13 ottobre Cos'è una scheda attività? 5 vantaggi sorprendenti
Che cos'è una scheda attività?
Una scheda attività è essenzialmente una registrazione del tempo che un dipendente dedica a un'attività in corso. I datori di lavoro utilizzano le schede attività per registrare le presenze, la durata dei progetti, assegnare i lavori, ecc. Inoltre tengono traccia dell'orario di entrata e di uscita, delle eventuali pause prese e del tempo necessario per completare un lavoro. Con l'aiuto di quanto sopra, determinano il libro paga settimanale, bisettimanale o mensile in base alle necessità. Durante la preparazione della busta paga vengono registrati anche altri elementi della busta paga, tra cui ferie, ratei e ferie.
Non solo per le buste paga, le aziende utilizzano le schede attività anche per la gestione dei progetti. Sono comuni anche schede attività basate sul cliente o schede attività solo per singoli progetti. Tengono traccia in dettaglio del lavoro svolto da ciascun dipendente per i singoli progetti. Questi timesheet aiutano le risorse umane nella pianificazione della forza lavoro individuando le aree più deboli e i progetti che necessitano di un ulteriore impulso. Ancora più importante, aiuta a monitorare i livelli di produttività di ogni dipendente.
Le schede attività possono essere digitali o cartacee. La creazione e la manutenzione dei registri manuali delle schede attività richiedono tempo e impegno, e il libro paga è un terrore assoluto. Ma le schede attività digitali, d'altro canto, fanno tutto ciò che una scheda attività cartacea potrebbe fare con la semplice pressione di un pulsante.
L'app di monitoraggio del tempo ti aiuta a registrare quanto sopra online ed è facilmente tracciabile. I dipendenti presentano le rispettive schede attività, che vengono poi inoltrate al proprio manager, che poi le approva. I dati vengono elaborati dal team interno o esternalizzati a un fornitore specializzato in buste paga. Oppure un calcolatore delle ore sul libro paga può fare il lavoro per te.
Con il tempo di entrata e uscita e la retribuzione oraria in mano, il calcolatore calcola la retribuzione dopo aver considerato le detrazioni fiscali, ecc.
Perché hai bisogno di una scheda attività?
Ogni azienda dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di avere una scheda attività per i propri dipendenti. Una nuova procedura è sempre difficile da accettare poiché alcuni la percepiscono come un'intrusione nella propria privacy. L'importanza di una scheda attività supera la complessità e il disagio.
La scheda attività funziona in modo simile a un database e raccoglie tutti i dettagli necessari dai dipendenti. Questi dettagli includono le attività completate, le ore lavorate, ecc. Aiutati dai fatti in mano, i datori di lavoro sono in grado di pagare i propri lavoratori in modo equo e ragionevole. E gli operai hanno la prova del loro lavoro.
Oltre a ciò, la direzione può tenere traccia del tempo impiegato dal team rispetto alla produttività. Conoscere la quantità di tempo dedicata a ciascuna attività aiuta a identificare le lacune nelle risorse e a rilevare i problemi di gestione del tempo. In combinazione con altri strumenti, le schede attività migliorano anche la trasparenza all’interno dell’organizzazione, il che può rivelarsi vantaggioso per il datore di lavoro.
I dipendenti possono vedere il numero di ore trascorse su ciascuna attività e utilizzare le schede attività per aumentare la produttività. Possono anche collegare la loro retribuzione alle ore lavorate e non si chiederanno più se sono pagati abbastanza. Contro attivamente, possono chiederti se non sono stati pagati per le ore lavorate.
Per quanto riguarda la gestione dei progetti, i manager possono utilizzare le schede attività per elaborare le spese e le stime di un progetto. Possono anche confrontare i costi previsti con i costi effettivi per vari progetti contemporaneamente. Con queste informazioni a disposizione, possono lavorare per completare in tempo i progetti attuali e anche pianificare quelli futuri.
Scheda attività digitale e scheda attività cartacea
Mentre schede sono molto importanti per la crescita di qualsiasi organizzazione, è saggio saltare sul carro digitale o attenersi alle schede attività tradizionali?
Fidati di noi quando diciamo che il digitale è la strada da percorrere. Hai anni e anni di record a portata di mano su un server o cloud. Ma con le schede attività manuali, anche se potresti avere i dati a portata di mano, hai il tempo di cercare le informazioni necessarie. Non solo, come è possibile tracciare tutti i dati? Ma il lato positivo è che le schede attività cartacee sono semplici e facili da seguire. Inoltre, consente di risparmiare sui costi e di semplificare il processo.
In un mondo aziendale, abbinare le schede attività digitali a una soluzione di gestione dei progetti è probabilmente il modo migliore per monitorare lo sviluppo di un progetto e mantenere la trasparenza all'interno dell'organizzazione e anche del cliente. La maggior parte delle schede attività elettroniche sono dotate di app per la gestione del tempo. In questo modo, i dipendenti possono monitorare da soli la propria produttività e monitorare i progressi.
Prima di arrivare a una soluzione è importante considerare anche i dipendenti. Se sei una piccola azienda con pochi dipendenti, faresti meglio con una scheda attività manuale o anche con un calcolatore del tempo libero. Tuttavia, se sei una grande organizzazione con dipendenti remoti, potresti scoprire che una scheda attività digitale o una scheda attività basata su cloud funziona meglio.
