شنومكس أبريل الاحتيال في جدول الدوام – كيف يمكن لشركتك منعه؟
شارك في 08: 51h
in الوقت والحضور
هل مازلت تعتمد على جداول البيانات والجداول الزمنية الورقية لإدارة وقت موظفيك وأنشطتهم ومهاراتهم وتكاليفهم؟ من الممكن أن تترك نفسك عرضة لثغرة تتعلق بعدم الكفاءة وعدم الدقة وعدم الالتزام بقواعد وقت العمل، وفي بعض الحالات حتى الاحتيال على الموظفين. عدم الدقة في تتبع وقت الموظف و الاحتيال في الجدول الزمني يعد هذا أحد الاهتمامات الشائعة في المؤسسات التي تحافظ يدويًا على الوقت والحضور - ويمكن أن يكون عملك واحدًا منها أيضًا. بعض هذا يرجع إلى نية واعية والبعض الآخر بسبب عدم وجود ضوابط إدارية.
يعد الاحتيال في الجدول الزمني إحدى المشكلات الشائعة في جميع المؤسسات – كبيرة كانت أم صغيرة. تم إجراء الكثير من الأبحاث حول هذا الموضوع وقامت الكثير من الشركات بتطوير برامج للحد من سرقة الوقت.
أنواع الاحتيال في الجدول الزمني
يعد إدخال بيانات غير صحيحة أو الموافقة عليها أحد أكثر حالات إساءة استخدام معلومات الحضور شيوعًا. عندما يتم ذلك عن طريق الخطأ، يمكن أن يكشف عن إهمال الموظف ونقص الإدارة للسيطرة عليه، ولكن عندما يتم ذلك عن عمد، فإنه يعد احتيالًا. يتحمل الموظفون مسؤولية إدخال بيانات الحضور الصحيحة ويكون المشرفون مسؤولين عن الموافقة على صحة هذه المعلومات. وبينما نأمل جميعًا أن يكون غالبية الموظفين صادقين ويحافظون على النزاهة، إلا أن التجربة تظهر للأسف أن هذا ليس هو الحال دائمًا. فيما يلي بعض الطرق الأكثر شيوعًا التي يمكن للموظفين من خلالها ارتكاب عمليات احتيال في الجدول الزمني.
- تضخيم ساعات العمل – باستخدام الجداول الزمنية الورقية، من السهل جدًا على الموظفين إدخال أوقات غير صحيحة لإعداد التقارير ومغادرة العمل والمبالغة في ساعات عملهم أو تقريبها إلى أقرب ساعة. ثم يحدث الدفع الزائد حيث يتم دفع أجر الموظف على أساس ساعات العمل أو المعدلات التي ربما لم يعمل بها على الإطلاق.
- إدخال بيانات خاطئة – إذا كان لا بد من إعادة كتابة بيانات حضور الموظفين من الجداول الزمنية إلى نظام كشوف المرتبات، فمن السهل جدًا على الموظف غير الأمين تغيير الأرقام. كما أن هذا النوع من العمليات قادر على ارتكاب الأخطاء المطبعية.
- المحسوبيات - ومن المعروف أنه في كل مؤسسة هناك مدير يفضل زميلاً في العمل أو قريب أو صديق من خلال تكليفهم بمهمة محددة بدلاً من تكليف موظف مختلف، وهو متاح أيضاً للعمل، وربما أكثر اختيار فعال من حيث التكلفة. وهذا يمكن السيطرة عليه أيضا!
- أخطاء بسبب التأخير في استكمال الجداول الزمنية - على الرغم من أن هذا ليس احتيالًا من الناحية الفنية، إلا أنه غالبًا ما تكون هناك معلومات غير دقيقة عندما يقوم الموظفون بملء الجداول الزمنية بعد أسابيع من عملهم لهذه الساعات. يقوم المشرفون بعد ذلك بالتوقيع على هذه الجداول الزمنية، في حين أنه قد يكون هناك حالة لم يسجل فيها الموظف هذا العدد من الساعات. يصبح من الصعب جدًا على المشرفين مراقبة الوقت لكل عضو في الفريق، خاصة مع وجود فرق كبيرة الحجم.
