26 سبتمبر كيفية اختيار أفضل برنامج لتتبع الوقت في 7 خطوات
شارك في 03: 33h
in كيفية
أفضل برامج تتبع الوقت يمكن أن تساعدك بشكل أكبر في إدارة فريقك ومشاريعك. ولكن هذا صحيح فقط إذا كان البرنامج مناسبًا ويلبي احتياجات فريقك. هناك العديد من خيارات تتبع الوقت المتاحة، وستختلف احتياجات فريقك اعتمادًا على نوع المشاريع التي تقوم بها وهيكل مؤسستك. تتناول هذه المقالة سبع خطوات لاختيار أفضل برنامج لتتبع الوقت لشركتك أو قسمك. يمكن أن يكون برنامج تتبع الوقت مفيدًا سواء كنت تعمل بمفردك أو مع فريق لأنه يساعدك على إنشاء سير عمل أكثر إنتاجية وخاضعة للمساءلة لإنجاز المزيد من المهام في وقت أقل. أن يقال، المجموعات المختلفة لديها احتياجات مختلفة لبرامج تتبع الوقت. يفضل بعض الأشخاص الطرق اليدوية، بينما يفضل البعض الآخر الحلول الآلية. تحتاج بعض الفرق إلى قدر كبير من المساءلة، بينما يحتاج البعض الآخر إلى شيء يمكنهم إيقافه دون التأثير على سير العمل. إذا كنت تعرف أيًا من هذه الأمثلة، فاستمر في القراءة لتتعلم كيفية اختيار أفضل برنامج لتتبع الوقت لشركتك أو قسمك!
الخطوة 1: تحديد سير العمل والاحتياجات الحالية لفريقك.
كل فريق مختلف. تحتاج بعض الأقسام إلى الكثير من تفاصيل تتبع الوقت لتحسين المساءلة، بينما يحتاج البعض الآخر إلى تتبع بسيط لمساعدتهم على العمل بشكل أكبر. قد لا يكون برنامج تتبع الوقت مناسبًا لما تحتاجه الآن. يعد هذا وقتًا رائعًا لتجربة طرق مختلفة لتتبع الوقت إذا كنت تبدأ كفريق. بهذه الطريقة، يمكنك التعرف على ما يحتاجه فريقك مع الحفاظ على المرونة الكافية للتغيير مع نمو فريقك وتطوره. على سبيل المثال، قد ترغب في تجربة تقنية بومودورو. البومودورو هي طريقة إنتاجية سهلة الاستخدام تساعدك على التركيز على العمل لمدة 25 دقيقة تليها استراحة لمدة 5 دقائق. يمكنك تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في المهام باستخدام القلم والورقة. هذه طريقة رائعة لتتبع وقتك، لكنها لا تسمح بأي مسؤولية أمام الآخرين.
الخطوة الثانية: حدد المشكلات الأساسية التي تريد حلها
قبل التسوق لشراء برنامج تتبع الوقت، قم بإعداد قائمة بالمشكلات التي تريد حلها. وسوف تساعدك على تحديد الحق برنامج تتبع الوقت لفريقك. اعتمادًا على عملك أو قسمك، قد تكون لديك مشكلات أساسية مختلفة تحتاج إلى حلها. بعض الأمثلة هي: – إنتاجية الموظف – تأكد من أن الموظفين يستخدمون وقتهم لإنجاز المزيد من المهام في وقت أقل مع عدد أقل من الأخطاء. – إدارة المشروع – تتبع الجداول الزمنية للمشروع والمواعيد النهائية، واستخدام الموارد، وتبعيات المهام لتجنب التواريخ المفقودة والتسليمات. – أوقات الدورة – تحسين الإنتاجية عن طريق تقليل الوقت اللازم لإنجاز الأمور. – استخدام الموارد – تأكد من أن كل فرد في فريقك يعمل على تحقيق الأهداف الصحيحة ويتعامل مع المهام الصحيحة.
الخطوة 3: تحديد الميزات الأساسية التي تحتاجها في الحل
بمجرد تحديد المشكلات الأساسية التي تريد حلها، فقد حان الوقت للبدء في البحث عن حلول يمكنها حل تلك المشكلات. للقيام بذلك، ستحتاج إلى فحص الميزات الأساسية لكل حل مرشح. على سبيل المثال، عند تقييم برنامج تتبع الوقت، فإنك تريد التأكد من أن البرنامج يحتوي على واجهة تناسب فريقك. يجب أن يكون سهل الاستخدام والفهم. وينبغي أيضًا أن يكون من السهل التكامل مع الأدوات الأخرى لفريقك. مرة أخرى، كل فريق لديه احتياجات مختلفة، لذلك يجب عليك التأكد من أن البرنامج الذي تحدده يحتوي على الميزات التي تحتاج إليها.