Come funzionano le schede attività?
Le schede attività non sono uno dei compiti più attraenti della giornata, ma sono molto necessarie quando si tratta della gestione di un'azienda. Pertanto, un'app per il monitoraggio del tempo dovrebbe essere la più semplice e anche auto-descrittiva senza dover dedicare troppo tempo ad essa.
Per cominciare, i parametri vengono impostati dai manager come parte dell'inserimento nell'azienda o nel progetto. I dipendenti inseriscono quindi il periodo di tempo nei rispettivi moduli rispetto alle attività specifiche assegnate. Il tempo definito include gli straordinari e i turni, se presenti, oltre alla normale settimana lavorativa.
La scheda attività registra anche ferie, permessi, ferie, formazione, ecc. come parte delle attività amministrative. Questi consentono al datore di lavoro di tenere traccia delle ore dei dipendenti ai fini del libro paga. Tuttavia, questi dipendono dalle necessità del datore di lavoro e dall'oggetto per cui viene utilizzata la scheda attività.
A fine giornata i dipendenti registrano le ore di lavoro a fronte delle mansioni e sottopongono le stesse all'approvazione. I parametri sono diversi per ciascun dipendente a seconda dei progetti, ed è personalizzabile da loro e anche dai loro manager. Dopo l'invio, la scheda attività viene trasmessa al supervisore, che può essere il manager o anche il cliente stesso.
Il supervisore con autorità approva o rifiuta la scheda attività. In caso di approvazione, viene trasmesso al reparto buste paga per l'elaborazione. Se rifiutato, viene restituito al dipendente per apportare le modifiche necessarie, che lo invia nuovamente dopo la correzione.
In che modo le schede attività aiutano le organizzazioni a migliorare?
Le schede attività aiutano le organizzazioni a ottenere una visione approfondita della vita professionale dei dipendenti. Li aiuta a prendere decisioni migliori in relazione ai dipendenti e ad ispirarli. Identifica inoltre le insidie in qualsiasi progetto e anche una lacuna di conoscenza.
Tracciamento del progetto
Come collega di lavoro, conosceresti l'ora del timbrare e timbrare il tuo collega. In qualità di manager, conosceresti i compiti assegnati al membro del tuo team. Ma senza una scheda attività, il tempo impiegato nell’attività rimane un mistero. Ciò crea una mancanza di trasparenza nel sistema.
Con le schede attività, il tuo team può registrare l'attività su cui sta lavorando. Inoltre, il tempo impiegato per ciascun lavoro o modulo a seconda del progetto su cui stanno lavorando. Questo ti aiuta a misurare la produttività del team oltre all’efficienza. I manager possono utilizzare questi dati per colmare eventuali lacune o organizzare corsi di formazione laddove mancano risultati.
Migliora l'efficienza
Una scheda attività dettagliata può fornire all'organizzazione una visione approfondita di qualsiasi progetto. Ciò identifica i potenziali rischi sulla base dei dati passati e l'amministrazione può indagare sulla causa dell'intoppo. Ciò aiuta a modificare il processo e ad adattare i dati attuali per prevenire lo stesso in futuro. Se la causa del problema è la cattiva comunicazione, puoi organizzare modi di comunicazione migliori o pianificare esercizi di team building per aumentare la moralità all'interno del team.
Quanto sopra è possibile solo quando si ha una profonda comprensione del funzionamento del team e anche dello scorrere ora per ora di ogni giorno.
Tieni traccia dei dipendenti
Le schede attività aiutano nella gestione dei progetti monitorando i progetti dei dipendenti e monitorandone il rendimento/output. In questo modo, ottieni una panoramica della specializzazione di un membro del team e delle sue lacune. In questo modo, puoi identificare se il dipendente è idoneo per un ruolo migliore all'interno dell'organizzazione. Inoltre, premia anche i dipendenti con conoscenze di nicchia, che potrebbero essere utili in progetti futuri. D'altro canto, vengono segnalati anche i dipendenti che ne sono privi.
Registrare le spese del progetto
Nessuno desidera perdere volontariamente denaro in un progetto, e tu faresti proprio questo se non iniziassi a tenere traccia delle tue schede attività. Le schede attività ti aiutano a monitorare il tempo impiegato e quindi i costi, soprattutto nel caso di progetti a offerta fissa. Sicuramente non vuoi essere dalla parte dei perdenti.
Fatturazione accurata
Le aziende a contatto con i clienti, come le industrie di servizi, lavorano meglio con tempi e costi monitorati tramite una scheda attività. Questo non solo li aiuta a tenere traccia delle cose, ma rassicura anche il cliente che il progetto è nelle migliori mani. Puoi anche evitare la confusione quando arriva il momento di fatturarli per le varie attività. Puoi richiedere il risarcimento monetario senza dover giustificare ogni spesa.
Nell'era odierna, il passaggio al digitale è inevitabile, così come lo è monitorare la produttività dei dipendenti. Sebbene questo sia in uso da un po' di tempo con l'aiuto di schede attività manuali, è anche importante cercare opzioni digitali a seconda delle proprie esigenze. Le schede attività possono aiutare un'organizzazione in molti modi diversi oltre a essere un mezzo di calcolo delle buste paga.
