15 settembre 7 suggerimenti per aiutarti a risparmiare tempo con l'arrotondamento dell'orologio a 15 minuti: regole e pratiche.
Tutti cercano sempre modi per risparmiare tempo e aumentare la produttività. Tuttavia, il tempo può anche rappresentare una sfida per molte persone. Alcuni processi contabili sono noiosi e richiedono molto tempo. Uno di questi è l'arrotondamento dell'orario di lavoro, ovvero calcolare quante ore un dipendente ha lavorato durante la giornata e registrarle nel suo foglio presenze come "9:43-17:19" invece di "9:40-17:16" o altre varianti simili . Esistono diversi metodi per velocizzare questo processo e renderlo meno macchinoso, in modo da potersi concentrare su attività più importanti.
1. Come risparmiare tempo con l'arrotondamento dell'orologio a 15 minuti.
Per arrotondare gli orari, è necessario sapere quando il dipendente ha timbrato il cartellino e quando ha timbrato l'uscita. Innanzitutto, è necessario chiedere al dipendente di registrare l'orario di inizio e di fine turno ogni giorno. Questo permetterà di arrotondare gli orari il giorno successivo e di mantenerli registrati. A seconda del metodo di registrazione degli orari adottato dall'azienda, il dipendente potrebbe inserire le proprie ore nel software o utilizzare un foglio presenze cartaceo . Nel caso di un foglio presenze cartaceo, il dipendente dovrà annotare l'orario di inizio e di fine turno negli appositi spazi.
2. Registrare prima gli orari di inizio e di fine.
Se i tuoi dipendenti registrano l'orario di inizio e di fine giornata nel software, chiedi loro di annotarlo prima di dimenticarlo . Se utilizzano un foglio presenze cartaceo, annota l'orario di inizio e di fine negli appositi spazi. Se sei un dipendente che registra le ore lavorate su un foglio presenze cartaceo, è facile dimenticare di annotare l'orario di inizio e di fine. Prendi l'abitudine di annotarli nella parte superiore della pagina. Se tu o i tuoi dipendenti utilizzate un foglio presenze cartaceo, annotate l'orario di inizio nella prima casella e l'orario di fine nell'ultima casella della giornata . Non scrivere nulla nelle caselle centrali, perché ciò creerebbe solo confusione e ti farebbe perdere tempo in seguito quando dovrai registrare le ore.
3. Usa Excel per fare i calcoli per te.
Se registrate gli orari nel software, potete usare Excel per risparmiare tempo arrotondando le ore all'intervallo di 15 minuti più vicino . Create un modello con la regola di arrotondamento che utilizzate. Ecco un esempio di come funziona: per lo standard nell'immagine sopra, registrate gli orari del dipendente e inseriteli nel foglio di calcolo . La colonna "FINE" mostrerà la regola di arrotondamento applicata agli orari registrati, mentre la colonna "ORE" mostrerà gli orari orari arrotondati . La colonna "ORE" mostrerà gli orari arrotondati come corretti, semplificandovi il calcolo dell'arrotondamento.
4. Chiedi ai tuoi dipendenti di utilizzare un microfono o un cronometro
Se la tua azienda utilizza un software di riconoscimento vocale per registrare gli orari, puoi chiedere ai dipendenti di usare il microfono per registrare l'orario di inizio e di fine giornata . L'utilizzo di un microfono o di un cronometro è un modo semplice per registrare gli orari e ti permetterà di arrotondarli. Il microfono registrerà gli orari e li memorizzerà nel software. Puoi anche far usare ai dipendenti un cronometro per registrare l'orario di inizio e di fine giornata. Possono usare il cronometro per avviare e arrestare il timer nei momenti opportuni durante la giornata. Gli orari possono essere inseriti nel software e arrotondati.
5. Registra le ore lavorate in una colonna diversa.
Se si registrano gli orari nel software, invece di arrotondare le ore, è consigliabile registrarle così come vengono effettivamente registrate . È possibile creare una nuova colonna nel software per registrare le ore lavorate. In questo modo, le ore verranno registrate correttamente . Arrotondando, invece, non si registrano le ore, ma le si arrotonda all'intervallo di 15 minuti più vicino. Questo metodo non è raccomandato.
6. Aggiungi scorciatoie per qualsiasi parola o frase che usi.
Ci sono parole che tu o i tuoi dipendenti digitate frequentemente? In tal caso, valuta la possibilità di aggiungerle alle scorciatoie da tastiera del software. Questo può far risparmiare tempo nella digitazione e aiutare a evitare errori. Fornitori, clienti e dipendenti possono essere tutti aggiunti alle scorciatoie da tastiera. Possono essere aggiunti utilizzando il loro nome come scorciatoia o i termini del loro account. Un'ottima scorciatoia da aggiungere è la parola "ore". In questo modo, basterà digitare la parola "ore" seguita dal numero di ore lavorate e il software registrerà le ore nel foglio presenze.
7. Aggiungi una funzione che convertirà i minuti in ore per te.
Se si registrano gli orari nel software, è possibile aggiungere una funzione che arrotondi i minuti alle ore. Questo consente di risparmiare tempo nell'arrotondamento delle ore e garantisce la corretta registrazione delle stesse . Questa funzione può essere aggiunta durante la creazione delle colonne del foglio presenze. La formula per arrotondare i minuti alle ore è: dove n = numero di minuti e H = numero di ore. Questa funzione arrotonderà i minuti nel foglio presenze all'intervallo di 15 minuti più vicino e registrerà le ore corrispondenti.
Conclusione
L'arrotondamento delle ore lavorate è una parte necessaria della contabilità e della registrazione accurata degli orari dei dipendenti. Tuttavia, l'arrotondamento può essere un processo noioso e dispendioso in termini di tempo. Esistono diversi modi per velocizzare e semplificare questo processo, consentendovi di concentrarvi su attività più importanti . L'arrotondamento delle ore lavorate consiste nell'arrotondare le ore all'intervallo di 15 minuti più vicino utilizzando gli orari di inizio e fine turno del dipendente . Questo è necessario perché le ore registrate nel foglio presenze devono essere esatte: il foglio presenze non può indicare 9:40-5:16, ma deve essere 9:43-5:19 . Avere orari precisi consente all'azienda di pagare i dipendenti, tenere traccia delle ore lavorate per il calcolo degli straordinari e agevolare i calcoli relativi alle buste paga, come tasse e contributi previdenziali.
