04 Apr 16 Effetti negativi dell'assenteismo: comprendere le assenze sul posto di lavoro

Cos'è l'assenteismo?

 

L’assenteismo si riferisce alla modalità abituale o eccessiva di astenersi dal lavoro, solitamente senza validi motivi. Non si tratta solo di giorni liberi occasionali dovuti a malattia o a una vera emergenza, ma piuttosto di assenze frequenti e non programmate che possono interrompere il flusso di lavoro e incidere sulla produttività e sul morale all'interno di un'organizzazione.

 

Quali sono le tipologie di assenteismo?

 

L’assenteismo può essere classificato in base alle cause, alla frequenza e all’intento dietro l’assenza. Ecco le principali tipologie di assenteismo:

Assenteismo innocente:

Descrizione: Assenze che non rientrano nel controllo del dipendente e sono generalmente considerate inevitabili.

Consigli d'uso: Malattia, emergenze familiari o incidenti.

Assenteismo colpevole:

Descrizione: Assenze ritenute sotto il controllo del dipendente e che avrebbero potuto essere evitate.

Consigli d'uso: Saltare il lavoro senza un motivo valido, modelli ricorrenti di assenza del lunedì o del venerdì senza motivo o uscita anticipata dal lavoro senza permesso.

Assenteismo programmato:

Descrizione: Assenze programmate in anticipo e generalmente approvate dal datore di lavoro.

Consigli d'uso: Ferie, visite mediche programmate o giorni personali approvati.

Assenteismo non pianificato:

Descrizione: Assenze non programmate e inaspettate di cui il datore di lavoro non era a conoscenza.

Consigli d'uso: Malattia improvvisa, emergenze personali inaspettate o incidenti.

Assenteismo a breve termine:

Descrizione: Assenze di breve durata, in genere pochi giorni o meno.

Consigli d'uso: Prendersi un giorno o due liberi a causa di un raffreddore o di una piccola questione personale.

Assenteismo a lungo termine:

Descrizione: Assenze prolungate dal lavoro, solitamente dovute a motivi più gravi.

Consigli d'uso: Recupero da un intervento chirurgico, trattamenti medici prolungati o problemi personali a lungo termine.

Assenteismo parziale:

Descrizione: Quando un dipendente è presente solo per una parte dell'orario di lavoro previsto.

Consigli d'uso: Arrivare tardi, partire presto o fare pause prolungate senza giustificazione.

Modelli di assenteismo:

Descrizione: Quando le assenze seguono uno schema specifico e riconoscibile.

Consigli d'uso: Prendersi sempre un giorno libero dopo il giorno di paga, assentarsi spesso il lunedì o il venerdì o prendersi regolarmente fine settimana prolungati senza validi motivi.

Assenteismo psicologico (o presenzialismo):

Descrizione: Questo è quando un dipendente è fisicamente presente ma mentalmente disimpegnato dal lavoro. Sebbene non si tratti di assenteismo nel senso tradizionale del termine, si traduce in una perdita di produttività simile a quella dell'assenza di un dipendente.

Consigli d'uso: Un dipendente che va al lavoro ma trascorre la giornata in modo improduttivo a causa di burnout, fattori di stress personali o altri problemi psicologici.

Riconoscere e comprendere i diversi tipi di assenteismo può aiutare i datori di lavoro e i professionisti delle risorse umane a sviluppare strategie per affrontarne e ridurne l’incidenza, sostenendo al tempo stesso il benessere dei dipendenti.

 

 

Effetti negativi dell'assenteismo in un'organizzazione!

 

L’assenteismo può avere diverse ripercussioni negative su un’organizzazione. Ecco un elenco completo dei problemi e delle sfide che può creare:

Produttività ridotta:

Meno addetti al lavoro significano che i dipendenti disponibili devono spesso gestire carichi di lavoro aggiuntivi, il che potrebbe portare a errori o ritardi.

Aumento dei costi:

I datori di lavoro potrebbero dover pagare gli straordinari ad altri dipendenti per coprire il dipendente assente. Nei casi cronici, potrebbe essere necessario assumere lavoratori temporanei o sostituti.

Interruzioni operative:

Le assenze impreviste possono interrompere i flussi di lavoro, in particolare nei ruoli critici per le operazioni quotidiane.

Morale in calo:

Il costante assenteismo può gravare sugli altri dipendenti, provocando risentimento e abbassamento del morale. Ciò può ulteriormente provocare un’atmosfera negativa sul posto di lavoro.

Perdita di affari o clienti:

Se l’assenteismo influisce sulla fornitura del servizio o sulla qualità del prodotto, può portare all’insoddisfazione del cliente e alla potenziale perdita di affari.

Onere amministrativo:

I dipartimenti di gestione e risorse umane potrebbero dedicare molto tempo alla gestione e alla documentazione degli incidenti legati alle assenze, determinando come colmare le lacune o affrontando le cause sottostanti.