كيفية منع الاحتيال في جداول الدوام في مكان العمل
يعد الاحتيال في الجدول الزمني مشكلة خطيرة في العديد من أماكن العمل. ويمكن أن تكون أيضًا فرصة لشركتك للتأثير على العالم. يعلم الجميع أن إدارة الموظفين أمر مكلف ويستغرق وقتًا طويلاً. وهي تمثل الساعات التي يتم قضاؤها في المهام الأساسية، خاصة عند إعداد الفواتير للعملاء الخارجيين. الحل المثالي هو الموازنة بين الثقة والمساءلة. الموظفون الذين يدركون أهمية النزاهة والسمعة سوف يقاومون إغراء التأقلم مع جداولهم الزمنية ومخاطرهم قد قبض عليه الى وقت لاحق. ولكن ليس كل العمال يشعرون بهذه الطريقة، لذلك قد يكون من الضروري وجود ضمانات ضد إساءة استخدام النظام. إن تمكين الشفافية من خلال التكنولوجيا يمكن أن يساعد الشركات على العمل بشكل أكبر ومنع أنواع مختلفة من الاحتيال. فيما يلي أربع أفضل الممارسات عند تنفيذ حل تتبع الوقت:
تتبع استخدام الكمبيوتر مع الطوابع الزمنية
تسمح لك أنظمة الكمبيوتر بتتبع استخدام الموظفين للكمبيوتر. بمعنى آخر، يمكنك معرفة من ومتى وعدد المرات التي وصلوا فيها إلى برامج معينة. وهذا يفتح العديد من الفرص لاكتشاف الاحتيال في الجدول الزمني من خلال الحالات الشاذة. على سبيل المثال، إذا لاحظت أن شخصًا ما كان يستخدم برنامجًا معينًا لفترة محدودة، فقد تحتاج إلى التحقق من السبب. يمكن أن يكون البرنامج شرعيًا ولكن له استثناءات. على سبيل المثال، قد يحتاج المحرر إلى استخدام برنامج التقاط الشاشة لأغراض البحث. أو ربما يسيء الموظف حقوقه لذا يمكنك إحالة حالته إلى قسم الموارد البشرية. يمكن أن تساعدك الطوابع الزمنية أيضًا في التحقق من ساعات عمل الموظفين في الشركات التي تفرض رسومًا على العملاء بالساعة. إذا كان لديك موظفون يقومون بتسجيل الوقت في جدول زمني رقمي، فإن وضع الطابع الزمني على إدخالاتهم سيضيف طبقة أخرى من الثقة. سيتعين عليهم تسجيل الوقت المحدد الذي عملوا فيه في كل مهمة.
تسجيل هوية كل من يدخل إلى النظام
لمنع الاحتيال في الجدول الزمني، حيث يقوم الموظفون بتسجيل ساعات عدم عملهم، يجب عليك تتبع هوية كل من يقوم بتسجيل الدخول إلى النظام. سيقوم الحل المركزي لتتبع الوقت بتسجيل معلومات تسجيل دخول المستخدمين وعناوين IP. يكشف عنوان IP الخاص بالشركة عن موقعها الفعلي، مما قد يساعدك في تحديد ما إذا كان الموظف في المكان المناسب في الوقت المناسب أم لا. سيكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا لاحظت أنماطًا غير طبيعية. يجب أن يسجل النظام أيضًا وقت تسجيل الدخول والخروج. إذا قام شخص ما بتسجيل الدخول خلال عطلة نهاية الأسبوع، فيجب عليك تتبع ذلك لتحديد ما إذا كان يعمل أم لا. إذا قام العديد من الموظفين بتسجيل الدخول في أوقات غير معتادة، فقد يشير ذلك إلى أنهم يحاولون التلاعب بالنظام.
يجب على الموظفين إدخال سبب نشاطهم
تتمثل إحدى الخطوات الأساسية نحو منع الاحتيال في الجدول الزمني في إلزام الموظفين بإدخال سبب لكل نشاط يتم تسجيله في الجدول الزمني. يجب أن يطالبهم النظام أيضًا بتحديد نوع النشاط، مثل "مكالمة هاتفية" أو "مكالمة جماعية" أو "اجتماع شخصي"". سيساعدك هذا على اكتشاف الحالات الشاذة، مثل قضاء الموظفين وقتًا غير معقول في أنشطة لا معنى لها. افتراضيًا، يجب على النظام أن يقوم الموظفون بتحديد سبب صالح لكل نشاط. يمكنك أيضًا إعداد المزيد من القواعد للمساعدة في اكتشاف أي نشاط احتيالي. على سبيل المثال، يمكنك أن تطلب من الموظفين الاختيار من قائمة الأسباب الصحيحة عند إدخال وقت إجراء مكالمة جماعية.
