispiele: Plötzliche Krankheit, unerwartete persönliche Notfälle oder Unfälle.

Kurzfristige Abwesenheit:

Beschreibung: Kurzfristige Abwesenheiten, typischerweise einige Tage oder weniger.

Beispiele: Wegen einer Erkältung oder einer kleinen persönlichen Angelegenheit ein oder zwei Tage frei nehmen.

Langfristige Abwesenheit:

Beschreibung: Längere Abwesenheiten von der Arbeit, typischerweise aus schwerwiegenderen Gründen.

Beispiele: Genesung nach einer Operation, längeren medizinischen Behandlungen oder langfristigen persönlichen Problemen.

Teilweise Abwesenheit:

Beschreibung: Wenn ein Mitarbeiter nur für einen Teil seiner voraussichtlichen Arbeitszeit anwesend ist.

Beispiele: Zu spät kommen, früher gehen oder ungerechtfertigt längere Pausen einlegen.

Muster der Abwesenheit:

Beschreibung: Wenn Abwesenheiten einem bestimmten und erkennbaren Muster folgen.

Beispiele: Nach dem Zahltag immer einen Tag frei nehmen, montags oder freitags häufig abwesend sein oder ohne triftigen Grund regelmäßig verlängerte Wochenenden in Anspruch nehmen.

Psychologische Abwesenheit (oder Präsentismus):

Beschreibung: Dies liegt vor, wenn ein Mitarbeiter körperlich anwesend, aber geistig von der Arbeit abgelenkt ist. Es handelt sich zwar nicht um Fehlzeiten im herkömmlichen Sinne, sie führen jedoch zu Produktivitätsverlusten, ähnlich wie bei der Abwesenheit eines Mitarbeiters.

Beispiele: Ein Mitarbeiter geht zur Arbeit, verbringt aber aufgrund von Burnout, persönlichem Stress oder anderen psychischen Problemen den Tag unproduktiv.

Das Erkennen und Verstehen der verschiedenen Arten von Fehlzeiten kann Arbeitgebern und Personalfachleuten dabei helfen, Strategien zur Bekämpfung und Reduzierung ihres Auftretens zu entwickeln und gleichzeitig das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern.

 

 

Negative Auswirkungen von Fehlzeiten in einer Organisation!

 

Fehlzeiten können verschiedene negative Auswirkungen auf eine Organisation haben. Hier ist eine umfassende Liste der Probleme und Herausforderungen, die dadurch entstehen können:

Reduzierte Produktivität:

Weniger Hände an Deck bedeuten, dass die verfügbaren Mitarbeiter häufig zusätzliche Arbeitsbelastungen bewältigen müssen, was möglicherweise zu Fehlern oder Verzögerungen führt.

Erhöhte Kosten:

Arbeitgeber müssen möglicherweise Überstunden an andere Arbeitnehmer zahlen, um den abwesenden Arbeitnehmer zu ersetzen. In chronischen Fällen müssen möglicherweise Zeitarbeiter oder Ersatzkräfte eingestellt werden.

Betriebsstörungen:

Unerwartete Abwesenheiten können Arbeitsabläufe stören, insbesondere in Rollen, die für den täglichen Betrieb von entscheidender Bedeutung sind.

Verminderte Moral:

Ständige Fehlzeiten können andere Mitarbeiter belasten und zu Unmut und schlechter Arbeitsmoral führen. Dies kann zusätzlich zu einer negativen Arbeitsatmosphäre führen.

Geschäfts- oder Kundenverlust:

Wenn Fehlzeiten die Leistungserbringung oder die Produktqualität beeinträchtigen, kann dies zur Unzufriedenheit der Kunden und möglicherweise zu Geschäftseinbußen führen.

Verwaltungsaufwand:

Management- und Personalabteilungen verbringen möglicherweise viel Zeit mit der Verwaltung und Dokumentation von Abwesenheitsvorfällen, der Bestimmung, wie Lücken geschlossen werden können, oder der Beseitigung der zugrunde liegenden Ursachen.

Reduzierte Arbeitsqualität:

Überstürzte oder überlastete Arbeit kann zu Fehlern, mangelnder Liebe zum Detail und einer allgemeinen Verschlechterung der Arbeitsqualität führen.

