13 octobre Qu'est-ce qu'une feuille de temps ? 5 avantages étonnants
Qu'est-ce qu'une feuille de temps ?
Une feuille de temps est essentiellement un enregistrement du temps qu'un employé consacre à une tâche à accomplir. Les employeurs utilisent des feuilles de temps pour enregistrer les présences, la durée des projets, attribuer les tâches, etc. Ils gardent également une trace des heures d'arrivée et de départ, des pauses qu'ils prennent, ainsi que du temps nécessaire pour terminer un travail. À l’aide de ce qui précède, ils déterminent la masse salariale hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle selon leurs besoins. D'autres éléments de la paie, notamment les congés, les provisions et les vacances, sont également enregistrés lors de la préparation de la paie.
Outre la paie, les entreprises utilisent également des feuilles de temps pour gérer des projets. Les feuilles de temps basées sur les clients ou les feuilles de temps uniquement pour des projets individuels sont également courantes. Ils suivent en détail le travail effectué par chaque employé pour des projets individuels. Ces feuilles de temps aident les ressources humaines à planifier la main-d'œuvre en identifiant les domaines les plus faibles et les projets nécessitant un coup de pouce supplémentaire. Plus important encore, cela permet de suivre les niveaux de productivité de chaque employé.
Les feuilles de temps peuvent être numériques ou sur papier. La création et la maintenance des feuilles de temps manuelles demandent du temps et des efforts, et la paie est une terreur absolue. Mais les feuilles de temps numériques, en revanche, font tout ce qu’une feuille de temps papier pourrait faire en appuyant simplement sur un bouton.
L'application de suivi du temps vous aide à enregistrer ce qui précède en ligne et est facilement traçable. Les employés soumettent leurs feuilles de temps respectives, qui sont ensuite transmises à leur responsable, qui les approuve ensuite. Les données sont soit traitées par l'équipe interne, soit externalisées auprès d'un fournisseur spécialisé dans la paie. Soit cela, soit un calculateur d’heures de paie peut faire le travail à votre place.
Avec les heures d'entrée et de sortie et le salaire horaire en main, le calculateur calcule ensuite le salaire après avoir pris en compte les déductions fiscales, etc.
Pourquoi avez-vous besoin d’une feuille de temps ?
Chaque entreprise devrait envisager d'avoir une feuille de temps pour ses employés. Une nouvelle procédure est toujours difficile à accepter puisque certains la perçoivent comme une intrusion dans leur vie privée. L’importance d’une feuille de temps l’emporte sur la complexité et les inconvénients.
La feuille de temps fonctionne comme une base de données et collecte tous les détails nécessaires auprès des employés. Ces détails incluent les tâches accomplies, les heures travaillées, etc. Aidé par les faits en main, les employeurs sont en mesure de payer leurs travailleurs de manière juste et raisonnable. Et les ouvriers ont la preuve de leur travail.
En plus de cela, la direction peut suivre le temps passé par l'équipe en termes de productivité. Connaître le temps consacré à chaque tâche permet d'identifier les manques de ressources et de détecter les problèmes de gestion du temps. Combinées à d’autres outils, les feuilles de temps améliorent également la transparence au sein de l’organisation, ce qui peut s’avérer bénéfique pour l’employeur.
En ce qui concerne les employés, ils peuvent voir le nombre d'heures consacrées à chaque tâche et utiliser des feuilles de temps pour augmenter leur productivité. Ils peuvent également relier leur salaire aux heures travaillées et ne se demanderont plus s’ils sont suffisamment payés. Contre-actifs, ils peuvent vous demander s'ils n'ont pas été payés pour les heures travaillées.
Quant à la gestion de projet, les managers peuvent utiliser des feuilles de temps pour travailler les dépenses et les estimations d'un projet. Ils peuvent également comparer les coûts projetés aux coûts réels de différents projets en même temps. Avec ces informations disponibles, ils peuvent travailler à l’achèvement des projets en cours dans les délais et également planifier les futurs projets potentiels.
Feuille de temps numérique ou feuille de temps papier
Tandis que feuilles de temps sont très importants pour la croissance de toute organisation, est-il sage de sauter dans le train numérique ou de s’en tenir aux feuilles de temps traditionnelles ?
Faites-nous confiance lorsque nous disons que le numérique est la voie à suivre. Vous disposez d’années et d’années d’enregistrements à portée de main sur un serveur ou un cloud. Mais avec les feuilles de temps manuelles, même si vous avez les données en main, avez-vous le temps de rechercher les informations nécessaires. Et pas seulement cela, dans quelle mesure est-il possible de suivre toutes les données ? Mais du côté positif, les feuilles de temps papier sont simples et faciles à suivre. Cela permet également de réduire les coûts et de simplifier le processus.
Dans le monde de l'entreprise, associer des feuilles de temps numériques à une solution de gestion de projet est probablement le meilleur moyen de suivre le développement d'un projet et de maintenir la transparence au sein de l'organisation mais également chez le client. La plupart des feuilles de temps électroniques sont accompagnées d'applications de gestion du temps. Grâce à cela, les employés peuvent suivre eux-mêmes leur productivité et suivre les progrès.
Avant de trouver une solution, il est important de considérer également les employés. Si vous êtes une petite entreprise avec une poignée d’employés, vous feriez mieux d’utiliser une feuille de temps manuelle ou même un calculateur de temps libre. Mais si vous êtes une grande organisation avec des employés distants, vous constaterez peut-être qu'une feuille de temps numérique ou une feuille de temps basée sur le cloud fonctionnent mieux.
