27 Apr Frode dei fogli presenze: come può la tua azienda prevenirla?
Pubblicato a 08: 51h
in Rilevazione Presenze
Ti affidi ancora a fogli di calcolo e schede attività cartacee per gestire il tempo, le attività, le competenze e i costi dei tuoi dipendenti? Potresti esporti a una vulnerabilità legata a inefficienze, imprecisioni, mancato rispetto delle regolarità dell'orario di lavoro e in alcuni casi anche frodi dei dipendenti. Imprecisione nel monitoraggio del tempo e del tempo dei dipendenti frode sulla scheda attività è una preoccupazione comune nelle organizzazioni che gestiscono manualmente orari e presenze e anche la tua azienda può essere una di queste. In parte ciò è dovuto a intenzioni consapevoli, in parte alla mancanza di controlli di gestione.
La frode delle schede attività è uno dei problemi comuni a tutte le organizzazioni, grandi o piccole. Sono state fatte molte ricerche su questo argomento e molte aziende hanno sviluppato software per ridurre il furto di tempo.
Tipi di frode della scheda attività
L'inserimento o l'approvazione di dati errati è uno degli abusi più comuni delle informazioni sulle presenze. Se fatto accidentalmente può mettere in luce la disattenzione dei dipendenti e la mancanza di controllo da parte del management, tuttavia, se fatto deliberatamente, è una frode. I dipendenti sono responsabili dell'inserimento corretto dei dati relativi alle presenze e i supervisori sono tenuti ad approvare che tali informazioni siano corrette. Anche se tutti speriamo che la maggior parte dei dipendenti sia onesta e mantenga l’integrità, sfortunatamente l’esperienza dimostra che non è sempre così. Di seguito sono riportati alcuni dei modi più comuni con cui i dipendenti possono commettere frodi sulla scheda attività.
- Gonfiare l’orario di lavoro – Con le schede attività cartacee, è molto facile per i dipendenti inserire orari errati di reporting e di uscita dal lavoro ed esagerare o arrotondare le proprie ore all'ora più vicina. Il pagamento in eccesso si verifica quindi poiché il dipendente viene pagato in base alle ore o alle tariffe per le quali potrebbe non aver lavorato affatto.
- Falsa immissione di dati – Se i dati sulle presenze dei dipendenti devono essere riscritti dalle schede attività al sistema di gestione paghe, è molto facile per un dipendente disonesto modificare i numeri. Inoltre, questo tipo di processo è in grado di commettere errori di battitura ed errori.
- Nepotismo – È noto che in ogni organizzazione c'è un manager che privilegia un collega, un parente o un amico assegnandogli un compito specifico piuttosto che assegnando un dipendente diverso, anch'egli disponibile a lavorare, e magari un altro dipendente scelta economicamente vantaggiosa. Anche questo può essere controllato!
- Errori dovuti a ritardi nel completamento delle schede attività – Anche se tecnicamente non si tratta di frode, spesso si verificano imprecisioni quando i dipendenti compilano le schede attività settimane dopo aver lavorato in quell'orario. I supervisori quindi approvano queste schede attività mentre può verificarsi il caso in cui il dipendente non ha timbrato per quel numero di ore. Diventa molto difficile per i supervisori monitorare il tempo di ciascuno dei membri del team, soprattutto con team di grandi dimensioni.
Come prevenire le frodi sul foglio presenze sul posto di lavoro
La frode sulla scheda attività è un grave problema in molti luoghi di lavoro. Può anche essere un’opportunità per la tua azienda di avere un impatto sul mondo. Tutti sanno che gestire i dipendenti è costoso e richiede molto tempo. Rappresentano le ore trascorse in attività essenziali, soprattutto quando si fatturano clienti esterni. La soluzione ideale bilancerà la fiducia con la responsabilità. I dipendenti che comprendono l'importanza dell'integrità e della reputazione resisteranno alla tentazione di aumentare la propria scheda attività e i rischi essere scoperti dopo. Ma non tutti i lavoratori la pensano così, quindi potrebbe essere necessario disporre di garanzie contro l’abuso del sistema. Consentire la trasparenza attraverso la tecnologia può aiutare le aziende a operare di più e prevenire vari tipi di frode. Ecco quattro best practice per l'implementazione di una soluzione di monitoraggio del tempo:
Tieni traccia dell'utilizzo del computer con i timestamp
I sistemi informatici consentono di monitorare l'utilizzo del computer da parte dei dipendenti. In altre parole, puoi sapere chi, quando e con quale frequenza ha avuto accesso a programmi specifici. Ciò apre molte opportunità per scoprire frodi sulla scheda attività attraverso anomalie. Ad esempio, se noti che qualcuno ha utilizzato un particolare programma per un periodo di tempo limitato, potresti voler indagare sul motivo. Il programma potrebbe essere legittimo ma avere eccezioni. Ad esempio, un editor potrebbe dover utilizzare un software di acquisizione dello schermo per scopi di ricerca. Oppure, il dipendente potrebbe abusare dei propri diritti e tu potresti sottoporre il suo caso alle risorse umane. I timestamp possono anche aiutarti a verificare le ore lavorate dai dipendenti per le aziende che addebitano ai clienti tariffe orarie. Se hai dipendenti che registrano il tempo in una scheda attività digitale, la marcatura temporale delle loro voci aggiungerà un ulteriore livello di fiducia. Dovranno registrare l'ora esatta in cui hanno lavorato su ciascuna attività.
