06 أغسطس 6 خطوات استباقية لاجتماعات ناجحة عبر الإنترنت
6 خطوات استباقية لاجتماعات ناجحة عبر الإنترنت
يتطلب إجراء اجتماعات ناجحة مع العملاء عبر الإنترنت عبر Zoom أو منصات افتراضية أخرى تخطيطًا وإعدادًا وتنفيذًا مدروسًا. فيما يلي بعض الخطوات الاستباقية للمساعدة في ضمان سير اجتماعاتك بسلاسة وتحقيق أهدافها:
1. التحضير:
خطط مسبقا:
تحديد هدف الاجتماع، ووضع جدول أعمال واضح، ومشاركته مع المشاركين مسبقًا.
يعد التخطيط الفعال أمرًا بالغ الأهمية لضمان اجتماع مثمر وناجح مع العميل عبر الإنترنت. وفيما يلي بعض العناصر الأساسية المشاركة في التخطيط للمستقبل:
تحديد الهدف: يجب أن يكون لكل اجتماع غرض أو هدف واضح. سواء كان الأمر يتعلق بمشاركة التحديثات، أو حل مشكلة، أو اتخاذ قرار، فإن هذا الهدف يجب أن يوجه عملية التخطيط. كن واضحًا بشأن ما تريد تحقيقه بنهاية الاجتماع.
إنشاء جدول أعمال الاجتماع: يمكن لجدول الأعمال المنظم جيدًا أن يجعل الاجتماع أكثر كفاءة ويبقي الجميع على المسار الصحيح. وينبغي أن تحدد المواضيع التي ستتم مناقشتها، والترتيب الذي سيتم تناولها به، وكم من الوقت سيتم تخصيصه لكل منها. ويجب أن تحدد الأجندة أيضًا من سيقود كل موضوع ومن يجب عليه الاستعداد مسبقًا.
توزيع جدول الأعمال: شارك جدول الأعمال مع المشاركين في الاجتماع مسبقًا. وهذا يسمح لهم بمعرفة ما يمكن توقعه، وإعداد مدخلاتهم، وتقديم الأفكار. من الجيد إرسال جدول الأعمال قبل أيام قليلة من الاجتماع.
تحديد المشاركين المطلوبين: فكر بعناية في من يجب أن يكون حاضرًا في الاجتماع. قد تؤدي دعوة المشاركين غير الضروريين إلى عدم الكفاءة. يجب دعوة فقط أولئك الذين يمكنهم المساهمة في تحقيق الهدف أو الذين يحتاجون إلى اتخاذ القرار.
تحضير المواد: إذا كانت هناك أي مواد أو وثائق ستتم مناقشتها خلال الاجتماع، فتأكد من إعدادها ومشاركتها مع المشاركين مسبقًا. يمكن أن يشمل ذلك التقارير أو الشرائح أو المعلومات الأساسية الضرورية لفهم المناقشة.
اختر الوقت المناسب:
يعد اختيار الوقت المناسب لاجتماعك عبر الإنترنت جانبًا مهمًا من التخطيط. وإليك كيفية القيام بذلك بفعالية:
اعتبارات المنطقة الزمنية: إذا كنت تتعامل مع عملاء أو زملاء في مناطق زمنية مختلفة، فضع ذلك في الاعتبار. حاول العثور على وقت يقع ضمن ساعات العمل العادية لجميع المشاركين. استخدم محول المنطقة الزمنية إذا لزم الأمر.
توفر المشاركين: تحقق من توفر جميع المشاركين قبل تحديد الوقت. قد يتضمن ذلك التحقق من التقويمات المشتركة أو طلب توفرها.
مدة الاجتماع: كن واضحًا بشأن مدة الاجتماع. يمكن أن تؤدي الاجتماعات الطويلة جدًا إلى انخفاض الاهتمام والإنتاجية. من الأفضل عادةً إبقاء الاجتماعات أقل من ساعة عندما يكون ذلك ممكنًا.
أوقات الازدحام: تجنب جدولة الاجتماعات في الأوقات التي من المرجح أن يكون فيها الأشخاص أكثر انشغالًا، مثل أول شيء في الصباح أو قبل نهاية يوم العمل مباشرة. غالبًا ما يكون منتصف الصباح أو منتصف بعد الظهر أوقاتًا فعالة للاجتماعات.
