06 августа 6 превентивных шагов для успешных онлайн-встреч

6 превентивных шагов для успешных онлайн-встреч

 

Проведение успешных онлайн-встреч с клиентами через Zoom или другие виртуальные платформы требует тщательного планирования, подготовки и исполнения. Вот несколько превентивных шагов, которые помогут обеспечить гладкое проведение встреч и достижение поставленных целей:

 

1. Подготовка:

План на будущее:

Определите цель встречи, установите четкую повестку дня и заранее поделитесь ею с участниками.

Эффективное планирование имеет решающее значение для обеспечения продуктивной и успешной онлайн-встречи с клиентом. Вот некоторые ключевые элементы, необходимые для дальнейшего планирования:

Определите цель: Каждая встреча должна иметь четкую цель или цель. Будь то обмен обновлениями, решение проблемы или принятие решения, эта цель должна направлять процесс планирования. К концу встречи четко сформулируйте, чего вы хотите достичь.

Создайте повестку дня собрания: Хорошо структурированная повестка дня может сделать встречу более эффективной и помочь всем не сбиться с пути. В нем должно быть указано, какие темы будут обсуждаться, в каком порядке они будут рассматриваться и сколько времени будет отведено каждой из них. В повестке дня также должно быть указано, кто будет вести каждую тему и кто должен подготовиться заранее.

Распространите повестку дня: Заранее сообщите повестку дня участникам встречи. Это позволяет им знать, чего ожидать, подготовить свои предложения и выдвинуть идеи. Повестку дня желательно прислать за несколько дней до встречи.

Определите необходимых участников: Тщательно продумайте, кто должен присутствовать на собрании. Приглашение ненужных участников может привести к неэффективности. Следует приглашать только тех, кто может способствовать достижению цели или необходим для принятия решений.

Подготовьте материалы: Если есть какие-либо материалы или документы, которые будут обсуждаться во время встречи, убедитесь, что они подготовлены и предоставлены участникам заранее. Это могут быть отчеты, слайды или справочная информация, необходимая для понимания дискуссии.

Выберите правильное время:

Выбор подходящего времени для онлайн-встречи является важным аспектом планирования. Вот как это сделать эффективно:

Рекомендации по часовому поясу: Если вы имеете дело с клиентами или коллегами, находящимися в разных часовых поясах, примите это во внимание. Постарайтесь найти время, которое совпадает с обычными рабочими часами для всех участников. При необходимости используйте конвертер часовых поясов.

Наличие участников: Прежде чем назначать время, проверьте доступность всех участников. Это может включать проверку общих календарей или запрос их доступности.

Продолжительность встречи: Четко определите продолжительность встречи. Слишком длинные встречи могут привести к снижению внимания и продуктивности. Обычно лучше проводить встречи продолжительностью менее часа, если это возможно.

Загруженное время: Не планируйте встречи в то время, когда люди наиболее заняты, например, утром или незадолго до конца рабочего дня. Полдень или полдень часто являются эффективным временем для встреч.

Встреча с усталостью: По возможности избегайте планирования встреч подряд. Предоставление участникам некоторого времени простоя между встречами поможет им сохранить свежесть и внимательность.

Уважение личного времени: Не планируйте встречи вне обычного рабочего времени, если это не является абсолютно необходимым. Посягательство на личное время может привести к обиде и снижению активности.

Регулярные встречи: Если встреча будет повторяться, выберите время, которое будет удобно для всех участников. Это также может помочь участникам спланировать свое расписание.

Проверьте свою технологию:

Проверьте подключение к Интернету, камеру, микрофон и приложение Zoom, чтобы убедиться, что все работает правильно. Также полезно иметь запасной план (например, телефонный звонок), если что-то пойдет не так.

Настройте свою среду:

Убедитесь, что в комнате, где вы находитесь, тихо, хорошо освещено и нет отвлекающих факторов.

Изучите возможности Zoom:

Ознакомьтесь с различными функциями Zoom и Team, такими как совместное использование экрана, подгруппы или опросы, которые могут сделать вашу встречу более интерактивной и увлекательной.

 

2. Связь:

Будь пораньше:

Войдите в собрание на несколько минут раньше, чтобы поприветствовать участников по мере их присоединения.

Задавать тон:

Начните встречу на позитивной ноте, возможно, с быстрой проверки или светской беседы, прежде чем переходить к повестке дня.

Ясно и лаконично:

Будьте ясны и кратки в своем общении. Избегайте использования жаргона, если вы не уверены, что все участники его понимают.

 

3. Вовлеченность:

Поощряйте участие:

Используйте функцию чата, задавайте вопросы или используйте функции опроса, чтобы стимулировать участие и поддерживать взаимодействие.