Schulungskosten:

Hohe Fehlzeiten, insbesondere wenn sie zu Fluktuation führen, können die Kosten erhöhen, die mit der Schulung neuer Mitarbeiter oder der ständigen Umschulung bestehender Mitarbeiter verbunden sind.

Kompromittierte Teamdynamik:

Ständige Fehlzeiten können den Teamzusammenhalt beeinträchtigen, da Teams möglicherweise mit uneinheitlicher Mitgliedschaft und mangelnder Zuverlässigkeit bestimmter Mitglieder zu kämpfen haben.

Verzögerte Projekte:

Wenn wichtige Mitarbeiter häufig abwesend sind, kann es bei Projekten zu Verzögerungen kommen, was möglicherweise zu Terminüberschreitungen und Vertragsstrafen führt.

Sicherheits-Bedenken:

In bestimmten Branchen wie der Fertigung oder dem Gesundheitswesen können Fehlzeiten zu Sicherheitsbedenken führen, wenn nicht genügend Personal für den sicheren Umgang mit Geräten oder die Patientenversorgung vorhanden ist.

Angespannte Kundenbeziehungen:

Kunden erwarten Kontinuität und Zuverlässigkeit. Regelmäßige Fehlzeiten können die Kundenbeziehungen belasten, insbesondere wenn der abwesende Mitarbeiter eine Rolle mit Kundenkontakt hat.

Verlust des Wettbewerbsvorteils:

Reduzierte Produktivität und Qualität können sich auf die Wettbewerbsposition eines Unternehmens auf dem Markt auswirken.

Erhöhte Umsatzanfälligkeit:

Hohe Fehlzeiten können ein Vorbote für höhere Fluktuationsraten sein. Überlastete oder unzufriedene Mitarbeiter könnten sich dazu entschließen, das Unternehmen ganz zu verlassen.

Mögliche rechtliche Probleme:

Ein falscher Umgang mit Fehlzeiten, insbesondere wenn dieser nicht im Einklang mit den Arbeitsgesetzen gehandhabt wird oder mit Diskriminierung oder ungerechter Behandlung einhergeht, kann potenzielle rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Negativer Ruf der Organisation:

Wenn sich Fehlzeiten auf den Service oder die Produktbereitstellung auswirken, kann dies zu einem schlechten Ruf auf dem Markt führen und es schwieriger machen, Kunden und Top-Talente zu gewinnen.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, sollten Unternehmen Fehlzeiten proaktiv verwalten und überwachen und dabei unterstützende Richtlinien und ein positives Arbeitsumfeld bereitstellen, das die zugrunde liegenden Ursachen häufiger Abwesenheiten reduziert.

 

 

Strategien, um Fehlzeiten zu reduzieren und zu verhindern, dass sie zum Problem werden.

 

Die Bekämpfung und Vermeidung von Fehlzeiten erfordert einen vielschichtigen Ansatz, der nicht nur die Symptome, sondern auch die Grundursachen angeht. Hier sind einige Strategien, die Unternehmen übernehmen können:

 

Klare Anwesenheitsrichtlinien:

Entwickeln und kommunizieren Sie eine klare Anwesenheitsrichtlinie, damit die Mitarbeiter die Erwartungen und Konsequenzen verstehen. Diese Richtlinie sollte auf allen Ebenen konsequent und fair angewendet werden. Erwägen Sie die Verwendung eines Zeiterfassungstools wie z ClcokIt.

Flexible Arbeitszeitregelungen:

Bieten Sie flexible Arbeitspläne oder Remote-Arbeitsoptionen an, damit Mitarbeiter Arbeit und persönliche Verantwortung besser vereinbaren können. Erwägen Sie die Einführung komprimierter Arbeitswochen oder Möglichkeiten zur Jobteilung.

Lesen Sie auch: Unsere Planungstipps.

Mitarbeiterhilfsprogramme (EAPs):

Bieten Sie Beratungs- und Unterstützungsdienste für Mitarbeiter an, die mit persönlichen Problemen wie Sucht, psychischen Problemen oder familiären Krisen konfrontiert sind.

Lesen Sie auch: Wellnessprogramme für Mitarbeiter und ihre Vorteile. 

Mitarbeiter einbeziehen:

Engagierte Mitarbeiter sind im Allgemeinen engagierter. Regelmäßiges Feedback, Anerkennungund Wachstumschancen können das Engagement verbessern. Organisieren Sie Teambuilding-Aktivitäten, um den Teamzusammenhalt und das Zugehörigkeitsgefühl zu fördern.

