16 luglio Riunioni online senza chiamata e senza presentazione.

Cos'è il "no call no show"?

 

"No call, no show" si riferisce a una situazione in cui un individuo non riesce a notificare o informare gli altri della propria assenza e semplicemente non si presenta a un appuntamento, a una riunione o a un turno di lavoro programmato. Ciò implica che la persona non fornisca alcun preavviso o comunicazione in merito alla propria impossibilità a partecipare all'evento o ad adempiere ai propri obblighi. Questo comportamento può causare interruzioni, disagi e può riflettersi negativamente sull'affidabilità e sulla professionalità dell'individuo. Wikipedia.

 

 

Come gestire una mancata chiamata o mancata presentazione?

 

Affrontare una situazione di "nessuna chiamata, nessuna presentazione" per le riunioni online può essere frustrante, ma è importante gestirla in modo professionale e con una comunicazione adeguata. Ecco alcuni passaggi che puoi eseguire:

 

1. Confermare l'assenza:

Contatta la persona che ha perso la riunione online tramite e-mail o un altro canale appropriato per confermare di aver perso la riunione. È possibile che ci siano state difficoltà tecniche o incomprensioni nella programmazione. Concedi loro il beneficio del dubbio prima di saltare alle conclusioni.

 

2. Documentare l'incidente:

Conserva un registro della riunione mancata, inclusa la data, l'ora e tutti i dettagli rilevanti. Questa documentazione sarà utile se sarà necessario affrontare la questione con la persona o con i suoi superiori in un secondo momento.

 

3. Segui tempestivamente:

Se non ricevi una risposta dalla persona entro un periodo di tempo ragionevole (considera l'urgenza della riunione e il consueto tempo di risposta), segui con un'e-mail o un messaggio di promemoria. Informatevi educatamente sulla loro assenza e chiedete se va tutto bene. È possibile che si sia verificata un'emergenza o una circostanza imprevista.

 

4. Affronta direttamente il problema:

Se la persona manca costantemente alle riunioni senza alcuna spiegazione valida, è essenziale affrontare la questione. Contattali ed esprimi la tua preoccupazione per il loro comportamento coerente di "no call, no show". Chiedi una spiegazione e comunica l'impatto che le loro azioni hanno sul team o sul progetto. Sottolinea l'importanza della presenza e della puntualità per le riunioni virtuali.

 

5. Considera le conseguenze:

Se il comportamento continua senza miglioramenti o spiegazioni valide, potrebbe essere necessario considerare le conseguenze appropriate. Ciò potrebbe comportare l’invio del problema al proprio supervisore o al dipartimento delle risorse umane, poiché ciò influisce sulle prestazioni lavorative complessive e sulla responsabilità. Le conseguenze possono variare a seconda delle politiche della tua organizzazione.

 

6. Valutare la comunicazione e le aspettative:

Rifletti sui tuoi metodi di comunicazione e sulle aspettative per le riunioni. Assicurati che gli inviti alle riunioni siano chiari, che i promemoria vengano inviati in anticipo e che ci sia una chiara comprensione dello scopo, dell'ora e della durata della riunione. Affrontare eventuali malintesi per evitare che si ripetano in futuro.

 

Ricorda di gestire la situazione in modo professionale, mantenendo linee di comunicazione aperte e dando all'individuo l'opportunità di spiegare o correggere il proprio comportamento. È essenziale bilanciare responsabilità e comprensione per creare un ambiente di lavoro produttivo e rispettoso.

 

Evitare di non visualizzare alcuna chiamata

 

Per evitare situazioni di tipo "no call, no show", ecco alcuni passaggi che puoi eseguire:

1. Comunicazione chiara:

Assicurati che tutti gli inviti alle riunioni o gli orari di lavoro siano comunicati chiaramente, inclusa la data, l'ora e la piattaforma (come Zoom) da utilizzare. Fornire in anticipo tutte le istruzioni o i dettagli necessari.

 

2. Promemoria:

Invia promemoria con largo anticipo rispetto alla riunione o al turno programmato. Ciò può avvenire sotto forma di inviti di calendario, e-mail o altri canali di comunicazione appropriati per garantire che tutti siano consapevoli dell'impegno imminente.

 

3. Conferma la partecipazione:

Richiedere ai partecipanti o ai membri del team di confermare la loro presenza in anticipo. Ciò ti consente di sapere in anticipo chi sarà presente e identificare eventuali conflitti o problemi di programmazione.

 

4. Programmazione flessibile:

Se possibile, valuta la possibilità di fornire una certa flessibilità nella programmazione per far fronte a situazioni impreviste o conflitti che potrebbero sorgere. Ciò può aiutare a ridurre la probabilità di cancellazioni dell'ultimo minuto o di mancata presentazione.

 

5. Incoraggiare la responsabilità:

Sottolinea l’importanza di partecipare agli eventi programmati e di mantenere gli impegni. Promuovi una cultura della responsabilità e incoraggia una comunicazione aperta se qualcuno prevede di non poter partecipare a una riunione o a un turno. Incoraggiare le persone a comunicare in modo proattivo la propria disponibilità o indisponibilità.

 

6. Tieni traccia delle presenze:

Conserva un registro delle presenze alle riunioni o ai turni per identificare eventuali modelli o problemi ricorrenti. Questa documentazione può aiutare a risolvere tempestivamente i problemi di frequenza. Utilizzare strumenti come OrologioIt.

 

7. Affrontare tempestivamente i problemi:

Se qualcuno non si presenta costantemente senza validi motivi o senza un'adeguata comunicazione, affronta il problema direttamente e parla con lui. Comprendere le ragioni sottostanti e lavorare insieme per trovare una soluzione che garantisca una migliore partecipazione in futuro.

 

Implementando queste strategie, è possibile ridurre la probabilità di situazioni di "nessuna chiamata, nessuna presentazione" e favorire un ambiente di lavoro più responsabile e affidabile.