23 settembre Come semplificare i processi aziendali con il monitoraggio del tempo.
Pubblicato a 06: 46h
in Tutorial
Far crescere un'azienda è un lavoro duro, ma uno strumento di monitoraggio del tempo può aiutarti in questo. A meno che tu non abbia un lavoro che ti richiede di stare seduto tutto il giorno senza niente da fare, ci saranno sempre più cose da fare che tempo durante la giornata. In qualità di imprenditore con diverse attività all’attivo, questo può sembrare ancora più impegnativo. Controllare e ricontrollare ogni fattura, tenere sotto controllo i livelli delle scorte e le spese e dichiarare le tasse trimestralmente: sono solo alcune delle numerose attività amministrative che tutti i proprietari di piccole imprese devono affrontare per far crescere la propria azienda e mantenerla operativa. Ci sono così tanti processi che noi esseri umani completiamo senza pensare: che si tratti di chiudere la porta d'ingresso quando esci di casa o di spegnere le luci prima di andare a letto. Queste azioni diventano una seconda natura dopo averle ripetute più e più volte. Umani sono progettati fare le cose istintivamente perché le hanno fatte così in passato. Questo modo naturale di pensare è chiamato 'una seconda natura perché queste attività diventano una parte naturale di ciò che sei, qualcosa a cui non devi nemmeno pensare. Quindi, come si collega tutto questo alla crescita e al ridimensionamento di un’azienda? Ebbene, se ci fermassimo un attimo e pensassimo a quello che stiamo facendo invece di seguire i movimenti senza fare domande, potremmo semplificare i processi e risparmiare tempo a lungo termine. Ecco alcuni suggerimenti su come semplificare i processi aziendali utilizzando software di monitoraggio del tempo...
Definire il tempo di procrastinazione più grande fa schifo
Una parte significativa della semplificazione dei processi aziendali consiste nel capire dove si perde tempo. Ad esempio, potresti avere una riunione programmata per le 10 per la quale sei in ritardo di 15 minuti e poi ti ritrovi a correre da un'attività all'altra per tutto il giorno. Se continui a farlo, non avrai mai tempo per completare tutti i tuoi studi. E anche se questo può sembrare abbastanza normale, con tutto ciò che hai nel piatto che ti pende sulla testa, è essenziale capire quali attività dipendono maggiormente dal tempo. In questo modo potrai concentrarti sui tuoi compiti e risparmiare tempo a lungo termine. Se non l'hai già fatto, è il momento di rivedere la tua lista di cose da fare. C'è un oggetto che hai portato con te da settimane? è qualcosa che hai rimandato perché non sai come affrontarlo. Se non sai da dove iniziare o come suddividere un compito, questo è un chiaro indicatore che devi prenderti un po' di tempo e ricevere consigli da un mentore o collega. Procrastinare è quasi sempre un segnale che devi fare un passo indietro e rivalutare il punto in cui ti trovi nella tua attività. Detto questo, certe cose sono una schifezza in tempo reale e devi essere onesto con te stesso e determinare dove stai sbagliando.
Tieni traccia del tempo che dedichi alle attività
Sembra semplice, ma è importante tenere traccia del tempo impiegato in attività diverse. Perché? Monitoraggio del tempo ti consentirà di capire dove va a finire il tuo tempo e quali aree della tua attività richiedono più tempo di quanto dovrebbero. Ti dà anche un quadro chiaro di ciò su cui dovresti dedicare meno tempo e su quali attività dovresti dedicare più tempo. Anche se potrebbe sembrare un sacco di tempo e fatica, ne vale la pena monitorare il tempo. Ti darà un quadro chiaro di come trascorre il tuo tempo ogni giorno e ti aiuterà a costruire un programma migliore per il futuro. Annotare ogni attività che completi e la quantità di tempo che dedichi a ciascuna di esse ti aiuterà anche ad acquisire una prospettiva più chiara e a identificare le maggiori perdite di tempo nella tua attività.
Esegui un esperimento di monitoraggio del tempo di 30 giorni con ClockIt.
Se ti ritrovi nella stessa situazione mese dopo mese, è tempo di rivalutare il tuo flusso di lavoro. Se monitori il tuo tempo da diverse settimane o mesi e non è cambiato nulla, è possibile che non stai seguendo le cose giuste. È essenziale tenere traccia del tempo impiegato in ciascuna attività e di tutti gli aspetti minori di ciascuna lezione, non della parola chiave generica "Marketing". In questo modo, sarai in grado di vedere esattamente dove va a finire il tuo tempo e quali attività causano la maggior perdita di tempo. Esistono diverse app per il monitoraggio del tempo che puoi utilizzare per aiutarti in questo. C'è Orologio, Streak, Time Doctor, RescueTime e staffetta. A seconda della tua attività, dovresti provare a trovare l'app più adatta alle tue esigenze.
Individua le maggiori perdite di tempo.
Monitorando il tuo tempo ed esaminando i dati, sarai in grado di vedere dove va il tuo tempo e identificare le maggiori perdite di tempo nella tua attività. Potresti scoprire che la perdita di tempo più significativa non sono le attività di marketing che ti aspettavi, oppure potresti scoprire che stai dedicando troppo tempo a un'attività. Qualunque siano i risultati, è necessario agire di conseguenza. Se stai perdendo tempo in attività amministrative che non aggiungono valore alla tua attività, ora è il momento di rivalutare il tuo flusso di lavoro. Seguendo i suggerimenti di seguito, sarai in grado di ridurre il tempo che dedichi a queste attività e di dedicare più tempo alle attività essenziali che fanno avanzare la tua attività.
Creare misure attuabili per combattere gli sprechi
Ora che hai identificato le maggiori perdite di tempo nella tua attività, devi creare misure attuabili per combatterle. Se dedichi troppo tempo alle attività amministrative, devi agire e delegare queste attività ad altri membri del team. Se non hai una squadra, ora è il momento di iniziare a cercare. Se dedichi troppo tempo a un'attività particolare, devi rivalutare il flusso di lavoro e vedere se esiste un modo migliore per completare il lavoro. Se disponi di un piano attuabile di 30 giorni, è più facile rimanere concentrato su ciò che conta e ottenere i risultati che desideri vedere nella tua attività.
Rivedi e celebra le tue vittorie
È importante prendersi del tempo e celebrare le piccole vittorie; fanno un'enorme differenza. Monitorando il tuo tempo e seguendo i suggerimenti sopra, sarai in grado di creare un flusso di lavoro che funzioni per te e il tuo team. Avrai anche più tempo per concentrarti sulle attività che fanno avanzare la tua attività e sarai in grado di ottenere di più nella tua giornata. Con più tempo ed energia per concentrarti sulla tua attività, sarai in grado di vedere risultati migliori nella tua azienda e sentirti più realizzato nella tua quotidianità. È essenziale fare un passo indietro e riflettere di tanto in tanto sulle tue vittorie. Celebrando i tuoi successi, sarai in grado di mantenere lo slancio e rimanere motivato a lungo termine. Con i suggerimenti sopra riportati, sarai in grado di semplificare i processi aziendali e concentrarti sulle attività che contano di più nella tua azienda.
