20 Feb 5 шагов для эффективного выставления счетов клиентам, которым должны следовать подрядчики и 1099. [Отслеживать задачи и проекты]
Время — деньги, и вам нужно платить за все усилия, которые вы вкладываете в качестве подрядчика или работника службы 1099. Убедиться, что вам платят, предоставляя своевременные отчеты, а также четкую и краткую информацию, — это скорее искусство. Используя правильные инструменты и чистый процесс, вы обеспечите своевременную оплату и всегда с минимальными препятствиями.
ШАГ 1: ОТСЛЕЖИВАЙТЕ ЗАДАЧИ
Всегда отслеживайте все свои задачи. Это может показаться утомительным, но это имеет большое значение, когда вам приходится выставлять счета клиентам. Со временем вам будет удобнее отслеживать свои задачи. Это поможет вам стать более продуктивным и вы будете точно знать, на что прошёл весь ваш день. Отслеживание задач также поможет вам понять области, в которых вам необходимо улучшиться или даже какие задачи необходимо передать кому-то другому, поскольку это отнимает слишком много вашего времени.
Вот несколько советов.
- Обязательно подробно опишите, над чем вы работали. Не волнуйтесь, что ваши предложения слишком длинные. Поверьте, у вас будет более значимый счет.
- Убедитесь, что отслеживаемое время правильное. При необходимости внесите изменения. В первые дни легко отвлечься, посмотреть видео на YouTube, сделать перерыв на чай и т. д. Вы не хотите выставлять за это счета своим клиентам. Ни один клиент не будет платить за ваш перерыв на чай и время, проведенное перед экраном YouTube.
- Всегда проверяйте отчет о задачах на конец дня. Делая это каждый день в течение нескольких минут, вы сэкономите массу времени в конце недели или месяца, когда вам нужно будет выставить счет своему клиенту.
ШАГ 2: ГРУППИРУЙТЕ ЗАДАЧИ ПО КОДАМ ЗАДАЧ
Группируйте свои задачи с помощью КОДОВ ЗАДАНИЙ. Коды должностей помогут вашим клиентам понять, на что вы потратили свое время. Это также поможет вам и вашему клиенту легко визуализировать проект по кодам заданий. Коды заданий также являются хорошим способом разбить ваш проект на более мелкие управляемые фрагменты, которые помогут вам организовать выставление счетов и счета-фактуры.
ШАГ 3: УПРАВЛЯЙТЕ СВОИМИ ПРОЕКТАМИ
Аккуратно сгруппируйте все свои задачи и коды должностей под каждым проектом. Это поможет вам легко создавать отчеты и значительно упростит выставление счетов клиентам. Организовав свои проекты, вы можете создавать собственные отчеты для каждого проекта, кода задания.
ПЕТР 4: ОТЧЕТНОСТЬ
Настройка частоты ваших платежей — самый важный аспект вашей работы. Еженедельные и двухнедельные платежи являются наиболее предпочтительными, поскольку вы можете еженедельно оценивать результаты своей работы и корректировать процесс с течением времени. Вы можете получать отзывы и корректировать свой процесс еженедельно. Хотя частота ежемесячных платежей неплохая, вам может потребоваться больше времени, чтобы увидеть преимущества своей работы.
Для каждого клиента вам всегда следует выбирать одну или две календарные даты и устанавливать ожидаемые платежи в своем контракте. Также рекомендуется указать сроки оплаты для каждого счета.
Создайте формат счета-фактуры, который не меняется и легко читается. Когда вы с самого начала систематизируете свои проекты, коды заданий и задачи, у вас будет счет, в котором ни один элемент не может быть оспорен.
Всегда отправляйте счета регулярно и вовремя. Никто не любит расставаться с деньгами, и никогда не следует давать им повода для этого. Любые задержки в отправке счетов будут иметь каскадный эффект на ваш доход. Если вы будете следовать ежемесячному циклу выставления счетов, последствия могут стать еще хуже.
По мере масштабирования и управления множеством проектов отчетность и выставление счетов сами по себе станут задачей. Именно в этот момент вам следует подумать о аутсорсинге или о том, чтобы кто-то сделал это за вас на постоянной основе.
УЗНАЙТЕ БОЛЬШЕ О ПРОЕКТЕ CLOCKIT И ОТСЛЕЖИВАНИИ ЗАДАЧ
ШАГ 5: ПРОВЕРЬТЕ ВСЕ
Всегда тщательно проверяйте свой счет перед отправкой его клиенту. Если вы хорошо общались со своим клиентом, ему практически не о чем будет спорить. Здесь еженедельное выставление счетов превосходит ежемесячное выставление счетов. Ошибки в счете только насторожят ваших клиентов и будут тщательно проверять каждую деталь вашей работы. Перед отправкой лучше всего просмотреть счет в течение 5 минут. Любые задержки платежей только расстроят вас и вашего клиента.
Работая со своими клиентами и устанавливая отношения, вы сможете понять их ожидания.
Трудно выполнить работу своими руками. Внеся небольшие улучшения в свой процесс, вы сможете с легкостью тратить минимум времени на выставление счетов и выставление счетов клиентам.
