13 أكتوبر ما هو الجدول الزمني؟ 5 فوائد مذهلة
ما هو الجدول الزمني؟
الجدول الزمني هو في الأساس سجل للوقت الذي يقضيه الموظف في مهمة في متناول اليد. يستخدم أصحاب العمل الجداول الزمنية لتسجيل الحضور، ومدة المشروع، وتخصيص الوظائف، وما إلى ذلك. كما أنهم يتتبعون وقت الحضور والانصراف، وأي فترات راحة يأخذونها، بالإضافة إلى الوقت اللازم لإكمال الوظيفة. وبمساعدة ما سبق، يقومون بتحديد كشوف المرتبات أسبوعيًا، أو نصف أسبوعيًا، أو شهريًا حسب حاجتهم. يتم أيضًا تسجيل العناصر الأخرى لكشوف المرتبات، بما في ذلك الإجازات والمستحقات والإجازات عند إعداد كشوف المرتبات.
لا يقتصر الأمر على كشوف المرتبات فحسب، بل تستخدم الشركات الجداول الزمنية لإدارة المشاريع أيضًا. يعد الجدول الزمني المستند إلى العميل أو الجداول الزمنية للمشاريع الفردية أمرًا شائعًا أيضًا. إنهم يتتبعون بالتفصيل العمل الذي قام به كل موظف في المشاريع الفردية. تساعد هذه الجداول الزمنية الموارد البشرية في تخطيط القوى العاملة من خلال تحديد المناطق الأضعف والمشاريع التي تحتاج إلى تعزيز إضافي. والأهم من ذلك، أنه يساعد على تتبع مستويات الإنتاجية لكل موظف.
يمكن أن تكون الجداول الزمنية رقمية أو ورقية. تستغرق سجلات الجداول الزمنية اليدوية وقتًا وجهدًا لإنشاءها وصيانتها، كما أن كشوف المرتبات تمثل رعبًا مطلقًا. لكن، من ناحية أخرى، تقوم الجداول الزمنية الرقمية بكل ما يمكن أن تفعله الجداول الزمنية الورقية بضغطة زر.
يساعدك تطبيق Time Tracking على تسجيل ما ورد أعلاه عبر الإنترنت ويمكن تتبعه بسهولة. يقدم الموظفون الجداول الزمنية الخاصة بهم، والتي يتم إرسالها بعد ذلك إلى مديرهم، الذي يوافق عليها بعد ذلك. تتم معالجة البيانات إما من قبل الفريق الداخلي أو الاستعانة بمصادر خارجية لمورد متخصص في كشوف المرتبات. إما ذلك أو يمكن لآلة حاسبة ساعات الرواتب أن تقوم بالعمل نيابةً عنك.
مع وجود وقت الدخول والخروج والأجر بالساعة، تقوم الآلة الحاسبة بعد ذلك بحساب الأجر بعد النظر في التخفيضات الضريبية، وما إلى ذلك.
لماذا تحتاج إلى جدول زمني؟
يجب على كل شركة أن تفكر في وجود جدول زمني لموظفيها. من الصعب دائمًا قبول الإجراء الجديد نظرًا لأن البعض يعتبره بمثابة تدخل لخصوصيتهم. إن أهمية الجدول الزمني تتفوق على التعقيد والإزعاج.
يعمل الجدول الزمني بشكل مشابه لقاعدة البيانات ويجمع كل التفاصيل الضرورية من الموظفين. وتشمل هذه التفاصيل المهام المكتملة، وساعات العمل، وما إلى ذلك. وبمساعدة الحقائق المتوفرة، يستطيع أصحاب العمل دفع أجور عمالهم بشكل عادل ومعقول. والعمال لديهم ما يثبت عملهم.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن للإدارة تتبع الوقت الذي يقضيه الفريق فيما يتعلق بالإنتاجية. تساعد معرفة مقدار الوقت المستغرق في كل مهمة على تحديد الفجوات في الموارد واكتشاف مشكلات إدارة الوقت. بالإضافة إلى الأدوات الأخرى، تعمل الجداول الزمنية أيضًا على تحسين الشفافية داخل المنظمة، مما قد يكون مفيدًا لصاحب العمل.
عندما يتعلق الأمر بالموظفين، يمكنهم معرفة عدد الساعات التي يقضونها في كل مهمة واستخدام الجداول الزمنية لزيادة إنتاجيتهم. ويمكنهم أيضًا ربط رواتبهم بساعات العمل ولن يتساءلوا بعد الآن عما إذا كانوا يحصلون على أجور كافية. مكافحة بنشاط، يمكنهم أن يسألوك إذا لم يحصلوا على أجر مقابل ساعات العمل.