Registrare l'identità di chiunque acceda al sistema
Per prevenire le frodi sulle schede attività, in cui i dipendenti registrano le ore in cui non hanno lavorato, è necessario tenere traccia dell'identità di tutti coloro che accedono al sistema. Una soluzione centralizzata di monitoraggio del tempo registrerà le informazioni di accesso e gli indirizzi IP degli utenti. L'indirizzo IP di un'azienda rivela la sua posizione fisica, il che può aiutarti a determinare se un dipendente si trovava nel posto giusto al momento giusto. Ciò sarà particolarmente utile se noti schemi anomali. Il sistema dovrebbe anche registrare gli accessi e le uscite. Se qualcuno ha effettuato l'accesso durante il fine settimana, dovresti tenerne traccia per determinare se stava funzionando. Se molti dipendenti accedono in orari insoliti, potrebbe significare che stanno cercando di manipolare il sistema.
I dipendenti devono inserire il motivo della loro attività
Un passaggio essenziale per prevenire le frodi sulla scheda attività è obbligare i dipendenti a inserire un motivo per ciascuna attività registrata sulla scheda attività. Il sistema dovrebbe anche chiedere loro di selezionare il tipo di attività, ad esempio "telefonata", "teleconferenza" o "riunione di persona".. " Ciò ti aiuterà a rilevare anomalie, ad esempio i dipendenti che immettono quantità di tempo irragionevoli in attività che non hanno senso. Per impostazione predefinita, il sistema dovrebbe richiedere ai dipendenti di selezionare un motivo valido per ciascuna attività. Puoi anche impostare più regole per individuare eventuali attività fraudolente. Ad esempio, puoi chiedere ai dipendenti di selezionare da un elenco di motivi validi quando immettono l'orario per una teleconferenza.
Tieni traccia della posizione dei dipendenti e dei dati del dispositivo
I dati sulla posizione dei dipendenti possono anche aiutarti a rilevare le frodi sulle schede attività. Se hai dipendenti che monitorano il loro tempo in un sistema online, dovresti essere in grado di vedere la loro posizione. Questo sarà basarsi sul dispositivo che utilizzano per registrare le proprie ore. Se il sistema si integra con il GPS, avrai ancora più informazioni. Saprai dove sono i dipendenti si trovano e quanto tempo impiegarono per viaggiare tra due punti. Questi dati possono rivelare modelli sospetti e contribuire a stabilire la fiducia nei fogli presenze. I dati sui dispositivi dei dipendenti possono essere utili anche se noti un cambiamento improvviso nei dispositivi. Se vedi un dipendente che registra il tempo utilizzando due dispositivi, è probabile che sia legittimo. Tuttavia, dovresti verificare se un dipendente passa da un laptop, uno smartphone e un dispositivo IoT.
Tipi più comuni di frode della scheda attività
I dipendenti possono tentare di registrare orari falsi per una serie di motivi. Potevano essere oberato di lavoro e cercando di registrare meno ore di quelle lavorate. In alternativa, potrebbero provare a far sembrare che abbiano lavorato più di quanto hanno fatto. Dovresti avere una politica chiara contro tutte le frodi sulla scheda attività, ma dovresti essere particolarmente vigile contro il double dipping: ti aspetti che i dipendenti registrino le loro ore di lavoro e addebitino ai clienti il loro tempo. Tuttavia, potrebbero tentare di registrare gli stessi orari per entrambi i clienti. Questo tipo di frode sulla scheda attività può verificarsi quando i dipendenti accedono al tuo sistema di monitoraggio del tempo. Possono registrare due volte le loro ore per lo stesso cliente. Fatturazione eccessiva: ti aspetti che i dipendenti fatturino i propri clienti per il periodo di tempo appropriato. Tuttavia, potrebbero tentare di fatturare ai propri clienti più ore di quelle lavorate. Questa frode può verificarsi quando un dipendente registra il proprio tempo nel sistema. Potrebbero registrare il loro tempo per lo stesso cliente per un periodo più lungo di quello lavorato.