Создайте безопасное пространство: Убедитесь, что участники чувствуют себя комфортно, высказываясь. Поощряйте их делиться своими идеями и мнениями и обеспечьте уважение всех голосов.

Используйте интерактивные функции: Zoom и другие платформы предлагают такие функции, как опросы и вопросы и ответы, которые можно использовать для сбора мнений и отзывов. Эти инструменты можно использовать, чтобы разбить дискуссию, добавить немного веселья и предоставить всем участникам возможность внести свой вклад.

Задавайте открытые вопросы: Открытые вопросы могут стимулировать дискуссию и вызвать более подробные ответы. Вместо того, чтобы просто просить о согласии или несогласии, постарайтесь поощрять более глубокое мышление и более детальные ответы.

Непосредственное вовлечение участников: Иногда участникам может потребоваться прямое приглашение поделиться своими мыслями. Если вы заметили, что кто-то какое-то время не разговаривает, вы можете сказать что-то вроде: «Мы давно не слышали от [Имя] никаких вестей. [Имя], у тебя есть какие-нибудь мысли по этому поводу?»

Комнаты для обсуждения: Для более крупных собраний можно использовать функцию подгруппы Zoom, чтобы разделить участников на более мелкие группы для более детального обсуждения. Это может дать более тихим участникам больше шансов высказаться.

Положительное подкрепление: Признавайте и цените участников, когда они вносят свой вклад. Это положительное подкрепление может побудить их и других к более активному участию.

Использование визуальных эффектов: Люди часто хорошо реагируют на визуальные эффекты. Демонстрация экрана соответствующего документа, слайда или изображения может помочь стимулировать обсуждение.

 

Активное слушание:

Покажите, что вы активно слушаете своих клиентов, кивая, суммируя сказанное и задавая уточняющие вопросы.

Активное слушание — важный навык для эффективного общения, особенно во время онлайн-встреч. Это не только обеспечивает понимание, но и демонстрирует уважение и внимание к говорящему. Вот как практиковать активное слушание во время собраний Zoom:

Поддерживайте зрительный контакт: Хотя вы физически не присутствуете рядом с участниками, вы можете поддерживать виртуальный «зрительный контакт», глядя в камеру, когда другие говорят. Это дает говорящему ощущение, что его внимательно слушают.

Невербальные сигналы: Используйте невербальные сигналы, такие как кивок, улыбка и другие выражения, чтобы показать, что вы внимательны. Эти сигналы могут быть очень обнадеживающими для говорящего.

Минимизируйте отвлекающие факторы: Сосредоточьтесь на говорящем. Не выполняйте другие задачи, не проверяйте электронную почту и не смотрите в телефон во время встречи.

Перефразируйте и подведите итог: Чтобы убедиться, что вы поняли правильно, периодически перефразируйте мысль говорящего и суммируйте услышанное. Это также помогает проверить правильность сообщения говорящего.

Задайте соответствующие вопросы: Проявите свой интерес и углубите свое понимание, задавая соответствующие вопросы или требуя разъяснений. Это способствует более открытому диалогу и показывает, что вы активно участвуете в разговоре.

Обеспечить обратную связь: Предоставляйте обратную связь, когда это необходимо. Это помогает говорящему понять, как интерпретируется его сообщение, и позволяет уточнить, есть ли какие-либо недопонимания.

Пауза перед ответом: После того, как кто-то закончил говорить, найдите время, чтобы собраться с мыслями, прежде чем ответить. Эта пауза показывает, что вы обдумываете сказанное, а не просто ждете своей очереди высказаться.

 

4. Последующие действия:

Резюме и действия:

В конце встречи обобщите основные моменты и четко сформулируйте следующие шаги, убедившись, что каждый знает свои обязанности.

Отправить минуты:

Отправьте всем участникам электронное письмо с протоколом собрания, включая ключевые решения и действия.

Запросить отзыв:

Получите от своих клиентов отзывы о том, как, по их мнению, прошла встреча и что можно улучшить в следующий раз.

 

5. Профессионализм:

Оденьтесь соответствующим образом:

Оденьтесь профессионально, как будто вы встречаетесь с клиентами лично.

Поддерживайте зрительный контакт:

Во время разговора старайтесь смотреть в камеру. Это создает впечатление зрительного контакта с другими участниками.

 

6. Адаптируйтесь и учитесь:

Непрерывное обучение:

Всегда ищите способы улучшить свои онлайн-встречи. Учитесь на любых возникших технических сбоях или недоразумениях и находите способы избежать их в будущем.

Оставаться в курсе:

Будьте в курсе любых новых функций или обновлений платформы Zoom и Team, которые могут улучшить ваши онлайн-встречи.

 

 

Следуя этим шагам, вы сможете сделать ваши онлайн-встречи с клиентами более эффективными и продуктивными, тем самым способствуя улучшению отношений с вашими клиентами.