01 أغسطس الاحتيال في كشوف المرتبات: 5 أنواع يجب أن تعرفها وكيفية منعها
مع تطور الأعمال التجارية مع التقدم التكنولوجي، تتطور أيضًا تكتيكات الأفراد الخبيثين. واحدة من أكثر المشكلات انتشارًا وتكلفة التي تواجهها المؤسسات هي الاحتيال في كشوف المرتبات. هذا النوع من جرائم الياقات البيضاء له تأثير كبير على الشركات، الصغيرة والكبيرة على حد سواء، مع رابطة فاحصي الاحتيال المعتمدين تشير التقديرات إلى أن المؤسسة المتوسطة تخسر 5% من إيراداتها بسبب الاحتيال كل عام، ويشكل الاحتيال في كشوف المرتبات جزءًا كبيرًا من هذا.
فهم الاحتيال في الرواتب
الاحتيال في كشوف المرتبات هو أي عمل خادع يؤدي إلى صرف الأموال بشكل غير مبرر في عملية كشوف المرتبات. يتضمن عادةً التلاعب بأنظمة أو عمليات كشوف المرتبات من قبل الموظفين داخل المؤسسة. يمكن أن يتخذ ذلك أشكالًا عديدة، بما في ذلك:
الموظفون الأشباح:
يحدث هذا عندما يظهر شخص لا يعمل لدى المنظمة في كشوف المرتبات. يقوم المحتال، الذي غالبًا ما يكون موظفًا، بإنشاء موظف وهمي وجمع الأجر غير المكتسب.
الاحتيال في الجدول الزمني:
يحدث هذا النوع من الاحتيال عندما يدعي الموظفون أنهم عملوا ساعات أكثر مما فعلوا بالفعل، أو عندما يسمح المديرون بالعمل الإضافي غير العمل.
مخططات العمولة:
وتشمل هذه التلاعب بسجلات المبيعات لتضخيم العمولات أو المكافآت.
تغيير معدل الدفع:
هنا، يقوم الموظف أو المدير بزيادة معدل أجره أو أجر موظف آخر بشكل غير قانوني.
الاحتيال المسبق:
يحدث هذا عندما يطلب الموظف سلفة كشوف المرتبات ويفشل في سدادها أو يغادر المؤسسة دون تسوية السلفة.
الآثار المترتبة على الاحتيال في الرواتب
إن الآثار المترتبة على الاحتيال في كشوف المرتبات واسعة النطاق وتمتد إلى ما هو أبعد من الخسائر المالية. فيما يلي بعض المجالات الرئيسية التي تأثرت بهذه الأنشطة الاحتيالية:
الأثر المالي:
النتيجة الأكثر فورية ووضوحًا للاحتيال في كشوف المرتبات هي الخسارة المالية. يمكن أن يتراوح هذا من التناقضات الطفيفة إلى المبالغ الكبيرة التي يمكن أن تهدد الاستقرار المالي للشركة. بالنسبة للشركات الصغيرة أو الشركات الناشئة، قد يؤدي الاحتيال المستمر في كشوف المرتبات إلى الإفلاس.
تعطيل العمل:
يمكن أن يؤدي الاحتيال في كشوف المرتبات إلى تعطيل الأداء الطبيعي للشركة. عند اكتشاف الاحتيال، قد تحتاج العمليات إلى التوقف مؤقتًا أثناء إجراء تحقيق شامل. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تأخير في تقديم الخدمة أو المنتج، مما يؤثر على النتيجة النهائية ورضا العملاء.
معنويات الموظف وثقته:
يمكن أن يؤدي الاحتيال في كشوف المرتبات، خاصة عندما يرتكبه الموظفون، إلى خلق بيئة عمل سامة. يمكن أن تتأثر الثقة بين أصحاب العمل والموظفين، وبين الموظفين أنفسهم، بشدة. وهذا يمكن أن يؤدي إلى انخفاض في الروح المعنوية والإنتاجية.
العواقب القانونية:
اعتمادًا على شدة الاحتيال وطبيعته، قد تكون هناك عواقب قانونية. قد تواجه الشركات غرامات بسبب الافتقار إلى الرقابة أو آليات الرقابة المناسبة. يمكن أن يواجه الأفراد المتورطون في الاحتيال عقوبات، بما في ذلك السجن.
الضرر بالسمعة:
يمكن أن يكون الضرر الذي يلحق بالسمعة نتيجة الاحتيال في كشوف المرتبات كبيرًا وطويل الأمد. يمكن أن تؤثر أخبار مثل هذا الاحتيال على علاقة الشركة بعملائها وشركائها ومستثمريها. وقد يؤدي ذلك إلى خسارة الأعمال، وصعوبة جذب الاستثمارات، وتحديات في إقامة شراكات جديدة.
زيادة التكاليف:
وأخيرا، يمكن أن تكون التكاليف المرتبطة بحل الاحتيال في كشوف المرتبات كبيرة. ويشمل ذلك تكاليف إجراء التحقيقات، والنفقات القانونية، وتنفيذ تدابير الرقابة الجديدة، وتدريب الموظفين. إذا احتاجت الشركة إلى سداد الأموال المسروقة أو التعويض عن الخسائر، فقد يكون العبء المالي أكبر.
ولذلك، فإن منع الاحتيال في كشوف المرتبات لا يقتصر فقط على حماية الموارد المالية؛ يتعلق الأمر بحماية الصحة العامة واستدامة الأعمال. يعد تنفيذ ضوابط داخلية قوية وعمليات تدقيق منتظمة وتعزيز ثقافة الصدق والشفافية أمرًا أساسيًا لتقليل مخاطر مثل هذا الاحتيال.
