21 يونيو ما هي الساعة في نظام خروج الساعة؟ أنواع وفوائد وأكثر!
ما هي الساعة في نظام خروج الساعة؟
نظام الساعة داخل وخارج الساعة هو طريقة تستخدمها الشركات لتتبع ساعات عمل موظفيها. يعمل النظام عن طريق تسجيل الوقت الدقيق الذي يبدأ فيه الموظف العمل (يسجل الحضور) وينتهي من العمل (ينتهي من العمل).
يمكن أن يكون النظام يدويًا أو آليًا. في الأنظمة اليدوية، يمكن للموظفين تسجيل الدخول والخروج فعليًا باستخدام ساعة مثقبة. يقومون بإدخال بطاقة في الجهاز الذي يختم الوقت والتاريخ.
في الأنظمة الآلية، قد يستخدم الموظفون ساعة زمنية رقمية أو حتى تطبيقًا على هواتفهم أو أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. تستخدم بعض الأنظمة المتقدمة البيانات البيومترية، مثل بصمات الأصابع أو التعرف على الوجه، لضمان الدقة.
لا يساعد هذا النظام فقط على ضمان تعويض الموظفين بشكل دقيق عن الوقت الذي عملوا فيه، ولكنه يساعد أيضًا في إدارة القوى العاملة، مما يمكّن المديرين من تتبع التأخير والإجازات المفرطة والعمل الإضافي.
ومن الجدير بالذكر أن هذه الأنظمة تحتاج إلى الالتزام بقوانين وأنظمة الخصوصية، حيث تقوم بجمع البيانات الشخصية عن الموظفين. ولذلك يجب على الشركات التي تطبق مثل هذا النظام أن تحرص على الحفاظ على حقوق الخصوصية لموظفيها.
كيف لكمة الوقت على مدار الساعة في نظام خارج الساعة؟
فيما يلي خطوات عامة حول كيفية قضاء الوقت على جهاز تقليدي، الساعة اليدوية في نظام خروج الساعة باستخدام بطاقة لكمة:
- في بداية نوبة عملك، خذ بطاقتك المثقبة. قد تكون هذه بطاقة ورقية تم إعطاؤها لك أو بطاقة مخزنة في رف أو صندوق بالقرب من الساعة الزمنية.
- أدخل بطاقتك المثقبة في آلة الساعة الزمنية. عادة ما تكون هناك فتحة مصممة لهذا الغرض.
- سيقوم الجهاز بتسجيل الوقت الحالي على البطاقة عن طريق ختمها أو طباعتها. يُعرف هذا بتسجيل الدخول.
- أخرج بطاقتك من الجهاز وأعدها إلى مكانها المخصص.
- في نهاية نوبة عملك، كرر العملية حتى تنتهي. سيقوم الجهاز مرة أخرى بتسجيل الوقت الحالي على بطاقتك، ليظهر لك متى انتهيت من العمل.
بالنسبة للأنظمة الرقمية، يمكن أن تختلف العملية ولكنها غالبًا ما تتضمن:
- في بداية مناوبتك، قم بتسجيل الدخول إلى النظام. يمكن أن يكون هذا محطة فعلية أو تطبيق كمبيوتر أو هاتف ذكي أو جهاز لوحي. يمكنك استخدام اسم مستخدم أو كلمة مرور أو بطاقة RFID أو بيانات القياسات الحيوية لتسجيل الدخول.
- حدد خيار تسجيل الدخول. سيقوم النظام بتسجيل الوقت الحالي باعتباره وقت البداية.
- في نهاية نوبة عملك، قم بتسجيل الدخول إلى النظام مرة أخرى وحدد خيار تسجيل الخروج. سيقوم النظام بتسجيل الوقت الحالي باعتباره وقت الانتهاء.
تذكر أن هذه تعليمات عامة. قد تختلف العملية الدقيقة اعتمادًا على نظام تسجيل الدخول والخروج المحدد الذي يستخدمه صاحب العمل. اتبع دائمًا تعليمات صاحب العمل أو إرشاداته لاستخدام هذه الأنظمة.
ما هي أنواع الساعة في الأنظمة الرقمية على مدار الساعة؟
تتوفر عدة أنواع مختلفة من أنظمة تسجيل الدخول والخروج الرقمية، ولكل منها ميزاته الفريدة. فيما يلي بعض الأنواع الأكثر شيوعًا:
الساعات الزمنية البيومترية:
هذه تستخدم فريدة من نوعها السمات البيولوجية لتحديد الموظفين. وقد يشمل ذلك بصمات الأصابع، التعرف على الوجهأو حتى فحص الشبكية. تساعد هذه الأنظمة على منع "الضرب بين الأصدقاء"، والذي يحدث عندما يقوم أحد الموظفين بالدخول أو الخروج لموظف آخر.
ساعات زمنية لبطاقة القرب:
تستخدم هذه البطاقات RFID (التعرف على ترددات الراديو) أو أنواعًا أخرى من بطاقات القرب أو البطاقات. يحمل الموظفون بطاقتهم أو طاولتهم بالقرب من القارئ لتسجيل الدخول أو الخروج. هذه الأنظمة سريعة وسهلة الاستخدام، ولكنها على عكس أنظمة القياسات الحيوية، لا تمنع الضرب من الأصدقاء.
