06 agosto 6 passaggi proattivi per riunioni online di successo

6 passaggi proattivi per riunioni online di successo

 

Condurre riunioni online di successo con i clienti tramite Zoom o altre piattaforme virtuali richiede un'attenta pianificazione, preparazione ed esecuzione. Ecco alcuni passaggi proattivi per garantire che le riunioni si svolgano senza intoppi e raggiungano gli obiettivi prefissati:

 

1. Preparazione:

Pianificare in anticipo:

Determinare l'obiettivo della riunione, stabilire un ordine del giorno chiaro e condividerlo in anticipo con i partecipanti.

Una pianificazione efficace è fondamentale per garantire un incontro con il cliente online produttivo e di successo. Ecco alcuni elementi chiave coinvolti nella pianificazione anticipata:

Definire l'obiettivo: Ogni incontro dovrebbe avere uno scopo o un obiettivo chiaro. Che si tratti di condividere aggiornamenti, risolvere un problema o prendere una decisione, questo obiettivo dovrebbe guidare il processo di pianificazione. Sii chiaro su ciò che vuoi ottenere entro la fine della riunione.

Creare un ordine del giorno della riunione: Un’agenda ben strutturata può rendere la riunione più efficiente e tenere tutti sul pezzo. Dovrebbe delineare quali argomenti verranno discussi, l'ordine in cui verranno affrontati e quanto tempo sarà assegnato a ciascuno. L’ordine del giorno dovrebbe anche identificare chi guiderà ciascun argomento e chi dovrebbe prepararsi in anticipo.

Distribuire l'ordine del giorno: Condividere in anticipo l'ordine del giorno con i partecipanti alla riunione. Ciò consente loro di sapere cosa aspettarsi, preparare i propri input e proporre idee. È una buona idea inviare l'ordine del giorno qualche giorno prima della riunione.

Identificare i partecipanti richiesti: Considera attentamente chi deve essere presente alla riunione. Invitare partecipanti non necessari può portare a inefficienza. Dovrebbero essere invitati solo coloro che possono contribuire all’obiettivo o che sono necessari per il processo decisionale.

Preparare i materiali: Se ci sono materiali o documenti che verranno discussi durante la riunione, assicurarsi che siano preparati e condivisi in anticipo con i partecipanti. Ciò potrebbe includere rapporti, diapositive o informazioni di base necessarie per comprendere la discussione.

Scegli il momento giusto:

Selezionare l'orario appropriato per la riunione online è un aspetto cruciale della pianificazione. Ecco come farlo in modo efficace:

Considerazioni sul fuso orario: Se hai a che fare con clienti o colleghi che si trovano in fusi orari diversi, tienilo in considerazione. Prova a trovare un orario che rientri nel normale orario lavorativo per tutti i partecipanti. Se necessario, utilizza un convertitore di fuso orario.

Disponibilità dei partecipanti: Verifica la disponibilità di tutti i partecipanti prima di fissare un orario. Ciò potrebbe comportare il controllo dei calendari condivisi o la richiesta della loro disponibilità.

Durata dell'incontro: Sii chiaro sulla durata della riunione. Riunioni troppo lunghe possono portare a una diminuzione dell’attenzione e della produttività. Di solito è meglio mantenere le riunioni meno di un'ora, quando possibile.

Tempi di punta: Evita di programmare le riunioni negli orari in cui è probabile che le persone siano più impegnate, ad esempio la mattina presto o poco prima della fine della giornata lavorativa. Metà mattina o metà pomeriggio sono spesso orari efficaci per le riunioni.

Affaticamento da incontro: Evita di programmare riunioni consecutive quando possibile. Concedere ai partecipanti un po' di tempo libero tra una riunione e l'altra può aiutarli a mantenerli freschi e attenti.

Rispetto del tempo personale: Evitare di pianificare riunioni al di fuori del normale orario lavorativo a meno che non sia assolutamente necessario. Invadere il tempo personale può portare al risentimento e alla diminuzione della partecipazione.

Riunioni ricorrenti: Se la riunione sarà ricorrente, scegli un orario che funzioni bene per tutti i partecipanti. Questo può anche aiutare i partecipanti a pianificare il loro programma.

Metti alla prova la tua tecnologia:

Controlla la connessione Internet, la fotocamera, il microfono e l'applicazione Zoom per assicurarti che tutto funzioni correttamente. È anche utile avere un piano di riserva (come una telefonata) se qualcosa va storto.

Configura il tuo ambiente:

Assicurati che la stanza in cui ti trovi sia silenziosa, ben illuminata e priva di potenziali distrazioni.

Scopri le funzionalità dello zoom:

Acquisisci familiarità con le varie funzioni di Zoom e Team, come la condivisione dello schermo, i gruppi di lavoro o i sondaggi, che possono rendere la tua riunione più interattiva e coinvolgente.

 

2. Comunicazione:

Sii in anticipo:

Accedi alla riunione qualche minuto prima per dare il benvenuto ai partecipanti non appena si uniscono.

Dare il tono:

Inizia la riunione con una nota positiva, magari con un rapido check-in o una chiacchierata, prima di passare all'ordine del giorno.

Chiaro e conciso:

Sii chiaro e conciso nella tua comunicazione. Evita di usare termini gergali se non sei sicuro che tutti i partecipanti lo capiscano.

