13 октября Что такое табель учета рабочего времени? 5 удивительных преимуществ
Что такое табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени – это, по сути, запись времени, которое сотрудник тратит на выполнение поставленной задачи. Работодатели используют табели учета рабочего времени для регистрации посещаемости, продолжительности проектов, распределения рабочих мест и т. д. Они также отслеживают время прихода и ухода, любые перерывы, которые они делают, а также время, необходимое для выполнения работы. С помощью вышеизложенного они определяют размер заработной платы еженедельно, раз в две недели или ежемесячно по мере необходимости. Другие элементы расчета заработной платы, включая отпуска, начисления и отпуска, также учитываются при составлении расчета заработной платы.
Компании используют табели учета рабочего времени не только для расчета заработной платы, но и для управления проектами. Клиентское расписание или расписание только для отдельных проектов также являются обычным явлением. Они подробно отслеживают работу, проделанную каждым сотрудником по отдельным проектам. Эти расписания помогают кадровым ресурсам планировать рабочую силу, выявляя более слабые области и проекты, нуждающиеся в дополнительной поддержке. Что еще более важно, это помогает отслеживать уровень производительности каждого сотрудника.
Табель учета рабочего времени может быть цифровым или бумажным. Создание и ведение табелей учета рабочего времени вручную требует времени и усилий, а расчет заработной платы — это настоящий ужас. Но цифровые табели учета рабочего времени, с другой стороны, делают все, что может сделать бумажный табель, одним нажатием кнопки.
Приложение для отслеживания времени помогает вам записывать все вышеперечисленное онлайн, и его легко отслеживать. Сотрудники представляют свои соответствующие табели учета рабочего времени, которые затем пересылаются своему руководителю, который затем утверждает их. Данные либо обрабатываются внутренней командой, либо передаются поставщику, специализирующемуся на расчете заработной платы. Либо это, либо калькулятор заработной платы может сделать всю работу за вас.
Имея под рукой время прихода и ухода, а также почасовую заработную плату, калькулятор рассчитывает заработную плату с учетом налоговых вычетов и т. д.
Зачем вам нужен табель учета рабочего времени?
Каждая компания должна рассмотреть возможность наличия расписания для своих сотрудников. Новую процедуру всегда трудно принять, поскольку некоторые воспринимают ее как вторжение в их частную жизнь. Важность расписания превосходит его сложность и неудобство.
Табель учета рабочего времени работает аналогично базе данных и собирает все необходимые данные о сотрудниках. Эти данные включают выполненные задачи, отработанные часы и т. д. Благодаря имеющимся фактам работодатели могут справедливо и разумно платить своим работникам. И у рабочих есть доказательства своей работы.
Кроме того, руководство может отслеживать время, затраченное командой, с точки зрения продуктивности. Знание количества времени, затраченного на каждую задачу, помогает выявить пробелы в ресурсах и выявить проблемы с управлением временем. В сочетании с другими инструментами табели учета рабочего времени также повышают прозрачность внутри организации, что может оказаться полезным для работодателя.
Что касается сотрудников, они могут видеть количество часов, затраченных на каждую задачу, и использовать табели учета рабочего времени, чтобы повысить свою производительность. Они также могут соотнести свою зарплату с отработанным временем и больше не будут сомневаться в том, достаточно ли им платят. Активно противодействуйте, они могут спросить вас, не заплатили ли им за отработанные часы.
Что касается управления проектами, менеджеры могут использовать табели учета рабочего времени для расчета расходов и оценки проекта. Они также могут одновременно сравнивать прогнозируемые затраты с фактическими затратами для различных проектов. Имея эту информацию, они могут работать над своевременным завершением текущих проектов, а также планировать будущие перспективные.
Цифровое расписание против бумажного расписания
В то время как расписания очень важны для роста любой организации, разумно ли перейти на цифровые технологии или придерживаться традиционных расписаний?
Поверьте нам, когда мы говорим, что цифровые технологии — это путь. У вас под рукой есть годы и годы записей на сервере или в облаке. Но с ручными табелями учета рабочего времени, хотя у вас могут быть данные под рукой, у вас есть время для поиска необходимой информации. Мало того, насколько возможно отслеживать все данные? Но с другой стороны, бумажные табели учета рабочего времени просты и им легко следовать. Это также экономит затраты и упрощает процесс.
В корпоративном мире сочетание цифровых табелей учета рабочего времени с решением для управления проектами, вероятно, является лучшим способом отслеживания развития проекта и поддержания прозрачности внутри организации, а также клиента. Большинство электронных табелей учета рабочего времени поставляются с приложениями для управления временем. Благодаря этому сотрудники могут сами отслеживать свою продуктивность и следить за прогрессом.
