ما هي إدارة الفريق عن بعد؟

لماذا تدير فريقًا عن بعد؟

هناك العديد من الأسباب لتشغيل فريق عن بعد.

1. الوصول إلى مجموعة مواهب أكثر تنوعًا: عندما تقوم بالتوظيف من الشبكات الشخصية، فمن الأرجح أن تقوم بذلك يكون متحيزا تجاه الأشخاص الذين يشبهونك أكثر من أي وقت مضى.
2. الوصول إلى مجموعة أوسع من المواهب: قد يكون العاملون عن بعد في منطقة زمنية مختلفة ولديهم إيقاع عمل مختلف. وهذا يعني أنك قد تتمكن من الوصول إلى المواهب التي لا تكون متاحة لك عادة.
3. التوفير في العقارات: إن امتلاك مساحة مكتبية أمر مكلف، ومعظمها فارغ في أي وقت. قد يتعين عليك أيضًا التعامل مع التقلبات في الطلب والتغيرات في سوق العقارات.
4. تحسين رضا الموظفين: المزيد والمزيد من الناس يريدون العمل. عندما تدير فريقًا عن بعد، فإنك تمنح موظفيك حرية اختيار الطريقة التي يريدون العمل بها.

إدارة فريق عن بعد: المهارات الثلاث الأكثر أهمية

1. مهارات التواصل: الإدارة عن بعد هي كل شيء عن التواصل. يجب عليك توصيل رؤيتك واستراتيجياتك وتوقعاتك لأعضاء فريقك.
2. مهارات حل المشاكل: قد تكون قادرًا على التواصل، ولكن إذا لم تتمكن من حل المشكلات، فلن يتمكن أعضاء فريقك من التحرك نحو أهدافهم.
3. مهارات إدارة الوقت: قد تكون إدارة فريق بعيد أمرًا صعبًا. قد تحتاج إلى الاعتماد على مساعدة خارجية لإدارة فريقك ومساعدتهم على تحقيق أهدافهم.

يجب أن تكون قادرًا على إدارة توقعات كل من أعضاء فريقك وعملائك. يجب أن تكون قادرًا على إدارة توقعات عملائك وأصحاب المصلحة. يجب أن تكون قادرًا على إدارة توقعاتك كقائد لفريق بعيد.

إرساء ممارسات الاتصال الفعالة

1. استخدام الفيديو والمكالمات: تمكنك هذه الأدوات من التواصل بشكل أكبر مع أعضاء فريقك وعملائك. يمكنك استخدام Google Hangouts أو Zoom أو Skype لاستضافة المكالمات. يمكنك استخدام Zoom أو Zoom video لمكالمات الفيديو.
2. استخدم الأدوات للتعاون في الوقت الفعلي: يمكن أن تساعدك أدوات التعاون في الوقت الفعلي، مثل Google Docs وTrello وما إلى ذلك، في إدارة وتتبع عملك عن بعد.
3. إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك: يعد البريد الإلكتروني أداة ممتازة للتواصل، ولكنه قد يصبح مرهقًا مع وجود عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني. يجب أن تتعلم كيفية إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع ضمان عدم فقدان مسار الاتصالات الهامة.

عقد اجتماعات فعالة

1. الاجتماعات يمكن عقد في الموقع، في قاعة المؤتمرات، أو عبر مكالمة فيديو.
2. حدد الطريقة الأفضل لعقد الاجتماع بناءً على مواقع أعضاء فريقك وأهمية الاجتماع ونوع العمل الذي يقومون به.
3. عقد الاجتماعات في منتصف النهار. يمكن أن تؤدي الاجتماعات في الصباح أو المساء إلى خلق الكثير من التوتر والإلهاء لأعضاء فريقك.

ممارسات التعاون عن بعد

1. تحديد الأهداف معًا: عند بدء مشروع ما، حدد الأهداف مع أعضاء فريقك. يجب أن تكون الأهداف ذكية: محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية وفي الوقت المناسب.
2. احتفل بالمعالم: عندما تصل أنت وأعضاء فريقك إلى الإنجازات، احتفلوا معًا بهذه الإنجازات: سيساعد ذلك في تحفيز أعضاء فريقك على الاستمرار..
3. عقد اجتماعات فردية: بانتظام عقد اجتماعات فردية مع أعضاء فريقك. تعد هذه الاجتماعات فرصة رائعة للتحقق والتأكد من أن أعضاء فريقك يسيرون على الطريق الصحيح لتحقيق أهدافهم.
4. كن ايجابيا: كن إيجابيا مع أعضاء فريقك. كن بمثابة لوحة صوتية إيجابية وبناءة لأعضاء فريقك.
5. حدد التوقعات للتعليقات: عند العمل بعد، انه لمن السهل ان الإفراط في الاعتماد على ردود الفعل والنقد البناء. يجب عليك تحديد توقعات واضحة لنوع التعليقات التي يقدمها لك أعضاء فريقك.
6. تحديد التوقعات للتوافر: أثناء العمل بعد، قد يشعر أعضاء الفريق بالحاجة إلى التواجد على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. يجب عليك وضع توقعات واضحة بشأن الوقت الذي يمكن فيه لأعضاء فريقك أخذ قسط من الراحة، والوقت الذي يمكنهم فيه الانفصال عن العالم الرقمي.

شجع أعضاء الفريق على الاجتماع معًا. يمكن أن يساعد الاجتماع مع أعضاء فريقك شخصيًا في تقوية الفريق وتقليل سوء الفهم وبناء الثقة.

اجتماعات التعاون الافتراضية

1. ابدأ والنهاية في ذهنك: ما الذي تريد تحقيقه من خلال اجتماعات التعاون الافتراضية الخاصة بك؟؟ ما هو الهدف من الاجتماع؟ -
2. قم بتهيئة البيئة المناسبة لاجتماعاتك: تأكد من عقد اجتماعاتك في بيئة هادئة وخالية من التشتيت. -
3. حدد توقعات واضحة لاجتماعاتك: ما هي أهداف اجتماعاتكم؟ ما هو تدفق اجتماعاتك؟ ما هي التوقعات من اجتماعاتكم؟ -
4. التعرف على أفضل الأدوات لاجتماعاتك: ما الأدوات التي تحتاج إلى استخدامها في اجتماعاتك؟ هل هناك أي أدوات يفضلها عملاؤك؟ ما هو النطاق الترددي لأعضاء فريقك؟ -
5. إدارة اجتماعات التعاون الافتراضية الخاصة بك: كيف ستتابع اجتماعاتك؟ هل ستستخدم أدوات الاجتماع أم مزيجًا من أدوات الاجتماع والأدوات العادية؟

اجتماعات تسجيل الوصول الأسبوعية

1. ابدأ بمراجعة أهداف وإنجازات الأسبوع الماضي.
2. استخدم بقية الاجتماع للتخطيط للأسبوع المقبل.
3. كن إيجابيًا مع أعضاء فريقك واحتفل بإنجازاتهم.
4. حدد التوقعات للأسبوع المقبل وتواصل مع كل عضو من أعضاء فريقك.

وفي الختام