تتبع موقع الموظف وبيانات الجهاز
يمكن أن تساعدك بيانات موقع الموظف أيضًا في اكتشاف الاحتيال في الجدول الزمني. إذا كان لديك موظفين يتتبعون وقتهم في نظام عبر الإنترنت، فيجب أن تكون قادرًا على رؤية موقعهم. هذا سوف يكون قائما على الجهاز الذي يستخدمونه لتسجيل ساعات عملهم. إذا كان النظام يتكامل مع GPS، سيكون لديك المزيد من المعلومات. عليك أن تعرف أين الموظفين تقع والمدة التي استغرقها السفر بين نقطتين. قد تكشف هذه البيانات عن أنماط مشبوهة وتساعد في بناء الثقة في جداول الوقت. يمكن أن تكون بيانات جهاز الموظف مفيدة أيضًا إذا لاحظت تغييرًا مفاجئًا في الأجهزة. إذا رأيت موظفًا يسجل الوقت باستخدام جهازين، فمن المحتمل أن يكون ذلك قانونيًا. ولكن، يجب عليك التحقق مما إذا كان الموظف يقوم بالتبديل بين جهاز كمبيوتر محمول وهاتف ذكي وجهاز إنترنت الأشياء.
الأنواع الأكثر شيوعاً من الاحتيال في الجدول الزمني
قد يحاول الموظفون تسجيل ساعات عمل زائفة لأي عدد من الأسباب. بامكانهم يكون مرهقا ويحاولون تسجيل ساعات أقل من ساعات عملهم. بدلا من ذلكربما يحاولون إظهار الأمر وكأنهم عملوا أكثر مما فعلوا. يجب أن يكون لديك سياسة واضحة ضد جميع عمليات الاحتيال في الجداول الزمنية، ولكن يجب أن تكون يقظًا بشكل خاص ضد التكرار المزدوج - تتوقع من الموظفين تسجيل ساعات عملهم وتحصيل رسوم من العملاء مقابل وقتهم. لكنهم قد يحاولون تسجيل نفس الساعات لكلا العميلين. يمكن أن يحدث هذا النوع من الاحتيال في الجدول الزمني عندما يقوم الموظفون بتسجيل الدخول إلى نظام تتبع الوقت الخاص بك. ويجوز لهم تسجيل ساعات عملهم لنفس العميل مرتين. الفواتير المفرطة - تتوقع من الموظفين أن يقوموا بإصدار فواتير لعملائهم خلال الفترة الزمنية المناسبة. لكن، فقد يحاولون إرسال فاتورة لعملائهم لساعات أطول من تلك التي عملوها. يمكن أن يحدث هذا الاحتيال عندما يقوم الموظف بتسجيل وقته على النظام. وقد يسجلون وقتهم لنفس العميل لفترة أطول من تلك التي عملوا فيها.
كيفية منع الاحتيال في الجدول الزمني
هناك طرق عديدة لمنع الاحتيال في الجدول الزمني. تصف الفقرات المذكورة أعلاه أهمها. لتلخيص ذلك، يجب أن يكون حل تتبع الوقت الخاص بك: – تطلب للموظفين لتسجيل وقتهم بناءً على موقع الجهاز الذي يستخدمونه. سيؤدي هذا إلى تقليل مخاطر الفواتير المزدوجة ويساعدك على تحديد ما إذا كانوا في المكان المناسب في الوقت المناسب. – مطالبة الموظفين بإدخال سبب لكل مرة يقومون فيها بتسجيل الدخول إلى النظام. سيساعدك هذا على التمييز بين الأنشطة المشروعة والاحتيالية. – اطلب من الموظفين تحديد مستوى مناسب من التفاصيل عند تسجيل الوقت. وهذا سيمنعهم من الدخول غير معقول مستويات عالية من التفاصيل. - تتبع استخدام الكمبيوتر باستخدام الطوابع الزمنية حتى تتمكن من التحقق من الاستخدام الشرعي للموظفين لبرامج معينة. - متابعة هوية كل من يقوم بالدخول إلى النظام. سيساعدك هذا على اكتشاف الأشخاص الذين يقومون بتسجيل الدخول من موقع مختلف. - تطلب للموظفين لإدخال سبب كل نشاط يقومون بتسجيله. سيساعدك هذا على اكتشاف الحالات الشاذة الناتجة عن الاحتيال في الجدول الزمني.