Ridotta qualità del lavoro:

Un lavoro affrettato o sovraccarico può portare a errori, diminuzione dell’attenzione ai dettagli e un generale peggioramento della qualità del lavoro.

Costi di formazione:

Tassi elevati di assenteismo, soprattutto se comportano un turnover, possono aumentare i costi associati alla formazione di nuovi dipendenti o alla riqualificazione costante di quelli esistenti.

Dinamiche di squadra compromesse:

Un assenteismo costante può compromettere la coesione del team, poiché i team potrebbero avere problemi con un numero di iscritti incoerente e con la mancanza di affidabilità di alcuni membri.

Progetti in ritardo:

I progetti potrebbero subire ritardi se il personale chiave è spesso assente, il che potrebbe comportare il mancato rispetto delle scadenze e sanzioni contrattuali.

Problemi di sicurezza:

In alcuni settori, come quello manifatturiero o sanitario, l'assenteismo può portare a problemi di sicurezza se non c'è abbastanza personale per maneggiare le attrezzature o prendersi cura dei pazienti in sicurezza.

Rapporti con i clienti tesi:

I clienti si aspettano coerenza e affidabilità. L'assenteismo regolare può mettere a dura prova le relazioni con i clienti, soprattutto se il dipendente assente svolge un ruolo a contatto con il cliente.

Perdita di vantaggio competitivo:

La riduzione della produttività e della qualità può avere un impatto sulla posizione competitiva di un'organizzazione sul mercato.

Maggiore vulnerabilità al turnover:

Livelli elevati di assenteismo possono essere il precursore di tassi di turnover più elevati. I dipendenti sovraccarichi o insoddisfatti potrebbero decidere di lasciare completamente l'organizzazione.

Potenziali problemi legali:

La cattiva gestione dell’assenteismo, soprattutto se non gestita secondo le leggi sul lavoro o se comporta discriminazione o trattamento ingiusto, può portare a potenziali conseguenze legali.

Reputazione organizzativa negativa:

Se l’assenteismo influisce sulla fornitura del servizio o del prodotto, può portare ad offuscare la reputazione sul mercato, rendendo più difficile attrarre clienti e talenti eccellenti.

Per affrontare queste sfide, le organizzazioni dovrebbero gestire e monitorare in modo proattivo l’assenteismo, fornendo politiche di sostegno e un ambiente di lavoro positivo che riduca le cause alla base delle frequenti assenze.

 

 

Strategie per ridurre l’assenteismo ed evitare che diventi un problema.

 

Affrontare e prevenire l’assenteismo richiede un approccio articolato che affronti non solo i sintomi ma anche le cause profonde. Ecco alcune strategie che le aziende possono adottare:

 

Politiche di partecipazione chiare:

Sviluppare e comunicare una chiara politica di partecipazione in modo che i dipendenti comprendano le aspettative e le conseguenze. Questa politica dovrebbe essere applicata in modo coerente ed equo a tutti i livelli. Prendi in considerazione l'utilizzo di uno strumento per orari e presenze come ClcokIt.

Modalità di lavoro flessibili:

Offri orari di lavoro flessibili o opzioni di lavoro remoto, consentendo ai dipendenti di bilanciare meglio lavoro e responsabilità personali. Prendi in considerazione l'implementazione di settimane lavorative compresse o opportunità di condivisione del lavoro.

Leggi anche: I nostri consigli per la pianificazione.

Programmi di assistenza ai dipendenti (EAP):

Offrire servizi di consulenza e supporto per i dipendenti che affrontano problemi personali come dipendenza, problemi di salute mentale o crisi familiari.

Leggi anche: Programmi di benessere per i dipendenti e relativi vantaggi. 

Coinvolgere i dipendenti:

I dipendenti coinvolti sono generalmente più impegnati. Feedback regolare, riconoscimentoe le opportunità di crescita possono migliorare il coinvolgimento. Organizzare attività di team building per favorire la coesione del team e il senso di appartenenza.

Programmi di salute e benessere:

Incoraggiare uno stile di vita sano offrendo programmi o incentivi per il fitness, l’alimentazione o per smettere di fumare.

Ciò può ridurre l’assenteismo legato a problemi di salute.

Formazione regolare:

Offrire formazione ai manager su come gestire l'assenteismo, riconoscere i segni di burnout e supportare i loro team.

La formazione può essere utilizzata anche per formare trasversalmente i dipendenti, garantendo che più persone sappiano come gestire un particolare lavoro, mitigando così l’impatto di assenze impreviste.

Comunicazione aperta:

Incoraggiare il dialogo aperto, quindi i dipendenti si sentono a proprio agio nel discutere questioni personali che potrebbero causare assenze. Check-in regolari o incontri individuali possono aiutare i manager a individuare tempestivamente potenziali problemi.

