23 سبتمبر كيفية تبسيط العمليات التجارية من خلال تتبع الوقت.
شارك في 06: 46h
in كيفية
يعد تطوير الأعمال التجارية عملاً شاقًا ولكن يمكن لأداة تتبع الوقت مساعدتك في ذلك. ما لم تكن لديك وظيفة تتطلب منك الجلوس طوال اليوم دون القيام بأي شيء، سيكون هناك دائمًا أشياء للقيام بها أكثر من الوقت في اليوم. باعتبارك رجل أعمال لديه العديد من الشركات تحت قبعتك، قد يبدو هذا الأمر أكثر صعوبة. يعد فحص كل فاتورة وإعادة فحصها، ومراقبة مستويات المخزون والنفقات، وتقديم الضرائب ربع السنوية - بعضًا من المهام الإدارية العديدة التي يحتاج جميع أصحاب الأعمال الصغيرة إلى معالجتها لتنمية شركاتهم والحفاظ على استمراريتها.. هناك العديد من العمليات التي نقوم بها كبشر دون تفكير: سواء كان ذلك قفل الباب الأمامي عند مغادرة المنزل أو إطفاء الأضواء قبل النوم.. تصبح هذه الأفعال طبيعة ثانية بعد القيام بها مرارًا وتكرارًا. البشر مصممة للقيام بالأشياء بشكل غريزي لأنهم فعلوها في الماضي. هذه الطريقة الطبيعية في التفكير يسمى "الطبيعة الثانية لأن هذه الأنشطة تصبح جزءًا طبيعيًا من شخصيتك، وهو شيء لا يتعين عليك حتى التفكير فيه.". إذًا كيف يرتبط هذا بنمو الأعمال التجارية وتوسيع نطاقها؟ حسنًا، إذا توقفنا للحظة وفكرنا فيما كنا نفعله بدلاً من الاستمرار في الحركات دون سؤال، فيمكننا تبسيط العمليات وتوفير الوقت على المدى الطويل. فيما يلي بعض النصائح حول تبسيط عمليات عملك باستخدام برنامج تتبع الوقت...
حدد أكبر أوقات المماطلة لديك
جزء كبير من تبسيط عمليات عملك هو تحديد المكان الذي يضيع فيه وقتك. على سبيل المثال، قد يكون لديك اجتماع مجدول في الساعة 10 صباحًا وتأخرت عنه 15 دقيقة، ثم تجد نفسك مسرعًا من مهمة إلى أخرى طوال اليوم. إذا واصلت القيام بذلك، فلن يكون لديك الوقت الكافي لإكمال جميع دراستك. وعلى الرغم من أن هذا قد يبدو طبيعيًا جدًا، حيث أن كل شيء على طبقك معلق فوق رأسك، فمن الضروري تحديد الأنشطة التي تعتمد أكثر على الوقت. بهذه الطريقة، ستتمكن من التركيز على مهامك وتوفير الوقت على المدى الطويل. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، فقد حان الوقت لمراجعة قائمة المهام الخاصة بك. هل هناك عنصر لديك أثناء التنقل لأسابيع؟ إنه شيء كنت تؤجله لأنك لا تعرف كيفية معالجته. إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ بعد ذلك أو حتى كيفية تقسيم المهمة، فهذا مؤشر واضح على أنك تحتاج إلى قضاء بعض الوقت والحصول على بعض النصائح من معلمك أو زميلك. إن المماطلة هي دائمًا علامة على أنك تحتاج إلى الرجوع خطوة إلى الوراء وإعادة تقييم موقعك في عملك. ومع ذلك، هناك أشياء معينة تعتبر سيئة في الوقت الفعلي، وعليك أن تكون صادقًا مع نفسك وأن تحدد أين تتجه نحو الخطأ..
تتبع الوقت الذي تقضيه في المهام
قد يبدو الأمر بسيطًا جدًا، ولكن من المهم تتبع الوقت الذي تقضيه في المهام المختلفة. لماذا؟ تتبع الوقت سيمكنك من فهم أين يذهب وقتك وما هي مجالات عملك التي تستهلك وقتًا أطول مما ينبغي. كما أنه يوفر لك صورة واضحة عما يجب أن تقضي وقتًا أقل فيه والمهام التي يجب أن تقضي وقتًا أطول فيها. على الرغم من أن الأمر قد يبدو يتطلب الكثير من الوقت والجهد، إلا أن تتبع الوقت يستحق كل هذا العناء. سيعطيك صورة واضحة عن المكان الذي يقضيه وقتك كل يوم ويساعدك على بناء جدول أفضل للمستقبل. إن تدوين كل مهمة تكملها ومقدار الوقت الذي تقضيه في كل مهمة، سيساعدك أيضًا على الحصول على منظور أكثر وضوحًا وتحديد أكبر مضيعة للوقت في عملك.
