23 Mar Travailler à domicile. Le guide indispensable !

Mon équipe et moi travaillons à domicile depuis près de 4 ans maintenant. C’est la meilleure décision possible que nous ayons prise dans notre entreprise, et je suis convaincu que nous ne retournerons jamais dans un environnement de bureau. Mais tout cela n’a pas été facile au début. Nous avons pris le temps de bien faire les choses, mais lorsque nous l’avons fait, nous n’avons pas pu regarder en arrière. Je suppose qu'aujourd'hui, c'est à notre tour de retourner dans la communauté et d'aider les autres.

Avec autant de personnes qui ont commencé à travailler à domicile et le feront bientôt, voici tout ce que nous avons appris au cours des 4 dernières années. 

Ayez une table de travail et une chaise confortable. 

C'est sans doute l'élément le plus important de tout l'aménagement. Installez-vous confortablement, car vous allez passer beaucoup de temps à cet endroit. Si vous êtes face à la fenêtre, assurez-vous que la lumière ne soit pas trop forte. Un écran et un fond lumineux ne sont pas adaptés aux longues heures de travail. J'ai toujours préféré les espaces lumineux avec une fenêtre à ma gauche ou à ma droite. Jeter un coup d'œil dehors de temps en temps est toujours agréable. Évitez d'avoir une fenêtre juste derrière vous pour éviter les reflets. Gardez à portée de main tous vos essentiels, comme les chargeurs de téléphone, les fournitures de bureau, etc., afin de ne pas avoir à vous lever trop souvent de votre bureau. Si vous avez des enfants, apprenez-leur à ne pas vous laisser distraire lorsque vous êtes à votre bureau. Idéalement, si vous avez un bureau, l'aménagement serait parfait. Veillez à ce que votre arrière-plan ne soit pas trop distrayant lorsque vous passez des appels vidéo occasionnels. J'utilise deux de ces supports : https://www.ikea.com/ae/en/p/isberget-tablet-stand-white-20302596/

Un pour mon ordinateur portable et l'autre pour mes téléphones. Ce sont les supports les moins chers et les meilleurs pour mon ordinateur portable et mon téléphone. Vous pouvez également éviter de décrocher votre téléphone pour toutes vos notifications. Si vous prenez des appels vidéo sur votre téléphone, ces supports vous sauveront la vie. 

Personnalisez votre table à votre guise. Une jolie lampe, quelques plantes de table garderont votre espace de travail frais. 

Désencombrez toujours votre table avant de commencer la journée. Cela vous aidera à garder l’esprit clair et à vous concentrer sur la tâche à accomplir. 

Choisissez vos outils de communication préférés.

Nous utilisons Slack pour toutes nos discussions, avec des canaux bien organisés. Ainsi, mon équipe et moi-même savons à quoi sert chaque canal et quel niveau de priorité il requiert. Par exemple, notre canal général est le moins prioritaire, tandis que notre canal critique exige une attention immédiate (dans les 5 minutes). Nous utilisons également de nombreuses intégrations dans Slack pour la gestion des projets, la mise à jour des horaires, les mises à jour du calendrier, etc.

Nous tenons à réunir notre équipe en ligne tous les jours à la même heure, pendant 10 minutes maximum. Pour cela, nous utilisons Zoom , FaceTime, WhatsApp ou Skype . L'outil de votre choix convient parfaitement. Personnellement, nous apprécions particulièrement Zoom pour le partage d'écran et FaceTime pour la qualité vidéo. En fixant une heure et une durée fixes, vous passerez moins de temps à coordonner les réunions. Croyez-moi, nous avons rencontré des difficultés à nos débuts.

Nous utilisons JIRA pour notre gestion de projet. Cela peut être avancé pour de nombreux utilisateurs, mais l'idée est qu'il existe un agenda clair pour l'appel quotidien. Lorsque vous avez une liste de tâches organisée, tout le monde est tout simplement heureux !!

En tant que fournisseur de logiciels de gestion du temps et des présences, nous utilisons notre propre logiciel pour suivre le temps, traiter la paie et gérer nos congés et charges à payer. 

Nous utilisons toujours Calendy pour planifier tous nos appels. Et Calendy permet également de saisir son emploi du temps.

Nous nous réunissons cependant une fois par semaine. Avant l’épidémie de coronavirus, nous mettions toujours un point d’honneur à nous retrouver une fois par semaine pour un bon déjeuner, dîner ou une pause café. Cela aide à garder les choses saines. Lorsque vous travaillez trop à la maison, vous commencerez bientôt à manquer de socialisation.

Fixez des limites et des limites. 

Travailler à la maison ne signifie pas que vous ne pouvez pas travailler ou que vous travaillez trop. Vous apprécierez forcément ce nouvel agencement pour sa flexibilité. Très vite, vous vous rendrez compte que vous pouvez travailler en tenue de maison, faire une pause de 20 minutes pour une séance d'entraînement rapide ou simplement regarder votre émission préférée. Mais fixez vos priorités en matière de travail et profitez de votre nouvelle liberté. Fixez des limites aux moments où vous pouvez être dérangé par vos colocataires ou votre conjoint. 

Planifiez votre lendemain la nuit précédente. Il est toujours pratique de tenir un petit journal ou une liste de choses à faire. Cette liste permet de garder votre journée hyper concentrée et vous pouvez faire beaucoup de choses. Si votre liste contient plus de 10 éléments non cochés, assurez-vous de ne jamais en ajouter un autre tant que tous vos éléments ne sont pas cochés.

Vous verrez bientôt que votre productivité s’améliore de jour en jour. Il y aura des jours où vous pourrez faire tellement de choses que vous vous sentirez presque coupable d'être libre après avoir terminé tout votre travail. Félicitez-vous et faites une pause ces jours-ci. Ne vous surmenez pas, connaissez vos limites. 

Avoir une période de récupération aide beaucoup. Nous avons des temps de repos spécifiques que nous passons en famille. Travaillez avec un horaire qui vous convient le mieux. Vous serez surpris du temps de qualité que vous pourrez passer avec votre famille, en particulier avec vos enfants. Vous pourrez également vous entraîner, vous adonner à un passe-temps et avoir encore le temps de faire bien d’autres choses. 

Le plus gros inconvénient du travail à domicile est de s’y habituer. Une fois habitué à votre nouveau style de vie, les réunions au bureau seront une perte de temps totale. Les tâches routinières comme se rendre au travail seront bientôt perçues comme une perte de temps et d’argent. Vous apprécierez chaque heure et ressentirez le pincement pour chaque minute que vous perdez. Mon expérience a toujours été positive une fois que j'ai maîtrisé le travail à domicile. Mon équipe en apprécie vraiment chaque instant. Notre productivité combinée est quelque chose que nous n’aurions jamais pu atteindre autrement. Nous apprécions tous notre travail, possédons notre temps et travaillons toujours vers un objectif commun sans nous inquiéter.