Comment fonctionnent les feuilles de temps ?
Les feuilles de temps ne sont pas l’une des tâches les plus attrayantes du moment, mais elles sont indispensables au fonctionnement d’une entreprise. Par conséquent, une application de suivi du temps devrait être la plus simple et également la plus explicite sans avoir à y consacrer trop de temps.
Dans un premier temps, les paramètres sont définis par les managers dans le cadre de l'intégration dans l'entreprise ou le projet. Les employés saisissent ensuite la période dans leurs modules respectifs en fonction des tâches spécifiques assignées. Le temps défini comprend les heures supplémentaires et le temps de quart le cas échéant, en plus de la semaine régulière de travail.
La feuille de temps enregistre également les jours fériés, les congés, les vacances, les formations, etc., dans le cadre des tâches administratives. Ceux-ci permettent à l'employeur de suivre les heures des employés à des fins de paie. Cependant, ceux-ci dépendent des besoins de l'employeur et de l'utilisation de la feuille de temps.
À la fin de la journée, les employés saisissent les heures de travail par rapport aux tâches et les soumettent pour approbation. Les paramètres sont différents pour chaque collaborateur en fonction des projets, et c'est personnalisable par eux ainsi que leurs managers. Après soumission, la feuille de temps est transmise au superviseur, qui peut être le manager ou même le client lui-même.
Le superviseur ayant autorité approuve ou rejette la feuille de temps. En cas d'approbation, elle est transmise au service de paie pour traitement. S'il est rejeté, il revient à l'employé pour apporter les modifications nécessaires, qui le soumet ensuite à nouveau après correction.
Comment les feuilles de temps aident-elles les organisations à s’améliorer ?
Les feuilles de temps aident les organisations à avoir un aperçu de la vie professionnelle des employés. Cela les aide à prendre de meilleures décisions par rapport aux salariés et à les inspirer. Il identifie également les pièges de tout projet ainsi qu'un manque de connaissances.
Suivi de projet
En tant que collègue, vous connaissez l'heure d'arrivée et de sortie de votre collègue. En tant que manager, vous connaîtrez les tâches attribuées aux membres de votre équipe. Mais sans feuille de temps, le temps consacré à la tâche reste un mystère. Cela crée un manque de transparence dans le système.
Avec les feuilles de temps, votre équipe peut enregistrer la tâche sur laquelle elle travaille. Et aussi, le temps travaillé pour chaque poste ou module en fonction du projet sur lequel ils travaillent. Cela vous aide à mesurer la productivité de l’équipe en plus de l’efficacité. Les gestionnaires peuvent utiliser ces données pour combler d’éventuelles lacunes ou organiser une formation là où il y a un manque de résultats.
Améliorer l'efficacité
Une feuille de temps détaillée peut donner à l'organisation un aperçu approfondi de n'importe quel projet. Cela identifie les risques potentiels sur la base des données passées, et l'administration peut enquêter sur la cause du problème. Cela permet de modifier le processus et d'ajuster les données actuelles pour éviter que cela ne se reproduise à l'avenir. Si une mauvaise communication est à l'origine du problème, vous pouvez trouver de meilleurs moyens de communication ou planifier des exercices de consolidation d'équipe pour renforcer la moralité au sein de l'équipe.
Ce qui précède n'est possible que lorsque vous avez une compréhension approfondie du fonctionnement de l'équipe ainsi que du déroulement heure par heure de chaque journée.
Gardez une trace des employés
Les feuilles de temps facilitent la gestion de projet en suivant les projets des employés et en surveillant leur rendement. Grâce à cela, vous obtenez un aperçu de la spécialisation d'un membre de l'équipe ainsi que de ses lacunes. De cette façon, vous pouvez déterminer si l'employé est éligible à un meilleur rôle au sein de l'organisation. De plus, il reconnaît également les employés possédant des connaissances spécialisées, ce qui pourrait être bénéfique dans de futurs projets. D’un autre côté, il souligne également le manque des employés.
Enregistrer les dépenses du projet
Personne ne souhaite volontairement perdre de l'argent sur un projet, et c'est exactement ce que vous feriez si vous ne commencez pas à suivre vos feuilles de temps. Les feuilles de temps vous aident à suivre le temps passé et donc le coût, notamment dans le cas de projets au forfait. Vous ne voulez certainement pas être du côté des perdants.
Facturation précise
Les entreprises en contact direct avec les clients, comme les industries de services, fonctionnent mieux grâce au suivi de leur temps et de leurs coûts à l'aide d'une feuille de temps. Cela les aide non seulement à suivre les choses, mais rassure également le client sur le fait que le projet est entre les meilleures mains. Vous pouvez également éviter toute confusion lorsque vient le temps de leur facturer les différentes tâches. Vous pouvez réclamer une compensation monétaire sans avoir à justifier chaque dépense.
À l’ère d’aujourd’hui, le passage au numérique est inévitable, tout comme le suivi de la productivité des employés. Bien que cela existe depuis un certain temps grâce aux feuilles de temps manuelles, il est également important que vous recherchiez des options numériques en fonction de vos besoins. Les feuilles de temps peuvent aider une organisation de différentes manières, outre le fait d'être un moyen de calcul de la paie.