منع الاحتيال في الرواتب
على الرغم من التحديات، يمكن للمؤسسات استخدام استراتيجيات مختلفة لمكافحة الاحتيال في كشوف المرتبات:
تنفيذ ضوابط داخلية قوية
الفصل بين الواجبات أمر بالغ الأهمية. لا ينبغي أن يكون الشخص الذي يقوم بمعالجة كشوف المرتبات هو نفس الشخص الذي يأذن بذلك. وبالمثل، لا ينبغي أن يكون الشخص الذي يقوم بتحرير الشيكات هو الذي يقوم بتسوية البيانات المصرفية.
إجراء عمليات تدقيق منتظمة لكشوف المرتبات
يمكن أن تساعد عمليات التدقيق المنتظمة، الداخلية والخارجية، في اكتشاف التناقضات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للتدقيق المفاجئ أن يردع المحتالين المحتملين لأنه يضيف عنصرًا من عدم اليقين.
استخدم أنظمة الرواتب القوية
يمكن للحلول التكنولوجية أن تجعل الأمر أكثر صعوبة بالنسبة للمحتالين. الأنظمة البيومترية مثل كلوكيت يمكن أن تمنع الاحتيال في الجداول الزمنية، بينما يمكن للحلول القائمة على الذكاء الاصطناعي اكتشاف الحالات الشاذة في بيانات الرواتب.
تعليم الموظفين لتجنب الاحتيال في الرواتب
ينبغي توعية الموظفين بتداعيات الاحتيال في كشوف المرتبات. يمكن أن تكون الشفافية بشأن سياسة عدم التسامح مطلقًا تجاه الاحتيال بمثابة رادع.
سياسات حماية المبلغين عن المخالفات
تشجيع الموظفين على الإبلاغ عن الأنشطة المشبوهة. توفير الحماية للمبلغين عن المخالفات لمنع الانتقام.
الشيكات الخلفية
يمكن أن تساعد عمليات التحقق من الخلفية الشاملة أثناء عملية التوظيف في تحديد الموظفين المحتملين الذين لديهم تاريخ من الأنشطة الاحتيالية.
أمثلة على الاحتيال في الرواتب في الماضي
فيما يلي بعض الأمثلة الواقعية التي توضح أنواعًا مختلفة من هذا النشاط الاحتيالي:
الموظفون الأشباح:
حدث هذا النوع من الاحتيال في مدينة مكتب فيلادلفيا لإدارة الأسطول في عام 2006، أضاف مدير المكتب موظفاً وهمياً إلى جدول الرواتب، وتمكن خلال ثلاث سنوات من تحصيل حوالي 400,000 ألف دولار على شكل دفعات. تم اكتشاف المخطط أثناء عملية التدقيق التي كشفت أن "الموظف" لم يكن موجودًا على الإطلاق.
الاحتيال في الجدول الزمني:
تم تسجيل حالة تزوير في الجدول الزمني في سلطة عبور منطقة واشنطن العاصمة (WMATA) في عام 2014. أبلغت مجموعة من المشرفين والموظفين بشكل خاطئ عن أكثر من 20,000 ساعة من العمل الإضافي، مما أدى إلى خسارة أكثر من 800,000 دولار. تم الكشف عن المخطط من خلال معلومات من موظف آخر.
مخططات العمولة:
في 2017، إلى تم الكشف عن مخطط عمولة واسع النطاق في Wells Fargo، حيث أنشأ الآلاف من موظفي البنك أكثر من 1.5 مليون حساب مصرفي غير مصرح به وحوالي 500,000 حساب بطاقة ائتمان. لقد فعلوا ذلك لكسب عمولات إضافية وتحقيق أهداف المبيعات. أدى هذا الاحتيال الهائل إلى فضيحة عامة وأدى إلى فرض غرامة قدرها 185 مليون دولار على البنك.
تغيير معدل الدفع:
في عام 2015، كان الرئيس التنفيذي لشركة مقرها سياتل مدفوعات الجاذبيةواجه دعوى قضائية من قبل شقيقه الذي كان أيضًا أحد المساهمين الأقلية. واتهم الأخ الرئيس التنفيذي بدفع "تعويضات مفرطة" لنفسه بعد أن زاد معدل راتبه بشكل كبير. على الرغم من أن القضية حُسمت في النهاية لصالح الرئيس التنفيذي، إلا أنها بمثابة مثال على كيف يمكن أن يؤدي تغيير معدل الأجور إلى ادعاءات بالاحتيال.
الاحتيال المسبق:
في قضية عام 2012، طلب المدير المالي لشركة مقرها لويزيانا سلفة من ستة أرقام على الرواتب لتغطية تكاليف طلاقه. تم منح السلفة، لكن المدير المالي ترك الشركة دون سداد الأموال، مما أدى إلى خسارة كبيرة للشركة.
تسلط هذه الأمثلة الضوء على مجموعة واسعة من الأساليب المستخدمة في الاحتيال في كشوف المرتبات وتؤكد أهمية الضوابط الداخلية القوية وعمليات التدقيق المنتظمة وثقافة السلوك الأخلاقي داخل المنظمة.
وفي الختام
يمثل الاحتيال في كشوف المرتبات تهديدًا كبيرًا للمؤسسات في جميع أنحاء العالم. مع تزايد اعتماد الشركات على الأنظمة الآلية والعمل عن بعد، فإن خطر الاحتيال يتصاعد. ومع ذلك، فمن خلال نظام مراقبة قوي، وعمليات تدقيق منتظمة، وأحدث التقنيات، وقوى عاملة مطلعة، يمكن للشركات التخفيف بشكل فعال من هذه المخاطر وحماية أصولها. تعد اليقظة والتدابير الاستباقية أمرًا أساسيًا لإنشاء نظام رواتب آمن وجدير بالثقة.