Gesundheits- und Wellnessprogramme:

Fördern Sie einen gesunden Lebensstil, indem Sie Programme oder Anreize für Fitness, Ernährung oder Raucherentwöhnung anbieten.

Dies kann gesundheitsbedingte Fehlzeiten reduzieren.

Regelmäßiges Training:

Bieten Sie Führungskräften Schulungen zum Umgang mit Fehlzeiten, zum Erkennen von Burnout-Anzeichen und zur Unterstützung ihrer Teams an.

Schulungen können auch zur übergreifenden Schulung von Mitarbeitern genutzt werden, um sicherzustellen, dass mehrere Personen wissen, wie sie mit einer bestimmten Aufgabe umgehen müssen, und so die Auswirkungen unerwarteter Abwesenheiten abmildern.

Offene Kommunikation:

Fördern Sie einen offenen Dialog, damit sich die Mitarbeiter wohl fühlen, persönliche Probleme zu besprechen, die zu Abwesenheiten führen könnten. Regelmäßige Check-ins oder Einzelgespräche können Managern dabei helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.

Sicheres und gesundes Arbeitsumfeld:

Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsplatz den Gesundheits- und Sicherheitsstandards entspricht. Eine sichere Umgebung reduziert verletzungsbedingte Fehlzeiten.

Gehen Sie sofort auf Mobbing oder Belästigung am Arbeitsplatz ein.

Vorstellungsgespräche zur Rückkehr an den Arbeitsplatz:

Führen Sie nach längerer Abwesenheit Interviews durch, um die Ursache zu verstehen und Unterstützung anzubieten.

Dies kann auch als Abschreckung für unechte Abwesenheiten dienen.

Fehlzeiten überwachen und analysieren:

Verfolgen Sie Anwesenheitsdaten, um Muster oder Abteilungen mit höheren Abwesenheitsraten zu identifizieren.

Nutzen Sie die Daten, um bestimmte Probleme oder Problembereiche anzugehen.

Anreize:

Belohnen Sie gute Teilnahme mit Anerkennung oder konkreten Belohnungen.

Erwägen Sie, Mitarbeitern mit hervorragenden Anwesenheitslisten zusätzliche Urlaubstage anzubieten.

Arbeitsmedizinische Unterstützung:

Bieten Sie Mitarbeitern mit gesundheitlichen Problemen Zugang zu Gesundheitsfachkräften oder Rehabilitationsdiensten, die Sie bei der sicheren und effektiven Rückkehr an den Arbeitsplatz beraten können.

Feedback-Mechanismen:

Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen oder Vorschlagsboxen können Einblicke in zugrunde liegende Probleme am Arbeitsplatz geben, die zu Fehlzeiten führen könnten.

Regelmäßige Rezensionen:

Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Richtlinien und Strategien basierend auf sich ändernden Geschäftsanforderungen und dem Feedback der Mitarbeiter.

Denken Sie daran, dass diese Strategien zwar die Fehlzeiten reduzieren können, es für Unternehmen jedoch unerlässlich ist, das Problem mit Einfühlungsvermögen und Verständnis anzugehen. Gelegentlich haben Mitarbeiter berechtigte Gründe für Abwesenheiten. Das Ziel besteht darin, ein Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeiter gerne zur Arbeit kommen und sich unterstützt fühlen, wenn sie wirklich abwesend sein müssen.

 

 

Sorgfältiger Umgang mit Fehlzeiten

 

Der sorgfältige Umgang mit Fehlzeiten ist nicht nur aus humanistischer Sicht, sondern auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht unerlässlich. Hier sind die Gründe, warum Fehlzeiten mit Verständnis angegangen werden sollten, den Mitarbeitern im Zweifelsfall Vertrauen schenken und ihr Wohlergehen an erster Stelle stehen sollte:

Menschlicher Anstand und Empathie:

Auf der grundlegendsten Ebene sind Mitarbeiter Menschen mit einem persönlichen Leben, Herausforderungen und Emotionen. Behandle sie mit Freundlichkeit, Verständnis und Respekt ist grundsätzlich das Richtige.

