06 agosto La matrice Eisenhower: 4 fantastici passaggi per dare priorità al tempo e ai compiti

La matrice Eisenhower: la chiave per dare priorità al proprio tempo

 

Nel mondo di oggi, dove il multitasking e il costante impegno sono spesso visti come indicatori di produttività, la gestione del tempo è una competenza essenziale. Senza una strategia chiara, possiamo ritrovarci sopraffatti, sottoproduttivi e insoddisfatti. Un metodo che si è dimostrato efficace nella gestione del tempo e nell’aumento della produttività è la matrice di Eisenhower.

Prende il nome dal suo fondatore, Dwight D. Eisenhower – il 34esimo Presidente degli Stati Uniti, la Matrice Eisenhower, conosciuta anche come Eisenhower Box o Eisenhower Decision Matrix, è uno strumento semplice per ordinare i compiti in base alla loro importanza e urgenza.

 

Lo Sfondo

 

Prima di servire come presidente, Eisenhower era un generale a cinque stelle dell'esercito degli Stati Uniti e prestò servizio come comandante supremo delle forze di spedizione alleate durante la seconda guerra mondiale. Nel corso della sua carriera si è trovato costantemente di fronte a decisioni difficili che avevano implicazioni di vasta portata. Da queste esperienze sviluppò il concetto che ora è noto come Matrice Eisenhower.

Eisenhower disse: “Ciò che è importante raramente è urgente, e ciò che è urgente raramente è importante”. Questo principio è la filosofia alla base della Matrice Eisenhower.

 

Cos'è la matrice di Eisenhower?

 

La matrice Eisenhower è una semplice griglia 2×2 che classifica le attività lungo due assi: urgenza e importanza. Questo crea quattro quadranti:

Quadrante I: importante e urgente

Questi sono compiti che devono essere affrontati immediatamente. Spesso si tratta di crisi o problemi, come scadenze o questioni urgenti che devono essere affrontate subito.

Quadrante II: importante ma non urgente

I compiti in questa categoria sono quelli che contribuiscono agli obiettivi a lungo termine e alla crescita personale. Potrebbero non avere una scadenza immediata, ma sono essenziali per un successo duraturo.

Quadrante III: non importante ma urgente

Questi sono compiti che richiedono la tua attenzione adesso, ma non contribuiscono necessariamente ai tuoi obiettivi o al successo a lungo termine. Possono essere interruzioni o distrazioni che idealmente dovrebbero essere delegate, se possibile.

Quadrante IV: non importante e non urgente

Si tratta di attività che forniscono poco o nessun valore. Spesso sono perditempo e andrebbero eliminate il più possibile.

 

Applicazione della matrice di Eisenhower

 

Passaggio 1: elenca le tue attività

Inizia elencando tutte le attività che devi completare. Ciò potrebbe includere compiti personali, compiti lavorativi, obiettivi a lungo termine e faccende a breve termine.

Passaggio 2: assegna ciascuna attività a un quadrante

Successivamente, valuta l'urgenza e l'importanza di ciascuna attività. I compiti urgenti richiedono attenzione immediata, mentre i compiti importanti contribuiscono ai tuoi obiettivi, valori e missione a lungo termine. Una volta deciso a che posto appartiene un'attività, posizionala nel quadrante corrispondente.

Passaggio 3: determinare l'azione per ciascun quadrante

Per ciascun quadrante è opportuno intraprendere un’azione specifica:

• Quadrante I: fare – Questi compiti dovrebbero essere svolti il ​​prima possibile.
• Quadrante II: Piano – Pianifica un orario per svolgere queste attività, poiché sono importanti per i tuoi obiettivi a lungo termine.
• Quadrante III: Delegato – Se possibile, delegare questi compiti ad altri.
• Quadrante IV: Eliminare – Questi compiti dovrebbero essere eliminati perché non sono produttivi.

 

Il potere della matrice Eisenhower

 

La bellezza della matrice Eisenhower risiede nella sua semplicità. Classificando le attività in quattro quadranti distinti, consente una visione chiara di ciò che conta veramente. Usando questo sistema, puoi gestire meglio il tuo tempo, riduce lo stresse aumentare la produttività.

La matrice Eisenhower non consiste solo nel fare le cose bene, ma, cosa ancora più importante, nel fare le cose giuste. Aiuta a filtrare il rumore, a concentrarsi su ciò che è veramente significativo e a prendere decisioni in linea con i tuoi obiettivi.

In conclusione, la Matrice Eisenhower è uno strumento senza tempo che ti consente di stabilire le priorità, prendere il controllo del tuo tempo e, infine, raggiungere il successo in un modo in linea con la tua visione e i tuoi valori a lungo termine.

 

Esempi di definizione delle priorità delle attività utilizzando la matrice Eisenhower.

 

Eisenhower Matrix per un progetto di sviluppo software

 

Certamente, consideriamo un progetto di sviluppo software e classifichiamo le attività nei quattro quadranti della matrice Eisenhower.

