21 feb La guida definitiva alle schede attività: come iniziare e cosa aspettarsi
Se lavori come dipendente, probabilmente hai già dovuto creare un foglio presenze in precedenza. Se lavori come libero professionista, probabilmente ne hai fatto uno anche tu. In ogni caso, tenere traccia di tutte le ore completate per un progetto richiede molto lavoro e non è sempre facile conoscere il modo migliore per farlo. Ho raccolto tutte le informazioni di cui hai bisogno in un unico posto per rendere più facile capire come tenere traccia delle tue ore. Ecco come impostare il tuo foglio presenze, cosa fare se dimentichi di tenere traccia del tempo e come assicurarti che tutto sia accurato.
Cos'è un foglio presenze?
Un foglio presenze è un documento che esamina il tuo lavoro nel suo complesso. Alcuni fogli presenze, come quelli dei clienti o il numero di riunioni che hai avuto, devono essere inclusi nel rapporto della tua azienda al governo. Altri fogli presenze mostrano semplicemente le ore di lavoro per quella settimana. Puoi includere una tabella, un foglio di calcolo Excel o solo il tempo totale. Il formato più comune è il formato del foglio presenze elencato sopra. Ti mostrerò come appare, ma tieni presente che questo non è affatto l'unico formato utilizzato. Se hai fretta, basta farlo in Excel. Come avviare un foglio presenze Se sei una persona che lavora da casa o lavora in una piccola impresa, non devi fare molto per avviare il tuo foglio presenze. Tutto quello che devi fare è: aprire il foglio di calcolo Word o Excel o il file CSV che mostra il tuo tempo per la settimana. Puoi anche utilizzare uno strumento come ClockIt per tenere traccia delle tue ore. Se stai cercando modelli in Excel, Fogli Google consulta il nostro modelli di fogli presenze che abbiamo creato.
Cosa devo fare con il mio foglio presenze?
Prima di iniziare, dovresti assicurarti di avere una buona ragione per creare un foglio presenze e assicurarti che la quantità di ore lavorate sia accurata. Se stai solo coprendo un progetto su cui stai lavorando con il tuo partner, non è necessario tenere traccia delle ore trascorse insieme. Per mantenere accurato il foglio presenze, è necessario prendersi del tempo per registrare tutto ciò che si fa. Un foglio presenze può essere semplice come un foglio di calcolo o dettagliato come un documento Word o PDF. Quando crei il foglio di calcolo, assicurati di includere le ore per ogni attività che completi per il tuo cliente. I sistemi automatizzati garantiranno che i tuoi fogli presenze siano disponibili per la visualizzazione online da parte dei tuoi amministratori. Ciò ti eviterà la fatica di tenerne traccia e di inviarlo ai rispettivi gestori.
Perché è importante monitorare il tempo?
Quindi sei occupato e forse ti starai chiedendo perché è così importante tenere traccia del tempo. In realtà è solo buon senso. Se vuoi conoscere i dettagli di come trascorri il tuo tempo, allora devi conoscere le ore che hai completato. I tuoi manager controlleranno sempre i tuoi fogli presenze e si assicureranno che siano accurati. Se pensano che il tuo tempo sia stato sovra o sottostimato, potrebbero dover farti un accordo. Oppure potrebbero non avere tanto lavoro da fare per te. Per essere chiari, non sto dicendo che non dovresti riportare tutto sul tuo foglio presenze. Basta, non farlo a metà.
Come faccio a monitorare il mio tempo?
Per la maggior parte, questo è piuttosto semplice. Devi solo creare un foglio presenze "personalizzato" a livello aziendale, che può essere qualsiasi tipo di foglio di calcolo. Questo è abbastanza semplice, ma puoi personalizzarlo come preferisci. Ogni membro del team può firmare il proprio tempo, che verrà combinato con il tempo di tutti gli altri. Se hai dipendenti, è davvero facile aggiungere le ore di ciascun dipendente. Assicurati solo di assegnare a ciascun dipendente una data di inizio e di fine del suo tempo. Puoi utilizzare lo stesso foglio di calcolo per tenere traccia delle ore dedicate a un progetto e del tempo trascorso lontano dall'ufficio lavorando su un'altra attività. Quindi, se giovedì partecipassi a una chiamata di vendita e lavorassi 30 ore da giovedì a domenica su un altro progetto, inseriresti 30 ore nel progetto e il tempo necessario per la chiamata di vendita nei tuoi record. Quando si utilizza uno strumento online, è possibile creare codici lavoro e tenere traccia del lavoro rispetto ai codici lavoro. Ad esempio, in questo caso "riunioni" sarebbe un codice lavoro e "esecuzione del progetto" potrebbe essere un altro codice lavoro.
Perché dovrei monitorare il tempo?
È uno dei requisiti fondamentali per lavorare come dipendente e può essere svolto anche come lavoratore autonomo. Ecco alcuni motivi per tenere traccia del tempo: Ti aiuta a misurare la produttività. Monitorando il tempo, puoi avere un'idea di quanto tempo è stato trascorso sul progetto e può mantenere le cose trasparenti tra te e il tuo cliente. Ti offre un migliore controllo sulla spesa del progetto e stabilisce anche aspettative realistiche sui costi per il tuo cliente. Aiuta ad avere un quadro dei tempi di esecuzione del progetto. Aiuta a gestire meglio le risorse aziendali e aiuta anche programmazione dei dipendenti.
Conclusione
Impostare un foglio presenze può essere un po' complicato se non sei sicuro di cosa dovresti monitorare. Ecco alcune delle cose più importanti da tenere a mente. Scarica i modelli di foglio presenze inclusi in questa guida. Questi modelli ti permetteranno di personalizzare il tuo foglio presenze in base alle tue precise esigenze. Calcola una tariffa oraria che rifletta accuratamente il lavoro che stai svolgendo. Il foglio presenze deve riflettere accuratamente ciò per cui vieni pagato. Il monitoraggio del tempo è un lavoro a tempo pieno. Dovresti tenere traccia delle ore di lavoro settimanali. Idealmente, questo dovrebbe essere fatto monitorando ogni progetto completato.