Berechtigte Gründe:

Es kann echte Gründe für die Abwesenheit eines Mitarbeiters geben, etwa schwerwiegende gesundheitliche Probleme, familiäre Notfälle oder psychische Probleme. Voreilige Schlussfolgerungen zu ziehen, ohne die Ursache zu verstehen, kann ungerecht sein.

Engagement der Mitarbeiter:

Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass sich ihr Arbeitgeber um ihr Wohlergehen kümmert, sind eher engagiert und engagiert in ihrer Arbeit. Sie gehen auch eher die Extrameile, wenn das Unternehmen sie braucht.

Talente halten:

Ein unterstützendes Arbeitsumfeld trägt mit größerer Wahrscheinlichkeit dazu bei, Top-Talente zu halten. Im Gegenteil kann ein Umfeld, das das Wohlergehen der Mitarbeiter nicht berücksichtigt, zu höheren Fluktuationsraten führen, was im Hinblick auf Einstellung und Schulung kostspielig sein kann.

Juristische Folgen:

Abhängig von den örtlichen Arbeitsgesetzen kann es rechtliche Anfechtungen zur Folge haben, wenn den Mitarbeitern kein Vertrauensvorschuss gewährt wird oder ihre Rechte auf Kranken- oder Privaturlaub nicht respektiert werden.

Psychische Gesundheit:

Die psychische Gesundheit ist ein wesentlicher Grund für Fehlzeiten. Durch einen sorgfältigen und verständnisvollen Umgang mit Abwesenheitszeiten können Unternehmen dazu beitragen, das psychische Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu verbessern, was wiederum die Häufigkeit von Abwesenheiten verringern kann.

Produktivität:

Mitarbeiter, die sich verstanden und unterstützt fühlen, sind bei der Arbeit produktiver. Sie sind weniger gestresst und konzentrierter, was zu besseren Ergebnissen führt.

Ruf des Unternehmens:

Der Umgang eines Unternehmens mit seinen Mitarbeitern, insbesondere in schwierigen Zeiten, kann sich erheblich auf seinen Ruf auswirken. Unternehmen, die für ihr Einfühlungsvermögen und ihre Fürsorge bekannt sind, ziehen mit größerer Wahrscheinlichkeit Top-Talente an und genießen eine bessere öffentliche Wahrnehmung.

Konstruktive Lösungen:

Durch das Verständnis der Grundursachen für Fehlzeiten können Unternehmen effektivere und gezieltere Lösungen umsetzen. Wenn die Ursache beispielsweise ein Burnout ist, ist möglicherweise eher eine Änderung der Arbeitsbelastung oder der Arbeitsabläufe als Strafmaßnahmen erforderlich.

Vertrauen aufbauen:

Vertrauen ist ein Grundpfeiler jeder gesunden Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung. Indem Unternehmen ihren Mitarbeitern im Zweifelsfall vertrauen, können sie Vertrauen fördern, was zu einer offenen Kommunikation und einer stärkeren Bindung führt.

Moral und Teamdynamik:

Ein sorgfältiger Umgang mit Fehlzeiten kann dafür sorgen, dass die Teammoral hoch bleibt. Es ist wahrscheinlicher, dass sich die Mitarbeiter gegenseitig unterstützen und in einer mitfühlenden Umgebung zusammenarbeiten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Fehlzeiten zwar eine Herausforderung für Unternehmen darstellen können, die Art und Weise, wie damit umgegangen wird, jedoch einen erheblichen Einfluss auf die allgemeine Gesundheit des Unternehmens haben kann, sowohl im Hinblick auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter als auch auf den betrieblichen Erfolg. Der Ausgleich zwischen Empathie und Verantwortung ist der Schlüssel.

 

Chronische Abwesenheit

 

Es ist wichtig, das Thema chronische Fehlzeiten mit Vorsicht anzugehen, insbesondere wenn man sie auf den Charakter eines Mitarbeiters zurückführt. Pauschale Verallgemeinerungen oder Annahmen können irreführend und unfair sein. Wenn ein Mitarbeiter jedoch ohne ersichtlichen triftigen Grund ständig Muster chronischer Fehlzeiten aufweist, könnten einige die folgenden Beobachtungen oder Annahmen über seinen Charakter machen:

Mangelnde Verantwortung oder Zuverlässigkeit:

Der Mitarbeiter könnte als jemand angesehen werden, der seine beruflichen Pflichten nicht ernst nimmt oder als jemand, auf den sich Kollegen oder Vorgesetzte nicht verlassen können.