Come prevenire le frodi sulle schede attività
Esistono molti modi per prevenire le frodi sulle schede attività. I paragrafi precedenti descrivono quelli più importanti. Per riassumere, la tua soluzione di monitoraggio del tempo dovrebbe: – Richiedere dipendenti di registrare il proprio tempo in base alla posizione del dispositivo che stanno utilizzando. Ciò ridurrà il rischio di doppia fatturazione e ti aiuterà a determinare se si trovavano nel posto giusto al momento giusto. – Richiedere ai dipendenti di inserire un motivo ogni volta che accedono al sistema. Ciò ti aiuterà a distinguere tra attività legittime e fraudolente. – Chiedere ai dipendenti di selezionare un livello di dettaglio appropriato durante la registrazione del tempo. Ciò impedirà loro di entrare irragionevolmente alti livelli di dettaglio. – Tieni traccia dell'utilizzo del computer con timestamp in modo da poter verificare l'uso legittimo di programmi specifici da parte dei dipendenti. – Tieni traccia dell’identità di tutti coloro che accedono al sistema. Ciò ti aiuterà a rilevare le persone che accedono da una posizione diversa. – Richiedere dipendenti di inserire il motivo di ciascuna attività che registrano. Ciò ti aiuterà a rilevare anomalie causate da frodi sulla scheda attività.
Sostituzione delle schede attività manuali
Se stai ancora utilizzando le schede attività manuali, tu probabilmente sapere perché dovresti passare a una soluzione di monitoraggio del tempo online. Le schede attività sono una sfortunata realtà per molte aziende. Devono tenere traccia del tempo per creare fatture per i clienti. Se hai dipendenti che tengono traccia del tempo manualmente, dovrai fare affidamento unicamente sulla fiducia che sono disposti a riporre nella loro integrità. Tuttavia, una soluzione automatizzata può ridurre il rischio di frode e abuso del sistema. Avrai dati più accurati e dettagliati, che ti consentiranno di creare fatture più accurate. Ciò ridurrà il rischio che i clienti mettano in dubbio la tua fatturazione e richiedano aggiuntivo fogli presenze per spiegare le loro tariffe attuali.
Sviluppare una cultura aziendale
È impossibile prevenire completamente le frodi sulle schede attività in qualsiasi azienda. Tuttavia, puoi fare del tuo meglio per prevenirlo creando una cultura aziendale in cui tutti è attendibile. Sarebbe meglio se comunicassi l'importanza dell'integrità e della reputazione all'interno dell'azienda. Sarebbe meglio se si desse anche la possibilità ai dipendenti di sfidare le azioni degli altri. Se qualcuno sospetta che un altro dipendente stia falsificando il proprio orario di lavoro, dovrebbe essere in grado di porre domande senza sentirsi in imbarazzo. I dipendenti che tengono alla propria reputazione resisteranno alla tentazione di riempire la propria scheda attività. Faranno la scelta più difficile, che li aiuterà anche a guadagnare più fiducia da parte dei colleghi.
Conclusione
Frode sulla scheda attività avviene in molte forme diverse. Puoi prevenirlo implementando una soluzione di monitoraggio del tempo. Ti consentirà di vedere l'utilizzo del computer con timestamp, registrare l'identità di chiunque acceda al sistema e richiedere dipendenti di inserire la motivazione della propria Attività. Queste tre cose ti aiuteranno a rilevare anomalie e prevenire frodi sulla scheda attività. Se vuoi che la tua attività abbia successo, devi essere in grado di fatturare le ore lavorate ai tuoi clienti. Con una soluzione di monitoraggio del tempo, sarai in grado di farlo di più con precisione ed in modo efficiente. Le frodi sulle schede attività sono molto preoccupanti non solo per il denaro che le aziende perdono, ma anche per le violazioni della fiducia che possono verificarsi. Anche se potrebbe non essere possibile fermare completamente questa frode, ci sono sicuramente modi per ridurre al minimo questo abuso e intraprendere azioni correttive. Come imprenditore, dovresti avere politiche chiare in atto insieme alle conseguenze della deviazione dalle politiche. Dovresti anche considerare le schede attività elettroniche in modo da ridurre al minimo gli errori derivanti dalla misurazione manuale del tempo, prevenendo così le frodi. Il potenziale di frode sulla scheda attività è significativo e le conseguenze sono di vasta portata e costose. Come azienda, devi essere consapevole dei tuoi controlli interni e del reporting gestionale in modo che questioni come; irregolarità sui salari, costi eccessivi del lavoro, ore lavorate in eccesso e progetti che superano i budget vengono scoperti il prima possibile e gestiti rapidamente.
Con l'aiuto di OrologioIt, hai accesso immediato all'indice di prestazione temporale dei dipendenti e la dashboard ti fornisce i dettagli a colpo d'occhio. Tentativo OrologioIt oggi e prevenire questa frode!