 

3. Coinvolgimento:

Incoraggiare la partecipazione:

Utilizza la funzione chat, fai domande o utilizza le funzionalità di sondaggio per incoraggiare la partecipazione e mantenere il coinvolgimento.

Crea uno spazio sicuro: Assicurati che i partecipanti si sentano a proprio agio nel parlare. Incoraggiateli a condividere le loro idee e opinioni e assicuratevi che tutte le voci siano rispettate.

Utilizza funzionalità interattive: Zoom e altre piattaforme offrono funzionalità come sondaggi e domande e risposte che possono essere utilizzate per sollecitare input e feedback. Questi strumenti possono essere utilizzati per interrompere la discussione, aggiungere un po’ di divertimento e garantire che tutti i partecipanti abbiano la possibilità di contribuire.

Poni domande aperte: Le domande aperte possono stimolare la discussione e suscitare risposte più dettagliate. Piuttosto che chiedere semplicemente accordo o disaccordo, cerca di incoraggiare una riflessione più profonda e risposte più sfumate.

Coinvolgere direttamente i partecipanti: A volte, i partecipanti potrebbero aver bisogno di un invito diretto per condividere i loro pensieri. Se noti che qualcuno non parla da un po', puoi dire qualcosa del tipo: "Non abbiamo notizie di [Nome] da un po'. [Nome], hai qualche idea a riguardo?"

Sale riunioni: Per riunioni più grandi, la funzione sala riunioni di Zoom può essere utilizzata per dividere i partecipanti in gruppi più piccoli per discussioni più dettagliate. Ciò può dare ai partecipanti più silenziosi maggiori possibilità di parlare.

Rinforzo positivo: Riconoscere e apprezzare i partecipanti quando contribuiscono. Questo rinforzo positivo può incoraggiare loro e gli altri a partecipare più attivamente.

Uso delle immagini: Le persone spesso rispondono bene alle immagini. La condivisione dello schermo di un documento, di una diapositiva o di un'immagine pertinente può aiutare a stimolare la discussione.

 

Ascolto attivo:

Dimostra che stai ascoltando attivamente i tuoi clienti annuendo, riassumendo ciò che hanno detto e ponendo domande di follow-up.

L’ascolto attivo è un’abilità essenziale per una comunicazione efficace, soprattutto durante le riunioni online. Non solo garantisce la comprensione, ma mostra anche rispetto e considerazione per chi parla. Ecco come praticare l'ascolto attivo durante le riunioni Zoom:

Mantenere il contatto visivo: Anche se non sei fisicamente presente con i partecipanti, puoi mantenere un “contatto visivo” virtuale guardando nella videocamera mentre gli altri parlano. Ciò dà a chi parla la sensazione di essere ascoltato attentamente.

Segnali non verbali: Usa segnali non verbali come annuire, sorridere e altre espressioni per dimostrare che stai prestando attenzione. Questi segnali possono essere molto rassicuranti per chi parla.

Ridurre al minimo le distrazioni: Mantieni la concentrazione sull'oratore. Evita di svolgere altre attività, controllare la posta elettronica o guardare il telefono durante la riunione.

Parafrasare e riassumere: Per assicurarti di aver capito correttamente, parafrasa periodicamente il punto dell'oratore e riassumi ciò che hai sentito. Ciò aiuta anche a convalidare il messaggio di chi parla.

Fai domande pertinenti: Mostra il tuo interesse e approfondisci la tua comprensione ponendo domande pertinenti o chiedendo chiarimenti. Ciò incoraggia un dialogo più aperto e dimostra che sei attivamente coinvolto nella conversazione.

Fornire un feedback: Fornire feedback quando appropriato. Aiuta l'oratore a capire come viene interpretato il suo messaggio e gli consente di chiarire se c'è qualche malinteso.

Pausa prima di rispondere: Dopo che qualcuno ha finito di parlare, prenditi un momento per raccogliere i pensieri prima di rispondere. Questa pausa dimostra che stai considerando ciò che hanno detto invece di aspettare semplicemente il tuo turno per parlare.

 

4. Seguito:

Riepilogo e azioni da intraprendere:

Alla fine della riunione, riassumere i punti principali e indicare chiaramente i passaggi successivi, assicurandosi che tutti siano consapevoli delle proprie responsabilità.

Invia verbale:

Invia un'e-mail di follow-up con i verbali della riunione, comprese le decisioni chiave e le azioni da intraprendere, a tutti i partecipanti.

Richiedi feedback:

Richiedi feedback ai tuoi clienti su come ritengono che sia andato l'incontro e cosa potrebbe essere migliorato per la prossima volta.

 

5. Professionalità:

Vestirsi in modo appropriato:

Vesti in modo professionale, come se incontrassi i clienti di persona.

Mantenere il contatto visivo:

Prova a guardare la telecamera mentre parli. Questo dà l'impressione di stabilire un contatto visivo con gli altri partecipanti.

 

6. Adatta e impara:

Apprendimento continuo:

Cerca sempre modi per migliorare le tue riunioni online. Impara da eventuali problemi tecnici o incomprensioni che si sono verificati e trova modi per evitarli in futuro.

Rimani aggiornato:

Tieniti aggiornato su eventuali nuove funzionalità o aggiornamenti alla piattaforma Zoom e Team che potrebbero migliorare le tue riunioni online.

 

 

Seguendo questi passaggi, puoi rendere le riunioni con i clienti online più efficaci e produttive, favorendo così relazioni migliori con i tuoi clienti.