1. Quadrante I: importante e urgente
   • Correzione di bug critici che influiscono sulle prestazioni del sistema.
   • Affrontare le vulnerabilità della sicurezza scoperte nel codice.
   • Rispettare una scadenza di conformità normativa che arriverà presto.
2. Quadrante II: importante ma non urgente
   • Scrivere documentazione completa per la futura manutenzione del codice.
   • Investire nello sviluppo delle competenze e nell’apprendimento di nuove tecnologie.
   • Refactoring del codice per migliorare le prestazioni complessive del sistema.
   • Sviluppare nuove funzionalità cruciali per il successo a lungo termine del prodotto.
3. Quadrante III: non importante ma urgente
   • Rispondere a e-mail e messaggi che richiedono attenzione immediata ma non sono direttamente correlati allo stato di avanzamento del progetto.
   • Partecipare a riunioni che non contribuiscono in modo significativo all'avanzamento del progetto.
   • Gestione di modifiche minori all'interfaccia utente richieste da un cliente, che potrebbero essere gestite da uno sviluppatore junior o da un team diverso.
4. Quadrante IV: non importante e non urgente
   • Dedicare tempo a riunioni improduttive.
   • Navigazione eccessiva sui social media o utilizzo di Internet non correlato al lavoro durante l'orario di lavoro.
   • Perfezionamento del codice che soddisfa già i requisiti e non influisce in modo significativo sulle prestazioni.

 

Eisenhower Matrix per un progetto scolastico

 

Consideriamo un progetto scolastico e distribuiamo i compiti nei quattro quadranti della Matrice Eisenhower.

1. Quadrante I: importante e urgente
   • Completamento della sezione di ricerca del progetto a causa di una scadenza imminente.
   • Scrivere e provare la presentazione del progetto se deve essere presentato presto.
   • Risolvere eventuali problemi o questioni pendenti con il progetto che potrebbero ostacolarne il completamento o il voto finale.
2. Quadrante II: importante ma non urgente
   • Revisione e modifica del progetto per migliorarne la qualità complessiva.
   • Pianificare in anticipo eventuali materiali o risorse necessari per il completamento del progetto.
   • Studiare argomenti correlati per acquisire una comprensione più profonda e migliorare la qualità del progetto.
3. Quadrante III: non importante ma urgente
   • Affrontare attività amministrative o incarichi non correlati alla scuola che sono in scadenza a breve ma che non influiscono direttamente sul progetto.
   • Partecipare a riunioni di club o attività extrascolastiche che richiedono la tua attenzione immediata ma non sono essenziali per il tuo progetto.
   • Rispondere a e-mail o messaggi non correlati al progetto che richiedono attenzione immediata.
4. Quadrante IV: non importante e non urgente
   • Dedicare troppo tempo al perfezionamento di elementi del progetto che sono già accettabili e non influiscono in modo significativo sul voto finale.
   • Controllare costantemente i social media o impegnarsi in altre distrazioni digitali.
   • Partecipare a eventi sociali facoltativi che non contribuiscono ai tuoi obiettivi accademici o al successo del progetto.

 

Esempio di matrice Eisenhower per un progetto di ristrutturazione domestica

 

consideriamo un progetto di ristrutturazione di una casa e ordiniamo le attività nei quattro quadranti della matrice Eisenhower.

1. Quadrante I: importante e urgente
   • Assumere un appaltatore o finalizzare i piani fai-da-te se la data di inizio del progetto si avvicina rapidamente.
   • Affrontare problemi strutturali immediati, come un tetto che perde o un tubo rotto.
   • Garantire i permessi necessari se è previsto l'inizio dei lavori a breve.
2. Quadrante II: importante ma non urgente
   • Ricerca e selezione di materiali, mobili ed elettrodomestici adatti alla visione e al budget della ristrutturazione.
   • Creazione di una sequenza temporale dettagliata del progetto per gestire il lavoro in modo efficiente e ridurre al minimo le interruzioni.
   • Creazione di un piano di emergenza e di un budget per problemi o costi imprevisti.
   • Visita agli showroom o incontro con un interior designer per finalizzare i piani di progettazione.
3. Quadrante III: non importante ma urgente
   • Rispondere ad un'offerta di vendita di un fornitore che non rientra nei tuoi piani di ristrutturazione ma necessita di una risposta immediata.
   • Partecipare a piccoli compiti di manutenzione della casa che non sono legati alla ristrutturazione ma richiedono attenzione immediata.
   • Gestire le distrazioni come chiamate non programmate da appaltatori o fornitori.
4. Quadrante IV: non importante e non urgente
   • Dedicare tempo a dettagli minori che non influiscono in modo significativo sul progetto complessivo.
   • Esplorando innumerevoli opzioni di design oltre ciò che è necessario per l'ispirazione.
   • Guardare programmi di ristrutturazione eccessiva della casa che non contribuiscono direttamente all'avanzamento del tuo progetto.