Auslösung:

Chronische Fehlzeiten könnten darauf hindeuten, dass sich der Mitarbeiter nicht für seine Arbeit engagiert oder es ihm an Motivation mangelt.

Mangelnde Professionalität:

Regelmäßiges Fehlen der Arbeit ohne triftigen Grund kann als unprofessionelles Verhalten interpretiert werden, das auf eine Missachtung der Normen und Erwartungen am Arbeitsplatz hinweist.

Mögliche Täuschung:

Wenn sich die Abwesenheitsgründe häufig ändern oder nicht stichhaltig erscheinen, könnte dies Zweifel an der Ehrlichkeit des Mitarbeiters aufkommen lassen.

Schlechtes Zeitmanagement oder schlechte Planung:

Wenn ein Mitarbeiter aufgrund vermeidbarer persönlicher Verpflichtungen häufig zu spät kommt oder die Arbeit verpasst, kann dies auf mangelnde Planungsfähigkeiten hinweisen.

 

Auch wenn diese Beobachtungen manchmal zutreffen, ist es wichtig, die potenziellen Fallstricke bei solchen Einschätzungen zu erkennen:

Voreilige Schlüsse zu ziehen:

Chronische Fehlzeiten können legitime und schwerwiegende Gründe haben, etwa gesundheitliche Probleme oder persönliche Krisen, die für Arbeitgeber möglicherweise nicht sofort erkennbar sind.

Verallgemeinernder Charakter:

Fehlzeiten sind nur ein Verhalten unter vielen. Den gesamten Charakter eines Mitarbeiters anhand dieses einen Faktors zu bewerten, kann zu einfach und unfair sein.

Diskriminierungsrisiko:

Es muss unbedingt sichergestellt werden, dass bei einer Beurteilung nicht unbeabsichtigt Personen diskriminiert werden, die berechtigte Gründe haben, die durch das Arbeitsrecht geschützt sind, wie z. B. Behinderungen oder Familienpflichten.

Verlust wertvoller Mitarbeiter:

Wenn Arbeitgeber nicht mit Sorgfalt und Verständnis mit Fehlzeiten umgehen, laufen sie Gefahr, Mitarbeiter zu verärgern oder zu verlieren, die trotz ihrer Anwesenheitsschwierigkeiten möglicherweise über wertvolle Fähigkeiten und Beiträge verfügen.

Überlegungen zur psychischen Gesundheit:

Eine Zunahme der Fehlzeiten könnte ein Zeichen für psychische Probleme wie Depressionen oder Angstzustände sein. Ohne ein unterstützendes Umfeld könnten diese Probleme unberücksichtigt bleiben und dem Einzelnen noch mehr schaden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass chronische Fehlzeiten zwar Fragen über das Engagement, die Zuverlässigkeit oder die Professionalität eines Mitarbeiters aufwerfen können, es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, das Problem mit Sensibilität, Aufgeschlossenheit und einem ganzheitlichen Verständnis der Umstände des Einzelnen anzugehen.

 

Zusammenfassung

 

In Fehlzeiten verstehen, ist es unerlässlich, das Problem aus einer ausgewogenen Perspektive anzugehen. Während Muster ständiger Fehlzeiten Bedenken hinsichtlich der Zuverlässigkeit, des Engagements oder der Professionalität eines Mitarbeiters hervorrufen können, kann eine voreilige Beurteilung des Charakters sowohl ungerecht als auch kontraproduktiv sein.

Chronische Fehlzeiten können ein Symptom tieferer, unsichtbarer Herausforderungen sein, die von gesundheitlichen Problemen bis hin zu persönlichen Krisen oder psychischen Problemen reichen. Arbeitgeber profitieren davon, wenn sie die Angelegenheit mit Empathie, offenem Dialog und der Verpflichtung, die Ursachen zu verstehen, angehen.

Dadurch fördern sie nicht nur ein unterstützendes Arbeitsumfeld, sondern stellen auch sicher, dass wertvolle Mitarbeiter gehalten und potenzielle Probleme proaktiv angegangen werden. Es ist ein Beweis für das uralte Sprichwort: Verständnis und Kommunikation sind in jedem Aspekt der menschlichen Interaktion, auch am Arbeitsplatz, von entscheidender Bedeutung.