Ambiente di lavoro sicuro e sano:

Garantire che il luogo di lavoro rispetti gli standard di salute e sicurezza. Un ambiente sicuro riduce le assenze per infortuni.

Affrontare immediatamente il bullismo o le molestie sul posto di lavoro.

Interviste di ritorno al lavoro:

Condurre interviste dopo un'assenza prolungata per comprendere la causa e offrire supporto.

Ciò può fungere anche da deterrente per le assenze non autentiche.

Monitorare e analizzare l'assenteismo:

Tieni traccia dei dati sulle presenze per identificare modelli o reparti con tassi di assente più elevati.

Utilizzare i dati per affrontare questioni specifiche o aree di interesse.

Incentivi:

Premia la buona presenza con riconoscimenti o ricompense tangibili.

Prendi in considerazione l'idea di offrire giorni di ferie aggiuntivi ai dipendenti che mantengono un eccellente record di presenze.

Supporto per la salute sul lavoro:

Per i dipendenti con problemi di salute, fornire accesso a professionisti sanitari o servizi di riabilitazione che possano consigliare un ritorno al lavoro sicuro ed efficace.

Meccanismi di feedback:

Sondaggi periodici tra i dipendenti o cassette dei suggerimenti possono fornire approfondimenti sui problemi di fondo sul posto di lavoro che potrebbero causare l’assenteismo.

Recensioni regolari:

Rivedere e aggiornare periodicamente le politiche e le strategie in base alle mutevoli esigenze aziendali e al feedback dei dipendenti.

Ricorda, sebbene queste strategie possano ridurre l’assenteismo, è essenziale che le aziende affrontino il problema con empatia e comprensione. I dipendenti avranno occasionalmente motivi legittimi per le assenze. L’obiettivo è creare un ambiente in cui i dipendenti vogliano venire al lavoro e sentirsi supportati quando hanno veramente bisogno di assentarsi.

 

 

Gestire l'assenteismo con cura

 

Gestire con cura l’assenteismo è essenziale non solo da una prospettiva umanistica ma anche da un punto di vista pratico aziendale. Ecco i motivi per cui l’assenteismo dovrebbe essere affrontato con comprensione, dando ai dipendenti il ​​beneficio del dubbio e dando priorità al loro benessere:

Decenza umana ed empatia:

Al livello più elementare, i dipendenti sono esseri umani con vite personali, sfide ed emozioni. Trattandoli con gentilezza, comprensione e rispetto è fondamentalmente la cosa giusta da fare.

Motivi legittimi:

Potrebbero esserci ragioni reali per l'assenza di un dipendente, come gravi problemi di salute, emergenze familiari o problemi di salute mentale. Saltare alle conclusioni senza comprenderne la causa può essere ingiusto.

Coinvolgimento dei dipendenti:

I dipendenti che ritengono che i loro datori di lavoro abbiano a cuore il loro benessere hanno maggiori probabilità di essere coinvolti e impegnati nel proprio lavoro. Sono anche più propensi a fare il possibile quando l’azienda ne ha bisogno.

Conservare il talento:

Un ambiente di lavoro favorevole ha maggiori probabilità di trattenere i migliori talenti. Al contrario, un ambiente che non considera il benessere dei dipendenti può portare a tassi di turnover più elevati, che possono essere costosi in termini di reclutamento e formazione.

Implicazioni legali:

A seconda delle leggi locali sul lavoro, non concedere ai dipendenti il ​​beneficio del dubbio o non rispettare i loro diritti al congedo medico o personale può comportare sfide legali.

Salute mentale:

La salute mentale è un motivo significativo di assenteismo. Affrontando l’assenteismo con attenzione e comprensione, le aziende possono contribuire ad affrontare il benessere mentale dei dipendenti, il che a sua volta può ridurre la frequenza delle assenze.

Produttività:

I dipendenti che si sentono compresi e supportati hanno maggiori probabilità di essere produttivi quando sono al lavoro. Saranno meno stressati e più concentrati, portando a risultati migliori.

Reputazione aziendale:

Il modo in cui un’azienda tratta i propri dipendenti, soprattutto in tempi difficili, può avere un impatto significativo sulla sua reputazione. Le aziende note per la loro empatia e attenzione hanno maggiori probabilità di attrarre i migliori talenti e di avere una migliore percezione da parte del pubblico.

Soluzioni costruttive:

Comprendendo le cause profonde dell’assenteismo, le aziende possono implementare soluzioni più efficaci e mirate. Ad esempio, se la causa è il burnout, forse ciò che serve è un cambiamento nel carico di lavoro o nei processi lavorativi piuttosto che misure punitive.