الخطوة 4: تقييم قابلية الاستخدام لكل مرشح
لقد كانت سهولة الاستخدام موجودة منذ الأيام الأولى لأجهزة الكمبيوتر، وهي لا تقل أهمية اليوم. إذا لم يتمكن أعضاء فريقك من استخدام البرنامج أو اضطروا إلى قضاء الكثير من الوقت والجهد في تعلم كيفية استخدامه، فقد لا يكون الحل فعالاً. يمكن أن تكون هذه مشكلة صعبة الحل لأنها ذاتية. ما يجده شخص سهل الاستخدام، قد يراه شخص آخر صعبًا. عندما تقوم بتقييم مدى سهولة استخدام أحد الحلول المرشحة، فإنك تريد البحث عن أشياء مثل الواجهة وسهولة الإعداد ومراجعات المستخدم.
الخطوة 5: تقييم عمليات التكامل وسهولة الإعداد
على الرغم من أنك ترغب في التأكد من سهولة استخدام الحل، إلا أنك لا تريد أيضًا فقدان الوظائف لأنك تحاول استخدام مفتاح مع آخر. إذا كنت تستخدم العديد من الأدوات البرمجية، فقد تشعر أنك كذلك السباحة في البيانات. في هذه الحالة، يجب عليك التأكد من أن برنامج تتبع الوقت الذي تحدده يحتوي على عمليات التكامل الصحيحة لربط كل شيء معًا. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم برنامج إدارة المشروعات، فستحتاج إلى التأكد من أن حل تتبع الوقت الذي تحدده يحتوي على عمليات التكامل الصحيحة لربطها ببرنامج إدارة المشروعات الخاص بك. وفي الوقت نفسه، تريد أيضًا التأكد من أن أي برنامج تختاره يتمتع بإمكانية إعداد المستخدم بشكل بديهي. فهو يضمن أنه حتى الموظفين الجدد يمكنهم تعلم كيفية استخدام البرنامج، وبدون مساعدة من أعضاء الفريق الآخرين.
الخطوة 6: تقييم تقييمات المستخدمين للتأكد من الموثوقية والجودة
عند اختيار حل تتبع الوقت، فأنت تريد التأكد من حصوله على تقييمات جيدة من المستخدمين. ففي النهاية، أنت تريد تقديم الحل الذي تختاره والذي يكون موثوقًا ومستقرًا. تحتاج إلى ذلك إذا كنت تعمل مع العملاء لأن العملاء قد لا يفعلون ذلك يكون راضيا مع الحل الذي يواجه مشاكل. عند تحديد حل لتتبع الوقت، فأنت تريد التأكد من أنك تنظر إلى مراجعات المستخدمين من العام الماضي أو نحو ذلك. الدراسات الجديدة ليست موثوقة دائمًا لأنه لم يتم التحقق منها بعد. قد ترغب أيضًا في إلقاء نظرة على توزيع المراجعات. هل يتركزون في أعلى أو أسفل تصنيف 5 نجوم؟ أم يبدو أنها انتشرت؟ إذا كانت معظم الدراسات في أعلى تصنيف 5 نجوم، فأنت تعلم أن معظم الناس سعداء مع الحل. إذا كانت معظم التقييمات في أسفل تصنيف 5 نجوم، فهذا ليس مناسبًا لفريقك.
الخطوة 7: قم بتأكيد قرارك من خلال الاشتراك التجريبي أو الاشتراك المدفوع!
بمجرد تحديد أفضل حل لتتبع الوقت، فقد حان الوقت لاتخاذ الإجراءات اللازمة. عندما تختار حلاً، فإن أفضل ما يمكنك فعله هو اختيار حل يمكنك تجربته مجانًا لمدة 30 يومًا. وبهذه الطريقة، يمكنك التأكد من أنه الحل المناسب لفريقك قبل الالتزام بدفع ثمنه. إذا لم تكن متأكدًا من حل تتبع الوقت الذي يجب عليك اختياره، فستساعدك هذه المقالة على تعلم كيفية اختيار أفضل برنامج تتبع الوقت لشركتك أو قسمك. تتناول هذه المقالة سبع خطوات لاختيار أفضل برنامج لتتبع الوقت لشركتك أو قسمك. يمكن أن يكون برنامج تتبع الوقت مفيدًا سواء كنت تعمل بمفردك أو مع فريق لأنه يساعدك على إنشاء سير عمل أكثر إنتاجية وخاضعة للمساءلة لإنجاز المزيد من المهام في وقت أقل. تتناول هذه المقالة سبع خطوات لاختيار أفضل برنامج لتتبع الوقت لشركتك أو قسمك.