أما بالنسبة لإدارة المشاريع، فيمكن للمديرين استخدام الجداول الزمنية للعمل على النفقات وتقديرات المشروع. ويمكنهم أيضًا مقارنة التكاليف المتوقعة مقابل التكاليف الفعلية لمشاريع مختلفة في نفس الوقت. ومع توفر هذه المعلومات، يمكنهم العمل على إكمال المشاريع الحالية في الوقت المحدد وكذلك التخطيط للمشاريع المستقبلية.
الجدول الزمني الرقمي مقابل الجدول الزمني الورقي
بينما الجداول الزمنية تعتبر مهمة جدًا لنمو أي مؤسسة، فهل من الحكمة القفز على العربة الرقمية أو الالتزام بالجداول الزمنية التقليدية؟
ثق بنا عندما نقول أن الرقمية هي الطريق الصحيح. لديك سنوات وسنوات من السجلات في متناول يدك على الخادم أو السحابة. ولكن مع الجداول الزمنية اليدوية، على الرغم من أنه قد تكون لديك البيانات في متناول اليد، هل لديك الوقت للبحث عن المعلومات الضرورية. ليس هذا فقط، ما مدى إمكانية تتبع جميع البيانات؟ ولكن على الجانب الإيجابي، تعد الجداول الزمنية الورقية بسيطة وسهلة المتابعة. كما أنه يوفر التكاليف ويبقي العملية مبسطة.
في عالم الشركات، ربما يكون ربط الجداول الزمنية الرقمية مع حل إدارة المشروع هو أفضل طريقة لتتبع تطور المشروع والحفاظ على الشفافية داخل المنظمة وكذلك العميل. تأتي معظم الجداول الزمنية الإلكترونية مع تطبيقات إدارة الوقت. وبهذا، يمكن للموظفين تتبع إنتاجيتهم بأنفسهم ومراقبة التقدم المحرز.
قبل التوصل إلى حل، من المهم أن تفكر في الموظفين أيضًا. إذا كنت شركة صغيرة بها عدد قليل من الموظفين، فمن الأفضل أن تفعل ذلك باستخدام جدول زمني يدوي أو حتى حاسبة وقت الفراغ. ولكن، إذا كنت مؤسسة كبيرة لديها موظفين عن بعد، فقد تجد أن الجدول الزمني الرقمي أو الجدول الزمني المستند إلى السحابة يعملان بشكل أفضل.
كيف تعمل الجداول الزمنية؟
لا تعد الجداول الزمنية واحدة من أكثر المهام جاذبية في اليوم، ولكنها ضرورية للغاية عندما يتعلق الأمر بإدارة الشركة. ومن ثم، يجب أن يكون تطبيق تتبع الوقت هو الأسهل ويوصف نفسه أيضًا دون الحاجة إلى قضاء الكثير من الوقت عليه.
في البداية، يتم إعداد المعلمات من قبل المديرين كجزء من التعريف بالشركة أو المشروع. يقوم الموظفون بعد ذلك بإدخال الفترة الزمنية في الوحدات الخاصة بهم مقابل مهام محددة تم تعيينها. يشمل الوقت المحدد العمل الإضافي ووقت المناوبة إن وجد، بالإضافة إلى أسبوع العمل العادي.
يسجل الجدول الزمني أيضًا الإجازات والإجازات والإجازات والتدريب وما إلى ذلك، كجزء من المهام الإدارية. تسمح هذه لصاحب العمل بتتبع ساعات عمل الموظف لأغراض الرواتب. ومع ذلك، فإن ذلك يعتمد على حاجة صاحب العمل والهدف من استخدام الجدول الزمني.
وفي نهاية اليوم، يقوم الموظفون بإدخال ساعات العمل مقابل المهام وتقديمها للموافقة عليها. تختلف المعلمات لكل موظف حسب المشاريع، ويمكن تخصيصها من قبلهم ومن قبل مديريهم أيضًا. بعد تقديمه، يتم تمرير الجدول الزمني إلى المشرف، الذي قد يكون المدير أو حتى العميل نفسه.
المشرف صاحب السلطة إما يوافق على الجدول الزمني أو يرفضه. وفي حالة الموافقة يتم تحويلها إلى قسم الرواتب للمعالجة. إذا تم رفضه، فإنه يعود مرة أخرى إلى الموظف لإجراء التغييرات اللازمة، والذي يقوم بعد ذلك بتقديمه مرة أخرى بعد التصحيح.