تعب الاجتماع: تجنب جدولة الاجتماعات المتتالية كلما أمكن ذلك. إن منح المشاركين بعض الوقت الضائع بين الاجتماعات يمكن أن يساعد في إبقائهم منتبهين ومنتبهين.
احترام الوقت الشخصي: تجنب جدولة الاجتماعات خارج ساعات العمل العادية إلا في حالة الضرورة القصوى. التعدي على الوقت الشخصي يمكن أن يؤدي إلى الاستياء وانخفاض المشاركة.
الاجتماعات المتكررة: إذا كان الاجتماع سيكون متكررًا، فاختر وقتًا يناسب جميع المشاركين باستمرار. يمكن أن يساعد هذا أيضًا المشاركين في تخطيط جدولهم الزمني.
اختبر التكنولوجيا الخاصة بك:
تحقق من اتصالك بالإنترنت والكاميرا والميكروفون وتطبيق Zoom للتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل صحيح. من الجيد أيضًا أن يكون لديك خطة احتياطية (مثل مكالمة هاتفية) إذا حدث خطأ ما.
قم بإعداد بيئتك:
تأكد من أن الغرفة التي تتواجد فيها هادئة ومضاءة جيدًا وخالية من عوامل التشتيت المحتملة.
تعرف على مميزات التكبير:
تعرف على وظائف Zoom وTeam المتنوعة، مثل مشاركة الشاشة أو الغرف الجانبية أو استطلاعات الرأي، التي يمكن أن تجعل اجتماعك أكثر تفاعلية وجاذبية.
2. الاتصال:
كن مبكرا:
قم بتسجيل الدخول إلى الاجتماع مبكرًا ببضع دقائق للترحيب بالمشاركين عند انضمامهم.
ضبط النغمة:
ابدأ الاجتماع بملاحظة إيجابية، ربما من خلال تسجيل وصول سريع أو محادثة قصيرة، قبل الانتقال إلى جدول الأعمال.
واضح وموجز:
كن واضحًا وموجزًا في اتصالاتك. تجنب استخدام المصطلحات ما لم تكن متأكدًا من أن جميع المشاركين يفهمونها.
3. المشاركة:
تشجيع المشاركة:
استخدم وظيفة الدردشة أو طرح الأسئلة أو استخدم ميزات الاقتراع لتشجيع المشاركة والحفاظ على المشاركة.
إنشاء مساحة آمنة: تأكد من أن المشاركين يشعرون بالارتياح عند التحدث. شجعهم على مشاركة أفكارهم وآرائهم، والتأكد من احترام جميع الأصوات.
استخدام الميزات التفاعلية: يوفر Zoom والأنظمة الأساسية الأخرى ميزات مثل الاقتراع والأسئلة والأجوبة التي يمكن استخدامها لطلب المدخلات والتعليقات. يمكن استخدام هذه الأدوات لتقسيم المناقشة وإضفاء القليل من المرح والتأكد من حصول جميع المشاركين على فرصة للمساهمة.
اطرح أسئلة مفتوحة: يمكن للأسئلة المفتوحة أن تحفز المناقشة وتستخرج إجابات أكثر تفصيلاً. بدلاً من مجرد طلب الاتفاق أو الاختلاف، حاول تشجيع التفكير العميق والاستجابات الأكثر دقة.
إشراك المشاركين مباشرة: في بعض الأحيان، قد يحتاج المشاركون إلى دعوة مباشرة لمشاركة أفكارهم. إذا لاحظت أن شخصًا ما لم يتحدث لفترة من الوقت، يمكنك أن تقول شيئًا مثل، "لم نسمع من [الاسم] منذ فترة. [الاسم]، هل لديك أي أفكار حول هذا؟"
غرف جانبية: بالنسبة للاجتماعات الأكبر حجمًا، يمكن استخدام ميزة الغرفة الجانبية في Zoom لتقسيم المشاركين إلى مجموعات أصغر لإجراء مناقشات أكثر تفصيلاً. يمكن أن يمنح هذا المشاركين الأكثر هدوءًا فرصة أفضل للتحدث.
تعزيز ايجابي: الاعتراف وتقدير المشاركين عندما يساهمون. يمكن لهذا التعزيز الإيجابي أن يشجعهم والآخرين على المشاركة بشكل أكثر نشاطًا.
