05 أكتوبر كيفية تتبع الساعات القابلة للفوترة: خطوة بخطوة
شارك في 16: 36h
in إنتاجية
تتبع ساعات للفوترة هي واحدة من المهام الأكثر تحديًا لأي محاسب أو محاسب أو متخصص في الضرائب. حتى لو كنت محظوظًا بما يكفي للعمل من المنزل، فإن فقدان الوقت أثناء النهار أمر سهل. ويمكن أن يكون لذلك آثار مدمرة على عملك على المدى الطويل. لهذا السبب من الضروري إنشاء نظام يتتبع ساعات العمل القابلة للفوترة ويتأكد من إصدار فاتورة لعملائك مقابل كل ساعة عمل. إن تتبع وقتك يوفر لك المال في المستقبل ويضمن لك الاستفادة من التخفيضات الضريبية والفرص الأخرى كمقاول مستقل. دعنا نستكشف كيف يمكنك تتبع الساعات القابلة للفوترة للتركيز على إنجاز العمل كفواتير مقابل خدماتك.
لماذا يعد تتبع الساعات القابلة للفوترة أمرًا صعبًا للغاية؟
هناك عدة عوامل تجعل من الصعب تتبعها ساعات للفوترة. الأول هو أن عملائك لن يخبروك بالوقت الذي سيستغرقه إكمال المشروع. هذا يعني أنه لا توجد طريقة لمعرفة ما إذا كنت تسير على الطريق الصحيح مع توقعاتك. أنت تعمل أيضًا في مهنة ذاتية للغاية بدون معالم أو نقاط نهاية محددة. إن ما يجعل مقدارًا معينًا من الوقت لعميل واحد قد يستغرق ضعف هذا المبلغ أو ثلاثة أضعافه لعميل آخر. علاوة على ذلك، لديك مهام إدارية أخرى تأخذ وقتك خلال اليوم. يتضمن ذلك العثور على عملاء جدد، أو تسويق خدماتك، أو إدارة أموالك. قد يكون من الصعب تتبع وقتك لكل مهمة من هذه المهام.
لماذا يعد تتبع وقتك مهمًا؟
يعد تتبع ساعات عملك أفضل طريقة لتحسين ربحيتك. إذا لم تقم بتتبع عدد الساعات التي عملت فيها، فلن تفوتك التخفيضات الضريبية الكبيرة فحسب، بل ستفقد أيضًا فرصة إرسال فاتورة لعملائك. إذا كنت لا تعرف مقدار الوقت الذي تقضيه في المهام المختلفة، فلن تتمكن من إصدار فاتورة لعملائك. وإذا لم تقم بإصدار الفواتير لعملائك، فإنك تخسر المال. تحتاج إلى تتبع ساعات عملك للتأكد من أن عملائك يدفعون لك. وإذا كنت ترغب في تحسين ربحيتك، فأنت بحاجة إلى تتبع ساعات عملك.
إنشاء جدول زمني بسيط
الجدول الزمني هو أبسط طريقة لتتبع ساعات العمل الخاصة بك. كل ما عليك هو كتابة المشاريع التي تعمل عليها والساعات التي قضيتها في كل مشروع وتاريخ عملك على المشروع. يمكنك كتابة الجدول الزمني الخاص بك على أي قطعة من الورق أو دفتر الملاحظات أو تطبيق معالجة النصوص الذي تفضله. كل ما يناسبك فهو جيد. يمكنك أيضًا استخدام جدول بيانات لتتبع وقتك إذا كان ذلك يساعدك على تنظيم كل شيء. تأكد من أنك متسق في كيفية تتبع وقتك.
إنشاء روتين لتتبع ساعات العمل الخاصة بك
إذا كنت تعمل مع العملاء ولديك جدول زمني متغير، فقد يكون من الصعب تتبع ساعات عملك. أنت بحاجة إلى روتين يساعدك على تتبع ساعات عملك بغض النظر عما إذا كنت تعمل في المنزل أو في المكتب. لا يهم كيف تتبع ساعات عملك. يمكنك استخدام جدول زمني ورقي، أو جدول بيانات، أو تطبيق لتتبع الوقت عبر الإنترنت، أو حتى قلم رقمي ودفتر ملاحظات ورقي. ما يهم هو أنك متسق في كيفية متابعة ساعات عملك. مهما كانت الطريقة التي تستخدمها، تأكد من الحفاظ على الاتساق في تتبع ساعات عملك وأنواع المعلومات التي تسجلها. لا ترغب في متابعة ساعات عملك لعميل واحد بطريقة ما ولعميل آخر بطريقة مختلفة تمامًا.
أتمتة العملية مع البرنامج
إذا كان تتبع ساعات عملك يسبب لك ضغوطًا لا داعي لها أو إذا كنت تواجه مشكلة في الحفاظ على الاتساق في كيفية تتبع وقتك، فقد ترغب في استكشاف البرامج التي ستساعدك في تتبع ساعات عملك. بهذه الطريقة، يمكنك التركيز على العمل ومراقبة ساعات عملك دون القلق بشأن التوافق مع أساليب التتبع الخاصة بك. يمكنك استخدام أي برنامج لتتبع الوقت الذي تفضله. هناك خيارات للعاملين المستقلين ورواد الأعمال المنفردين، بالإضافة إلى خيارات للفرق داخل الشركة. تأكد من أن البرنامج الذي تختاره يحتوي على الميزات التي تحتاجها، مثل القدرة على تسجيل وقتك، وتتبع الساعات القابلة للفوترة، وتصدير بياناتك في نهاية كل أسبوع أو شهر.
وفي الختام
يمكن أن يكون تتبع ساعات العمل القابلة للفوترة أحد أكثر المهام تحديًا لأي صاحب عمل. ، هناك طرق لتسهيل هذه العملية. يمكنك إنشاء جدول زمني بسيط أو استخدام برنامج لتتبع الوقت للتأكد من أنك تقوم بتحصيل فواتير عملائك مقابل كل ساعة عمل. علاوة على ذلك، من الضروري أيضًا تتبع ساعاتك الإدارية وساعات التسويق والساعات التي تقضيها في البحث عن عملاء جدد لأنها لا تقل أهمية عن الساعات التي تقضيها في عمل العميل. باستخدام الطريقة الصحيحة، يمكنك تتبع ساعات عملك وإصدار الفواتير لعملائك بشكل صحيح و على نحو فعال.