Прежде чем прийти к решению, важно также подумать и о сотрудниках. Если вы небольшая компания с несколькими сотрудниками, вам лучше использовать табель учета рабочего времени вручную или даже калькулятор свободного времени. Но если вы крупная организация с удаленными сотрудниками, вы можете обнаружить, что цифровое расписание или облачное расписание работают лучше.
Как работают табели учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени не является одной из самых привлекательных задач дня, но очень необходим, когда дело касается управления компанией. Следовательно, приложение для отслеживания времени должно быть самым простым и информативным, не тратя на него слишком много времени.
Начнем с того, что параметры настраиваются менеджерами в рамках знакомства с компанией или проектом. Затем сотрудники вводят период времени в своих соответствующих модулях для конкретных назначенных задач. Установленное время включает сверхурочную работу и смену, если таковая имеется, в дополнение к обычной рабочей неделе.
В расписании также регистрируются праздники, отпуска, отпуска, обучение и т. д. как часть административных задач. Это позволяет работодателю отслеживать рабочее время сотрудников для целей расчета заработной платы. Однако это зависит от потребностей работодателя и от того, для чего используется табель учета рабочего времени.
В конце дня сотрудники подсчитывают часы работы по задачам и отправляют их на утверждение. Параметры различны для каждого сотрудника в зависимости от проектов и настраиваются как им, так и их менеджерами. После подачи табель передается руководителю, которым может быть менеджер или даже сам клиент.
Обладающий полномочиями руководитель либо утверждает, либо отклоняет табель учета рабочего времени. В случае одобрения он передается на обработку в отдел расчета заработной платы. В случае отклонения он возвращается обратно сотруднику для внесения необходимых изменений, который затем отправляет его снова после исправления.
Как расписания помогают организациям стать лучше?
Табель учета рабочего времени помогает организациям получить представление о профессиональной жизни сотрудников. Это помогает им принимать более правильные решения в отношении сотрудников и вдохновлять их. Он также выявляет подводные камни в любом проекте, а также пробелы в знаниях.
Отслеживание проекта
Как коллега по работе, вы будете знать, как расходуется время вашего коллеги. Как менеджер, вы будете знать задачи, поставленные перед членом вашей команды. Но без табеля учета рабочего времени время, затраченное на выполнение задания, остается загадкой. Это создает непрозрачность системы.
С помощью расписаний ваша команда может записывать задачу, над которой они работают. А также время, отработанное на каждую работу или модуль, в зависимости от проекта, над которым они работают. Это поможет вам измерить не только эффективность, но и продуктивность команды. Менеджеры могут использовать эти данные для устранения любых пробелов или организации обучения там, где наблюдается недостаток результатов.
Повысить эффективность
Подробное расписание может дать организации глубокое понимание любого проекта. Это выявляет потенциальные риски на основе прошлых данных, и администрация может выяснить, что является причиной проблемы. Это помогает изменить процесс и скорректировать текущие данные, чтобы предотвратить повторение в будущем. Если причиной проблемы является недопонимание, вы можете найти более эффективные способы общения или запланировать упражнения по построению команды, чтобы повысить моральный дух внутри команды.
Вышеупомянутое возможно только тогда, когда у вас есть глубокое понимание работы команды, а также почасового бега каждого дня.
Следите за сотрудниками
Табель учета рабочего времени помогает в управлении проектами, отслеживая проекты сотрудников и контролируя их доходность/результат. Благодаря этому вы получите представление о специализации члена команды, а также о его пробелах. Таким образом, вы можете определить, имеет ли сотрудник право на лучшую роль в организации. Кроме того, он также признает сотрудников с нишевыми знаниями, которые могут быть полезны в будущих проектах. С другой стороны, это также указывает на то, что у сотрудников нет того же самого.
Запись расходов по проекту
Никто не хочет добровольно терять деньги на проекте, и вы будете делать именно это, если не начнете отслеживать свое расписание. Табель учета рабочего времени поможет вам отслеживать затраченное время и, следовательно, стоимость, особенно в случае проектов с фиксированной ставкой. Вы определенно не хотите оказаться на проигравшей стороне.
Точный биллинг
Компании, работающие с клиентами, такие как сфера услуг, работают лучше, отслеживая свое время и затраты с помощью расписания. Это не только помогает им отслеживать ситуацию, но и убеждает клиента в том, что проект находится в надежных руках. Вы также можете избежать путаницы, когда придет время выставлять им счета за различные задачи. Вы можете потребовать денежную компенсацию, не обосновывая все расходы.
В сегодняшний век переход на цифровые технологии неизбежен, как и отслеживание производительности сотрудников. Хотя это существует уже некоторое время с помощью ручных табелей учета рабочего времени, также важно, чтобы вы искали цифровые варианты в зависимости от ваших потребностей. Табель учета рабочего времени может помочь организации во многих отношениях, кроме как в качестве средства расчета заработной платы.