استبدال الجداول الزمنية اليدوية
إذا كنت لا تزال تستخدم الجداول الزمنية اليدوية، يمكنك المحتمل تعرف على سبب ضرورة التحول إلى أحد حلول تتبع الوقت عبر الإنترنت. تعد الجداول الزمنية حقيقة مؤسفة للعديد من الشركات. يتعين عليهم تتبع الوقت لإنشاء فواتير للعملاء. إذا كان لديك موظفين يتتبعون الوقت يدويا، سيكون عليك الاعتماد فقط على الثقة التي هم على استعداد لوضعها في نزاهتهم. لكن، يمكن للحل الآلي أن يقلل من مخاطر الاحتيال وإساءة استخدام النظام. سيكون لديك بيانات أكثر دقة وتفصيلاً، مما يتيح لك إنشاء فواتير أكثر دقة. سيؤدي هذا إلى تقليل مخاطر تشكيك العملاء في فواتيرك ومطالبتك بذلك إضافي جداول زمنية لشرح رسومهم الحالية.
تطوير ثقافة الشركة
من المستحيل منع الاحتيال في الجدول الزمني في أي شركة بشكل كامل. لكنيمكنك بذل قصارى جهدك لمنع ذلك من خلال خلق ثقافة الشركة التي يشارك فيها الجميع موثوق به. سيكون من الأفضل أن تقوم بالتعبير عن أهمية النزاهة والسمعة داخل الشركة. سيكون من الأفضل أن تقوم أيضًا بتمكين الموظفين من تحدي تصرفات الآخرين. إذا اشتبه شخص ما في أن موظفًا آخر يقوم بتزوير ساعات عمله، فيجب أن يكون قادرًا على طرح الأسئلة دون الشعور بالحرج. الموظفون الذين يقدرون سمعتهم سوف يقاومون إغراء تغيير جداولهم الزمنية. سوف يقومون بالاختيار الأكثر صعوبة، مما سيساعدهم أيضًا على اكتساب المزيد من الثقة من زملاء العمل.
وفي الختام
الاحتيال في الجدول الزمني يحدث في العديد من الأشكال المختلفة. يمكنك منع ذلك عن طريق تنفيذ حل لتتبع الوقت. سيمكنك من رؤية استخدام الكمبيوتر مع الطوابع الزمنية، وتسجيل هوية كل من يقوم بتسجيل الدخول إلى النظام، و تطلب الموظفين لإدخال سبب أنشطتهم. ستساعدك هذه الأشياء الثلاثة على اكتشاف الحالات الشاذة ومنع الاحتيال في الجدول الزمني. إذا كنت تريد أن ينجح عملك، فيجب أن تكون قادرًا على إصدار فاتورة لعملائك مقابل ساعات عملهم. ومع حل تتبع الوقت، ستتمكن من القيام بذلك بشكل أكبر بدقة و بكفاءة. يعد الاحتيال في الجداول الزمنية أمرًا مزعجًا للغاية، ليس فقط بسبب الأموال التي تخسرها الشركات، ولكن أيضًا بسبب انتهاكات الثقة التي قد تحدث. على الرغم من أنه قد لا يكون من الممكن إيقاف هذا الاحتيال تمامًا، إلا أن هناك بالتأكيد طرقًا يمكنك من خلالها تقليل هذا الانتهاك واتخاذ الإجراءات التصحيحية. كرجل أعمال، يجب أن يكون لديك سياسات واضحة مع عواقب الانحراف عن السياسات. يجب عليك أيضًا مراعاة الجداول الزمنية الإلكترونية لتقليل الأخطاء الناتجة عن ضبط الوقت يدويًا وبالتالي منع الاحتيال. إن احتمال الاحتيال في الجدول الزمني كبير والعواقب بعيدة المدى ومكلفة. كشركة، يجب أن تكون على دراية بضوابطك الداخلية وتقارير الإدارة حتى يتم حل مشكلات مثل؛ يتم اكتشاف المخالفات في الرواتب، وتكاليف العمالة المفرطة، وساعات العمل الزائدة، والمشاريع التي تتجاوز ميزانياتها في أقرب وقت ممكن والتعامل معها بسرعة.
مع مساعدة من كلوكيت، لديك إمكانية الوصول بسهولة إلى مؤشر أداء وقت الموظفين وتمنحك لوحة المعلومات التفاصيل في لمحة. يحاول كلوكيت اليوم ومنع هذا الاحتيال!