استخدام المرئيات: غالبًا ما يستجيب الناس بشكل جيد للمرئيات. يمكن أن تساعد مشاركة الشاشة لمستند أو شريحة أو صورة ذات صلة في تحفيز المناقشة.
الاستماع الفعال:
أظهر أنك تستمع إلى عملائك بنشاط من خلال الإيماء برأسك وتلخيص ما قالوا وطرح أسئلة المتابعة.
يعد الاستماع الفعال مهارة أساسية للتواصل الفعال، خاصة أثناء الاجتماعات عبر الإنترنت. فهو لا يضمن الفهم فحسب، بل يُظهر أيضًا الاحترام والاعتبار للمتحدث. إليك كيفية ممارسة الاستماع النشط أثناء اجتماعات Zoom:
الحفاظ على التواصل البصري: على الرغم من أنك لا تتواجد فعليًا مع المشاركين، إلا أنه يمكنك الحفاظ على "التواصل البصري" الافتراضي من خلال النظر إلى الكاميرا عندما يتحدث الآخرون. وهذا يمنح المتحدث شعوراً بأنه يتم الاستماع إليه باهتمام.
الإشارات غير اللفظية: استخدم الإشارات غير اللفظية مثل الإيماء والابتسام وغيرها من التعبيرات لإظهار أنك منتبه. يمكن أن تكون هذه الإشارات مطمئنة جدًا للمتحدث.
التقليل من عوامل التشتيت: حافظ على تركيزك على المتحدث. تجنب القيام بمهام أخرى، أو التحقق من رسائل البريد الإلكتروني، أو النظر إلى هاتفك أثناء الاجتماع.
إعادة الصياغة والتلخيص: للتأكد من أنك فهمت بشكل صحيح، قم بإعادة صياغة وجهة نظر المتحدث بشكل دوري ولخص ما سمعته. ويساعد هذا أيضًا في التحقق من صحة رسالة المتحدث.
اطرح الأسئلة ذات الصلة: أظهر اهتمامك وعمق فهمك من خلال طرح الأسئلة ذات الصلة أو طلب التوضيحات. وهذا يشجع على المزيد من الحوار المفتوح ويظهر أنك منخرط بشكل فعال في المحادثة.
تقديم التغذية الراجعة: تقديم ردود الفعل عندما يكون ذلك مناسبا. فهو يساعد المتحدث على فهم كيفية تفسير رسالته ويتيح له توضيح ما إذا كان هناك أي سوء فهم.
وقفة قبل الرد: بعد أن ينتهي شخص ما من التحدث، خذ لحظة لتجميع أفكارك قبل الرد. توضح هذه الوقفة أنك تفكر في ما قالوه بدلاً من مجرد انتظار دورك في التحدث.
4. المتابعة:
الخلاصة وعناصر العمل:
في نهاية الاجتماع، قم بتلخيص النقاط الرئيسية وحدد الخطوات التالية بوضوح، مع التأكد من أن الجميع يعرفون مسؤولياتهم.
دقائق الإرسال:
أرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة يتضمن محضر الاجتماع، بما في ذلك القرارات الرئيسية وبنود العمل، إلى جميع المشاركين.
اطلب التعليقات:
اطلب تعليقات من عملائك حول شعورهم بسير الاجتماع وما يمكن تحسينه في المرة القادمة.
5. الاحتراف:
اللباس المناسب:
ارتدي ملابس احترافية، كما لو كنت تقابل العملاء شخصيًا.
الحفاظ على التواصل البصري:
حاول أن تنظر إلى الكاميرا أثناء التحدث. وهذا يعطي انطباعًا بالتواصل البصري مع المشاركين الآخرين.
6. التكيف والتعلم:
التعلم المستمر:
ابحث دائمًا عن طرق لتحسين اجتماعاتك عبر الإنترنت. تعلم من أي خلل فني أو سوء فهم حدث وابحث عن طرق لتجنبها في المستقبل.
ابق على اطلاع:
كن على اطلاع بأي ميزات أو تحديثات جديدة لمنصة Zoom وTeam التي يمكن أن تعزز اجتماعاتك عبر الإنترنت.
باتباع هذه الخطوات، يمكنك جعل اجتماعات عملائك عبر الإنترنت أكثر فعالية وإنتاجية، وبالتالي تعزيز علاقات أفضل مع عملائك.