Costruire fiducia:

La fiducia è la pietra angolare di ogni sano rapporto datore di lavoro-dipendente. Dando ai dipendenti il ​​beneficio del dubbio, le aziende possono favorire la fiducia, portando a una comunicazione aperta e a un legame più forte.

Morale e dinamiche di squadra:

Gestire con cura l’assenteismo può garantire che il morale della squadra rimanga alto. È più probabile che i dipendenti si sostengano a vicenda e lavorino in modo collaborativo in un ambiente compassionevole.

In sintesi, sebbene l’assenteismo possa rappresentare una sfida per le aziende, il modo in cui viene gestito può fare una differenza significativa nella salute generale dell’azienda, sia in termini di benessere dei dipendenti che di successo operativo. Trovare un equilibrio tra empatia e responsabilità è fondamentale.

 

Assenteismo cronico

 

È essenziale affrontare il tema dell'assenteismo cronico con cautela, soprattutto quando lo si attribuisce al carattere di un dipendente. Fare generalizzazioni o ipotesi generali può essere fuorviante e ingiusto. Tuttavia, se un dipendente mostra costantemente modelli di assenteismo cronico senza ragioni apparentemente valide, alcuni potrebbero fare le seguenti osservazioni o ipotesi sul suo carattere:

Mancanza di responsabilità o affidabilità:

Il dipendente potrebbe essere visto come qualcuno che non prende sul serio i propri doveri lavorativi o come qualcuno su cui colleghi o supervisori non possono dipendere.

Disimpegno:

L’assenteismo cronico potrebbe suggerire che il dipendente non è impegnato nel proprio lavoro o manca di motivazione.

Mancanza di professionalità:

La regolare assenza dal lavoro senza un motivo reale può essere interpretata come un comportamento non professionale, che indica un disprezzo per le norme e le aspettative sul posto di lavoro.

Potenziale inganno:

Se i motivi delle assenze cambiano frequentemente o non sembrano validi, ciò potrebbe sollevare sospetti sull'onestà del dipendente.

Scarsa gestione o pianificazione del tempo:

Se un dipendente è spesso in ritardo o assente al lavoro a causa di impegni personali evitabili, ciò potrebbe indicare scarse capacità di pianificazione.

 

Anche se queste osservazioni a volte potrebbero essere vere, è essenziale riconoscere le potenziali insidie ​​​​nell'effettuare tali valutazioni:

Saltare alle conclusioni:

L’assenteismo cronico può essere dovuto a motivi legittimi e seri, come problemi di salute o crisi personali, che potrebbero non essere immediatamente visibili ai datori di lavoro.

Carattere generalizzante:

L’assenteismo è solo un comportamento tra tanti. Valutare l'intero carattere di un dipendente sulla base di questo fattore può essere eccessivamente semplicistico e ingiusto.

Rischio di discriminazione:

È essenziale garantire che qualsiasi valutazione non discrimini inavvertitamente contro individui che potrebbero avere validi motivi protetti dalle leggi sul lavoro, come disabilità o responsabilità familiari.

Perdita di dipendenti di valore:

Se i datori di lavoro non gestiscono l’assenteismo con cura e comprensione, rischiano di alienare o perdere dipendenti che, nonostante le difficoltà legate alla frequenza, potrebbero avere competenze e contributi preziosi.

Considerazioni sulla salute mentale:

Un aumento dell’assenteismo potrebbe essere un segno di problemi di salute mentale, come depressione o ansia. Senza un ambiente favorevole, questi problemi potrebbero non essere affrontati, danneggiando ulteriormente l’individuo.

In conclusione, sebbene l'assenteismo cronico possa sollevare dubbi sull'impegno, l'affidabilità o la professionalità di un dipendente, è fondamentale affrontare la questione con sensibilità, apertura mentale e una comprensione olistica delle circostanze dell'individuo.

 

Conclusione

 

In comprendere l’assenteismo, è fondamentale affrontare la questione con una prospettiva equilibrata. Sebbene i modelli di assenteismo costante possano sollevare dubbi sull'affidabilità, l'impegno o la professionalità di un dipendente, esprimere giudizi affrettati sul carattere può essere sia ingiusto che controproducente.

L’assenteismo cronico potrebbe essere un sintomo di sfide più profonde e invisibili, che vanno dai problemi di salute alle crisi personali o ai problemi di salute mentale. I datori di lavoro traggono vantaggio dall’affrontare la questione con empatia, dialogo aperto e impegno a comprendere le cause profonde.

In tal modo, non solo promuovono un ambiente di lavoro favorevole, ma garantiscono anche che i dipendenti di valore vengano trattenuti e che i potenziali problemi vengano affrontati in modo proattivo. È una testimonianza del vecchio adagio: la comprensione e la comunicazione sono fondamentali in ogni aspetto dell'interazione umana, compreso il posto di lavoro.