30 settembre Come creare un modello di nota spese: passo dopo passo
Pubblicato a 04: 54h
in Monitoraggio delle attività
I modelli per nota spese sono una parte necessaria di qualsiasi lavoro, soprattutto se sei un dipendente. Che tu lavori per una piccola o grande azienda o anche come libero professionista, il tuo datore di lavoro si aspetta che tu tenga traccia del tuo chilometraggio e documenti le tue spese aziendali alla fine di ogni mese. È qui che torna utile un resoconto delle spese. Una nota spese registra tutto il denaro personale speso per attività lavorative durante il mese. È facile confondersi su come creare una nota spese con così tanti esempi diversi disponibili su Internet. Ecco tutto ciò che devi sapere su come creare una nota spese da casa e caricarla nel tuo dipartimento delle risorse umane.
Una guida passo passo per creare un modello di nota spese
Comprendere il processo di reporting è il primo passo verso la creazione di un rapporto eccellente nota spese. Esistono due tipi principali di conti: un approccio basato sui conti e un approccio dettagliato. Il sistema basato sul conto è il modulo di rendicontazione più semplice, ma questo metodo potrebbe non fornire informazioni sufficienti per dimostrare che hai sostenuto le spese in questione. Un approccio dettagliato è più dettagliato ma può richiedere più tempo per essere completato. La maggior parte dei datori di lavoro preferisce l’approccio dettagliato. Il passaggio successivo consiste nel creare un modello di nota spese. Ad esempio, puoi utilizzare Excel per registrare il tuo chilometraggio e Microsoft Word per registrare i tuoi pasti e altre spese. Se preferisci usare il tuo computer, puoi usare a foglio elettronico applicazione, come Excel, Fogli Google o Numbers, per tenere traccia del chilometraggio e di altre spese. In alternativa, puoi utilizzare un'app come TripLog per tenere traccia del tuo chilometraggio, creare una nota spese e salvarla come file PDF. Utilizzando un'app, puoi monitorare e segnalare le tue spese e caricarle nel tuo dipartimento Risorse umane alla fine di ogni mese.
Quale piattaforma dovresti utilizzare per fare una nota spese?
Sia che tu stia utilizzando uno strumento online o offline per creare una nota spese, devi essere coerente con la tua scelta. Il tuo datore di lavoro o il rappresentante delle risorse umane dovrebbe essere in grado di accedere a tutti i tuoi account online in modo da poterli rivedere a loro piacimento. Il modo più conveniente è utilizzare uno strumento online o una piattaforma basata su cloud per creare il report. Ciò significa che le tue informazioni saranno accessibili da qualsiasi dispositivo: indipendentemente da dove ti trovi o dalla tua connessione Internet, sarai comunque in grado di accedere ai tuoi report.
Tieni traccia del tuo chilometraggio
Prima di poter calcolare il tuo chilometraggio, dovrai monitorarlo. A questo scopo puoi utilizzare un'app per il monitoraggio del chilometraggio. Puoi trovare diverse app sia per Android che per iOS. Se la tua azienda richiede che tu tenga traccia delle tue miglia, dovrai tenere traccia del numero di miglia che percorri ogni giorno. Questo può essere fatto con l'aiuto di un'app per il monitoraggio del chilometraggio. Molte app calcoleranno anche il consumo di carburante, quindi non è necessario che tu lo faccia.
Registra i tuoi pranzi ed eventi aziendali
Per ogni pranzo di lavoro a cui partecipi, registra il nome e l'indirizzo del ristorante, la data e l'ora dell'evento e il numero di persone presenti alla festa. Potresti essere richiesto per registrare la data, l'ora, il luogo e il numero di persone presenti agli eventi aziendali. Sarebbe meglio se registrassi anche il nome della persona che ti ha invitato all'evento. Puoi utilizzare la stessa app o foglio di calcolo per registrare le spese per cibo ed eventi.
Registra il tempo con l'aiuto dell'app time tracker
Se lavori, potresti non essere in grado di tenere traccia delle ore lavorate di persona. In questo caso, dovrai tenere traccia del tuo tempo. A questo scopo puoi utilizzare un'app per il monitoraggio del tempo. Se la tua azienda richiede che tu tenga traccia del tuo tempo, dovrai annotare gli orari di inizio e fine di ogni attività su cui lavori. Dovresti tenere traccia delle tue ore di lavoro per ogni giorno della settimana e tenere un registro delle tue ore di lavoro per l'intero mese.
Registra le tue forniture per ufficio
Le forniture per ufficio sono le necessità quotidiane che usi in ufficio: cose come carta, penne, post-it e altri oggetti che potresti tenere sulla scrivania; per ogni oggetto acquistato, annota il nome dell'articolo, la quantità e il prezzo. Puoi anche includere la data in cui hai acquistato l'articolo e la data di fine prevista. È anche una buona idea tenere traccia del negozio in cui hai acquistato gli articoli.
Registra le tue spese di viaggio
Per ogni viaggio che fai, registra le date di inizio e fine, la quantità di denaro che spendi per il viaggio e lo scopo del viaggio. Potresti anche essere richiesto per registrare il nome e l'indirizzo del luogo in cui hai soggiornato durante il viaggio e la data del tuo ritorno. Sarebbe meglio se annotassi anche le condizioni delle persone con cui hai viaggiato durante il viaggio.
Conclusione
Una buona nota spese è una parte essenziale di qualsiasi lavoro. Ma molte persone hanno difficoltà a sapere come compilare una nota spese. Questo articolo fornisce una guida passo passo per creare una nota spese. Puoi creare un'eccellente nota spese seguendo i suggerimenti contenuti in questo articolo.
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