01 agosto Frode sui salari: 5 tipologie da conoscere e come prevenirle

Man mano che le aziende si evolvono con i progressi tecnologici, anche le tattiche degli individui malintenzionati cambiano. Uno dei problemi più diffusi e costosi che le organizzazioni devono affrontare è la frode sui salari. Questa forma di criminalità dei colletti bianchi ha un impatto significativo sulle imprese, sia piccole che grandi, con il Associazione di esaminatori di frodi certificati si stima che un’organizzazione media perda ogni anno il 5% dei propri ricavi a causa di frodi, di cui una parte significativa è rappresentata dalle frodi sui salari.

Comprendere le frodi sui salari

Per frode sulle buste paga si intende qualsiasi atto ingannevole che comporta l'esborso ingiustificato di fondi nel processo di busta paga. In genere comporta la manipolazione dei sistemi o dei processi di gestione delle retribuzioni da parte dei dipendenti all'interno di un'organizzazione. Questo può assumere molte forme, tra cui:

Dipendenti fantasma:

Ciò si verifica quando sul libro paga figura una persona non dipendente dell'organizzazione. Il truffatore, spesso un dipendente, creerà un dipendente fittizio e incasserà la retribuzione non guadagnata.

Frode della scheda attività:

Questa forma di frode si verifica quando i dipendenti affermano di aver lavorato più ore di quelle effettivamente lavorate o quando i dirigenti autorizzano straordinari non lavorati.

Schemi di commissione:

Questi comportano la manipolazione dei record di vendita per gonfiare commissioni o bonus.

Modifica della tariffa di pagamento:

In questo caso, un dipendente o un manager aumenta illegalmente il salario proprio o di un altro dipendente.

Frode anticipata:

Ciò accade quando un dipendente richiede un anticipo sulla busta paga e non riesce a ripagarlo o lascia l'organizzazione senza saldare l'anticipo.

 

Implicazioni della frode sui salari

 

Le implicazioni delle frodi sui salari sono di ampia portata e vanno ben oltre le perdite finanziarie. Di seguito sono elencate alcune delle principali aree interessate da tali attività fraudolente:

Impatto finanziario:

La conseguenza più immediata ed evidente delle frodi sui salari è la perdita finanziaria. Ciò può variare da discrepanze minori a importi significativi che possono minacciare la stabilità finanziaria di un'azienda. Per le piccole imprese o le startup, le frodi prolungate sui salari potrebbero persino portare al fallimento.

Interruzione operativa:

Le frodi sui salari possono compromettere il normale funzionamento di un’impresa. Quando viene rilevata una frode, potrebbe essere necessario sospendere le operazioni mentre viene condotta un'indagine approfondita. Ciò può portare a ritardi nella consegna del servizio o del prodotto, incidendo sia sui profitti che sulla soddisfazione del cliente.

Morale e fiducia dei dipendenti:

Le frodi sui salari, soprattutto se commesse dai dipendenti, possono creare un ambiente di lavoro tossico. La fiducia tra datori di lavoro e dipendenti, e tra i dipendenti stessi, può essere gravemente compromessa. Ciò può portare a un calo del morale e della produttività.

Conseguenze legali:

A seconda della gravità e della natura della frode, potrebbero esserci conseguenze legali. Le aziende potrebbero incorrere in sanzioni per mancanza di supervisione o di adeguati meccanismi di controllo. Gli individui coinvolti nella frode possono essere soggetti a sanzioni, inclusa la reclusione.

Danno alla reputazione:

Il danno reputazionale derivante dalle frodi sui salari può essere significativo e duraturo. La notizia di tali frodi può avere un impatto sul rapporto di un'azienda con i suoi clienti, partner e investitori. Potrebbe portare alla perdita di affari, alla difficoltà di attrarre investimenti e alla difficoltà di creare nuove partnership.

Aumento dei costi:

Infine, i costi associati alla risoluzione delle frodi salariali possono essere notevoli. Ciò include i costi per lo svolgimento di indagini, le spese legali, l’implementazione di nuove misure di controllo e la formazione del personale. Se un’azienda deve restituire i fondi rubati o compensare le perdite, l’onere finanziario può essere ancora maggiore.

Pertanto, prevenire le frodi sui salari non significa solo salvaguardare le finanze; si tratta di proteggere la salute generale e la sostenibilità dell'azienda. L’implementazione di solidi controlli interni, audit regolari e la promozione di una cultura di onestà e trasparenza sono fondamentali per ridurre al minimo il rischio di tali frodi.