تطبيقات الجوال:
تستخدم العديد من الشركات تطبيقات الهاتف المحمول لتتبع الوقت. وهي ملائمة لأن الموظفين يمكنهم تسجيل الدخول أو الخروج من أي مكان باستخدام هواتفهم الذكية. تتضمن بعض التطبيقات تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) أو تحديد الموقع الجغرافي للتأكد من وجود الموظفين في موقع عمل معين عند تسجيل الدخول أو الخروج.
الأنظمة المستندة إلى الويب:
تسمح هذه الأنظمة للموظفين بتسجيل الدخول أو الخروج من أي جهاز متصل بالإنترنت. يعد هذا مفيدًا للشركات التي لديها عمال عن بعد أو موظفين يسافرون بشكل متكرر.
أكشاك الساعة الزمنية:
هذا النظام عبارة عن جهاز مخصص، يشبه الساعة التقليدية، ولكن مع التكنولوجيا الرقمية. يمكن للموظفين تسجيل الدخول أو الخروج باستخدام معرف فريد مثل رقم الهوية أو بطاقة RFID أو حتى المعرف البيومتري.
ساعات توقيت الهاتف:
تسمح بعض الأنظمة للموظفين بالدخول أو الخروج عن طريق إجراء مكالمة هاتفية. يمكن أن يكون هذا مفيدًا للعاملين الذين لا يستطيعون الوصول إلى جهاز كمبيوتر أو هاتف ذكي أثناء نوبات عملهم.
التكامل المساعد الذكي:
تتكامل بعض أنظمة تسجيل الدخول والخروج الرقمية الحديثة مع المساعدين الأذكياء مثل Alexa أو Google Assistant أو Siri. يمكن للموظفين استخدام الأوامر الصوتية لتسجيل الدخول أو الخروج.
كل نوع من الأنظمة له مزاياه وعيوبه، ويعتمد الاختيار الأفضل على الاحتياجات المحددة للشركة وموظفيها.
ما فوائد استخدام الساعة في نظام خروج الساعة؟
يوفر نظام الدخول والخروج العديد من المزايا للشركات وموظفيها. بعض هذه تشمل:
دقة:
توفر هذه الأنظمة سجلاً دقيقًا للوقت الذي يبدأ فيه الموظف عمله وينتهي منه، مما يقلل من فرصة حدوث الأخطاء التي يمكن أن تحدث عند تتبع الوقت يدويًا. تعد هذه الدقة ضرورية لضمان حصول الموظفين على أجورهم بشكل صحيح مقابل عملهم.
الكفاءة:
يمكن أن تؤدي أتمتة عملية تتبع ساعات العمل إلى توفير وقت كبير مقارنة بالطرق اليدوية. وهذا يوفر الوقت للموارد البشرية والإدارة للتركيز على المهام الأخرى.
الامتثال:
يمكن أن تساعد سجلات الوقت الدقيقة الشركات على الامتثال لقوانين ولوائح العمل، مثل ضمان دفع أجور الموظفين مقابل العمل الإضافي ومنحهم فترات الراحة المطلوبة. في حالة وجود نزاع عمالي أو تدقيق، فإن الحصول على سجلات زمنية مفصلة يمكن أن يكون أمرًا لا يقدر بثمن.
إنتاجية:
يمكن أن يوفر تتبع ساعات العمل بيانات مفيدة عن الإنتاجية. على سبيل المثال، يمكن للمديرين معرفة ما إذا كانت ورديات أو أيام أو أوقات معينة من السنة أكثر إنتاجية من غيرها وتعديل الجداول الزمنية أو الموارد وفقًا لذلك.
المساءلة:
نظام الساعة داخل وخارج الساعة يحمل الموظفين المسؤولية عن ساعات عملهم. يمكن أن يثبط السلوكيات مثل الوصول متأخرًا، أو المغادرة مبكرًا، أو أخذ فترات راحة طويلة، حيث سيتم تسجيلها بوضوح.
وفورات في التكاليف:
من خلال تتبع ساعات العمل بدقة، يمكن للشركات التأكد من أنها لا تدفع مبالغ زائدة مقابل ساعات عدم العمل. يمكن أن يساعد أيضًا في تحديد اتجاهات العمل الإضافي وإدارته بفعالية لتجنب النفقات غير الضرورية.
مرونة:
تسمح الأنظمة الرقمية الحديثة للموظفين بالدخول أو الخروج من مواقع مختلفة، مما يسهل إدارة العاملين عن بعد أو الموظفين الذين يسافرون.
القضاء على "اللكم الأصدقاء":
يمكن أن يمنع استخدام المعرفات الفريدة مثل القياسات الحيوية أو بيانات اعتماد تسجيل الدخول الشخصية لكمة الأصدقاء, حيث يقوم أحد الموظفين بالدخول أو الخروج لآخر.
تذكر، لجني هذه الفوائد، من المهم اختيار نظام يناسب عمليات عملك بشكل جيد واستخدامه بشكل متسق وصحيح.