كيف تساعد الجداول الزمنية المؤسسات على التحسن؟
تساعد الجداول الزمنية المنظمات على الحصول على نظرة ثاقبة للحياة المهنية للموظفين. فهو يساعدهم على اتخاذ قرارات أفضل فيما يتعلق بالموظفين وإلهامهم. كما أنه يحدد المزالق في أي مشروع وأيضا الفجوة المعرفية.
تتبع المشاريع
باعتبارك زميلًا موظفًا، ستعرف أهمية وقت زميلك في العمل ووقته. كمدير، ستعرف المهام المخصصة لعضو فريقك. ولكن، بدون جدول زمني، يظل الوقت الذي يقضيه في المهمة لغزا. وهذا يخلق نقص الشفافية في النظام.
باستخدام الجداول الزمنية، يمكن لفريقك تسجيل المهمة التي يعملون عليها. وأيضًا وقت العمل في كل وظيفة أو وحدة اعتمادًا على المشروع الذي يعملون عليه. يساعدك هذا على قياس إنتاجية الفريق بالإضافة إلى الكفاءة. يمكن للمديرين استخدام هذه البيانات لمعالجة أي فجوات أو الترتيب للتدريب حيثما يكون هناك نقص في المخرجات.
تحسين الكفأة
يمكن للجدول الزمني التفصيلي أن يمنح المنظمة فكرة عميقة عن أي مشروع. يحدد هذا المخاطر المحتملة بناءً على البيانات السابقة، ويمكن للإدارة التحقيق في سبب المشكلة. يساعد ذلك على تغيير العملية وضبط البيانات حاليًا لمنع حدوث ذلك في المستقبل. إذا كان سوء التواصل هو سبب المشكلة، فيمكنك الترتيب لطرق أفضل للتواصل أو التخطيط لتمارين بناء الفريق لتعزيز الأخلاق داخل الفريق.
ما ورد أعلاه ممكن فقط عندما يكون لديك فهم عميق لطريقة عمل الفريق وأيضًا ساعة بساعة من كل يوم.
تتبع الموظفين
تساعد الجداول الزمنية في إدارة المشاريع من خلال تتبع مشاريع الموظفين ومراقبة إنتاجهم/مخرجاتهم. من خلال هذا، يمكنك الحصول على نظرة ثاقبة لتخصص عضو الفريق وكذلك الفجوات الموجودة فيه. بهذه الطريقة، يمكنك تحديد ما إذا كان الموظف مؤهلاً للحصول على دور أفضل داخل المنظمة. بالإضافة إلى ذلك، فهو يكرّم أيضًا الموظفين ذوي المعرفة المتخصصة، والتي قد تكون مفيدة في المشاريع المستقبلية. ومن ناحية أخرى، يشير أيضًا إلى أن الموظفين يفتقرون إلى نفس الشيء.
سجل نفقات المشروع
لا أحد يرغب في خسارة المال عن طيب خاطر في مشروع ما، وسوف تفعل ذلك إذا لم تبدأ في تتبع الجداول الزمنية الخاصة بك. تساعدك الجداول الزمنية على مراقبة الوقت المستغرق وبالتالي التكلفة، خاصة في حالة المشاريع ذات العطاءات الثابتة. أنت بالتأكيد لا تريد أن تكون على الجانب الخاسر من الأشياء.
دقة الفواتير
تعمل الشركات التي تواجه العملاء مثل الصناعات الخدمية بشكل أفضل من خلال تتبع وقتهم وتكاليفهم من خلال جدول زمني. وهذا لا يساعدهم على متابعة الأمور فحسب، بل يطمئن العميل أيضًا إلى أن المشروع في أيدٍ أمينة. يمكنك أيضًا تجنب الارتباك عندما يحين وقت إصدار الفواتير لهم مقابل المهام المختلفة. يمكنك المطالبة بالتعويض النقدي دون الحاجة إلى تبرير كل النفقات.
في عصرنا هذا، أصبح التحول الرقمي أمرًا لا مفر منه، وكذلك الأمر بالنسبة لتتبع إنتاجية الموظفين. على الرغم من أن هذا كان موجودًا لبعض الوقت بمساعدة الجداول الزمنية اليدوية، فمن المهم أيضًا أن تبحث عن الخيارات الرقمية حسب حاجتك. يمكن أن تساعد الجداول الزمنية المؤسسة بعدة طرق مختلفة بخلاف كونها وسيلة لحساب الرواتب.
أبحث عن قوالب الجدول الزمني المجانية. انقر هنا للحصول على نماذج في Excel وPDF وGoogle Sheets.