 

Prevenire le frodi sui salari

Nonostante le sfide, le organizzazioni possono adottare varie strategie per combattere le frodi sui salari:

Implementare forti controlli interni

La separazione dei compiti è fondamentale. La persona che elabora le buste paga non dovrebbe essere la stessa persona che le autorizza. Allo stesso modo, la persona che emette gli assegni non dovrebbe essere quella che riconcilia gli estratti conto bancari.

Eseguire controlli regolari sui salari

Audit regolari, sia interni che esterni, possono aiutare a rilevare discrepanze. Inoltre, un audit a sorpresa può scoraggiare potenziali truffatori poiché aggiunge un elemento di incertezza.

Utilizzare robusti sistemi di gestione delle retribuzioni

Le soluzioni tecnologiche possono rendere le cose più difficili per i truffatori. Sistemi biometrici come OrologioIt possono prevenire le frodi sulle schede attività, mentre le soluzioni basate sull’intelligenza artificiale possono rilevare anomalie nei dati sulle buste paga.

Formazione dei dipendenti per evitare frodi sui salari

I dipendenti dovrebbero essere informati delle ripercussioni delle frodi sui salari. La trasparenza sulla politica di tolleranza zero dell'azienda nei confronti delle frodi può fungere da deterrente.

Politiche di protezione degli informatori

Incoraggiare i dipendenti a segnalare attività sospette. Fornire protezione agli informatori per evitare ritorsioni.

Controlli in background

Controlli approfonditi sui precedenti durante il processo di assunzione possono aiutare a identificare potenziali dipendenti con una storia di attività fraudolente.

 

Esempi di frode sui salari in passato

Di seguito sono riportati alcuni esempi reali che illustrano vari tipi di questa attività fraudolenta:

Dipendenti fantasma:

Questo tipo di frode è avvenuta presso il Comune di Ufficio di gestione della flotta di Filadelfia nel 2006. Il direttore dell'ufficio ha aggiunto al libro paga un dipendente fittizio e in un periodo di tre anni è riuscito a raccogliere circa 400,000 dollari di pagamenti. Lo schema è stato scoperto durante un audit che ha rivelato che il “dipendente” non è mai esistito.

Frode della scheda attività:

È stato registrato un caso di frode sulla scheda attività Autorità di transito dell'area metropolitana di Washington (WMATA) nel 2014. Un gruppo di supervisori e dipendenti ha falsamente segnalato oltre 20,000 ore di straordinario, con una perdita di oltre 800,000 dollari. Il piano è stato scoperto da una soffiata di un altro dipendente.

Schemi di commissione:

In 2017, un uno schema di commissioni su larga scala fu scoperto a Wells Fargo, dove migliaia di impiegati bancari hanno creato oltre 1.5 milioni di conti bancari non autorizzati e circa 500,000 conti di carte di credito. Lo hanno fatto per guadagnare commissioni extra e raggiungere gli obiettivi di vendita. Questa massiccia frode ha portato a uno scandalo pubblico e ha comportato una multa di 185 milioni di dollari per la banca.

Modifica della tariffa di pagamento:

Nel 2015, amministratore delegato di una società con sede a Seattle Pagamenti di gravità, ha dovuto affrontare una causa da parte del fratello, anch'egli azionista di minoranza. Il fratello ha accusato l’amministratore delegato di essersi pagato un “compenso eccessivo” dopo aver aumentato drasticamente la sua retribuzione. Sebbene alla fine il caso sia stato deciso a favore dell'amministratore delegato, costituisce un esempio di come la modifica del tasso di retribuzione possa portare ad accuse di frode.

Frode anticipata:

In un caso del 2012, il direttore finanziario di una società con sede in Louisiana ha richiesto un anticipo a sei cifre sulla busta paga per coprire i costi del suo divorzio. L'anticipo è stato concesso, ma il direttore finanziario ha lasciato l'azienda senza restituire i fondi, provocando una grave perdita per l'azienda.

Questi esempi evidenziano l’ampia varietà di tattiche utilizzate nelle frodi sui salari e sottolineano l’importanza di forti controlli interni, audit regolari e una cultura di condotta etica all’interno di un’organizzazione.

 

 

Conclusione

Le frodi sui salari rappresentano una minaccia significativa per le organizzazioni di tutto il mondo. Poiché le aziende si affidano sempre più a sistemi automatizzati e al lavoro a distanza, il rischio di frode non fa che aumentare. Tuttavia, con un solido sistema di controllo, audit regolari, una tecnologia all’avanguardia e una forza lavoro informata, le aziende possono mitigare efficacemente questi rischi e salvaguardare le proprie risorse. La vigilanza e le misure proattive sono fondamentali per creare un sistema di gestione delle retribuzioni sicuro e affidabile.