قم بإجراء تجربة تتبع الوقت لمدة 30 يومًا باستخدام ClockIt.
إذا وجدت نفسك في نفس الموقف شهرًا بعد شهر، فقد حان الوقت لإعادة تقييم سير عملك. إذا كنت تتتبع وقتك لعدة أسابيع أو أشهر، ولم يتغير شيء، فمن المحتمل أنك لا تتبع الأشياء الصحيحة. من الضروري تتبع الوقت المستغرق في كل مهمة وجميع الجوانب الثانوية لكل درس، وليس الكلمة الرئيسية "التسويق" الواسعة. بهذه الطريقة، ستتمكن من رؤية أين يمضي وقتك بالضبط والمهام التي تسبب أكبر قدر من ضياع الوقت. هناك العديد من تطبيقات تتبع الوقت التي يمكنك استخدامها لمساعدتك في ذلك. هناك كلوكيت، ستريك، تايم دكتور، ريسكيو تايم، و هوبستاف. اعتمادًا على نشاطك التجاري، يجب أن تحاول العثور على التطبيق الذي يناسب احتياجاتك.
تعرف على أكبر مضيعة للوقت.
من خلال تتبع وقتك ومراجعة البيانات، ستتمكن من معرفة أين يذهب وقتك وتحديد أكبر مضيعة للوقت في عملك. قد تجد أن أهم مضيعة للوقت ليست الأنشطة التسويقية التي كنت تتوقعها، أو قد تجد أنك تقضي الكثير من الوقت في مهمة واحدة. مهما كانت النتائج، عليك أن تعمل على أساسها. إذا كنت تهدر الوقت في المهام الإدارية التي لا تضيف قيمة إلى عملك، فهذا هو الوقت المناسب لإعادة تقييم سير عملك. باتباع النصائح أدناه، ستتمكن من تقليل الوقت الذي تقضيه في هذه المهام وستكون قادرًا على تخصيص المزيد من الوقت للمهام الأساسية التي تدفع عملك إلى الأمام.
وضع خطوات قابلة للتنفيذ لمكافحة الهدر
الآن بعد أن حددت أكبر مضيعة للوقت في عملك، تحتاج إلى إنشاء خطوات قابلة للتنفيذ لمكافحتها. إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في المهام الإدارية، فستحتاج إلى اتخاذ إجراء وتفويض هذه المهام إلى أعضاء الفريق الآخرين. إذا لم يكن لديك فريق، فهذا هو الوقت المناسب لبدء البحث. إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في مهمة معينة، فستحتاج إلى إعادة تقييم سير العمل ومعرفة ما إذا كانت هناك طريقة أفضل لإكمال المهمة. إذا كانت لديك خطة قابلة للتنفيذ لمدة 30 يومًا، فمن الأسهل الاستمرار في التركيز على ما يهم وتحقيق النتائج التي تريد رؤيتها في عملك.
قم بمراجعة انتصاراتك والاحتفال بها
من المهم قضاء بعض الوقت والاحتفال بالانتصارات الصغيرة؛ يصنعون فرق هائل. من خلال تتبع وقتك واتباع النصائح المذكورة أعلاه، ستتمكن من إنشاء سير عمل يناسبك أنت وفريقك. سيكون لديك أيضًا المزيد من الوقت للتركيز على الأنشطة التي تدفع عملك إلى الأمام وتكون قادرًا على تحقيق المزيد في يومك. مع المزيد من الوقت والطاقة للتركيز على عملك، ستتمكن من رؤية نتائج أفضل في شركتك وتشعر بمزيد من الإنجاز في حياتك اليومية. من الضروري الرجوع خطوة إلى الوراء والتفكير في انتصاراتك من وقت لآخر. من خلال الاحتفال بنجاحاتك، ستتمكن من الحفاظ على الزخم المستمر والبقاء متحفزًا على المدى الطويل. باستخدام النصائح المذكورة أعلاه، ستتمكن من تبسيط عمليات عملك والتركيز على المهام الأكثر أهمية في عملك.
